Secretaría Distrital de Hacienda

RESOLUCIÓN 158 DE 2016

(Marzo 31)

“Por la cual se definen aspectos específicos, en relación con la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias identificadas con el NIT de Bogotá D.C.”.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

La Secretaria Distrital de Hacienda,

en uso de sus facultades conferidas por los literales a) y o) del artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto Distrital 364 de 2015 y en especial, las conferidas por el artículo 9º del Decreto Distrital 234 de 2015,

CONSIDERANDO:

Que, de conformidad con lo establecido en los artículos 62 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 y el artículo 1º del Decreto 364 de 2015, a la Secretaría Distrital de Hacienda le corresponde formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal, contable y tesorería para el Distrito Capital.

Que Bogotá Distrito Capital tiene personería jurídica y su número de identificación tributaria NIT es 899999061, con el cual se identifican también las entidades que conforman el sector central y las localidades.

Que las entidades que conforman el sector central y de localidades del Distrito Capital, en el marco de su autonomía administrativa, pueden abrir y administrar cuentas bancarias con sujeción a las condiciones y para las finalidades previstas en las disposiciones legales vigentes.

Que la apertura y administración de cuentas bancarias identificadas con el NIT de Bogotá D.C., puede constituir un factor generador de riesgos financieros, operacionales, reputacionales y legales para la respectiva entidad titular y para el Distrito Capital.

Que el artículo 13º del Decreto Distrital 234 de 2015, reglamentario del Estatuto Orgánico de Presupuesto del Distrito Capital - Decreto 714 de 1996, dispone que las entidades del sector central y las localidades del Distrito Capital, para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias identificadas con el NIT de Bogotá D.C. deben cumplir con la reglamentación que para el efecto establezca la Secretaría Distrital de Hacienda.

Que el literal h) del artículo 41 del Decreto Distrital 601 de 2014 establece que corresponde al despacho del tesorero distrital: “Dirigir y aprobar la apertura de las cuentas bancarias que soliciten las entidades que forman parte del presupuesto anual del Distrito Capital y de los fondos de desarrollo local, de conformidad con las normas que regulen la materia”. En igual sentido, en el literal f) del artículo 45 del mismo decreto se asigna a la subdirección de operación financiera de la dirección distrital de tesorería la función de: “Coordinar la apertura de las cuentas bancarias que soliciten las entidades que forman parte del presupuesto anual del distrito capital y de los fondos de desarrollo local de conformidad con las normas que regulen la materia”.

Que el artículo 3º del Decreto 61 de 2007 y la Resolución DDC-1 del 12 de mayo del 2009 expedida por el Contador Distrital, determinan que los responsables del manejo y administración de las cuentas corrientes destinadas a servir de caja menor son los representantes legales y ordenadores del gasto de cada entidad del Distrito Capital y aquellos servidores públicos internos facultados expresamente para el efecto.

Que en tal sentido, es responsabilidad exclusiva de cada entidad o localidad distrital titular de una cuenta bancaria, así como de su representante y demás servidores públicos competentes, garantizar la seguridad y control de los recursos del patrimonio distrital, la adecuada gestión de riesgos y la aplicación de controles preventivos contra utilizaciones indebidas o malintencionadas de cuentas bancarias distritales que pudieran afectar el patrimonio público distrital, o el de terceros de buena fe.

Que el artículo 9º del Decreto Reglamentario 405 de 2001, con fundamento en el numeral 9º del artículo 879 del estatuto tributario, establece que corresponde exclusivamente al tesorero distrital identificar ante los bancos aquellas cuentas bancarias en las cuales se manejan de manera exclusiva recursos no sujetos al gravamen a los movimientos financieros correspondientes a la ejecución del presupuesto del distrito capital. Por su parte, a cada representante legal u ordenador del gasto de la entidad distrital le corresponde solicitar oportunamente ante la dirección distrital de tesorería que tramite la mencionada identificación, allegando los soportes de su solicitud.

Que es importante reiterar que cuando se hace alusión expresa a determinada norma jurídica, debe entenderse que esta referencia se hace igualmente a las normas que la modifiquen aclaren o sustituyan.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Lo dispuesto en la presente resolución aplica a las cuentas bancarias denominadas en moneda legal colombiana de titularidad de las entidades que conforman el sector central y de localidades del Distrito Capital, identificadas con el NIT de Bogotá D.C., y en lo pertinente, a las cuentas administradas por la dirección distrital de tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 2º—Finalidad exclusiva de las cuentas bancarias. La apertura y administración de las cuentas bancarias previstas en el artículo 1º de la presente resolución solamente aplica para el manejo de los recursos públicos procedentes del presupuesto anual del Distrito Capital y las transferencias de la Nación, con el fin de cumplir las funciones jurídicamente atribuidas a las entidades distritales. Cualquier cuenta bancaria que no se ajuste a dichas condiciones deberá ser cerrada de manera inmediata y definitiva por parte de la entidad titular.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 3º—Normativa aplicable a las cuentas bancarias de caja menor. Las entidades a las que aplica la presente resolución podrán abrir y mantener cuentas corrientes bancarias para utilizarlas como cajas menores en los términos y con las restricciones establecidas en el Decreto Distrital 61 de 2007 y la Resolución DDC-1 de 2009 del Contador de Bogotá D.C.

