Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales

Policía Nacional

Instituto Colombiano Agropecuario

Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

RESOLUCIÓN 15 DE 2016

(Febrero 17)

“Por la cual se reglamenta el Operador Económico Autorizado”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, el Director General de la Policía Nacional, el Gerente General del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, y el Director del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima,

en uso de las facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 12 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008 modificado por el artículo 4º del Decreto 1321 de 2011, el numeral 8 y 9 del artículo 2º del Decreto 4222 del 2006, el numeral 6 del artículo 6º del Decreto 4765 de 2008, el numeral 22 del artículo 10 del Decreto 2078 de 2012, el artículo 23 del Decreto 3568 del 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 3568 de 2011 por el cual se estableció el Operador Económico Autorizado en Colombia.

Que la Resolución 11434 de 2011, reglamentó el Operador Económico Autorizado creado con el Decreto 3568 de 2011.

Que la Resolución 11435 de 2011, reglamentó el artículo 7º del Decreto 3568 de 2011, adoptando el documento “Requisitos Mínimos para el Operador Económico Autorizado”, con su anexo de requisitos específicos para cada tipo de usuario de la cadena de suministro internacional que ingresen al programa de conformidad con la gradualidad establecida en el artículo 24 del Decreto 3568 de 2011.

Que mediante el Decreto 1894 de 2015 el Gobierno Nacional modificó y adicionó parcialmente el Decreto 3568 de 2011.

Que para efectos de la puesta en marcha de las modificaciones y adiciones adoptadas mediante el Decreto 1894 del 22 de septiembre de 2015, se hace necesario ajustar los procedimientos, trámites y términos, contenidos en las resoluciones 11434 y 11435 de 2011, considerando las nuevas categorías, condiciones, requisitos, beneficios y etapas establecidos en el citado Decreto.

Que se dio cumplimiento a los numerales 3 y 8 del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, con la publicación en la página web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales del proyecto de resolución para recibir observaciones y comentarios el 26 de octubre de 2015.

Que los parágrafos de los artículos 4º y 5º, el parágrafo 3º del artículo 8º, el parágrafo 2º del artículo 11 y los artículos 7º y 9º del Decreto 3568 de 2011 le otorgaron a las autoridades de control la facultad de reglamentar en forma conjunta los temas objeto del proyecto de resolución.

En mérito de lo expuesto, el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, el Director General de la Policía Nacional, el Gerente General del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, y el Director del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima,

RESUELVEN:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Alcance del programa de Operador Económico Autorizado, OEA. En el trámite de autorización, implementación y desarrollo de la categoría OEA seguridad y facilitación participará la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Policía Nacional de Colombia, y las demás autoridades previstas en el parágrafo del artículo 4º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 3º del Decreto 1894 de 2015, de conformidad con sus competencias legales sobre cada tipo de usuario.

En el trámite de autorización, implementación y desarrollo de la categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria participarán la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Policía Nacional de Colombia, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, el Instituto Colombiano Agropecuario y las demás autoridades previstas en el parágrafo del artículo 4º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 3º del Decreto 1894 de 2015, de conformidad con sus competencias legales sobre cada tipo de usuario.

ART. 2º—Autoridades de control. De conformidad con lo establecido en el artículo 4º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 3º del Decreto 1894 de 2015, las autoridades de control encargadas de implementar y poner en marcha el programa de Operador Económico Autorizado son:

1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

2. La Policía Nacional de Colombia.

3. El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos.

4. El Instituto Colombiano Agropecuario.

La Dirección General Marítima, Dimar, la Superintendencia de Puertos y Transporte, y la Aeronáutica Civil, serán autoridades de control y, por lo tanto, tendrán las obligaciones de que trata el artículo 16 del Decreto 3568 de 2011, de acuerdo con las instancias de ejecución definidas y con el esquema de gradualidad que se establezca de conformidad con lo previsto en el artículo 24 del Decreto 3568 de 2011, en concordancia con el artículo 23 de la presente Resolución.

ART. 3º—Condiciones para solicitar y mantener la autorización como operador económico autorizado. Para efectos de lo establecido en el artículo 6º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 5º del Decreto 1894 de 2015, las autoridades de control a través de los servicios informáticos electrónicos y demás mecanismos con que cuenten, revisarán y validarán internamente el cumplimiento de las condiciones establecidas para solicitar la autorización.

Para efecto de lo establecido en el artículo 6º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 5º del Decreto 1894 de 2015, se precisa:

a) La condición de estar debidamente domiciliado, representado o establecido en Colombia por un término mínimo de tres (3) años, aplica para las personas naturales, las personas jurídicas y las sucursales de sociedades extranjeras;

b) La condición de no haber sido objeto de sanciones impuestas mediante acto administrativo ejecutoriado por parte de las autoridades de que trata el parágrafo del artículo 4º del Decreto 1894 de 2015, será validada únicamente cuando sea el caso de acuerdo al tipo de usuario y categoría OEA para la cual se presente la solicitud;

c) La verificación de los antecedentes penales e incidentes de seguridad, será realizada por la Policía Nacional de Colombia.

ART. 4º—Requisitos mínimos para solicitar y mantener la autorización como operador económico autorizado para exportador. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 6º del Decreto 1894 de 2015, el solicitante y el Operador Económico Autorizado interesado en obtener o mantener la autorización como Operador Económico Autorizado para exportadores, puede acceder a una de las siguientes categorías:

Categoría OEA seguridad y facilitación.

Categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria.

En el trámite de autorización, implementación y desarrollo de la categoría OEA seguridad y facilitación para exportadores, participarán la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y la Policía Nacional de Colombia, de conformidad con sus competencias legales.

