Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 1587 DE 2016

(Abril 28)

“Por medio de la cual se establece el mecanismo para que las entidades promotoras de salud que operan el Régimen Subsidiado reporten los montos a girar a las instituciones prestadoras de servicios de salud y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial, de las conferidas por los numerales 3 y 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 6º del Decreto 971 de 2011, en desarrollo de los artículos 112 y 114 de la Ley 1438 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 29 de la Ley 1438 de 2011 consagra que las entidades territoriales a cargo de la administración del Régimen Subsidiado efectuarán el seguimiento y control del aseguramiento de los afiliados dentro de su jurisdicción y que corresponde a este ministerio girar, en nombre de las entidades territoriales, la unidad de pago por capitación, UPC, a las entidades promotoras de salud (EPS) o hacer pagos directos a las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), con fundamento en el instrumento jurídico definido por el Gobierno Nacional.

Que el Decreto 971 de 2011 definió el instrumento jurídico y técnico para efectuar el giro directo a las EPS e IPS de los recursos que financian y cofinancian el Régimen Subsidiado y para el seguimiento y control del aseguramiento de los afiliados a dicho régimen.

Que el artículo 6º del precitado decreto le otorgó competencia a este Ministerio para definir el mecanismo que deben utilizar las EPS para reportar la información relacionada con los montos a pagar a las IPS, el cual fue adoptado mediante la Resolución 2320 de 2011 modificada por las resoluciones 2977 y 4182 del mismo año.

Que se hace necesario efectuar modificaciones al mecanismo de reporte de información por parte de las EPS, con el fin de incluir aquella relacionada con la identificación de las facturas o documentos equivalentes asociados al giro directo del valor de las UPC del régimen subsidiado, así como actualizar los requisitos y exigencias referentes a dicho reporte, unificando además estos aspectos en un único acto administrativo, de manera que se facilite su consulta y comprensión por los actores del sistema.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—(Modificado).* Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el mecanismo, los plazos y reglas a que deberán sujetarse las entidades promotoras de salud (EPS) para reportar a este Ministerio la información de los valores a girar a las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), correspondientes a Unidades de pago por capitación (UPC) del régimen subsidiado, así como para que las IPS registren las cuentas bancarias a las cuales se girarán directamente los referidos valores.

*(Nota: Modificada por la Resolución 4621 de 2016 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—(Modificado).*Registro de las cuentas bancarias de las IPS. Para efectos del giro directo de los recursos, las IPS debidamente habilitadas que hayan suscrito acuerdos de voluntades con las EPS para la atención de la población del régimen subsidiado, deberán solicitar en la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social de este ministerio o quien haga sus veces, el registro de una cuenta bancaria adjuntando los siguientes documentos:

1. Copia del certificado de existencia y representación legal, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la presentación de la solicitud de registro o copia de los actos administrativos de creación u oficialización de la entidad, de nombramiento del representante legal y su correspondiente acta de posesión, según corresponda.

2. Copia del registro único tributario (RUT), expedido con una antelación no superior a tres (3) meses a la fecha de presentación de la solicitud de registro.

3. Original de certificación bancaria expedida con una antelación no mayor a tres (3) meses a la presentación de la solicitud de registro, en la que se incluya la siguiente información:

3.1. Nombre o razón social de la IPS tal y como aparece en el registro único tributario (RUT);

3.2. Número de identificación tributaria (NIT);

3.3. Tipo de cuenta (ahorro o corriente), y

3.4. Número de la cuenta y estado de la misma.

PAR. 1º—El registro de la cuenta bancaria se efectuará por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o quien haga sus veces, una vez se verifique que la IPS se encuentra inscrita en el Registro Especial de Prestadores (REPS) y que la documentación presentada está completa y debidamente diligenciada en los términos del presente artículo.

PAR. 2º—Las IPS que a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, dispongan de una cuenta bancaria registrada ante el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, recibirán en ella los recursos objeto de giro.

*(Nota: Modificada por la Resolución 4621 de 2016 artículo 2° del Ministerio de Salud y Protección Social )

ART. 3º—Plazo para el registro de las cuentas bancarias. Las IPS podrán solicitar el registro de las cuentas bancarias para la recepción de los recursos del giro directo, dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes.

