Fiscalía General de la Nación

RESOLUCIÓN 152 DE 2018

(Febrero 19)

“Por medio de la cual se formula la política de tratamiento de datos personales de la Fiscalía General de la Nación”.

El Fiscal General de la Nación,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial, de las que le confieren los numerales 1º y 19 del artículo 4º del Decreto-Ley 16 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 1º del artículo 4º del Decreto-Ley 16 de 2014 establece como función del Fiscal General de la Nación, formular y adoptar políticas, directrices y lineamientos, tendientes al cumplimiento de las funciones asignadas por la Constitución y la ley a la entidad.

Que el numeral 19 de esa misma disposición prevé que compete al Fiscal General de la Nación expedir reglamentos conducentes a la organización administrativa y al eficaz desempeño de las funciones de la Fiscalía General de la Nación.

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos conforme a lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política. Esa normativa fue reglamentada mediante el Decreto 1377 de 2013.

Que mediante la Ley 1712 de 2014 o Ley de Transparencia, el Congreso de la República reguló el derecho de acceso a la información pública nacional y dictó otras disposiciones. El artículo 2º de esa normativa estableció el principio de publicidad universal, consistente en que toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no puede ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con lo dispuesto en esa misma ley.

Que de acuerdo con lo previsto en los artículos 2º y 3º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y 1º y 5º de la Ley 1712 de 2014, la Fiscalía General de la Nación —al ser una entidad pública del orden nacional—, es “responsable del tratamiento de la información” y un “sujeto obligado” que debe cumplir con lo establecido en esa normativa.

Que el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, establece los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en esa ley y en otras que rijan su actividad, en particular el literal k) ibídem, prevé que aquellos tienen la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de dicha ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Que la Ley Estatutaria 1755 de 2015, reguló el derecho fundamental de petición y sustituyó un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. El artículo 14 de esta última normatividad establece qué información es de carácter reservado y el trámite de insistencia del solicitante en caso de reserva.

Que con el objeto de darle cumplimiento a las anteriores disposiciones en el marco de la estrategia institucional para fortalecer la transparencia y el adecuado acceso a la información de la entidad, elaborada conjuntamente con la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, es necesario formular la política de tratamiento de datos personales de la Fiscalía General de la Nación.

En mérito de lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Política de tratamiento de datos personales

ART. 1º—Formular la política de tratamiento de datos personales de la Fiscalía General de la Nación, la cual se desarrollará con sujeción a los términos que se establecen en el presente acto administrativo.

ART. 2º—Alcance. La política de tratamiento y protección de datos personales que se formula a través de esta resolución se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que son objeto de tratamiento por parte de la Fiscalía General de la Nación, con excepción de las mencionadas en el artículo 2º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. En el caso de los datos pertenecientes a procesos misionales, producto del desarrollo de la función de investigación y acusación, solamente se aplicará la presente política en aquello que resulte armónico con la normatividad propia de cada régimen procesal penal y con la reserva de la información prevista en la ley.

ART. 3º—Definiciones. La política de tratamiento y protección de datos personales de la Fiscalía General de la Nación, que se formula a través del presente acto administrativo, se rige por las siguientes definiciones, sin perjuicio de las establecidas en las leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y de las elaboradas por la Corte Constitucional, entre otras, en las sentencias C-748 de 2011 y SU-458 de 2012.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular de los datos personales a la Fiscalía General de la Nación para realizar tratamiento de la información.

2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

4. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar su discriminación, entre ellos, los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

5. Datos de procesos de apoyo a la gestión y estratégicos: Son los datos dentro de los procesos estratégicos (planeación estratégica, comunicación y relacionamiento institucional), y apoyo a la gestión (gestión de talento humano, gestión TIC, gestión documental, gestión de bienes, gestión jurídica, gestión financiera, gestión contractual), así como aquellos de procesos de seguimiento, control y mejora (mejora continua y auditoría).

6. Datos misionales: Son datos personales contenidos en los sistemas de información misionales de la Fiscalía General de la Nación (gestión de denuncias y análisis de información, investigación y judicialización, protección y asistencia, criminalística, justicia transicional y extinción del derecho del dominio).

