Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social -UGPP

RESOLUCIÓN 155 DE 2011 

(Junio 13)

“Por la cual se crea e integra el comité jurídico institucional de la entidad, se establece su reglamento y se dictan otras disposiciones”.

La Directora General de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP,

en uso de sus facultades legales, en especial las enunciadas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y los numerales 8 y 9 del artículo 8º del Decreto 5021 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 489 de 1998 establece que las entidades descentralizadas se deben regir por las normas que se encuentran consagradas en la Constitución Política, las leyes y las disposiciones legales que las creen y determinen su estructura orgánica y sus funciones.

Que las unidades administrativas especiales con personería jurídica son entidades descentralizadas y en lo no consagrado en sus normas de creación se regirán por lo dispuesto para los establecimientos públicos.

Que mediante el Decreto 5021 de 2009 se determinaron como funciones de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) definir los estándares y mejores prácticas que deberán guiar los procesos de reconocimiento pensional y la determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social que adelanten las administradoras y la de promover la adecuada comprensión de las reglas, derechos y deberes que rigen el Sistema en relación con las contribuciones parafiscales de la protección social, entre otras.

Que en el numeral 3 del artículo 8º del Decreto 5021 de 2009 se dispuso como función de la dirección general de la UGPP la de impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos técnicos y de interpretación de las normas que rigen el reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas derivadas de los mismos y la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social.

Que para el cabal y adecuado ejercicio de las funciones enunciadas en los apartes anteriores, este despacho considera necesaria la creación de una instancia colegiada que se denominará comité jurídico institucional, el cual estará integrado por el personal directivo de la UGPP que tiene a su cargo el ejercicio de los temas misionales de la entidad y al cual serán invitados los funcionarios de las entidades que actualmente realizan reconocimientos de los derechos pensionales y de prestaciones económicas y de las administradoras de las contribuciones de la protección social.

Que la unificación sólida de criterios de interpretación y aplicación normativa permitirá, entre otras, la consolidación de estrategias de defensa ante las instancias extrajudiciales y judiciales, en las distintas jurisdicciones, por parte de las entidades administradoras de las contribuciones parafiscales y los responsables del reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas, así como la congruencia entre las decisiones administrativas con los argumentos de defensa judicial.

Que para el estudio jurídico de otros temas diferentes a los misionales y la toma de posición respectiva, cuando así se requiera, esta instancia colegiada es la adecuada.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. Créase el comité jurídico institucional como instancia colegiada de la UGPP, a la cual corresponde analizar, debatir y adoptar los argumentos jurídicos que le permitan a la unidad contar con criterios unificados de interpretación y aplicación de las normas y lineamientos como herramienta eficaz que permita realizar el reconocimiento de derechos pensionales y demás prestaciones económicas asociadas a este y la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social con los más altos estándares de calidad.

Los lineamientos y criterios adoptados por el comité jurídico institucional servirán de base para la definición de los estándares y mejores prácticas que guiarán los procesos de reconocimiento pensional y la determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social y serán los criterios de interpretación normativa jurídicos que permita la consolidación de la estrategia de defensa judicial del Estado ante las instancias extrajudi­ciales y judiciales, con el propósito de generar una mayor transparencia en el ejercicio de estas competencias y erradicar la corrupción.

PAR.—Las decisiones adoptadas por el comité jurídico institucional se darán a conocer a las diferentes entidades que administran las contribuciones de la protección social y las entidades que reconocen derechos pensionales y demás prestaciones económicas asociadas a estos, a través de las instrucciones de carácter general que emitan la dirección general de la UGPP.

ART. 2º—Integrantes. El comité jurídico institucional estará integrado por tres (3) integrantes permanentes y los funcionarios que a continuación se designan de acuerdo con los temas a discutir, así:

1. Integrantes permanentes:

a) Director general de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) o su delegado, quien lo presidirá;

b) Director jurídico;

c) Subdirector jurídico pensional;

d) Subdirector jurídico de parafiscales.

2. Para los temas de pensiones:

a) Director de pensiones;

b) Subdirector de determinación de derechos pensionales.

