Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 15240 DE 2014 

(Octubre 31)

“Por la cual se adopta el Manual de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico”.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 1 del artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, determina que es función del Registrador Nacional del Estado Civil, dirigir el funcionamiento de todas las dependencias de la Entidad;

Que le corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil dirigir las labores administrativas y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil de conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Decreto-Ley 1010 de 2000;

Que mediante Circular Externa 3 del 20 de junio de 2014, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, indica, entre otros, que todas las entidades públicas del orden nacional deberán estructurar las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico;

Que las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico constituyen un objetivo estratégico, para el cumplimiento de la función pública asignada a la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio, en aras de la protección del erario, los principios fundantes de nuestro Estado social de derecho, los derechos, libertades y obligaciones del conglomerado y, la actividad litigiosa;

Que el comité de conciliación y defensa judicial de la Registraduría Nacional del Estado Civil aprobó en sesión del 30 de octubre de 2014, el Manual de Prevención de Políticas del Daño Antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el Manual de Prevención de Políticas del Daño Antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio, aprobado por los integrantes del comité de conciliación y defensa judicial en sesión del 30 de octubre 2014.

ART. 2º—De la implementación. El comité de conciliación y defensa judicial, como instancia encargada de la formulación de las políticas de prevención del daño antijurídico, le compete promover el cumplimiento de las políticas que se adoptan y los pasos necesarios para llevarlas a cabo.

PAR.—La designación de los responsables de cada política, financiación, fijación de metas, monitoreo y reglamentación de la gradualidad de su implementación, le atañe al comité de conciliación y defensa judicial.

ART. 3º—De la vigencia. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de octubre de 2014.

 

registraduria
 

 

Manual de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y El Fondo Rotatorio

Registraduría Nacional del Estado Civil

2014

I. Introducción

Las políticas de prevención del Daño Antijurídico de que trata el presente documento, se elaboraron en primer término dentro de la concepción de Función Pública, entendida en sentido amplio como el conjunto de funciones que realiza el Estado, por conducto de las Ramas del Poder Público, los órganos autónomos e independientes y las demás entidades en orden de la realización de sus fines(1), y en su sentido restringido por el recurso humano vinculado. En otras palabras, la función pública comprende todas las funciones del Estado que les corresponde cumplir tanto al poder ejecutivo, legislativo, judicial y demás organismos que lo integran por conducto de los servidores públicos vinculados a él(2).

En segundo término, dentro de la concepción del artículo 95 Superior, toda vez que el ejercicio de los derechos y libertades implica responsabilidades para los administrados y, por tanto, el documento constituye un instrumento de doble vía, para los cometidos de nuestro Estado social de derecho.

En tercer término, conforme lo señala la Dirección de Políticas y Estrategias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, no es conveniente un control centralizado de la actividad pública en materia de generación de políticas(3). Por el contrario corresponde a cada entidad, utilizando su conocimiento, contexto y restricciones que enmarcan su respectiva actividad, diseñar su propia política de prevención(4).

En cuarto término, las políticas de prevención del daño antijurídico constituyen un objetivo estratégico, para el cumplimiento de la función pública asignada a la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio, en aras de la protección del erario, los principios fundantes de nuestro Estado social de derecho y la actividad litigiosa. Así, la prevención conforme a la definición de la Real Academia de la Lengua en su segunda acepción es la preparación y disposición que se hace anticipadamente para evitar un riesgo o ejecutar algo, implica pues previa evaluación de las peticiones, acciones constitucionales y contenciosas y, patrones de las mismas, establecer parámetros que aminoren la litigiosidad e impacten el correcto funcionamiento de la administración y sus recursos, en pro del bienestar general, bajo la egida los principios de la función administrativa establecidos en los artículos 209 Superior y 3º de la Ley 1437 de 2011.

II. Presentación

El manual se elaboró de conformidad con los mandatos constitucionales, legales y los lineamientos esgrimidos por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, previstos en el Manual para la Elaboración de Políticas de Prevención de Daño Antijurídico(5), la Guía para la generación de Política de Prevención del Daño Antijurídico(6) y Circular Externa 3 de 2014(7).