Las mencionadas entidades, así como sus representantes legales y servidores públicos debidamente facultados para el manejo de las cuentas de caja menor, serán exclusivos responsables de garantizar y controlar la apertura, el manejo y la administración de las cuentas bancarias, cumpliendo las correspondientes directrices, destinaciones y restricciones establecidas en las normas vigentes.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 4º—Número de cuentas de caja menor. Las entidades a las que aplica la presente Resolución deben sujetarse a lo dispuesto en el artículo 2º del Decreto Distrital 61 de 2007, según el cual es competencia de cada representante legal determinar el monto y número de las cajas menores, número que no podrá exceder de dos (2) cajas menores por entidad, con excepción de los casos expresamente previstos en el Parágrafo del mismo artículo.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 5º—Autorización previa de la dirección distrital de tesorería para apertura de cuentas bancarias. Todas las entidades a quienes se les aplica la presente Resolución, deben solicitar la autorización previa y expresa de la dirección distrital de tesorería - subdirección de operación financiera, para la apertura de cualquier cuenta bancaria de las contempladas en el artículo 1º de la presente resolución, mediante oficio que será suscrito por el ordenador del gasto, remitiendo los soportes requeridos. Para la apertura de las cuentas bancarias de caja menor se remitirá copia del acto administrativo expedido al tenor del artículo 3º del Decreto 61 de 2007,

PAR.—La apertura de las cuentas bancarias abiertas por instituciones educativas distritales para el manejo de los fondos de servicios educativos - FSE deberá ser previamente autorizada por la dirección financiera de la Secretaría de Educación Distrital, antes de surtirse el trámite correspondiente ante la dirección distrital de tesorería – subdirección de operación financiera.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 6º—Selección de entidad bancaria. Es responsabilidad exclusiva de los representantes legales, de los demás funcionarios competentes y de aquellos facultados para el manejo de las cuentas de caja menor, seleccionar la entidad bancaria en la cual se realizará la apertura de cada cuenta. Esta decisión deberá sujetarse a las políticas y metodología para mitigar el riesgo financiero establecidas por la Secretaría Distrital de Hacienda, incluyendo las previstas en los documentos “Metodología para apertura de cuentas bancarias” establecida por la dirección distrital de tesorería y la “Metodología para asignación de cupos de inversión bancos locales” establecida por la oficina de análisis y control de riesgos de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Igualmente, los establecimientos públicos, unidades administrativas especiales y Secretaría de Educación Distrital deben cumplir con lo previsto en la Directiva 1 de 2013, emitida por la Dirección Distrital de Tesorería sobre políticas de inversión y de riesgo para el manejo de recursos administrados por dichas entidades.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 7º—Marcación de cuentas como exentas del gravamen a movimientos financieros. Es responsabilidad exclusiva de los representantes legales y demás servidores públicos competentes, previo el cumplimiento de los requisitos previstos en el estatuto tributario y normas concordantes, tramitar ante la dirección distrital de tesorería la solicitud para que esta identifique ante los bancos, aquellas cuentas en las cuales se manejan de manera exclusiva recursos no sujetos al gravamen a los movimientos financieros correspondientes a la ejecución del presupuesto del Distrito Capital. Para ello deberán allegar los siguientes soportes una vez se produzca la apertura de la respectiva cuenta y en todo caso, antes de realizar el primer giro de recursos provenientes del presupuesto:

a. Oficio suscrito por el ordenador del gasto dirigido a la dirección distrital de tesorería, solicitando la marcación de la cuenta bancaria como exenta del gravamen a los movimientos financieros;

b. Certificación expedida por la respectiva entidad bancaria con antelación no mayor a 6 meses a la fecha de solicitud, que permita a la dirección distrital de tesorería verificar: el nombre y NIT del titular, la fecha de apertura, la clase y número de la cuenta bancaria relacionada en el oficio de solicitud, la dirección de correspondencia y el nombre de la oficina bancaria a la cual se le debe enviar la identificación de la cuenta. La entidad bancaria debe estar incluida dentro de la metodología de cupos de inversión aprobado por el comité de política de riesgos de la Secretaría Distrital de Hacienda;

c. Documento del representante legal u ordenador del gasto de la respectiva entidad o localidad, donde se certifique que en la cuenta, cuya marcación se solicita tramitar, se manejan exclusivamente recursos del presupuesto del Distrito Capital y de ninguna manera recursos propios.