En el trámite de autorización, implementación y desarrollo de la categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria para exportadores, podrán participar la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Policía Nacional de Colombia, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos y el Instituto Colombiano Agropecuario, de conformidad con sus competencias legales.

El solicitante y el Operador Económico Autorizado deben cumplir los siguientes requisitos establecidos para cada una las categorías OEA seguridad y facilitación y OEA seguridad y facilitación sanitaria para exportadores:

Categoría OEA seguridad y facilitación

Requisitos para la categoría OEA seguridad y facilitación

Análisis y administración del riesgo

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

El exportador basado en un proceso de análisis y evaluación de riesgos debe:

1.1. Tener una política de gestión de la seguridad basada en la evaluación del riesgo y orientada a garantizar la seguridad de sus cadenas de suministro, la cual debe tener establecidos objetivos, metas y programas de gestión de la seguridad.

1.2. Tener un sistema de administración de riesgos enfocado en la cadena de suministro internacional, que prevea actividades ilícitas, entre otras lavado de activos, narcotráfico y financiación del terrorismo.

1.3. Tener procedimientos documentados para establecer el nivel de riesgo de sus asociados de negocio.

1.4. Demostrar mediante manifestación suscrita por sus asociados de negocio no autorizados como Operador Económico Autorizado en Colombia ni certificados por otro programa de seguridad administrado por una aduana extranjera, que cumplen requisitos mínimos de seguridad en la cadena de suministro internacional.

1.5. Realizar y documentar una visita de vinculación y en adelante visitas bienales a las instalaciones donde sus asociados de negocio desarrollan sus operaciones, con el fin de verificar el cumplimiento requisitos, mínimos de seguridad en la cadena de suministro internacional.

1.6. Exigir a sus proveedores un plan de contingencia de su actividad que garantice el desarrollo óptimo de las operaciones contratadas.

1.7. Identificar y mantener actualizados los cargos críticos relacionados con la seguridad de la cadena de suministro.

1.8. Tener establecidas cláusulas de confidencialidad y de responsabilidad en los contratos de su personal vinculado.

1.9. Tener procedimientos documentados para el control, pesaje, contabilización, medición o tallaje de mercancías al ingreso o salida de la zona de almacenamiento.

1.10. Controlar el acceso y salida de información por medio de correo electrónico, soportes magnéticos, dispositivos de almacenamiento extraíble y demás.

La Policía Nacional validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

El exportador basado en un proceso de análisis y evaluación de riesgos debe:

1.11. Establecer las áreas consideradas como críticas en sus instalaciones.

1.12. Utilizar sistemas de alarma y/o videocámaras de vigilancia para monitorear, alertar, registrar y supervisar las instalaciones e impedir el acceso no autorizado a las áreas críticas y de manejo, inspección o almacenamiento de carga.

Asociados de negocio

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

2.1. Debe tener procedimientos documentados para la selección, evaluación y conocimiento de sus asociados de negocio que garanticen su confiabilidad.

2.2. Debe identificar a sus asociados de negocio autorizados como Operador Económico Autorizado en Colombia o certificados por otro programa de seguridad administrado por una aduana extranjera.

Seguridad del contenedor y demás unidades de carga

La Policía Nacional validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

3.1. Debe tener implementadas medidas de seguridad apropiadas para mantener la integridad de los contenedores y demás unidades de carga en el punto de llenado para protegerlos contra la introducción de personal y/o materiales no autorizados.

3.2. Debe almacenar los contenedores y demás unidades de carga, llenas y vacías, en áreas seguras que impidan el acceso y/o manipulación no autorizada. Dichas áreas deben ser inspeccionadas periódicamente y se debe dejar registro de la inspección y el responsable.

3.3. Debe instalar sellos de alta seguridad que cumplan o excedan los estándares de la norma vigente ISO 17712 a todos los contenedores cargados y demás unidades de carga precintables.

El exportador debe tener procedimientos documentados para el cumplimiento de los siguientes requisitos:

3.4. El control del almacenamiento, acceso, distribución, registro de uso, cambio y colocación de los sellos, solo personal autorizado debe manejar y distribuir los sellos.

3.5. Cerrar y sellar correctamente los contenedores y demás unidades de carga en el punto de llenado, y cada vez que sean abiertos.

3.6. Verificar en el punto de llenado la integridad física de la estructura del contenedor y demás unidades de carga antes del llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas.

3.7. Detectar, neutralizar y denunciar la entrada no autorizada a los contenedores y demás unidades de carga, así como a las áreas de almacenamiento de los mismos.

3.8. La inspección de contenedores y demás unidades de carga en el punto de llenado, del proceso de verificación e inspección debe quedar un registro documental en donde conste el responsable, el proceso debe incluir como mínimo, los siguientes puntos:

ContenedorRemolqueVehículo
Pared delantera
Lado izquierdo
Lado derecho
Piso
Techo interior / exterior
Puertas interiores / exteriores
Exterior / sección inferior.
Pared delantera
Lado izquierdo
Lado derecho
Piso
Techo interior / exterior
Puertas interiores / exteriores
Exterior / sección inferior.
Parachoques, neumáticos y rines
Puertas compartimentos de herramientas
Caja de la batería
Caja y filtros de aire
Tanques de combustible
Compartimentos del interior de la cabina y dormitorio
Rompevientos deflectores y techo
Chasis y área de la quinta rueda.
Contenedores refrigerados:
Área del evaporador
Área de la batería o caja de control eléctrico
Área del condensador
Caja de control
Área del compresor.
Remolques refrigerados:
Área del evaporador
Área de la batería o caja de control eléctrico
Área del condensador
Caja de control
Área del compresor.