El fundamento jurídico constitucional que contiene la cláusula general de responsabilidad (art. 90), establece que: “El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas.

En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquel deberá repetir contra este”.

A su turno, el artículo 16 del Decreto 1716 de 2009 establece que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad (...). En tal sentido, su artículo 19 numeral 1 establece que es competencia de los comités de conciliación y defensa judicial, formular y ejecutar las políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de la entidad. En igual sentido lo establece el artículo 5º numeral 1, del Reglamento Interno del comité de conciliación y defensa judicial de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

III. Daño antijurídico

Para la formulación de las políticas de prevención del daño antijurídico, se considera el conocimiento de la noción del daño, para su comprensión, sin el ánimo de constituirse en un tratado, sino un criterio orientador. El asunto bajo examen ha sido objeto de estudio por parte de la doctrina nacional y extranjera y la jurisprudencia de los máximos órganos de cierre.

De Cupis, Adriano: “(...) Aminoración o alteración de una situación favorable”(8).

García De Enterría, Eduardo: “Perjuicio provocado a una persona que no tiene el deber jurídico de soportarlo”(9).

Hinestrosa, Fernando: “Daño es lesión del derecho ajeno consistente en el quebranto económico recibido, en la merma patrimonial sufrida por la víctima, a la vez que el padecimiento moral que la acongoja”(10).

Henao Pérez, Juan Carlos extracta elementos comunes para concluir: “Daño es la aminoración patrimonial sufrida por la víctima”(11).

Al respecto, el máximo órgano de cierre de la jurisdicción ordinaria(12), señaló: “...el daño considerado en sí mismo, es la lesión, la herida, la enfermedad, el dolor, la molestia, el detrimento ocasionado a una persona en su cuerpo, en su espíritu o en su patrimonio” mientras que “el perjuicio” es el menoscabo patrimonial que resulta como consecuencia del daño; y la indemnización es el resarcimiento, la reparación, la satisfacción o pago del perjuicio que el daño ocasionó”.

La comprensión de la noción del daño y sus implicaciones, constituye una política general de prevención del daño antijurídico, aunado a la valoración de las alertas tempranas, como lo son las quejas, reclamos, peticiones, acciones de tutela, peticiones de conciliación, que pueden evidenciar aquellos temas en que la entidad debe fortalecerse, para minimizar ostensiblemente el daño antijurídico.

IV. Identificación del daño y/o problema a resolver

En este punto se ha tenido en cuenta toda la recopilación de las peticiones enviadas a la entidad(13), acciones de tutela incoadas en contra de la entidad(14), la información litigiosa(15), la estructuración del árbol de clasificación de demandas y patrones encontrados en los hechos de las reclamaciones, solicitudes de conciliación, demandas impetradas, las decisiones del comité de conciliación, los informes de gestión del comité y las solicitudes de conciliación; información recopilada y clasificada por parte de la secretaría técnica del comité de conciliación y defensa judicial. El comité con la información decantada (documentos técnicos) pasa a priorizar los asuntos susceptibles de generación de política pública en materia de prevención del daño antijurídico.

V. Políticas de prevención del daño antijurídico.

1. Organización.

La Registraduría Nacional del Estado Civil, en virtud del Decreto-Ley 1010 de 2000, cuenta con dos niveles de organización de la administración, para el cumplimiento de su misión institucional, el nivel central y el nivel desconcentrado.

El nivel central está conformado por las dependencias cuyo ámbito de competencias es nacional. El nivel desconcentrado está constituido por las dependencias de la Registraduría Nacional cuyo nivel de competencias está circunscrito a una circunscripción electoral específica o dentro de los términos territoriales que comprendan el ejercicio de funciones inherentes a la Registraduría Nacional y se configura con observancia de los principios de la función administrativa.

2. Misión.

Es misión de la Registraduría Nacional del Estado Civil, garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y objetividad, promover la participación social en la cual se requiera la expresión de la voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en cualquiera de sus modalidades, así como promover y garantizar en cada evento legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que se registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por las disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas(16).

