Contaduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 154 DE 2014 

(Abril 30)

“Por la cual se prorroga el plazo para el reporte de la información financiera, económica, social y ambiental a través del sistema consolidador de hacienda de información pública, CHIP, para el corte enero-marzo de 2014, para las entidades contables públicas, ECP, que hacen parte del ámbito SIIF Nación”.

El Contador General de la Nación,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las que le confiere el literal c) y g) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996 y el numeral 3º y 8º del artículo 4º del Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Resolución 248 del 6 de julio de 2007, modificada por la Resolución 375 del 17 de septiembre de 2007, establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación, por parte de las entidades sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública;

Que es obligación constitucional y legal de la Contaduría General de la Nación incorporar la información financiera, económica, social y ambiental del trimestre enero-marzo de 2014 para efectos de elaborar y proveer información a los usuarios estratégicos y a la ciudadanía en general;

Que el Régimen de Contabilidad Pública en el capítulo II señala el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, indicando en el numeral 7º que: “El representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables básicos certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de las respectivas entidades, en un lugar visible y público. Cuando sean dictaminados, deben ir acompañados del respectivo dictamen del revisor fiscal. Lo anterior, sin perjuicio de que las entidades contables públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deban publicar mensualmente estados contables intermedios, que para este efecto se trata del balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental”.

Que el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012, establece en su artículo 5º, “Obligatoriedad de utilización del sistema. Las entidades y órganos ejecutores del presupuesto general de la nación, las direcciones generales del presupuesto público nacional y de crédito público y tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Contaduría General de la Nación, o quienes hagan sus veces, deberán efectuar y registrar en el SIIF Nación las operaciones y la información asociada con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el administrador del sistema.”

Igualmente este Decreto determina en el artículo 6º. “Alcance de la información registrada en el SIIF Nación. Numeral 7º. La información registrada en el sistema es fuente válida para: a) El desarrollo de los procesos operativos relacionados con: 7. La gestión contable, y c) La generación de información contable básica y la obtención de consultas, reportes e informes contables requeridos por la Contaduría General de la Nación”;

En comunicación del 24 de abril del corriente, radicado en la CGN con número 20145500013872 del 28/04/2014 el administrador del sistema SIIF Nación expresa que: “De manera atenta le informo que en efecto el 6 de abril del presente año, atendiendo las solicitudes de las entidades usuarias del SIIF Nación y de la Contraloría General de la República, la administración del SIIF Nación puso en producción una mejora a la transacción “Crear comprobante contable manual”, la cual facilita sustancialmente la digitación de los comprobantes manuales al ser muy amigable con respecto a la que anteriormente existía. Desde su implementación, hemos recibido un concepto favorable de la gran mayoría de contadores.

Igualmente realizamos modificaciones a la “carga comprobante contable manual asiento”, con el propósito de que pudieran cargar más de uno, la cual ha presentado dificultades, lo que nos ha impedido que se active en producción. No obstante lo anterior, la falta de esta funcionalidad no debe afectar el registro de dichos comprobantes, por cuanto que los pueden realizar con la transacción que se encuentra habilitada. Así las cosas, no existe excusa para que las entidades no registren manualmente los hechos económicos de los negocios no contemplados en el SIIF Nación, especialmente si estos se refieren a operaciones realizadas en el último mes del trimestre, ya que es de suponer que los meses de enero y febrero ya debieran estar analizados. (Resaltado fuera de texto)”.

Que a pesar de la respuesta dada por el administrador del SIIF, se han recibido solicitudes de prórroga para el envío de la información del corte enero-marzo de 2014, por parte de las entidades que hacen parte del ámbito SIIF Nación, donde han manifestado dificultades operativas y técnicas que les impide culminar el proceso de cierre contable de dicho período, como por ejemplo:

Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Desde el pasado día 4 de abril de 2014, no se han podido subir archivos planos por el módulo contable en el aplicativo SIIF, ya que por el volumen de la información no es posible hacerlo por la opción de asiento manual, esto indica que son un poco más de dos semanas las que llevamos sin incluir información. Los movimientos por incluir del mes de marzo de 2014 son:

Para la unidad contable de deuda pública: causación de los intereses, amortización de primas y descuentos, actualización de los saldos en moneda diferente al peso, operaciones de manejo de deuda, coberturas y todos aquellos que se originan en el análisis de las cuentas contables, este movimiento representa el 80% de la información que se incluye en el SIIF.