3. Para los temas de parafiscales:

a) Director de parafiscales;

b) Subdirector de determinación de obligaciones.

4. Para otros temas:

a) Director de soporte y desarrollo organizacional;

b) Subdirector administrativo.

PAR. 1º—En ausencia del director general, presidirá el comité el director jurídico.

PAR. 2º—Serán invitados al comité jurídico institucional, según el o los temas a tratar en cada una de las sesiones: los jefes de las oficinas jurídicas, o quien haga sus veces, de las entidades liquidadas o en liquidación que reconocen los derechos pensionales y las prestaciones económicas derivadas de los mismos; de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones (Caprecom); del Instituto de Seguros Sociales y de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y de las administradoras de las contribuciones de la protección social, quienes tendrán voz pero no voto.

Igualmente, asistirá al comité, con voz pero sin voto, el jefe de la oficina de control interno de la unidad o quien haga sus veces.

PAR. 3º—De acuerdo con los temas a considerar el comité podrá invitar a sus sesiones a los funcionarios de los ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, que tengan relación directa con los asuntos a tratar, quienes podrán participar en las deliberaciones con voz pero sin voto.

ART. 3º—Temas a discutir en el comité. En el comité jurídico institucional se discutirán los temas que sean definidos por la dirección general de la unidad, previa propuesta presentada ante dicha dependencia por el director jurídico.

El director jurídico de la entidad propondrá los temas y asuntos que deben ser tratados y sometidos al estudio del comité jurídico institucional, de acuerdo con las solicitudes que le presenten los jefes de las dependencias que la conforman o aquellos asuntos que se consideren relevantes para su estudio, soportando su decisión en la complejidad, el riesgo jurídico y el impacto del mismo en la gestión de la UGPP.

ART. 4º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité jurídico institucional será ejercida por el profesional especializado designado por el director jurídico de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), para tal fin, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité jurídico institucional.

2. Elaborar las actas de las sesiones, donde se deben consignar claramente las decisiones adoptadas por sus integrantes frente a los temas estudiados y realizar las gestiones para obtener las firmas de los asistentes a cada sesión.

3. Responder por la custodia de las actas y los documentos que soportaron las decisiones adoptadas por el comité.

4. Solicitar a los responsables de elaborar los documentos soportes de los temas a discutir la presentación de los mismos con la debida anticipación, recordando la observancia de los puntos de su contenido, para que los mismos puedan ser sometidos a consideración del comité jurídico institucional.

5. Remitir los documentos soporte de los asuntos a estudiar en cada una de las sesiones, previa verificación del cumplimiento de su contenido, con la anticipación definida en la presente resolución, confirmando la recepción de cada uno de los miembros e invitados que participarán en la discusión.

6. Promover y recordar el cumplimiento del reglamento interno del comité jurídico institucional entre sus integrantes e invitados.

7. Preparar y presentar los informes periódicos que sean requeridos.

8. Las demás que le asignen los integrantes del comité.

PAR. 1º—La secretaría técnica asistirá a las sesiones del comité con voz pero sin voto.

PAR. 2º—Los documentos que soportan los estudios efectuados por el grupo de trabajo deben entregarse con una antelación de cinco (5) días calendario a la fecha establecida para la sesión en la cual se pretendan someter a consideración del comité.

La remisión de los documentos a los integrantes e invitados del comité, será efectuada por la secretaría técnica en medio magnético o vía electrónica.

ART. 5º—Funciones. El comité jurídico institucional tendrá las siguientes funciones:

1. Definir los criterios de interpretación normativa que serán aplicables en los procesos de reconocimiento de derechos pensionales y demás prestaciones económicas asociadas a estos en el régimen de prima media y la determinación y cobro de contribuciones para-fiscales de la protección social.

2. Establecer y recomendar las acciones y medidas a desplegar en la defensa judicial en temas de reconocimiento de derechos pensionales y demás prestaciones económicas asociadas a estos y la determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social.

3. Efectuar el análisis de los casos o temas que sean presentados al comité y emitir los conceptos jurídicos correspondientes.