3.9. Reconocer y reportar a las autoridades competentes, cuando los sellos, contenedores y/o demás unidades de carga han sido vulnerados.

3.10. Asegurar las unidades de carga bajo su responsabilidad, durante labores de mantenimiento o reparación cuando se realizan fuera de sus instalaciones.

Controles de acceso físico

La Policía Nacional validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

4.1. Debe tener implementado un sistema para identificar y controlar el acceso de personas y vehículos a sus instalaciones.

4.2. Debe tener procedimientos documentados para el control, entrega, devolución, cambio y pérdida de los dispositivos para el control de acceso para el personal vinculado y visitantes.

4.3. Debe entregar a todo su personal vinculado a través de cualquier modalidad de contrato una identificación la cual debe ser portada en un lugar visible.

4.4. Debe exigir a todos los visitantes que se identifiquen para el ingreso a sus instalaciones, y hacer entrega de una identificación temporal, la cual debe ser portada en un lugar visible.

4.5. Debe garantizar mediante controles efectivos y procedimientos documentados, la revisión tanto al ingreso como a la salida de sus instalaciones, de las personas, vehículos, paquetes, correo y demás objetos.

4.6. Debe tener procedimientos documentados para garantizar que los visitantes y vehículos se dirijan únicamente a las áreas autorizadas dentro de las instalaciones.

4.7. Debe garantizar mediante controles efectivos y procedimientos documentados para que el personal vinculado sepa identificar y afrontar a personas no autorizadas o no identificadas.

Seguridad del personal

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

5.1. Debe tener procedimientos documentados para la selección de candidatos con posibilidad de ser vinculados a la empresa en cualquier modalidad de contrato.

5.2. Debe mantener actualizada la historia laboral del personal vinculado que incluya información personal y familiar, revisión de antecedentes, archivo fotográfico, registro de huella dactilar y firma.

5.3. Debe realizar y documentar bienalmente, estudios socioeconómicos que incluyan visitas domiciliarias al personal que ocupa cargos críticos.

5.4. Debe tener procedimientos documentados para el seguimiento y análisis de resultados de los estudios socioeconómicos y las visitas domiciliarias, que permitan detectar cambios relevantes o injustificados en el patrimonio del personal vinculado.

5.5. Debe tener procedimientos documentados para el retiro del personal.

5.6. Debe tener establecidas disposiciones de seguridad para el suministro y manejo de los uniformes y dotación, que incluya el control, entrega, devolución o cambio de los mismos.

5.7. Debe tener implementado un código de ética que contenga las reglas de comportamiento orientadas a asegurar la transparencia en el ejercicio de su actividad.

Seguridad de los procesos

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

6.1. Debe tener implementadas medidas de seguridad para identificar plenamente a los conductores, sus acompañantes y los vehículos antes de que reciban o entreguen la carga.

6.2. Debe tener un sistema de control de documentos que garantice que estos sean conocidos, modificados, actualizados y/o impresos por el personal que corresponda según sus roles y/o competencias.

6.3. Debe tener herramientas que le permitan garantizar la trazabilidad de la carga y del vehículo que la transporta desde el punto de llenado hasta el puerto de embarque al exterior.

6.4. Debe tener un protocolo para resolver eventos inesperados en el transporte de su carga entre el punto de llenado y el puerto de embarque al exterior que contemple: detención inesperada, hurto o saqueo del vehículo, desvío de la ruta, bloqueo de la vía, accidente de tránsito, falla mecánica y violación de sellos de seguridad.

6.5. Debe contar con un plan que garantice la continuidad de sus operaciones ante la ocurrencia de situaciones tales como: desastre natural, incendio, sabotaje, corte de energía, ciberataques y fallas en las comunicaciones y el transporte.

El exportador debe tener procedimientos documentados para el cumplimiento de los siguientes requisitos:

6.6. Garantizar la integridad y la seguridad de la carga en los procesos relativos al manejo, almacenamiento y transporte.

6.7. Garantizar que la información de despacho o recepción de carga sea veraz, legible y que se cuente con ella antes que se reciba efectivamente la carga. Así mismo que dicha información esté protegida contra cambios, pérdidas o introducción de datos erróneos.

6.8. Para el control y seguimiento de sus operaciones de aduana, garantizando veracidad y una correcta presentación y trámite de sus declaraciones y de sus demás actuaciones ante la autoridad aduanera.

6.9. Para detectar y tomar las acciones necesarias en caso de faltantes, sobrantes o cualquier otra discrepancia o irregularidad en la carga.

6.10. Para reportar a la autoridad competente los casos en que se detecten irregularidades o actividades ilegales o sospechosas en sus cadenas de suministro.

6.11. Para el archivo, almacenamiento y protección de la documentación física y electrónica de sus operaciones de su cadena de suministro internacional y su destrucción cuando a ello hubiere lugar.

6.12. Para almacenar, custodiar, controlar y revisar antes de su uso, el material de empaque de exportación.

6.13. Que permitan supervisar la operación de los transportadores terrestres en las operaciones de su cadena de suministro internacional.

Seguridad física

La Policía Nacional validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

7.1. Debe tener cercas o barreras perimetrales alrededor de sus instalaciones, así como barreras interiores dentro de las áreas de manejo y almacenamiento de carga, para los diferentes tipos de mercancías.

7.2. Debe garantizar que todas las puertas, ventanas, cercas y barreras interiores y exteriores se encuentren aseguradas, e inspeccionarlas para verificar su integridad e identificar daños, dejando registro de la misma.

7.3. Debe prohibir el estacionamiento de vehículos de personal vinculado y de visitantes dentro de las áreas de manejo y almacenamiento de carga o en áreas adyacentes a la entrada o salida de las mismas.

