Secretaría Distrital de Hacienda

RESOLUCIÓN SDH-000151 DE 2017

(Julio 28)

“Por la cual se crean los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión - SIG en la Secretaría Distrital de Hacienda”.

(Nota: Derogada por la Resolución 14 de 2019 artículo 17 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

La Secretaría Distrital de Hacienda

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas, en los literales o), p) y u) del artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto Distrital 364 de 2015.

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Que la Ley 87 de 1993, “Por la cual se dicta normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado colombiano y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º determina: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que el artículo 5º del Decreto Nacional 1826 de 1994, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993”, y el literal d), del artículo 2.2.21.2.2 del Decreto Nacional Único Reglamentario del Sector de Función Pública 1083 de 2015 establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la Circular 1000-002 de 2007, en la cual se establece que “Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional”.

Que mediante las circulares conjuntas Nos. 018 de 2006 y 046 de 2007, respectivamente de la Veeduría Distrital y de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, sobre “Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las entidades u organismos distritales” y “Los Indicadores en el Marco del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno”, se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.

Que en desarrollo de las anteriores premisas normativas se expidió el Decreto Distrital 651 del 28 de diciembre de 2011, “Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión - SIG Distrital - SIGD y la Comisión Intersectorial del –SIGD–, y se dictan otras disposiciones”, cuyo artículo 1º crea el Sistema Integrado de Gestión - SIG Distrital “como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales”.

Que el artículo 2º del mencionado decreto establece que “El Sistema Integrado de Gestión - SIG Distrital está conformado por los siguientes subsistemas:

• Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

• Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

• Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

• Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

• Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

• Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

• Subsistema de Control Interno (SCI).

• Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA)”.

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión - SIG, a través del Decreto Distrital 652 del 28 de diciembre de 2011 se adoptó la “Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión - SIG para las Entidades y Organismos Distritales”.

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión - SIG establece los requisitos en materia de compromiso de la alta dirección, y en su literal c establece que “La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión - SIG y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas”.

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión - SIG establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Que como estrategia para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se requiere definir espacios y equipos interdisciplinarios que faciliten la integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al desarrollo y sostenibilidad de los mismos.

Que para dar cumplimiento a lo anterior se requiere definir los diferentes niveles de responsabilidad de las(os) servidoras(es) vinculadas(os) a la Secretaría Distrital de Hacienda en el marco de su Sistema Integrado de Gestión - SIG, para la implementación e incorporación de este, como instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de la entidad.

Que el Acuerdo 645 de 2016 “Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2016 - 2020 Bogotá Mejor Para Todos”, en su Eje transversal 4: “Gobierno Legítimo, Fortalecimiento Local y Eficiencia” estableció la meta producto “Incrementar a un 90% la sostenibilidad del SIG en el Gobierno Distrital”.

Que se estima necesario ajustar el liderazgo de los subsistemas, teniendo en cuenta la modernización de la estructura de la Secretaría Distrital de Hacienda y se elimina la Estrategia de Gobierno en Línea como componente del SIG, la cual será formalizada en acto administrativo independiente.

Que por lo anterior, se considera procedente que esta reglamentación se encuentre contenida en un solo acto administrativo y, en consecuencia, se procede a derogar expresamente la Resolución SDH-141 del 19 de junio de 2014, que había reglamentado esta materia.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

TÍTULO I

Sistema Integrado de Gestión - SIG

(Nota: Derogada por la Resolución 14 de 2019 artículo 17 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

Objeto. Conformar el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaria Distrital de Hacienda y establecer los niveles de responsabilidad y autoridad competentes para documentar, implementar, y fomentar su mejora continua, conforme al Decreto 651 de 2011 y demás normas que lo modifiquen, deroguen o complementen.