4. Definir la posición jurídica y criterio institucional que deba ser asumido en el caso de existir diferencia conceptual entre las diferentes dependencias de la entidad relacionada con la interpretación y aplicación de la normatividad aplicable para la definición del mismo.

5. Realizar el estudio, análisis y definición en temas de contratación estatal y otros, presentando las recomendaciones a que haya lugar para la toma de decisión de fondo sobre asuntos a su cargo.

6. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con el objetivo para el cual fue creado.

ART. 6º—Sesiones. El comité jurídico institucional sesionará en forma ordinaria cada dos (2) semanas, el día jueves, a la hora que se defina en la citación, y en forma extraordinaria cuando la discusión y definición de temas haga necesaria su convocatoria por la urgencia e importancia requerida para tomar definición de los asuntos.

Para cualquiera de las sesiones se debe realizar citación previa.

Las convocatorias a las sesiones ordinarias y extraordinarias las efectuará la secretaría técnica del comité a través de citación que se deberá enviar a los correos institucionales de los integrantes con por lo menos tres (3) días calendario de antelación a la fecha de la sesión, o por el medio más idóneo, indicando hora, lugar, fecha de la sesión y orden del día (de acuerdo con el cronograma de temas previamente establecido).

A los invitados, la convocatoria se les hará mediante comunicación escrita por cada sesión a la que deban asistir, la cual debe incluir además de la información prevista en el inciso anterior, el propósito de su presencia y copia en medio magnético de la ponencia o documentos a discutir.

De todas las sesiones del comité se levantará un acta que será suscrita por todos sus integrantes y por la secretaría técnica, con constancia de aprobación.

ART. 7º—Quórum. El comité jurídico institucional deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus integrantes y adoptará decisiones por mayoría simple.

ART. 8º—Grupo de trabajo. La UGPP conformará un grupo de trabajo que estará integrado por funcionarios de las diferentes dependencias misionales y jurídicas de la en­tidad, quienes prestarán el apoyo y soporte a los jefes de dichas áreas para la elaboración de los documentos o ponencias que deban ser presentados a estudio de los integrantes e invitados del comité jurídico institucional.

El grupo de trabajo tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Llevar a cabo el análisis jurídico de los temas que deban ser sometidos a consideración del comité, con base en los soportes normativos, jurisprudenciales y doctrinales a que haya lugar, con la profundidad y diligencia debida.

2. Elaborar y entregar los documentos o ponencias que serán materia de estudio del comité a la secretaría técnica con cinco (5) días de anticipación a la fecha programada para la sesión en la cual se analizará el tema.

3. Socializar al interior de las dependencias de la UGPP el contenido de los documentos o ponencias para conocer los consensos y disensos que se presenten en relación con los temas en estudio.

4. Incluir o adicionar las recomendaciones, sugerencias u observaciones que resulten del proceso de socialización, con el propósito de lograr la unificación de criterios en la interpretación normativa que se debe aplicar y esgrimir en los procesos de reconocimiento pensional y la determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social, así como en la defensa judicial de la UGPP.

5. Llevar a cabo el análisis de las posiciones jurisprudenciales que se emitan por parte de las Altas Cortes de las diferentes jurisdicciones, en los temas de reconocimiento pensional y la determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social y otros, a fin de conocer las tendencias e interpretaciones que se presenten sobre los temas que se vienen desarrollando y proponer las acciones a seguir sobre el particular.

6. Preparar los documentos en los cuales se presenten las acciones propuestas a seguir en el ámbito de la defensa judicial para la aplicación de los criterios adoptados por el comité por parte de las diferentes entidades públicas a las cuales les corresponda desarrollarlas.

7. Las demás que le sean asignadas para el cumplimiento de las funciones asignadas al comité.

ART. 9º—Documentos o ponencias. El grupo de trabajo deberá elaborar y presentar ante el comité jurídico institucional los documentos o ponencias que serán sometidos a discusión.