7.4. Debe garantizar que las instalaciones han sido construidas con materiales que resistan la entrada forzada.

7.5. Debe disponer de señalización e iluminación adecuadas dentro y fuera de las instalaciones, especialmente en entradas y salidas, áreas de manejo, inspección y almacenamiento de carga, cercas y barreras perimetrales y áreas de estacionamiento.

7.6. Debe tener un servicio de vigilancia y seguridad propio o contratado con una empresa competente y debidamente autorizada, que garantice una acción de respuesta oportuna y disponibilidad durante las 24 horas del día.

7.7. Debe disponer de un plano de su planta física en el que se identifiquen claramente las áreas críticas de la empresa y se divulgue el plan de evacuación y emergencias.

7.8. Debe disponer y controlar las áreas destinadas para casilleros, vestieres o similares y separarlas de las áreas críticas de la empresa.

7.9. Debe disponer de una infraestructura física, administrativa y de recurso humano que permita ejercer de manera adecuada su actividad.

Seguridad en tecnología de la información

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

8.1. Debe utilizar un sistema informático para el control y seguimiento de su negocio, sus operaciones financieras, contables, aduaneras y comerciales.

8.2. Debe tener políticas y procedimientos documentados de seguridad informática que comprendan: los responsables del manejo de la información, la creación, administración y asignación de roles, administración de cuentas de acceso a los sistemas de información y correo electrónico, uso de Internet; la interconexión con sistemas de información externos, el correcto uso de recursos informáticos, así como los controles necesarios que garanticen la confidencialidad de la información.

8.3. Debe asignar cuentas individuales de acceso a la plataforma de tecnología que exijan su cambio periódico, y que cuenten con características que incrementen los niveles de seguridad.

8.4. Debe tener establecidos controles que permitan identificar el abuso de los sistemas de cómputo y de tecnología informática así como para detectar el acceso inapropiado y la manipulación indebida de la información.

8.5. Debe tener un plan de contingencia informática documentado, implementado, mantenido y en proceso de mejora continua.

8.6. Debe tener un lugar físico definido en donde se desarrolle la actividad informática con las medidas de seguridad apropiadas que garanticen el acceso solo a personal autorizado.

Entrenamiento en seguridad y conciencia de amenazas

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

9.1. Debe tener implementado un programa de inducción y reinducción periódica, dirigido a todo el personal vinculado o a vincular y cuando aplique a los visitantes, que garantice el conocimiento de las medidas de seguridad de la empresa y las posibles amenazas y riesgos, así como las medidas implementadas para prevenir, reconocer y actuar frente a cualquier actividad delictiva.

9.2. Debe tener desarrollados programas de capacitación especializada en seguridad para el personal vinculado en áreas críticas sobre prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, sellos, llenado del contenedor, envío, recibo, manejo y almacenamiento de carga; manejo del correo, y demás temas sensibles, según correspondan por área y por proceso.

9.3. Debe tener implementado un programa de concienciación y prevención del consumo de alcohol y drogas.

9.4. Debe tener implementado un programa de entrenamiento para manejo de situaciones de pánico que sea acorde con las necesidades de las áreas críticas.

Categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria

Requisitos para la categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria. El solicitante y el Operador Económico Autorizado que opte o se autorice en esta categoría, además de cumplir con los requisitos señalados en la categoría OEA Seguridad y Facilitación, deberá cumplir los siguientes:

Seguridad fitosanitaria y zoosanitaria

El Instituto Colombiano Agropecuario validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

El Exportador de productos y subproductos agropecuarios tales como vegetales, sus productos, artículos reglamentados, insumos agrícolas, semillas, animales, sus productos y subproductos; medicamentos, alimentos y biológicos de uso veterinario e insumos pecuarios debe:

10.1. Asegurarse que los proveedores de los productos antes mencionados cumplan íntegramente la totalidad de los requisitos fitosanitarios y zoosanitarios establecidos por el ICA para el desarrollo de su actividad.

10.2. Cumplir la reglamentación fitosanitaria y zoosanitaria vigente establecida por el ICA, aplicable a su proceso de exportación.

10.3. Tener implementado un sistema de Buenas Prácticas en sus procesos de producción, fabricación y comercialización que garanticen la sanidad animal y vegetal, al igual que la inocuidad del producto.

10.4. Asegurarse antes del llenado de los contenedores, que estos y demás unidades de carga reúnan las condiciones óptimas de limpieza, desinfección, conservación y almacenamiento.

10.5. Limitar el acceso de los empleados a las áreas críticas dentro de toda la cadena de producción y comercialización del producto, cuando se requieran de condiciones de sanidad e inocuidad exigidas.

10.6. Tener vigentes las certificaciones y/o conceptos fitosanitarios y zoosanitarios aplicables a su actividad.

10.7. Estar debidamente registrado ante las autoridades sanitarias de control correspondiente.

10.8. Aplicar la normatividad nacional en materia fitosanitaria y zoosanitaria establecida por las autoridades nacionales.

10.9. Contar con un área de almacenamiento y clasificación en sus instalaciones para el desarrollo de las inspecciones sanitarias previas a la salida hacia el lugar de embarque.

10.10. Garantizar la capacitación de su personal y proveedores en temas relacionados con exigencias sanitarias y de inocuidad según la reglamentación sanitaria vigente.

10.11. Tener establecido un plan fitosanitario y zoosanitario con monitoreo continuo.

10.12. Tener establecido un plan sanitario de control de plagas y roedores.

10.13. Tener establecidas actividades o programas que lleven a la protección del medio ambiente, según su sistema de producción.