Cuando la IPS no cumpla con los requisitos previstos en el artículo anterior para el registro de la cuenta bancaria, podrán solicitarlo nuevamente dentro de los cinco (5) primeros días calendario del mes siguiente al de la publicación de que trata el artículo 4º de la presente resolución, con el lleno de los requisitos consagrados en el artículo anterior.

Las cuentas bancarias podrán ser sustituidas únicamente una (1) vez al año, periodo que se contabilizará a partir de la fecha de su registro. La solicitud de sustitución del registro de la cuenta deberá ajustarse a lo previsto en el artículo anterior.

ART. 4º—Publicación del listado de IPS con cuenta bancaria registrada. Dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social de este ministerio publicará en la página web el listado de las IPS que disponen de cuenta registrada, de aquellas respecto de las cuales se efectuó el registro, así como de las IPS que no hayan sido registradas, informando la causal.

ART. 5º—Reporte de información por parte de las EPS para el giro directo. Una vez publicado el listado de IPS que están habilitadas para recibir el giro de los recursos del régimen subsidiado, las EPS reportarán el monto a girar en el siguiente mes a cada IPS, a más tardar el décimo quinto (15) día hábil del mes, a través de la plataforma de intercambio de información (Pisis) del sistema integral de información de la protección social (Sispro) y conforme con la estructura definida en el anexo técnico que forma parte integral de la presente resolución, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Para los contratos bajo la modalidad de pago por capitación, en los términos del literal a) del artículo 4º del Decreto 4747 de 2007, las EPS reportarán el valor a girar a cada una de las IPS, por municipio, el cual deberá corresponder al 100% del valor mensualizado de esa modalidad de contratación.

2. Para los contratos de modalidades de pago diferentes, las EPS reportarán el monto autorizado a girar, el cual no podrá ser inferior al 50% de la sumatoria de las facturas o documentos equivalentes presentados por cada IPS y no devueltos por la respectiva EPS.

3. Las EPS deberán reportar el detalle de las facturas o documentos equivalentes por los que se girará, de acuerdo con la estructura del anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

4. El monto a girar a cada IPS no podrá ser inferior a un millón de pesos ($1.000.000) moneda corriente.

PAR. 1º—Sin perjuicio del plazo a que alude el presente artículo para el reporte de la información por parte de las EPS, estas deberán sujetarse en todo momento a los plazos para el pago de los servicios a las IPS, contemplados en el literal d) del artículo 13 de la Ley 1122 de 2007 o la norma que lo modifique o sustituya.

PAR. 2º—Las EPS serán responsables de los montos autorizados, así como de la veracidad y consistencia de la información que reporten en el anexo técnico que forma parte integral de la presente resolución. Los datos asociados a la factura no serán objeto de validación por parte de este ministerio y la responsabilidad de cualquier inconsistencia será exclusiva de la EPS que reporta la información.

ART. 6º—(Modificado).* Reglas para el giro a las IPS. Este ministerio girará los recursos a las IPS en nombre de las EPS, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. La suma de los giros a las IPS no podrá exceder el monto que le corresponda a la respectiva EPS, de acuerdo con la liquidación mensual de afiliados (LMA).

2. En el caso de la modalidad de pago por capitación, el valor a girar a las IPS no podrá superar el monto que le corresponda a la EPS de conformidad con la LMA, del respectivo municipio.

3. Los giros a las IPS corresponderán al valor autorizado por la EPS, sin que se realicen fraccionamientos.

4. En caso de que el monto autorizado por la EPS supere el valor que le corresponda, según la LMA, este Ministerio efectuará el giro en primer lugar, a la IPS con quien la EPS haya celebrado acuerdo de voluntades bajo la modalidad de pago por capitación, en orden decreciente en función de su valor y luego, a las demás modalidades de pago en este mismo orden.

5. Si en aplicación de la regla anterior, se establece que existen dos o más IPS, cuyo monto reportado sea exactamente igual, el giro a las IPS se realizará en el orden reportado en el anexo técnico enviado por la EPS.

6. Cuando no sea posible efectuar el giro a la IPS por rechazo en la consignación que impida su reprogramación, este Ministerio autorizará el giro a la EPS correspondiente.