Definición de Sistema Integrado de Gestión - SIG. Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

Conformación del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Confórmese en la Secretaría Distrital de Hacienda el Sistema Integrado de Gestión - SIG con los siguientes subsistemas:

1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)

2. Subsistema de Control Interno (SCI)

3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

7. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG. El (la) Secretario(a) Distrital de Hacienda será él (la) responsable de la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión - SIG para la Secretaría Distrital de Hacienda, así como del direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento.

Líderes de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Los líderes y las áreas responsables de la efectiva implementación y desarrollo de cada uno de los subsistemas, son los servidores públicos relacionados a continuación:

En todo caso, deberán participar en la implementación y desarrollo de cada Subsistema las áreas responsables de los procesos directamente relacionados con cada uno de ellos.

Funciones de los Líderes de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión - SIG. El líder designado para cada uno de los diferentes Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión – SIG, tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Dirigir y coordinar la efectiva implementación y/o mejora continua del subsistema, de acuerdo con la normatividad vigente aplicable.

b) Coordinar la realización de las mesas técnicas necesarias para la planificación con el fin de garantizar una óptima implementación y desarrollo del Subsistema, así como los planes de acción que de ellas se desprendan.

c) Presentar al Comité del Sistema Integrado de Gestión – SIG los resultados de las mesas técnicas para su validación.

d) Las demás responsabilidades asociadas a la implementación del respectivo subsistema, o que de acuerdo con las normas se relacionen.

TÍTULO II

(Nota: Derogada por la Resolución 14 de 2019 artículo 17 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

Subsistema SIGÁreaLíder
Gestión de Calidad (SGC)Oficina Asesora de PlaneaciónJefe de Oficina
Control Interno (SCI)Oficina Asesora de PlaneaciónJefe de Oficina
Gestión Ambiental (SGA)Dirección de Gestión CorporativaSubdirector(a) Administrativo y Financiero
Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)Subsecretaría GeneralAsesor(a) del Despacho de la Secretaria Distrital de Hacienda
Responsabilidad Social (SRS)Dirección de Gestión Corporativa Oficina Asesora de PlaneaciónDirector(a) /Jefe de Oficina
Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)Dirección de Gestión CorporativaSubdirector(a) de Gestión Documental
Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)Dirección de Gestión CorporativaSubdirector(a) de Talento Humano
   

Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG

Creación y Conformación del Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Se crea el Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Secretaría Distrital de Hacienda, el cual estará conformado de la siguiente manera:

El (la) Subsecretario (a) General o quien haga sus veces, quien lo presidirá.

El (la) líder de cada Subsistema del Sistema Integrado de Gestión - SIG, como se indica en el artículo 5º de la presente resolución.

PAR.—El (la) jefe de control interno, será invitado permanente y asistirá con voz pero sin voto. Podrán ser invitadas, las personas que por su relación con el tema se considere necesario.

Secretaría técnica: La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG será ejercida por el (a) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación, quien tendrá las siguientes funciones:

Citar a los integrantes del comité.

Elaborar el orden del día de la reunión, en coordinación con quien lo preside.

Elaborar las actas de cada sesión para aprobación de los integrantes del comité.

Realizar seguimiento a los compromisos pendientes.

Llevar el archivo de las actas del comité.

Las demás funciones que le asigne el comité y que sean propias de su carácter como secretario (a) técnico (a).

Funciones del comité. Las siguientes son las funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG:

Evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de las políticas, los objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del SIG.

Proponer a la alta dirección las estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la entidad.

Validar los resultados de las mesas técnicas, presentados por el director o jefe del área líder.

Revisar y analizar los consolidados de incidentes ambientales, de seguridad y salud ocupacional y de seguridad de la información, existentes en la Secretaría Distrital de Hacienda y promover las acciones para su prevención y control.

Aprobar el programa de auditorías del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la entidad, el cual debe ser presentado por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

Las demás responsabilidades asociadas al Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG, o que de acuerdo con las normas se relacionen con sus funciones.

Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión - SIG. El representante de la alta dirección de la Secretaría Distrital de Hacienda para el Sistema Integrado de Gestión - SIG será el (la) jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación, quien debe informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión - SIG para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora. Asimismo, el representante de la alta dirección, además de las funciones asociadas a la secretaría técnica, tendrá la responsabilidad de liderar al equipo operativo y desarrollará las siguientes funciones:

Coordinar la implementación, articulación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con el Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG y los integrantes del equipo operativo.

Definir las herramientas, metodologías y los lineamientos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión - SIG en la entidad.

Realizar el seguimiento a los objetivos planteados frente al Sistema Integrado de Gestión - SIG, para detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas necesarias.

Verificar el cumplimiento de la implementación de los objetivos y las tareas asignadas al equipo operativo.

Verificar que se incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión - SIG dentro del plan de capacitaciones de la entidad.

Asegurar que se planeen e implementen actividades de sensibilización frente al Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Presentar a la alta dirección los avances del plan de trabajo y decisiones e implementación de las decisiones tomadas por las mesas técnicas.

Sesiones del Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG. El comité se reunirá en sesiones ordinarias cada tres (3) meses, previa convocatoria del secretario(a) técnico(a).

Las sesiones extraordinarias se realizarán cuando las necesidades así lo ameriten, o por solicitud de alguno de los miembros del mismo, a través de la secretaría técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

La asistencia a las reuniones es de carácter obligatorio; la ausencia debe estar previamente justificada.

Quórum aprobatorio. Para la toma de decisiones se requerirá el voto favorable de la mitad más uno de los miembros del comité.

Actas del comité. De cada sesión llevada a cabo por el Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG, la secretaría técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los miembros para su revisión, ajustes y de ser el caso para aprobación.

TÍTULO III

Equipos para la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión - SIG

(Nota: Derogada por la Resolución 14 de 2019 artículo 17 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

Equipo operativo. Estará conformado por gestores y gestoras representantes de los procesos de la Secretaría Distrital de Hacienda, quienes serán designados por los responsables de los procesos o los jefes de cada dependencia, para desplegar e implementar el Sistema Integrado de Gestión - SIG en toda la entidad, de acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011 y la normativa legal y reglamentaria asociada a cada uno de los Subsistemas.

El equipo operativo estará liderado por el representante de la alta dirección de que trata el artículo 10 para el Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Funciones del equipo operativo. El equipo operativo tendrá las siguientes funciones:

Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el líder del subsistema en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación del SIG en la entidad.

Participar activamente en las reuniones programadas por los directivos y el líder del subsistema, con el fin de contribuir con la implementación y el logro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Cumplir con las actividades asignadas en los planes de trabajo para el desarrollo, implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIG.

Socializar a los servidores públicos de su dependencia, al desarrollo y avances en la implementación del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Proponer metodologías y estrategias que puedan contribuir al desarrollo, implementación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG en la entidad.

Mesas técnicas. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los subsistemas, se podrán realizar mesas técnicas bajo la coordinación del líder del subsistema, quien planificará y organizará dicho grupo, determinando la periodicidad de las mismas según se requiera y su plan de acción enmarcado en la normativa vigente que le aplique.

Auditorías internas al SIG. El jefe de control interno debe elaborar y presentar un programa de auditoría en compañía del equipo auditor de la entidad, el cual deberá ser aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG, conforme a lo establecido en la Norma Técnica NTD-SIG 001:2011 numeral 6.3 adoptada por el Decreto Distrital 652 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

PAR.—El equipo auditor será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del sistema Integrado de Gestión – SIG.

TÍTULO IV

Disposiciones finales

(Nota: Derogada por la Resolución 14 de 2019 artículo 17 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

Servidores públicos. Corresponderá a los servidores (as) de la Secretaría Distrital de Hacienda participar activamente en la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión - SIG, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad.

Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Registro Distrital y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución SDH-141 del 19 de junio de 2014, expedida por el Secretario Distrital de Hacienda.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de julio de 2017.

(Nota: Derogada por la Resolución 14 de 2019 artículo 17 de la Secretaría Distrital de Hacienda)