Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 14682 DE 2015 

(Diciembre 31)

“Por la cual se valida el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, para la autenticación biométrica en línea y se autoriza la prestación de tal servicio en las Notaría 49 del Círculo de Bogotá, para la adecuada y oportuna prestación del servicio notarial, en los términos dispuestos en el Decreto-Ley 19 de 2012”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en el artículo 24 numerales 2º, 6º y 7º del Decreto 2723 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que al tener que de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014, expedido a través de la Ley 1450 de 2011, se establece que para el ejercicio de funciones públicas, las entidades públicas y particulares que ejerzan funciones públicas podrán poner a disposición de las demás entidades, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran, se tiene que de manera armónica y coordinada se gestionó las acciones tendientes para materializar tal premisa, en tanto el Gobierno Nacional debe garantizar mediante la implementación de sistemas de gestión, la seguridad de la información que por el acceso a las bases de datos se presente, para que la utilización de la información sea segura y confiable y no permita el uso indebido de ella.

Que al tener que por mandato constitucional contenido en el artículo 266, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil ejercer la función de organizar y dirigir el registro civil y la identificación de las personas, en desarrollo de tal directriz, la gerencia informática de la Registraduría mediante oficios G1-1397 y G1 1425 del 8 y 13 de julio de 2011, dispuso de un procedimiento para la prestación del servicio de consulta de información para las autoridades del Estado, estableciendo una serie de requisitos, entre ellos la prueba técnica para las consultas de autenticación biometría, que fuera previsto en la Resolución 6167 de 3 de agosto de 2011.

Que al tener que mediante Decreto-Ley 19 de 2012, el Gobierno Nacional, estableció en su artículo 18 que “En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, esta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. (...) Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede operativa, las autoridades públicas o los particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar. Las notarías del país están obligadas a contar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar...”.

Que conforme con el parágrafo 2º del mencionado artículo 18 del Decreto-Ley 19 de 2012, los notarios están obligados a implementar la infraestructura tecnológica para prestar el servicio de identificación biométrica en línea en aquellos trámites estipulados en el Decreto-Ley 960 de 1970, Decreto-Ley 19 de 2012, y demás establecidos en la ley, en relación con la materia que trata la presente resolución. Así mismo, cuando el usuario del servicio notarial en ejercicio del principio de rogación lo solicite.

Que al tener que la Notaría Cuarenta y Nueve (49) del Círculo de Bogotá como particular que ejercen funciones públicas, está obligada a contar con medios tecnológicos de interoperabilidad para cotejar la huella dactilar —como medio de identificación de la persona— con la base de datos de la Registraduría Nacional de Estado Civil, dicha notaría se organizó para adelantar el proceso de evaluación y habilitación para acceder a la base de datos biométrica de RNEC en los términos del anexo técnico que se refiere el artículo 15 de la Resolución 6167 de 2011.

Que en consecuencia, la RNEC certificó a la Notaría Cuarenta y Nueve (49) del Círculo de Bogotá, con su aliado tecnológico Gear Electric SAS, para brindar el servicio de autenticación biométrica, que lo habilita para continuar con la siguiente etapa del proceso para obtener el acceso a la base de datos de la RNEC en cuanto a la información biométrica.

Que en virtud del Convenio de Cooperación 11 de 2015, la Registraduría Nacional del Estado Civil, puso a disposición de la Notaría Cuarenta y Nueve (49) del Circulo de Bogotá, la base de datos biométrica (replica 11) para el proceso de biometría, bajo la modalidad de infraestructura propia en los términos establecidos en la Resolución 3341 de 2013.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro a fin de ejercer la inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes, le corresponde en este evento, impartir las directrices e instrucciones para la eficiente prestación del servicio mediante la expedición de los actos administrativos que se requieran para orientar el ejercicio de la autenticación biométrica, así como implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación del servicio procurando su racionalización y modernización, dentro de un esquema de confiabilidad y seguridad, para combatir el flagelo de suplantaciones o fraudes en aquellos trámites notariales dispuestos en el Decreto-Ley 960 de 1970, Decreto-Ley 19 de 2012, y demás establecidos en la ley, en relación con la materia que trata la presente resolución, en tanto el sistema de identificación biométrica en línea constituye garantía de transparencia y seguridad en los trámites que requieran los usuarios del servicio notarial.