Los documentos o ponencias a presentar al comité deberán incluir como mínimo los siguientes puntos:

1. Tema de discusión.

2. Problema jurídico principal.

3. Problemas jurídicos secundarios (si los hay).

4. Referencias normativas a tener en cuenta, posición de los entes de control y otras autoridades.

5. Principales sentencias emitidas por las Altas Cortes sobre el tema (se deben tener en cuenta los fallos en todas las jurisdicciones).

6. Planteamiento de las consideraciones y/o argumentos tenidos en cuenta al momento de realizar el análisis y solución del problema jurídico principal y los secundarios (si hay lugar a estos últimos).

7. Conclusiones o posibles definiciones a los problemas planteados.

8. Recomendaciones a presentar ante el comité jurídico institucional.

9. Acciones a desplegar en el proceso administrativo o de defensa judicial del reconocimiento pensional y de prestaciones económicas, la determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social y otros, según sea el caso.

ART. 10.—Discusión previa. Los integrantes del comité y los invitados, una vez reciban los documentos o ponencias preparados por el grupo de trabajo, deberán realizar la discusión previa correspondiente a fin de exponer su unidad de criterio o la disparidad frente al mismo.

Quienes manifiesten disparidad, deberán enviar a la secretaría técnica del comité un documento que contenga los fundamentos de derecho y las argumentaciones que soporten su decisión, haciendo expresa la recomendación sobre la posición a asumir sobre el asunto en estudio. Este documento deberá ser remitido a todos los integrantes e invitados a fin de que sea analizado, previamente a la hora y fecha de la sesión en la cual se debatirá el tema.

Los mismos harán parte integral del acta de sesión correspondiente.

ART. 11.—Desarrollo de las sesiones del comité. Llegada la hora y fecha señaladas en la convocatoria la secretaría técnica del comité verificará el quórum e informará sobre la existencia de quórum decisorio.

A continuación, dará lectura al orden del día a desarrollar, el cual será sometido a consideración y aprobación por parte de los integrantes del comité.

Se dará la palabra al relator quien presentará a los asistentes el documento de análisis del tema en estudio. Esta intervención no tendrá una duración mayor a treinta (30) minutos.

Si existiere disparidad y los integrantes o invitados hubieren presentado documentos alternos, se dispondrá de un espacio máximo de treinta (30) minutos adicionales, para que se expongan los argumentos centrales en los que basa su posición o argumentos.

Realizadas las presentaciones enunciadas, los integrantes del comité jurídico, solicitarán se absuelvan las dudas e inquietudes que se presenten y entrarán a deliberar sobre el asunto sometido a su consideración.

Dadas las deliberaciones, absueltas las dudas planteadas y escuchadas las diferentes posiciones los integrantes del comité adoptarán la decisión de fondo sobre el tema planteado y emitirán las recomendaciones a que haya lugar.

La secretaría técnica insertará en el contenido del acta las recomendaciones y la decisión adoptada por los integrantes del comité en forma precisa, clara y concisa, los cuales serán de obligatorio cumplimiento para quienes ejercen la gestión jurídica de las entidades invitadas o de la unidad.

Efectuada la deliberación y toma de decisión, la secretaría técnica procederá a solicitar la ratificación a cada uno de los miembros permanentes del sentido de su voto.

Los integrantes del comité podrán emitir salvamento de voto, para lo cual deberá exponer las razones que fundamentan su decisión, a fin de que las mismas sean incluidas en el acta.

Evacuados los puntos del orden del día se dará lectura al acta y se solicitará la aprobación por parte de los integrantes asistentes.

Aprobado el contenido del acta el presidente del comité levantará la sesión y la secretaría técnica imprimirá y tomará la firma de los asistentes.

ART. 12.—Decisiones. Los integrantes del comité jurídico institucional deliberarán y decidirán con base en los documentos o ponencias que se presenten sobre los temas sometidos a estudio y los argumentos que se expongan durante la respectiva sesión.

PAR.—Las decisiones adoptadas en el comité jurídico institucional deberán socializarse al interior de la unidad y en los temas de su competencia con las entidades que reconocen derechos pensionales y con las administradoras de las contribuciones de la protección social.

ART. 13.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de junio de 2011.