7. Documento en construcción: Se trata de aquella información preliminar y no definitiva, propia del proceso deliberatorio de las dependencias de la Fiscalía General de la Nación, los cuales no serán públicos de conformidad con lo previsto en el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014.

8. Información: Se refiere al conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que la Fiscalía General de la Nación genere, obtenga, adquiera, transforme o controle.

9. Información pública: Es toda información que la Fiscalía General de la Nación genere, obtenga, adquiera o controle, y no sea categorizada como clasificada o reservada.

10. Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de la Fiscalía General de la Nación, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica.

11. Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de la Fiscalía General de la Nación, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por prescripción legal y con cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.

12. Publicar o divulgar: Significa poner la información a disposición del público, en una forma de acceso general (incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión).

13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

14. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

15. Anonimización: Consiste en la supresión de los datos sensibles o reservados en documentos de carácter público, a fin de proteger los derechos del titular del dato.

16. Cuaderno anexo reservado: Legajo que compone un expediente, en el cual se incorporan las piezas documentales que contienen información reservada, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011.

17. Acta de reserva: Documento en el cual se hace constar el compromiso de guardar la reserva de la información que tenga este carácter por parte del servidor público de la fiscalía, a la cual tenga acceso en razón, con ocasión o como consecuencia de la función o el cargo.

18. Hoja de vida funcionarios: Documento técnico en el cual se registran los datos personales, institucionales, profesionales y administrativos de los servidores de la Fiscalía General de la Nación y el cual deberá contener, entre otros documentos, el acta de reserva y el cuaderno anexo reservado, cuando así se requiera por la naturaleza de la información.

19. Reserva legal del proceso: La que por mandato de la ley tiene dicha condición, de acuerdo con cada régimen procesal penal o disciplinario.

20. Documento reservado: Documento que contiene información reservada por expreso mandato constitucional o legal.

ART. 4º—Principios. La Fiscalía General de la Nación aplicará, entre otros, los siguientes principios que orientarán el proceso de recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, en desarrollo de la política institucional que se formula en esta resolución.

1. Principio de libertad: La Fiscalía General de la Nación solo registrará, sujetará a tratamiento y divulgará datos personales cuando se cuente con la autorización del titular, o en los casos permitidos por la ley o autorización judicial dentro de las labores de investigación penal, que releve su consentimiento.

2. Principio de necesidad: Solamente se sujetarán a tratamiento los datos necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Fiscalía General de la Nación y del Fiscal General de la Nación, establecidas en los artículos 250 y 251 de la Constitución Política, en el Código de Procedimiento Penal —L. 600/2000 o L. 906/2004— y en el Decreto-Ley 16 de 2014, modificado por el Decreto-Ley 898 de 2017.

3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de la Fiscalía General de la Nación debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

4. Principio de integridad: No se realizará en la Fiscalía General de la Nación tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, por expresa prohibición legal.

5. Principio de finalidad: La Fiscalía General de la Nación sujetará a tratamiento los datos personales en su poder, únicamente para el cumplimiento de las funciones de la entidad. En caso de tratarse de datos de procesos de apoyo a la gestión y estratégicos, estos solamente pueden ser tratados para la finalidad autorizada por el titular.

6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de la información a cargo de la Fiscalía General de la Nación, estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Su difusión se realizará dentro del marco de sus competencias y en atención a la protección de la intimidad, hábeas data y demás derechos fundamentales.

ART. 5º—Tratamiento y finalidades. La Fiscalía General de la Nación almacena, procesa, usa y transmite o transfiere, según corresponda, datos personales para el cumplimiento de sus competencias constitucionales y legales, con sujeción a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, a las normas que regulan el proceso penal y, en general, a la protección de los derechos fundamentales.

En ese sentido, realizará el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades:

1. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de carácter administrativo de la Fiscalía General de la Nación, con la finalidad de vincular personal, desarrollar procesos de contratación, adquisición de bienes u otros procesos de apoyo a la gestión y/o estratégicos.