10.14. Tener establecido un programa de control médico continuo para sus trabajadores.

10.15. Tener establecido un sistema de trazabilidad que permita hacer seguimiento al producto a través de todas las etapas de producción, transformación, comercialización, según sea el caso.

10.16. Tener establecido un protocolo de limpieza y desinfección de los vehículos que ingresen y salgan a las instalaciones, tanto en su área externa como en el área interna de almacenamiento.

10.17. Tener establecido un protocolo de limpieza y desinfección de las diferentes áreas de producción, transformación, comercialización, según sea el caso.

10.18. Tener definida una separación de áreas y flujos de movimiento de personal en las diferentes etapas de producción, transformación, comercialización, según sea el caso.

10.19. Tener establecido un protocolo de manejo, inactivación o destrucción de productos que representen riesgo fitosanitario y zoosanitario, tales como: plantas enfermas, desechos de cosecha, mortalidades de animales, entre otros.

Seguridad sanitaria

El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos validará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

11.1. Debe asegurarse que sus proveedores de alimentos, materias primas e insumos para consumo humano cumplan íntegramente la totalidad de los requisitos sanitarios establecidos en la reglamentación vigente.

11.2. Debe haber comunicado a sus proveedores que suministren materias primas insumos o alimentos para consumo humano que el fabricante es solidario en el cumplimiento de la reglamentación sanitaria vigente que expide en Colombia el Ministerio de la Protección Social.

11.3. Debe cumplir la reglamentación sanitaria vigente aplicable a su proceso de exportación.

11.4. Debe tener vigentes las certificaciones y/o conceptos sanitarios aplicables a su actividad.

11.5. Debe tener implementadas las Buenas Prácticas de Manufactura en su proceso de elaboración.

11.6. De acuerdo con el producto objeto de exportación y de los requisitos sanitarios de destino debe tener implementado y certificado, según corresponda, el sistema de inocuidad HACCP.

11.7. Debe almacenar su carga objeto de exportación en una bodega que tenga concepto sanitario favorable emitido por la Entidad Territorial de Salud competente en la jurisdicción.

11.8. Debe asegurarse antes del llenado, que los contenedores y demás unidades de carga reúnan las condiciones óptimas de limpieza, conservación y almacenamiento.

11.9. Debe limitar el acceso de los empleados a las áreas críticas en términos sanitarios y de inocuidad.

11.10. Debe tener establecidos, documentados, implementados, mantenidos y en proceso de mejora continua, procedimientos para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relativos a la producción, manejo, almacenamiento y transporte de la carga.

11.11. Debe garantizar la capacitación en temas relacionados con exigencias sanitarias y de inocuidad conforme la reglamentación sanitaria vigente.

ART. 4-1.—(Nota: Adicionado por la Resolución 67 de 2016 artículo 1° de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

CAPÍTULO II

De la autorización

ART. 5º—Diligenciamiento y presentación de la solicitud. El representante legal de la persona natural o jurídica interesada, deberá diligenciar la solicitud a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el formulario dispuesto para este efecto. La solicitud deberá ser firmada electrónicamente por el representante legal de la empresa.

En la solicitud se deberá indicar la categoría OEA a la cual se desea acceder ya sea categoría OEA seguridad y facilitación, o categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria, así como el tipo o tipos de usuarios para los cuales se desea obtener la autorización como Operador Económico Autorizado, de acuerdo con la gradualidad para la implementación del Operador Económico Autorizado previsto en el artículo 24 del Decreto 3568 del 2011.

El servicio informático electrónico asignará un número a la solicitud, y posteriormente el interesado deberá radicar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los siguientes documentos soporte en medio físico o magnético:

a) Información financiera: estados financieros de los últimos tres (3) años anteriores a la presentación de la solicitud;

b) Organigrama de la empresa;

c) Mapa de procesos que incluya mínimo los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y de control;

d) Diagrama de flujo de la cadena de suministro internacional; que incluya razón social y número de identificación de los principales actores que intervienen en la cadena;

e) Copia del último informe de auditoría externa relacionado con gestión de seguridad, si cuenta con él;

f) Matriz de riesgo por procesos;

g) Documentos que describan los procedimientos para: selección de asociados de negocio, selección de personal vinculado y acceso físico;

h) Relación de accionistas con participación individual superior al 30% en los casos de sociedades anónimas abiertas, certificado por el revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar;

i) Autoevaluación de cumplimiento de condiciones y requisitos debidamente diligenciada en el formato dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el portal web del Operador Económico Autorizado;

j) Listado de cargos críticos que incluya: nombre, identificación y cargo que desempeña en la empresa. Además, informar el nombre, cargo, identificación y datos de contacto del representante líder del Operador Económico Autorizado y suplente.

Se entenderá presentada la solicitud cuando la misma haya sido recibida y se le haya asignado un número de solicitud, y los documentos soporte señalados en el presente artículo hayan sido radicados en su totalidad ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ART. 6º—Documentación incompleta. En caso de no entregarse la totalidad de los documentos soporte señalado en el artículo anterior, se requerirá al solicitante por una sola vez para que dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la comunicación, los allegue. En el evento de que no responda o allegue de forma incompleta la información, se entenderá que el interesado desistió de la solicitud y por tanto, la misma será archivada.

PAR.—Con el fin de garantizar transparencia en el proceso de autorización del Operador Económico Autorizado, el nombre y número de identificación tributaria del solicitante serán publicados en el portal del programa, desde su presentación hasta que finalice el proceso de aceptación o rechazo de la solicitud.

ART. 7º—Verificación de las condiciones por parte de las autoridades de control. Las autoridades de control de que trata el artículo 4º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 3º del Decreto 1894 de 2015, realizarán la verificación del cumplimiento de las condiciones de acuerdo a sus competencias, dentro de los veinte (20) días siguientes, contados a partir de la fecha de presentada la solicitud.