PAR.—Lo previsto en el presente artículo no aplica a las cuentas en las que se manejan los recursos de que trata el numeral 10 del artículo 879 del estatuto tributario, reglamentado mediante artículo 17 del Decreto 405 de 2001, cuyo trámite de marcación es competencia del representante legal de cada entidad al tenor de esa normatividad.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 8º—Cierre de cuentas bancarias no indispensables o que excedan número máximo. Es responsabilidad exclusiva de los representantes legales, así como de los demás servidores públicos competentes en cada entidad y en los casos de las cajas menores, de los servidores públicos facultados para su manejo, tramitar el cierre definitivo de todas las cuentas bancarias que no sean estrictamente indispensables para la administración de las entidades y el desempeño de las funciones a cargo, así como de todas las cuentas que excedan el número máximo permitido en el artículo 2º del Decreto Distrital 61 de 2007 y el de todas aquellas cuentas inactivas o en desuso abiertas en cualquier vigencia y por cualquier concepto en el sistema financiero nacional. Dichos servidores públicos deberán verificar que el cierre se haga efectivo por parte del respectivo banco e informar del mismo a la dirección distrital de tesorería anexando la certificación bancaria del cierre de la cuenta.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 9º—Reporte periódico de cuentas ante la dirección distrital de tesorería. Las entidades a las que aplica la presente Resolución reportarán semestralmente ante la dirección distrital de tesorería, en la fecha y en la forma que esta lo determine, la relación completa y actualizada de cuentas bancarias de titularidad de cada entidad incluyendo:

a. Cuentas vigentes y activas, indicando si ya se encuentran marcadas como exentas del gravamen a movimientos financieros;

b. Cuentas vigentes inactivas o en desuso, abiertas en cualquier tiempo y ante cualquier entidad bancaria, indicando si están marcadas como exentas del gravamen a movimientos financieros y señalando el compromiso de proceder a su cierre inmediato;

c. Cuentas que hubieren sido cerradas definitivamente durante el periodo informado, adjuntando certificación bancaria del cierre.

Sin perjuicio de lo anterior, dentro de los dos meses siguientes a la entrada en vigencia de esta resolución, las entidades distritales que conforman el sector central y localidades y los establecimientos públicos adelantarán un ejercicio de depuración de las cuentas bancarias abiertas en cualquier tiempo en el sector financiero, de cuyos resultados deberá ser informada la Dirección Distrital de Tesorería.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 10.—Seguridad y gestión del riesgo. Será de responsabilidad exclusiva de las entidades a las que aplica la presente resolución y de sus representantes legales y demás servidores públicos competentes y facultados, preservar las condiciones para el correcto manejo y debida seguridad de las cuentas bancarias, cumpliendo rigurosamente con las normas de gestión de riesgo y administración de recursos públicos y protocolos bancarios de seguridad, para lo cual deberán establecer y comunicar por escrito al respectivo banco y a sus funcionarios las condiciones de manejo y procedimientos en materia de manejo y custodia de chequeras; firmas registradas y funcionarios autorizados; uso y custodia de sellos restrictivos, tokens, cajillas u otros medios de seguridad; instrucciones para confirmaciones telefónicas; roles y claves para ingreso a portales bancarios; seguimiento y control de las cuentas y su cierre en los casos previstos en el artículo octavo.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 11.—Competencias de la dirección distrital de tesorería: De conformidad con las normas vigentes corresponde a la dirección distrital de tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, además de lo previsto en las normas vigentes, en relación con la presente resolución:

a. Autorizar la apertura de las cuentas bancarias que cumplan con las condiciones previstas en las normas vigentes.

b. Determinar las condiciones de periodicidad y forma de los reportes que deberán enviarle las entidades y localidades distritales sobre todas las cuentas vigentes activas, inactivas o en desuso abiertas en cualquier entidad bancaria y sobre el cierre de cuentas bancarias.

c. Solicitar directamente a las entidades bancarias la información que sea requerida sobre las cuentas identificadas con el NIT de Bogotá D.C.

d. Solicitar directamente a las entidades bancarias, en su calidad de dirección distrital de tesorería, el cierre definitivo de todas las cuentas inactivas o en desuso identificadas con el NIT de Bogotá D.C., cuando no pueda determinarse cuál es la entidad responsable de solicitar dicho cierre, así como requerir el traslado de los saldos existentes a cuentas activas del tesoro distrital.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 12Embargos de cuentas de las que administra la dirección distrital de tesorería. Cuando se presente el registro de una medida cautelar de embargo sobre una cuenta bancaria de las que administra la dirección distrital de tesorería, como consecuencia de procesos judiciales o administrativos en contra de alguna de las entidades de la administración central o de los fondos de desarrollo local, la entidad pública distrital demandada será responsable de solicitar el levantamiento inmediato de la medida cautelar, ante la autoridad que corresponda e informar a la dirección distrital de tesorería por lo menos una vez al mes, todas las gestiones adelantadas hasta que la situación se normalice, atendiendo las disposiciones legales, los pronunciamientos y la jurisprudencia sobre la improcedencia general del embargo de los recursos del presupuesto.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)

ART. 13.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de marzo de 2016.

(Nota: Derogada por la Resolución 323 de 2017 artículo 11 de la Secretaría Distrital de Hacienda)