2. Registrar la información de datos personales en las bases de datos (misionales y administrativas) de la Fiscalía General de la Nación, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como de seguimiento al cumplimiento de planes y metas institucionales.

3. Adelantar las investigaciones penales o disciplinarias por hechos que lleguen a conocimiento de la Fiscalía General de la Nación por denuncia, petición especial, querella, queja, entre otros medios, bajo el estricto cumplimiento de las normas procesales de las Leyes 600 de 2000, 734 de 2002, 906 de 2004 y 975 de 2005 y demás disposiciones que las modifiquen o reglamenten.

4. Enviar la información a entidades gubernamentales, judiciales o internacionales por solicitud expresa de las mismas, y bajo los principios de colaboración armónica, circulación restringida y necesidad.

ART. 6º—Derechos del titular. El titular de los datos que almacena, procesa, usa y transmite o transfiere la Fiscalía General de la Nación para el cumplimiento de sus competencias constitucionales y legales, tiene los siguientes derechos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante la Fiscalía General de la Nación, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, conforme a las normas procesales aplicables.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Fiscalía General de la Nación para el tratamiento de sus datos. Se exceptúa este requisito cuando la información del titular ha sido requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

3. Ser informado por la Fiscalía General de la Nación, previa solicitud del titular del dato, respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales, salvo los casos en los que opere la reserva de la información. Cuando los datos hayan sido tratados en el desarrollo de una investigación solo se aplicarán las reglas procesales pertinentes.

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato por parte de la Fiscalía General de la Nación, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y que no se encuentren sujetos a reserva de acuerdo con las normas vigentes.

6. Que sus datos personales sensibles o reservados sean anonimizados en documentos de carácter público, a fin de proteger sus derechos fundamentales.

7. En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, en los términos de lo establecido en los artículos 7º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y 12 del Decreto 1377 de 2013.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

ART. 7º—Responsables. Cada dependencia, en el ámbito de sus competencias, será responsable de garantizar los derechos del titular de los datos que consten en las bases de datos a las que tiene acceso por razón de sus funciones, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste a cada servidor de la entidad, en los términos de lo establecido en el artículo décimo del presente acto administrativo.

PAR. 1º—Si la información se encuentra en el contexto de un proceso penal, el fiscal del caso, el asistente de fiscal y la policía judicial, según se trate, deberán garantizar los derechos del titular de los datos, con estricta sujeción a lo dispuesto en las normas que reglamentan el procedimiento penal.

PAR. 2º—Si la información se encuentra en el contexto de un proceso disciplinario, los servidores de la dirección de control disciplinario de la entidad deberán garantizar los derechos del titular de los datos, con estricta sujeción a lo dispuesto en las normas que reglamentan ese tipo de procesos.

PAR. 3º—La dirección de control interno hará seguimiento y control a la debida aplicación de la política de protección de datos personales establecida en esta resolución.

PAR. 4º—La implementación de esta política de protección de datos personales, se desarrollará en el marco de la arquitectura institucional de la entidad.

CAPÍTULO II

Procedimiento para la atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

ART. 8º—Procedimiento. Además de lo establecido en la Resolución 30 del 21 de septiembre de 2017, por medio de la cual se modifica el procedimiento para la recepción, tratamiento y seguimiento a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), el procedimiento para la atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales se regirá por las siguientes reglas.

1. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos sobre el tratamiento de datos personales en el marco de la función misional de investigación y judicialización. Las solicitudes de los titulares de datos personales que versen sobre el tratamiento de los mismos en desarrollo de la función misional de investigación y judicialización podrán formularse en los puntos de atención al ciudadano de la dirección de atención al usuario, intervención temprana y asignaciones.

2. Medios habilitados para la presentación de otras peticiones, consultas, quejas y reclamos sobre el tratamiento de datos personales. Las peticiones sobre datos personales que no tengan que ver con la función misional de investigación y judicialización, podrán realizarse por conducto de los siguientes canales de atención dispuestos por la Fiscalía General de la Nación:

2.1. Personalmente: En las ventanillas únicas de correspondencia, en los buzones o en la oficina de servicio al ciudadano, OSAC, en las direcciones nacionales y direcciones seccionales, en las cuales se haya implementado.