Para el tesoro nacional. Los asientos bancarios de las cuenta de operaciones financieras y los movimientos de respaldo de la cuenta cajero para estos mismos movimientos, las operaciones diarias realizadas por la administración de los recursos tanto propios como de los portafolios administrados, que son registrados en el aplicativo Porfin y los ajustes originados en el análisis de las cuentas una vez se aprueban los ajustes, por lo tanto solicito a usted autorizar la prórroga para la inclusión de ajustes en el SIIF hasta el día 12 de mayo, siempre y cuando se resuelva el inconveniente de la carga de los comprobantes manuales, y que además se apruebe que la información a ser reportada por el Sistema CHIP, también se modifique la fecha límite. Vale la pena indicar que se ha complicado la generación de los informes para el análisis de las cuentas, a través de los reportes que se deben generar por el aplicativo, desde la misma fecha.

Agencia logística de las Fuerzas Militares - sede principal. Como es bien sabido por ustedes, el Ministerio de Hacienda realizó una actualización a los comprobantes manuales en SIIF Nación suspendiendo temporalmente la utilización de los mismos en lo que respecta a la carga masiva y el comprobante transaccional actualmente no recibe centavos. Para la agencia logística estos comprobantes son de vital importancia, debido a que nuestra contabilidad debe ser digitada en SIIF Nación ya que el sistema no contempla módulo de inventarios para la venta, nómina, facturación, manejo contable del IVA, y costos. Como usted puede observar aunque el software interno nuestro es el auxiliar de SIIF Nación debemos registrar todas las operaciones mencionadas anteriormente para obtener el diligenciamiento del CHIP. Es por esta razón que solicitamos su valiosa colaboración en el sentido de estudiar la posibilidad de prorrogar la fecha de presentación del CHIP y el cierre de SIIF nación.

Procuraduría General de la Nación. Solicitud de prórroga para el envío CHIP del primer trimestre de 2014 por cuanto el SIIF está presentando fallas persistentes, desde el 3 de abril de 2014 está deshabilitado el cargue masivo de comprobantes contables manuales (para subir con archivos planos), el registro de cargues manuales fue habilitado el día 22 de abril. Por estos motivos, en este momento la contabilidad de la entidad no está con la totalidad de registros ni la presentación correspondiente, lo cual puede generar problemas para cargar la información en el CHIP.

Fondo de adaptación. De la manera más atenta me permito solicitar la ampliación de la fecha de registros y trasmisión a la Contaduría del reporte correspondiente al primer trimestre de 2014 debido a que fue inhabilitado en el SIIF comprobante de cargue de ajustes contables manuales y en su remplazo fue habilitado el comprobante manual en el cual se debe registrar uno a uno cada operación realizada y dicho comprobante está habilitado para veinte registros solamente y no acepta decimales, lo que conlleva a tener que digitar en un Excel y pegar dicha información haciendo el trabajo de registro más dispendioso, es de resaltar que los movimientos más representativos del fondo adaptación lo constituyen los patrimonios autónomos, los cuales tiene alrededor de 900 a 11.100 registros por mes, adicional a todos los ajustes y reclasificaciones que se deben realizar al cierre de cada mes.

Registraduría Nacional del Estado Civil y Fondo Rotatorio. De manera atenta, me permito solicitar la ampliación de la fecha de registros en el sistema SIIF Nación, igualmente la transmisión a través del CHIP del primer trimestre para la Registraduría Nacional del Estado Civil Código 13200000 y Fondo Rotatorio de la RNEC Código 820500000 debido a:

— La RNEC se encuentra en período electoral por tal razón se incrementan las transacciones de orden presupuestal y contable entre otras de manera considerable, es el caso de las obligaciones que se generan por la contratación del personal supernumerario alrededor de treinta y cinco (35) nóminas las cuales se tienen reclasificación de los terceros de las deducciones debido a que como no es pago al beneficiario final toma el tercero de la obligación que es el NIT de la entidad, por tal razón se presentan más 1.000 registros de reclasificación.