7. El monto reportado por las EPS, en los términos del artículo 5º de la presente resolución, debe ser el resultado de la ejecución y forma de pago pactada en los acuerdos de voluntades, por lo que en ningún caso, este Ministerio efectuará compensaciones, ajustes o descuentos derivados de los acuerdos a que lleguen las partes.

PAR. TRANS.—En el mes de entrada en vigencia del presente acto administrativo, este Ministerio girará los recursos a las IPS en nombre de las EPS, con fundamento en el reporte de información de montos de giro efectuado por las EPS, en el mes anterior, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Resolución 2320 de 2011, modificado por el artículo 2º de la Resolución 4182 del mismo año, para lo cual aplicará las reglas para giro previstas en el artículo 8º de la Resolución 2320 de 2011 modificado por el artículo 3º de la Resolución 4182 del mismo año.

*(Nota: Modificada por la Resolución 4621 de 2016 artículo 3° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 7º—(Modificado).* Responsabilidades frente al giro directo. El monto reportado por las EPS en los términos de la presente resolución, debe ser el resultado de la ejecución y forma de pago pactada en los acuerdos de voluntades, por lo que en ningún caso, este Ministerio o el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga asumirá responsabilidad en relación con aspectos tributarios o contractuales.

El giro que realiza este Ministerio, a través del administrador de los recursos del Fosyga, no modifica las obligaciones contractuales entre EPS e IPS, ni exonera a las primeras del pago de sus obligaciones con las segundas por los montos no cubiertos mediante el giro de que trata esta resolución.

Las IPS tienen la obligación de hacer los registros contables, amortizando la cartera correspondiente, de tal forma que inmediatamente se reciba el giro este se refleje en su contabilidad, de acuerdo con la información de los montos girados y facturas o documento equivalente publicada en la página web de este Ministerio o del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o quien haga sus veces.

*(Nota: Modificada por la Resolución 4621 de 2016 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 8º—Publicación de información de giros. Este Ministerio o el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o quien haga sus veces, publicará en la página web la información relacionada con los giros efectuados a las IPS, incluyendo el número de factura o documento equivalente asociado al giro, transacciones de giro rechazadas y giros no realizados por inconsistencias en el monto reportado según los términos de los artículos 5º y 6º de la presente resolución. Igualmente, se mantendrá en la página web el registro histórico de dicha información.

ART. 9º—Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Libro 2 Parte 2 Título 2 del Decreto 1068 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso o sustituyan.

ART. 10.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1º de julio de 2016 y deroga las resoluciones 2320, 2977 y 4182 de 2011 sin perjuicio de lo establecido en el parágrafo transitorio del artículo 6º del presente acto administrativo.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de abril de 2016.

ANEXO TÉCNICO

(Nota: Sustituido el presente anexo técnico por la Resolución 3110 de 2018 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

Reporte de información de IPS beneficiarias de giro directo por descuentos del régimen subsidiado

El presente documento relaciona las estructuras y características de la información que las EPS deben remitir a este ministerio, en el marco del proceso de liquidación mensual de afiliados (LMA) y giro directo a IPS que se encuentren en el registro especial de prestadores de servicios de salud (REPS).

Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. Estructura y especificación de los archivos.

2. Características de los archivos planos.

3. Plataforma para el envío de archivos.

4. Periodo de reporte y plazo.

1. Estructura y especificación de los archivos.

a) Estructura y especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos que contiene la relación de IPS beneficiarias de giro directo, debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente delnombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitudfijaRequerido
Módulo de informaciónSUBIdentificador del módulo de información: Giro Directo a IPS, correspondiente al Régimen Subsidiado3
Tipo de fuente140Fuente de la Información (EPS) Entidades Promotoras de Salud3
Tema de informaciónGIFAInformación de montos a girar a cada una de las IPS y sus facturas.4
Fecha de corteAAAAMMDDFecha de corte de la información reportada, correspondiente a la fecha del proceso LMA al cual aplican los giros relacionados en el archivo. No debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 201607318
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNINI: Tipo de identificación de la entidad fuente. Para este caso siempre será NI: NIT2
Número de identificación de la entidad reportadoraXXXXXXXXXXXXCorresponde al número de identificación de acuerdo con el código anterior, en este caso será el número de NIT de la EPS sin dígito de verificación, puntos, comas o guiones. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 00086099912312
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano4