PAR.—La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro de los dos (2) días siguientes a la presentación de la misma, solicitará la verificación de condiciones a las demás autoridades de control, que participen en el proceso de autorización de acuerdo con el marco de sus competencias, para que emitan pronunciamiento dentro de los diez (10) días siguientes.

ART. 8º—Comunicación incumplimiento de condiciones. Si el pronunciamiento expedido por las autoridades de control indica que el solicitante no cumple con las condiciones, dentro de los cinco (5) días siguientes, contados a partir del vencimiento del término establecido en el parágrafo del artículo anterior, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales le comunicará el hecho al interesado para que demuestre el cumplimiento de las condiciones previas dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación.

ART. 9º—Consolidación de información por parte de las autoridades de control. Las autoridades de control, una vez recibida la comunicación, del interesado procederán a verificar la información recibida y dentro los quince (15) días siguientes la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales emitirá pronunciamiento respecto del cumplimiento de las condiciones, el cual se constituye en soporte para definir respecto de la aceptación o rechazo de la solicitud.

Cuando el pronunciamiento sea competencia de una autoridad de control diferente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, esta remitirá dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la comunicación del interesado, la respuesta para que sea verificada, sustentada y remitida nuevamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro de los 10 días siguientes, para consolidar y definir la solicitud.

ART. 10.—Pronunciamiento sobre el cumplimiento de condiciones. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales procederá a consolidar los pronunciamientos de las demás autoridades de control cuando a ello haya lugar, y procederá a expedir el respectivo acto administrativo correspondiente.

PAR.—En los casos previstos en el parágrafo 1º del artículo 6º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 5º del Decreto 1894 de 2015, la sesión de evaluación de la homologación de la experiencia relacionada deberá ser realizada por el Comité Técnico del Operador Económico Autorizado.

ART. 11.—Aceptación o rechazo de la solicitud. Una vez verificado por parte de las autoridades de control el cumplimiento de las condiciones establecidas en el artículo 6º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 5º del Decreto 1894 de 2015, incluido el análisis del comité técnico si hay lugar a él, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales procederá a aceptar o rechazar la solicitud dentro de los cinco (5) días siguientes, contados a partir del vencimiento del término establecido en el artículo 10 de la presente Resolución y le comunicará a las demás autoridades de control la decisión.

ART. 12.—Análisis de la empresa por parte de las autoridades de control. Para el análisis de la persona natural o jurídica, las autoridades de control dispondrán de un término de diez (10) días, contados a partir del día siguiente de la notificación de la aceptación de la solicitud. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro de los dos (2) días siguientes, comunicará a las demás autoridades de control, de acuerdo al ámbito de su competencia, para la realización del análisis de la empresa. En este análisis serán estudiados todos los documentos soporte remitidos por la empresa al momento de presentar la solicitud contemplados en el artículo 5º de la presente resolución.

ART. 13.—Visita de validación por parte de las autoridades de control. Una vez concluido el análisis de la empresa, las autoridades de control, dentro de los veinte (20) días siguientes, deberán dar inicio a las actividades de programación, planeación y ejecución de la visita mediante la cual se validará el cumplimiento de los requisitos mínimos de la empresa solicitante.

Esta visita tiene como finalidad validar los requisitos mínimos y demás aspectos propios de la autorización y su desarrollo se efectuará por las autoridades de control, de conformidad con las siguientes etapas:

1. Programación. Las autoridades de control deberán programar la visita de validación y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales informará al solicitante, el plan de la visita y las fechas en que se efectuará.

2. Ejecución. La visita de validación se realizará en las instalaciones de la empresa, en las que se desarrollarán los procedimientos de evaluación que permitirán evidenciar o validar el cumplimiento de las condiciones y requisitos mínimos, sustentar las acciones requeridas y las recomendaciones de seguridad encontradas.

3. Término. La visita de validación debe ejecutarse en forma continua y concluirse dentro de los dos (2) días siguientes, contados desde el momento en que se comunica la visita. Cuando por razones justificadas se requiera un período mayor, se podrá ampliar de acuerdo a lo observado.

Durante el desarrollo de la visita, los especialistas Operador Económico Autorizado, validarán el cumplimiento de los requisitos mínimos e indicarán a la empresa solicitante los incumplimientos evidenciados.

Del resultado de la visita de validación, las autoridades de control elaborarán el acta que deberá estar suscrita por el representante de la empresa que atendió la visita en la cual indicarán las fortalezas, recomendaciones y las acciones requeridas correspondientes cuando sea del caso, así como el término para el cumplimiento de las acciones requeridas, el cual no podrá exceder de treinta (30) días después de finalizada la visita. En casos debidamente justificados el Comité Técnico del Operador Económico Autorizado, podrá otorgar prórroga hasta por treinta (30) días más.

Dentro del plazo anterior, el interesado podrá informar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales una vez cumpla las acciones requeridas para que las autoridades de control realicen las verificaciones correspondientes. En todo caso, el cumplimiento de las acciones requeridas, se verificará dentro de los veinte (20) días siguientes a la comunicación que efectúe el interesado.

ART. 14.—Concepto técnico por parte de las autoridades de control. Una vez agotada la etapa de validación del cumplimiento de requisitos, las autoridades de control dispondrán de diez (10) días para enviar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el concepto técnico, el cual deberá contener el análisis de la empresa y el resultado definitivo de las visitas de validación informando sobre el cumplimiento de requisitos y las razones técnicas y jurídicas que sustentan la autorización o negación, suscrito por el funcionario competente.