3. Visión.

La Registraduría Nacional del Estado Civil será una institución reconocida por la ciudadanía colombiana, por su excelencia en la prestación de los servicios a su cargo, garantizando la facilidad de acceso a toda la población, mediante la utilización de tecnologías modernas y el compromiso de sus funcionarios en la consolidación de un sistema de registro civil e identificación ágil, confiable y transparente, en la expedición de los documentos de identidad y la oportunidad, transparencia y eficiencia en la realización de los procesos electorales(17).

4. Generalidad.

Las políticas de prevención del daño antijurídico, existen siempre y cuando las instituciones estatales asuman total o parcialmente la tarea de alcanzar objetivos estimados como deseables o necesarios, por medio de un proceso destinado a cambiar un estado de cosas percibido como problemático”. “El análisis de las políticas públicas consiste en examinar una serie de objetivos, de medios y de acciones definidos por el Estado para transformar total o parcialmente la sociedad...(18)”. En tal sentido, y conforme a la información procesada por la secretaría técnica, los integrantes del comité de conciliación y defensa judicial una vez evaluada la información relativa a las peticiones, acciones de tutela, informes de gestión y la litigiosidad, priorizan las áreas y temas que generan daño antijurídico y, por ende, la afectación de las finanzas públicas. En este tópico, es importante traer a colación que del análisis efectuado existe un gran número de solicitudes administrativas e incluso judiciales, por desconocimiento de los procedimientos y/o abusando del derecho, asuntos que desbordan, entre otros, el contenido del artículo 95 Superior. Por ello el presente, constituye un instrumento de doble vía para la administración y administrados para el cumplimiento de los fines del Estado.

Política para la administración de personal (terminación de la relación laboral de índole legal y reglamentaria – Revocatoria de nombramiento – Reconocimiento y pago de prestaciones sociales)

La función pública entendida como el conjunto de tareas y de actividades que deben cumplir los diferentes órganos de Estado, con la finalidad de desarrollar sus cometidos, requiere un recurso humano que ingresa de manera general por concurso de méritos, exceptuándose los empleos de elección popular, los de libre nombramiento y remoción y los demás que determine la ley(19), sin distinguir su forma de vinculación. En desarrollo de la relación laboral de índole legal y reglamentaria, se han venido presentando reclamaciones recurrentes relacionadas con su terminación, revocatoria y pago de acreencias laborales que han impactado los recursos de la administración y el propio bienestar de los servidores y ex servidores.

Objetivo general

Establecer y consolidar procesos y procedimientos para la administración de personal, para aminorar o eliminar las reclamaciones, en prevención del daño antijurídico.

Objetivos específicos

• Actualizar los procesos y procedimientos de la gerencia de talento humano (ingreso, permanencia y retiro).

• Implementación de la carrera administrativa.

• Mejoramiento tecnológico.

• Fortalecer la utilización de las bases de datos, para la Administración de Personal.

• Ofrecer capacitación.

Política de innovación y mejoramiento de los procesos y los procedimientos en lo concerniente al registro civil y la identificación de los administrados

Con esta política de prevención se pretende fortalecer los procesos y procedimientos y, propender por su mejoramiento y la prestación de los servicios.

Objetivo general

Optimizar los procesos y procedimientos, afianzar el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas, mejoramiento de los servicios a cargo, en lo atinente a las novedades que afectan los estados civiles de los ciudadanos y el ejercicio de sus derechos, libertades y obligaciones. En aras de propender por el eficaz y eficiente actuar de la administración, en el recibo y procesamiento de la información y de la prestación de los servicios a la comunidad en general y a las entidades que lo requieran.

Objetivos específicos

• Actualización de los procesos y procedimientos.

• Consolidación de trámites y procedimientos.

• Mejoramiento y uso de los recursos tecnológicos.

• Establecer mecanismos de colaboración armónica, entre los diferentes entes que conforman el Estado.

• Capacitación a los funcionarios y entidades.

• Fortalecimiento y coordinación de las instancias responsables de gestionar estos procesos.

Política de defensa jurídica de la Registraduría Nacional del Estado Civil

El área de defensa judicial representa jurídicamente a la Registraduría Nacional del Estado Civil y al Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil ante las autoridades competentes, ante la administración de justicia y en todos los asuntos jurídicos que le corresponda resolver, a nivel nacional.