— Por los inconvenientes técnicos presentados en el aplicativo SIIF desde la semana pasada como consta en los correos del administrador del SIIF se presentan las siguientes limitaciones:

1. No hemos podido hacer cargas masivas.

2. La generación de reportes presenta fallas y demoras en las respuestas.

3. Para la aprobación o rechazo de los comprobantes contables que se encontraban verificados antes de la última actualización no se reflejan para seleccionar, por lo tanto no hay traza contable.

4. Pendientes 1.200 registros de arrendamientos pagados por anticipado en diciembre de 2013, los cuales los debo reclasificar al gasto en el mes de enero de manera manual, es decir, uno a uno.

SENA. En razón a que el SENA genera comprobantes de más de 150 PCI y a su vez en las últimas semanas el sistema integrado de información financiera SIIF nación II, ha estado presentando problemas para el cargue de información, producto de la inactivación de las transacciones para el cargue de comprobantes manuales y masivos, solicito comedidamente su colaboración en la evaluación de la situación, y la prórroga en la fecha del próximo vencimiento para reportar la información correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2014.

MinTic y FonTic. De manera respetuosa pongo en conocimiento nuestra preocupación por las recientes modificaciones que hicieron al SIIF Nación, en el momento en que estamos a puertas del cierre trimestral con las fechas establecidas conforme a la Circular Externa 19 para el 28 del mes corriente; esto ha ocasionado demoras para el registro de las operaciones, primero porque debe registrarse tercero a tercero, además de las inconsistencias al momento de subir los comprobantes manuales como son la duplicidad de los registros, al momento de verificar y aprobar se generan errores, se bloquea al momento de buscar el tercero, hay que reiniciar después de cada registro porque sale error al aplicar para hacer el siguiente registro, y el limitado número de registros que permite subir por esta circunstancia y teniendo en cuenta que los movimientos que se generan al interior de la Entidad son muy representativos en la cantidad de registros que realiza, y al no estar habilitada la carga masiva de comprobantes, consideramos que por el tiempo es imposible cumplir con esta fecha; porque no nos están dando las herramientas óptimas para que se pueda realizar este proceso.

Ministerio de Educación. De la manera más atenta le informo sobre los inconvenientes que se nos ha presentado para poder cumplir con los reportes de información, la falla en el sistema SIIF ha sido generalizada en cuanto al tema de deshabilitación de las transacciones de cargue de comprobantes manuales, las mesas de ayuda solicitadas se han cerrado aduciendo que no tienen una fecha para dar solución del tema, lo cual ha dificultado nuestras labores.

Ministerio del Interior. En las últimas semanas hemos tenido dificultades con el sistema de información financiera SIIF ya que suspendieron las cargas a través de archivo plano de comprobantes manuales, por lo que lo que no se ha podido ingresar las depreciaciones, amortizaciones, almacén, contribuciones y reclasificaciones manuales. Estos registros se pueden ingresar también a través de comprobantes manuales digitado directamente en el sistema, pero estos también presentaban dificultad, para validarlos, aprobarlos y al hacer los comprobantes la semana pasada el sistema SIIF los estaba duplicando. El día de hoy aparentemente ya se restableció el sistema, pero está muy lento y teniendo en cuenta el atraso por las dificultades de las anteriores semanas, no alcanzamos a incluir la totalidad de los movimientos pendientes, con el fin de presentar estados financieros con corte a 31 de marzo de 2014, ajustados a la realidad. Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, y que de acuerdo con la Resolución 375 del 17 de septiembre del 2007, el 30 de abril de los corrientes se debe transmitir la información correspondiente a las estados financieros, con corte al 31 de marzo de 2014, reiteramos solicitud de manera atenta, con el fin de que se estudie la posibilidad de ampliación de la fecha para el cierre del sistema y presentación de los estados financieros con corte a 31 de marzo de 2014, con el fin de poder incluir la totalidad de la información pendiente por las dificultades presentadas en las semanas anteriores con el sistema de información financiera SIIF.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Prorrogar el plazo de presentación de la información financiera, económica, social y ambiental a través del CHIP, indicada en la Resolución 375 de 2007, de las entidades que hacen parte del ámbito SIIF Nación, para el corte enero-marzo de 2014, hasta el día nueve (9) de mayo de 2014.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de abril de 2014.