ART. 15.—Expedición del acto administrativo que decide de fondo. Una vez agotado todo el procedimiento aquí referido, el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro de los 30 días siguientes a la consolidación de los conceptos técnicos expedirá el acto administrativo que decide de fondo respecto de la solicitud. El acto administrativo deberá contener como mínimo lo siguiente:

a) Nombre, NIT y dirección de la persona natural o jurídica;

b) Tipo de usuario aduanero y categoría OEA para la cual se otorga la autorización;

c) Las obligaciones que adquiere como Operador Económico Autorizado;

d) La forma de notificación y los recursos que proceden contra el acto administrativo;

e) Valoración de la documentación y diligencias que obran en el expediente;

f) Las razones técnicas y jurídicas que sustentan la autorización o negación;

g) Término para interponer los recursos;

h) Dependencia ante quien se interpone;

i) Firma del funcionario competente.

ART. 16.—Recurso de reposición. El recurso podrá ser presentado directamente por la persona contra la cual se expidió el acto administrativo que se impugna, o a través de apoderado especial, en los términos que establece el Decreto 2685 de 1999 y demás normas que la modifiquen, reformen o reglamenten.

ART. 17.—Revalidación de la autorización como Operador Económico Autorizado. La revalidación de la autorización como Operador Económico Autorizado, se podrá efectuar en forma física, a través de visitas, o documental a través de solicitud y análisis de información. Estas acciones deben determinar que las condiciones, obligaciones y requisitos con los cuales se obtuvo la autorización, se mantienen en el tiempo.

La revalidación se efectuará periódicamente, en un plazo de dos (2) años después de expedida la resolución de autorización como Operador Económico Autorizado. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad de efectuar visitas cuando cualquiera de las autoridades de control lo consideren pertinente.

CAPÍTULO III

De los beneficios

ART. 18.—Beneficios otorgados al operador económico autorizado. De conformidad con lo establecido en el artículo 8º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 7º del Decreto 1894 de 2015, los beneficios de que gozará el Operador Económico Autorizado, tendrán el siguiente alcance:

1. El reconocimiento como Operador Económico Autorizado seguro y confiable se entenderá otorgado con el acto administrativo debidamente ejecutoriado que concede la autorización.

2. La asignación de los oficiales de operaciones definidos en el artículo 2º del Decreto 3568 del 2011, se realizará por cada una de las autoridades de control, en cada una de las sedes seccionales, regionales y departamentales, según sea el caso.

3. Los beneficios establecidos en los numerales 8.1.6 y 8.1.7 del artículo 8º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 7º del Decreto 1894 de 2015, se implementarán por parte de las autoridades de control, mediante inspecciones documentales, siempre que las condiciones operativas y los sistemas de análisis de riesgos lo permitan. Los trámites que surtan los Operadores Económicos Autorizados tendrán prioridad en su gestión.

4. La reducción del monto de las garantías globales constituidas ante la Dirección de Impuestos y Aduanas, de que trata el numeral 8.1.10 del artículo 8º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 7º del Decreto 1894 de 2015, será del veinte por ciento (20%) del monto total final que resulte del cálculo para constitución o renovación de las garantías de la calidad que corresponda al tipo de usuario aduanero.

5. Para la categoría OEA Seguridad y facilitación sanitaria, la inspección en las instalaciones del exportador de que trata el numeral 8.1.11 del artículo 8º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 7º del Decreto 1894 de 2015, y prevista en los numerales 8.2.1 y 8.2.4 del artículo 8º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 7º del Decreto 1894 de 2015, procederá siempre que la inspección física allí enunciada se realice de manera coordinada y simultánea entre las diferentes entidades de control teniendo en cuenta el tipo de mercancía a inspeccionar y las competencias de cada autoridad de control.

PAR. 1º—La asignación de los oficiales de operaciones definidos en el artículo 2º del Decreto 3568 de 2011, no generará ningún tipo de costo económico para el Operador Económico Autorizado.

PAR. 2º—La asignación de los oficiales de operaciones no exime del cumplimiento de las responsabilidades de la persona natural o jurídica, ni de las obligaciones que corresponden al Operador Económico Autorizado.

ART. 19.—Suspensión de los beneficios. En desarrollo de lo previsto en el artículo 12 del Decreto 3568 de 2011, la imposición de la medida cautelar de interrupción provisional, suspende los beneficios otorgados al Operador Económico Autorizado. Respecto de la suspensión del beneficio de la reducción del monto de la garantía de que trata el numeral 8.1.10 del artículo 8º del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 7º del Decreto 1894 de 2015, el usuario deberá realizar el ajuste correspondiente de la garantía global a efectos de poder continuar realizando las operaciones de comercio exterior amparadas en dicha garantía.

CAPÍTULO IV

De las obligaciones del operador económico autorizado

ART. 20.—Reportes de información. Los reportes e informes de que trata el numeral 2 del artículo 15 del Decreto 3568 de 2011, se deberán comunicar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a través de los servicios informáticos electrónicos y del buzón de correo electrónico disponible para el efecto en el portal web del Operador Económico Autorizado, a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes de tener conocimiento del hecho y los reportes señalados en el numeral 4 del artículo 15 del Decreto 3568 de 2011 se deberán reportar a la autoridad competente.

CAPÍTULO V

De los órganos de consulta, coordinación y decisión

ART. 21.—Grupo consultivo. De conformidad con lo previsto en el artículo 18 del Decreto 3568 de 2011, se establece la metodología y lineamientos para su funcionamiento:

1. Conformación. El grupo consultivo estará conformado por cuatro (4) representantes del sector privado involucrados en diferentes eslabones de la cadena suministro internacional. Dos (2) miembros del grupo consultivo rotarán cada año, para lo cual se tendrá como criterio el tipo de usuario y la gradualidad de implementación del Programa de Operador Económico Autorizado.

