RESOLUCIÓN 158 DE 2005 

(Febrero 1º)

“Por la cual se adopta el procedimiento de gestión de embargos sobre las cuentas corrientes del Ministerio de Transporte”.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

El Ministro de Transporte,

en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 5º del Decreto 2053 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que los literales b) y d) artículo 4º, de la Ley 87 de 1993, establecen que, bajo la responsabilidad de sus directivos, toda entidad debe implementar procedimientos para la ejecución de los procesos que delimiten en forma precisa los niveles de autoridad y responsabilidad;

Que la Ley 489 de 1998, en el numeral 2º del artículo 17, define la racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo como aspecto fundamental de las políticas de desarrollo administrativo;

Que de acuerdo con el artículo 2º de la Resolución 7498 de 2003, el grupo de pagaduría tiene asignada la función de controlar y custodiar los fondos, valores, títulos y documentos negociables del ministerio;

Que el grupo de pagaduría, con el fin de cumplir de manera adecuada esta función en cuanto al manejo de los dineros embargados al Ministerio de Transporte, requiere coordinar con otras dependencias de la entidad las actividades y responsabilidades del manejo de información de embargos sobre las cuentas corrientes del Ministerio de Transporte;

Que los procesos y procedimientos son un mecanismo de control a través del cual se establecen las competencias, para contribuir a la aplicación coherente de los instrumentos de gestión, por cuanto al identificar la secuencia de actividades y responsabilidades de las dependencias involucradas se proporciona claridad, agilidad en las actuaciones administrativas y transparencia a los procesos, garantizando la sujeción de los principios constitucionales y legales;

Que como mecanismo de control se hace necesario adoptar un procedimiento de gestión de embargos sobre las cuentas del Ministerio de Transporte y los formatos requeridos;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar como procedimiento de gestión de embargos sobre las cuentas corrientes del Ministerio de Transporte, el siguiente:

 ActividadResponsable
1Consultar vía electrónica diariamente el estado de todos los bancos incluyendo las cuentas de cajas menores; en caso de que existan notas débito por concepto de embargo, solicitar en forma telefónica y escrita al banco, la nota débito, el depósito judicial y la comunicación del despacho judicial.Grupo de pagaduría.
2Solicitar a la dirección general de presupuesto público nacional la expedición del certificado de inembargabilidad y una vez recibido enviarlo al grupo de defensa judicial.Grupo de pagaduría.
3Informar por escrito a la oficina jurídica (grupo de defensa judicial), sobre el embargo, anexando toda la información correspondiente. (Fotocopia de nota débito y depósito judicial).Grupo de pagaduría.
4Elaborar comprobante de egreso, indicando naturaleza del proceso, despacho judicial, número de proceso, demandante, valor, número de cuenta, etc., así mismo, registrar en el libro de bancos y reportar en el boletín diario de fondos. En caso de embargos de cuentas de caja menores, se debe enviar la información en una separata del boletín diario.Grupo de pagaduría.
5Otorgar poder de acuerdo con la competencia (territorial o planta central), limitando el poder de tal forma que los títulos se expidan a nombre del ministerio NIT 899999055-4 y no del abogado, así mismo, entregar al apoderado los documentos correspondientes del embargo.Jefe oficina jurídica director territorial.
6Notificarse del mandamiento de pago, actuar en el proceso en defensa de los intereses del ministerio, presentar excepciones, solicitar inmediatamente restitución de dineros embargados en exceso y demás actuaciones que sean procedentes.Apoderado.
7Diligenciar la información correspondiente al proceso en el formato informe de embargos (el cual hace parte del procedimiento).Apoderado.
8Enviar el formato informe de embargos, a los grupos de defensa judicial y pagaduría, para efectos de control, consolidación y actualización de la base de datos.Apoderado.
9Registrar en la base de datos los datos correspondientes al proceso ejecutivo donde se decretó el embargo.Grupo de pagaduría.
10Elaborar, para la firma del ordenador, certificación detallada de los recursos embargados, indicando las obligaciones SIIF afectadas, para solicitar a la DTN y DGPN, la restitución de los recursos.Grupo de pagaduría.
11Registrar los embargos en la cuenta contable correspondiente, incluyendo los de cajas menores, para que se reflejen en los estados financieros y conciliar mensualmente con la información de la base de datos del grupo de pagaduríaGrupo de contabilidad y grupo de pagaduría
12Cuando la DTN restituya los recursos en calidad de préstamo, debe elaborar el respectivo comprobante de ingresos, registrar en el libro de bancos y reportar en el boletín diario de fondos.Grupo de pagaduría.
13Revisar y mantener un control de información del avance de los procesos ejecutivos en donde se decretó el(los) embargo(s) y requerir la información necesaria a los apoderados. Así mismo, prestar la asesoría requerida en el desarrollo del proceso.Grupo de defensa judicial.
14Mantener un archivo del expediente y llevar un control de las cuantías de los dineros retenidos, clasificados por bancos y números de cuentas afectadas, como también de los dineros reintegrados y su origen de acuerdo a los títulos.Apoderado.
15Informar los avances (actuaciones) y resultados del proceso, al grupo de defensa judicial y a la subdirección administrativa y financiera, para que se dé inicio a las gestiones que corresponda en cada una de las áreas.Apoderado.
16De existir valores retenidos en exceso o remanentes, realizar las gestiones inmediatas a fin de obtener los títulos respectivos, solicitando al ente judicial que los mismos se expidan a nombre del Ministerio de Transporte NIT 899999055-4.Apoderado.
17Una vez posea el título del depósito judicial, efectuar la consignación en la cuenta corriente número 18814564460 Banco de Colombia, denominación recaudos especiales - Ministerio de Transporte, a más tardar el día hábil siguiente y enviar la copia de la consignación al grupo de pagaduría.Apoderado.
18Concluido el proceso ejecutivo correspondiente, enviar copia de la providencia respectiva con la liquidación del crédito (sobrantes y todos los pagos a terceros) al grupo de pagaduría.Apoderado.
19Una vez se tengan los documentos de consignación, providencia de liquidación, elaborar el comprobante de ingreso y egreso de acuerdo con el caso e incluirlo en el boletín diario para su respectivo envío a contabilidad con los correspondientes soportes.Grupo de pagaduría.
20Registrar en las cuentas correspondientes los reintegros, remanentes y pagos a terceros de acuerdo con la liquidación final del crédito, de tal forma que queden ajustadas las partidas iniciales de las erogaciones de embargos.Grupo de contabilidad
21Cuando el fallo judicial definitivo le sea favorable al ministerio, debe adelantar las gestiones judiciales tendientes al cobro de las costas procesales e intereses, allegando un informe pormenorizado dirigido a los grupos de pagaduría y defensa judicial.Apoderado.
22Una vez se tengan los soportes de los cobros respectivos realizar los registros contables.Grupo de contabilidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

ART. 2º—El presente procedimiento será de estricto cumplimiento por los funcionarios responsables señalados en el mismo.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

ART. 3º—El procedimiento adoptado deberá ser divulgado por los titulares de las dependencias que intervienen en el proceso a saber: oficina jurídica, subdirección administrativa y financiera y direcciones territoriales.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

ART. 4º—Para efectos de oficializar la simplificación y actualización del presente procedimiento, se procederá de acuerdo con el establecido en el artículo 3º de la Resolución 410 del 8 de marzo de 2000.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

ART. 5º—Adóptese como formato informe de embargos el siguiente, el cual deberá ser diligenciado por el apoderado de conformidad con lo consagrado en el artículo 1º de esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

ART. 6º—Sin perjuicio del control que cada jefe de dependencia haga al seguimiento de lo dispuesto en la presente resolución, a la oficina de control interno le corresponde realizar el control y seguimiento de la misma.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de febrero de 2005.

NOTA: El formato correspondiente al informe de embargo señalado en el artículo 5º de la presente resolución puede ser consultado en el Ministerio de Transporte.

(Nota: Derogada por la Resolución 867 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

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