Que en tal orden, al disponer el artículo 5º del Decreto-Ley 960 de 1970, que los servicios notariales sean retribuidos por las partes según la tarifa oficial, el Gobierno Nacional en ejercicio de la facultad dispuesta en el artículo 218, entró a revisar las tarifas que señalan los derechos notariales.

Que al tener que la tarifa por derechos notariales constituye una tasa que se cobra al usuario como contraprestación por el servicio notarial, y que es necesaria para cubrir los gastos de funcionamiento del servicio, la prestación del servicio de identificación por medios electrónicos hace parte del servicio notarial, constituyéndose en parte de la tarifa.

En consideración a los costos del servicio y la conveniencia pública, el Gobierno Nacional mediante Decreto 1000 de 2015, reglamentó la tarifa por la cual se causará la “identificación personal del usuario que de conformidad con las disposiciones legales debe hacerse mediante la verificación de la huella dactilar por los medios electrónicos y el correspondiente cotejo con los datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil...”.

Que conforme a lo anterior, corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, validar el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, para la autenticación biométrica en línea y proceder a autorizar la prestación de tal servicio en las notarías del país, para la adecuada y oportuna prestación del servicio notarial, en los términos dispuestos en el Decreto-Ley 19 de 2012.

En mérito de lo expuesto, el Superintendente de Notariado y Registro,

RESUELVE:

ART. 1º—Conforme lo establecido en el Decreto 19 de 2012, los notarios deberán reemplazar la imposición de la huella dactilar por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, a efectos de cotejar la misma con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en aquellos trámites estipulados en el Decreto-Ley 960 de 1970, Decreto-Ley 19 de 2012, y demás establecidos en la ley, en relación con la materia que trata la presente resolución.

PAR. 1º—En todo caso, si el usuario del servicio público notarial en ejercicio del principio de rogación solicita de manera voluntaria al notario la impresión de su huella en trámites distintos a los previstos en este artículo, el notario consentirá en ello y aplicará la tarifa respectiva. El notario no podrá extender este procedimiento de manera discrecional a aquellos actos no previstos en la ley.

PAR. 2º—Cuando se presenten solicitudes enmarcadas en lo previsto en el parágrafo primero, el notario deberá llevar un registro de las mismas.

ART. 2º—La identificación del usuario mediante la obtención de la huella dactilar por medios electrónicos y la correspondiente confrontación con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, es un procedimiento obligatorio tanto para los notarios del país, como para los usuarios del servicio notarial, en los trámites referidos en el artículo anterior.

ART. 3º—Cuando se presenten situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, como fallas eléctricas, de conectividad o del sistema, o en los supuestos en que la huella dactilar del usuario no tenga condiciones suficientes para ser confrontada, así como el otorgamiento de las escrituras públicas fuera del despacho por parte de los representantes legales de las entidades oficiales y particulares en los casos de firma registrada, el notario procederá a hacer la correspondiente identificación de acuerdo con lo establecido por el Estatuto Notarial, sin que medie la verificación contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En el caso de diligencias a domicilio o fuera del despacho notarial, esta se hará por el sistema tradicional hasta tanto se adopten los dispositivos técnicos y equipos móviles o inalámbricos.

En estos casos, no se causará la tarifa por el concepto de identificación biométrica.

(Nota: Suprimido el presente artículo por la Resolución 417 de 2016 artículo 2° Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 4º—Tanto el operador biométrico certificado por la RNEC, como los notarios, deberán sujetarse a lo estatuido por la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en relación a la protección de datos personales de los usuarios que requieren el servicio notarial.

ART. 5º—(Modificado).* Para efectos de convalidar la iniciación y ejercer los controles pertinentes, la Notaría Cuarenta y Nueve (49) del Círculo de Bogotá, conforme al cronograma de implementación que ha establecido, notificará a la Superintendencia de Notariado y Registro la fecha en que se dará inicio al servicio en cada notaría del país.

La Superintendencia a través de acto administrativo ratificará a cada notario la posibilidad de prestar y por lo tanto cobrar la tarifa que corresponde al servicio de identificación biométrica en línea.

*(Nota: Modificado por la Resolución 417 de 2016 artículo 1° Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 6º—De acuerdo con las facultades constitucionales y legales establecidas, la Superintendencia de Notariado y Registro es la única autoridad competente para impartir directrices e instrucciones sobre la implementación y aplicación del servicio notarial en materia de identificación biométrica.

ART. 7º—Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de diciembre de 2015.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.