2. Periodicidad. El grupo consultivo con el fin de fortalecer la alianza entre el sector público - privado, apoyar y proponer acciones de mejoramiento para el desarrollo del programa, se reunirá dos (2) veces al año con las autoridades de control del Operador Económico Autorizado, mediante convocatoria que efectuará la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, o en circunstancias especiales que así lo requieran, por solicitud del grupo consultivo.

PAR.—En ningún caso el grupo consultivo podrá intervenir en las decisiones de aceptación, rechazo, autorización, negación, interrupción, cancelación o revalidación de un Operador Económico Autorizado.

ART. 22.—Comité Técnico del Operador Económico Autorizado. De conformidad con lo previsto en el artículo 19 del Decreto 3568 de 2011, el comité estará integrado por:

1. El Director de Impuestos y Aduanas Nacionales o su delegado.

2. El Director del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, o su delegado.

3. El Gerente General del Instituto Colombiano Agropecuario, o su delegado.

4. El Director de la Policía Nacional o su delegado.

El Director de la a Dirección General Marítima o su delegado-, el Superintendente de la Superintendencia de Puertos y Transporte, o su delegado y el Director de la Aeronáutica Civil o su delegado, harán parte del comité técnico, en los casos en que ejerzan sus funciones como autoridades de control de conformidad con lo previsto en el artículo 4º de la presente resolución.

El comité se reunirá con la periodicidad requerida para realizar las funciones y decidir respecto de los casos previstos en el artículo 19 del Decreto 3568 de 2011 y las demás establecidas en la presente resolución y en el reglamento interno.

En las sesiones del comité, se presentará por parte de la Secretaría Técnica el informe de los casos objeto de estudio con sus correspondientes soportes para garantizar que los miembros del Comité cuenten con los elementos necesarios para la toma de decisiones correspondientes.

El comité sesionará y adoptará las decisiones y recomendaciones por unanimidad.

CAPÍTULO VI

Disposiciones finales

ART. 23.—Gradualidad para la implementación del programa Operador Económico Autorizado. En cumplimiento de la implementación gradual de que trata el artículo 24 del Decreto 3568 de 2011, el Programa del Operador Económico Autorizado se desarrollará en varias instancias de cobertura teniendo en cuenta la capacidad operativa de las autoridades de control.

Las autoridades de control, de acuerdo con el desarrollo y evolución operativa y logística del programa, establecerán mediante Resolución de carácter general, las instancias de cobertura, garantizando la participación de los diferentes tipos de usuarios que hacen parte de la cadena de suministro internacional. La gradualidad en la implementación del programa Operador Económico Autorizado, operará tanto para las categorías OEA como para los tipos de usuarios de la cadena de suministro internacional.

La primera instancia aplicará para los exportadores y operará tanto para la categoría OEA seguridad y facilitación como para la categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria.

(Nota: Adicionado el inciso cuarto al presente artículo por la Resolución 67 de 2016 artículo 2° de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

(Nota: Adicionado el inciso quinto al presente artículo por la Resolución 4089 de 2018 artículo 1° de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 24.—Evaluación y seguimiento al operador económico autorizado. La metodología se desarrollará a partir de estudios y evaluaciones, para medir la efectividad del programa.

ART. 25.—Procedimientos de contingencia. Cuando se presenten fallas en el funcionamiento de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que impidan iniciar, continuar o culminar el procedimiento de autorización, revalidación, interrupción, cancelación y demás aspectos relacionados con el desarrollo del Programa del Operador Económico Autorizado, estos podrán realizarse dentro de los términos establecidos en la presente resolución, en forma manual mediante la utilización de medios documentales, físicos o magnéticos sin perjuicio de la obligación de incluir tales actuaciones a través de los servicios informáticos electrónicos una vez se restablezca el servicio, cuando así se determine.

Los procedimientos que a la entrada en vigencia de la presente Resolución no se encuentren sistematizados, se adelantarán de forma manual en los términos y condiciones previstos en el presente artículo.

ART. 26.—Disposiciones transitorias. A fin de contribuir con la preparación de los interesados en iniciar el proceso de la presentación de solicitud de autorización como Operador Económico Autorizado, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales conjuntamente con las demás autoridades de control y con el apoyo de los miembros del sector privado que conforman el grupo consultivo, realizará jornadas de divulgación referentes al alcance del Decreto y su reglamentación, el procedimiento de autorización, requisitos y demás aspectos relativos al desarrollo del programa.

Adicionalmente, pondrá a disposición una herramienta informática que facilite el proceso de autoevaluación y diagnóstico del nivel de cumplimiento de condiciones y requisitos.

Atendiendo el ingreso de nuevos tipos de usuario y categorías OEA en aplicación a la gradualidad del programa se realizarán oportunamente las jornadas de divulgación necesarias de que trata el presente artículo.

La presente resolución aplicará a las solicitudes de autorización como Operador Económico Autorizado presentadas con posterioridad a su entrada en vigencia. A las solicitudes que se encuentren en trámite les serán aplicables las disposiciones de la presente resolución a partir de la etapa procesal en la cual se encuentren.

A las autorizaciones como Operador Económico Autorizado otorgadas con anterioridad a la vigencia de la presente resolución les serán aplicables las disposiciones aquí contenidas desde el momento en que se realice la revalidación de que trata el artículo 11 del Decreto 3568 de 2011.

ART. 27.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución entra en vigencia a los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga en su totalidad las resoluciones 11434 de 2011, 11435 de 2011 y 104 de 2012.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de febrero de 2016.