2.2. Vía telefónica: A través del centro de contacto habilitado en los siguientes números: (i) la línea fija 5702000 (opción 7) en la ciudad de Bogotá, (ii) la línea fija 122 a nivel nacional y (iii) la línea gratuita: 01 8000919748 a nivel nacional. Por este medio los titulares de datos personales recibirán orientación para formular sus peticiones, quejas y reclamos.

2.3. Correo físico o postal: En la dirección destinada para el recibo de la solicitud en cada dependencia de la entidad.

2.4. Correo electrónico institucional: pqrs@fiscalia.gov.co, destinado exclusivamente para el recibo de las PQRS. A través de este canal le permitirá al usuario registrar su PQRS en el formulario virtual dispuesto para tal fin.

2.5. Formulario virtual de PQRS: Para el caso de los servidores de la entidad será el publicado en Fiscalnet en la siguiente ruta: SUSI/PQRS, y para la ciudadanía en general en la página web de la entidad/servicio al ciudadano/buzón PQRS.

3. Atención y respuesta a peticiones y consultas. Los titulares de los datos personales, sus causahabientes, terceros autorizados o apoderados podrán formular, a través de los medios habilitados por la entidad, las solicitudes de información sobre el tratamiento de sus datos a la Fiscalía General de la Nación. Si se trata de una solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales en el marco de la función misional de investigación y judicialización, la misma deberá formularse por el medio establecido en el numeral 1º del presente artículo. En los demás casos, la solicitud podrá interponerse a través de los mecanismos señalados en el numeral 2º de esta disposición.

La solicitud deberá contener como mínimo la fotocopia del documento de identidad, la dirección de contacto y notificaciones, el teléfono, en caso de obrar mediante poder, la autorización, o si ostenta la calidad de causahabiente, el documento que acredite la condición con que actúa.

4. Atención y respuesta a quejas y reclamos. En caso de que el titular considere que se ha dado un uso inapropiado a sus datos personales, que se han incumplido las finalidades antes descritas o que se han desconocido los mandatos legales o sus derechos fundamentales, el procedimiento que debe seguir es el siguiente:

a) El titular del dato o su representante deberá presentar comunicación escrita en la que conste su calidad, informe su interés y exprese de manera clara los fundamentos de su solicitud;

b) En todo el procedimiento se aplicarán las normas relativas al debido proceso administrativo y, particularmente, al derecho de petición, contenidas en el título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (L. 1437/2011), sustituido por la Ley 1755 de 2015;

c) La dependencia de la entidad que en marco de sus competencias tenga acceso a los datos personales objeto de la reclamación, dará respuesta a la inconformidad dentro del término máximo de quince (15) días hábiles, conforme a lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 —sustituido por el art. 1º de la L. 1755/2015—, en concordancia con lo previsto en el numeral 3 del artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012;

d) Una vez agotados los términos señalados en el literal anterior, el titular de la información al cual se le haya negado total o parcialmente el ejercicio de su derecho de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación por parte de la Fiscalía General de la Nación, podrá poner en conocimiento de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales esto es la delegatura para la protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, su inconformidad frente a la respuesta dada por la entidad.

ART. 9º—En materia del procedimiento establecido en el presente capítulo se aplicarán, en los aspectos no regulados, las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en especial los artículos 13 y siguientes de esa normativa, en los términos sustituidos por la Ley 1755 de 2015.

ART. 10.—Debida utilización. Los funcionarios de la Fiscalía General de la Nación que tengan acceso a información que contenga datos personales de los funcionarios o de los ciudadanos en general, son responsables de otorgarles a los mismos la debida utilización, sin perjuicio de la responsabilidad penal y/o disciplinaria que se derive del incumplimiento de este deber.

CAPÍTULO III

Disposiciones finales

ART. 11.—Publicar la presente resolución en la página web de la Fiscalía General de la Nación.

ART. 12.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de febrero de 2018.