Objetivo general

Eficaz y oportuna defensa técnica de la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Fondo Rotatorio, bajo la egida de los principios de la función administrativa y, los deberes y obligaciones que regulan el ejercicio de la abogacía.

Objetivos específicos

• Capacitar a los apoderados judiciales que representan la Registraduría Nacional del Estado Civil.

• Fortalecer el seguimiento interno y control de la información de los procesos judiciales, en el nivel central y desconcentrado.

• Mejoramiento tecnológico para facilitar el actuar de los apoderados judiciales.

• Actualización de los procesos y procedimientos.

• Actualizar permanentemente la relatoría de la oficina jurídica en la intranet, (jurisprudencia-conceptos), para que puedan ser utilizados como precedentes en casos similares, o estudiados por los diferentes apoderados judiciales de los procesos a nivel nacional, para ejercer la defensa técnica de la entidad.

Política de prevención del daño antijurídico en materia electoral

Con esta política de prevención se pretende el fortalecimiento de los procesos eleccionarios y, los derechos de los ciudadanos a elegir y ser elegidos.

Objetivo general

Garantizar la organización y transparencia de los procesos electorales, la oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, que contribuyan a la vigorización del sistema democrático.

Objetivos específicos

• Mejoramiento en el diseño de las tarjetas electorales.

• Elaboración de instructivos y listas de chequeo para inscripción de candidatos.

• Capacitar a los funcionarios y candidatos para la inscripción de los grupos significativos de ciudadanos.

• Capacitar jurados de votación.

• Capacitar a los funcionarios y entidades, en el área misional.

• Mejoramiento y uso de los recursos tecnológicos.

• Depurar del censo electoral.

• Fortalecimiento y coordinación de las instancias responsables de gestionar estos procesos.

VI. Implementación

En lo concerniente a la designación del área y funcionarios responsables, reglamentación de la gradualidad de la implementación que incluirá: metas, monitoreo, plan de ejecución y financiación, los funcionarios que sean designados en sesión de comité de conciliación y defensa judicial, elaborarán y presentarán los aspectos mencionados para su aprobación.

VII. Bibliografía

ANDJE. (Junio de 2014) Manual para la elaboración de las políticas de prevención del daño antijurídico, Documentos especializados de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ANDJE. (Marzo de 2013) Guía para la generación de política de prevención del daño antijurídico. (J. C. Garay, Ed.) Documentos especializados de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (1), 7-22. Obtenido de http://www.defensajuridica.gov.co/ estrategias/parametros_prevencion_del_dañov7.pdf

Coase, R. H. 1937 “The Nature of the Firm” Económica (News Series) 4 (16): 386-405.

De Cupis, Adriano. El daño. Teoría general de la responsabilidad civil, pág. 81.

García De Enterría, Eduardo. Los principios de la nueva ley de expropiación forzosa. Madrid: Editorial Civitas S.A. Reedición, 1984, pág. 176.

Hayek, Friedrich August von 1945. “The Use of Knowledge in Society”. The American Economic Review 35 (4): 519-30.

Henao Pérez, Juan Carlos, El Daño, Bogotá.

Hinestrosa, Fernando. Derecho de las obligaciones, Bogotá, Universidad Externado de Colombia, 1967, pág. 529.

Hopper, K., & Michael, J. (1994). Sciense, Specific Knowledge, and Total.

Quality Management. Journal of Accounting and Economis (18), 247-287.

Mizuno, S. (1988). Company-wide. Total Quality Control. Tokio: Asian Productivity Organization.

Meny & Thoenig (1992).

Meny Ives, Thoening Jean-Claude. Las políticas públicas. Ariel Ciencia Política. España, 1992.

Muller Pierre. Las políticas públicas, Universidad Externado de Colombia, Bogotá. 2002.

Plan estratégico “La democracia es nuestra huella 2012-2015”.

Roth, Deubel André Noel. Políticas públicas: Formulación, implementación y evaluación. Bogotá. Ed. Aurora, 2002.

Solano Sierra Jairo Enrique, Nuevo régimen de carrera administrativa, 1ª edición, Ediciones doctrina y ley Ltda. Bogotá, D.C. 2005.

Vargas Velásquez, Alejo. Notas sobre el Estado y las políticas públicas. Bogotá. Almudena Editores. 1999.

Ordenamiento jurídico

Constitución Política de Colombia 

Código Civil

Ley 23 de 1991 

Ley 270 de 1996 

Ley 446 de 1998 

Ley 678 de 2001 

Ley 640 de 2001 

Ley 734 de 2002 

Ley 1285 de 2009 

Ley 1350 de 2009 

Ley 1395 de 2010 

Ley 1474 de 2011 

Ley 1437 de 2011 

Ley 1564 de 2012 

Decreto-Ley 1010 de 2000 

Decreto 1818 de 2009 

Decreto 1716 de 2009 

Circular 3 de 2014 

Reglamento Interno del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.

Corte Constitucional, sentencias citadas.

Corte Suprema de Justicia, sentencias citadas.

Consejo de Estado, sentencias citadas.

En constancia de lo anterior y aprobación, se suscribe el presente documento a los treinta (30) días del mes de octubre de dos mil catorce (2014).

(ORIGINAL FIRMADO)

El Presidente del comité,

Carlos Alberto Arias Moncaleano. 

El Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación,

Fridole Ballén Duque. 

El Registrador Delegado en lo Electoral,

Alfonso Portela Herrán. 

El Gerente Administrativo y Financiero,

Ricardo Iván Díaz Cely.

El Gerente de Talento Humano,

Altus Alejandro Baquero Rueda. 

La Directora Administrativa (E),

Sonia Fajardo Medina. 

La Jefe Oficina Jurídica,

María Cecilia del Río Baena. 

El Jefe Control Interno,

Martha Renee Márquez Figueroa. 

El Secretario Técnico del Comité,

Fernando Andrés García Martínez. 

El Manual de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, se adopta por Resolución 15240 del 31 de octubre 2014.

(1) El constituyente en 1991, estableció como fines o finalidades del Estado, entre otros: servir a la comunidad, promover la prosperidad general, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación.

(2) Solano Sierra, Jairo Enrique, Nuevo Régimen de Carrera Administrativa, 1ª edición, Ediciones Doctrina y Ley Ltda. Bogotá, D. C., 2005 pág. 2.

(3) Hayek, Friedrich August Von. 1945 “The Use of Knowledge in Society”. The American Economic Review 35 (4):519-30.

(4) Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, Documentos Especializados-Guía para la Generación de Política de Prevención del Daño Antijurídico, 2013, pág. 8.

(5) Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, Documentos Especializados-Manual para la Elaboración de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, 2014.

(6) Ibídem, Documentos Especializados-Guía para la Generación de Política de Prevención del Daño Antijurídico, 2013.

(7) Dirección General de Defensa Jurídica del Estado “Metodología para la formulación de políticas de prevención”.

(8) De Cupis, Adriano. El Daño. Teoría general de la responsabilidad civil, pág. 81.

(9) García De Enterría, Eduardo. Los principios de la nueva ley de expropiación forzosa. Madrid: Editorial Civitas S. A. Reedición, 1984, pág. 176.

(10) Hinestrosa, Fernando. Derecho de las obligaciones, Bogotá, Universidad Externado de Colombia, 1967, pág. 529.

(11) “El Daño” pág. 84.

(12) C.S.J. sentencia diciembre 13 de 1943, M.P. Cardozo Gaitán, cit. por Juan Carlos Henao Pérez “El daño” pág. 77. Ver entre otras, Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección C, C.P. Olga Mélida Valle de la Hoz, mayo 9 de 2012.

(13) Vía Web (16.371).

(14) En el año 2013 (3.228).

(15) Oficina Jurídica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, Área de Defensa Judicial-Consolidado procesos activos por delegaciones departamentales y oficinas centrales (386 procesos en curso en el año 2013).

(16) Artículo 4º del Decreto-Ley 1010 de 2000.

(17) Plan Estratégico “La democracia es nuestra huella 2012-2015”.

(18) Roth, Deubel André Noel. Políticas públicas: Formulación, implementación y evaluación. Bogotá. Ed. Aurora, 2002.

(19) Artículo 125 de la Constitución Política.