Nombres de archivos

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Relación de IPS beneficiarias del giro directo del régimen subsidiado y sus facturasSUB140GIFAAAAAMMDDNI XXXXXXXXXXXX.txt36

b) Contenido del archivo

El archivo de la información de “Relación de IPS beneficiarias del giro directo del régimen subsidiado” está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada, así:

RegistroDescripciónReporte
Tipo 1Registro de controlObligatorio
Tipo 2Registro de detalle de IPS. Contiene la información de las IPS beneficiarias del giro directoObligatorio
Tipo 3Registro de detalle de factura. Contiene la información de las facturas objeto de giro a la IPS que se reporta en el registro de detalle de tipo IPSObligatorio

Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)

b.1. Registro tipo 1 - registro de control.

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N1: valor que significa que el registro es de control
1Tipo de identificación de la entidad que reporta2ANI: NIT
2Número de identificación de la entidad que reporta12NNúmero de identificación sin dígito de verificación. No se debe rellenar con ceros
3Código de la EPS6ACorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS
4Fecha inicial del periodo de la información reportada10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha inicial del periodo de información reportado
5Fecha final del periodo de la información reportada10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de corte del archivo
6Número total de registros de tipo detalle10NDebe corresponder a la cantidad de registros tipo 2 y tipo 3, contenidos en el archivo
7Sumatoria total de los valores a girar presentados en los registros de detalle IPS22NCorresponde a la sumatoria de los valores del campo “Valor a girar IPS” de los registros tipo 2. Este valor debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no negativo, ni cero

b.2. Registro tipo 2 - registro de detalle Tipo IPS.

Mediante el Registro de detalle Tipo IPS, la EPS reporta la información de las IPS beneficiarias del giro directo del Régimen Subsidiado y los valores objeto de giro para cada una de ellas. En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 2 para una misma IPS, por tanto el tipo y número de la identificación de la IPS no podrá repetirse.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N2: valor que significa que el registro es de tipo IPS
1Consecutivo de registro10NNúmero consecutivo de registros de detalle, inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1 hasta el último registro del archivo
2Tipo de identificación IPS2AEl único valor válido es: NI (NIT)
3Número identificación IPS12NCorresponde al número de identificación de la IPS a la cual se le hace el giro, número de NIT sin dígito de verificación
4Dígito de verificación1NCorresponde al dígito de verificación del NIT de la IPS
5Nombre o razón social de la IPS250ACorresponde al nombre o razón social de la IPS
6Valor a girar IPS20NCorresponde a la sumatoria de valores del campo “Valor a pagar de la factura por giro directo” de los registros tipo 3. Debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no puede ser ni negativo, ni cero. Adicionalmente debe ser mayor o igual al tope definido en el numeral 4 del artículo 5º de la presente resolución ($1.000.000)

b.3. Registro tipo 3 - registro de detalle tipo factura.

Mediante el Registro tipo 3, la EPS reporta la relación de facturas de cada una de las IPS beneficiarias del giro directo, sobre las cuales aprueba el giro. En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 3 para una misma factura de la misma IPS. El identificador único de la factura son los campos 2, 3, 4, 5 y 6 del presente registro.

Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidosRequerido
0Tipo de registro1N3: valor que significa que el registro es de tipo factura
1Consecutivo de registro10NNúmero consecutivo de registros. Continúa la numeración a partir del consecutivo anterior y va incrementando de 1 en 1 hasta el final del archivo
2Tipo de identificación IPS2AEl único valor válido es: NI (NIT)
3Número identificación IPS12NCorresponde al número de identificación de la IPS a la cual se le hace el giro, número de NIT sin dígito de verificación
4Fecha de emisión de la factura10FEn formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de emisión de la factura objeto de giro. Fecha válida: 2011-08-01
5Prefijo de la factura6APrefijo de la factura. En caso de no tener prefijo, dejar en blancoNO
6Número de la factura20NCorresponde al número de la factura objeto de giro
7Valor factura20NCorresponde al valor total de la factura relacionada en este registro. Este valor debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no negativo, ni cero y debe ser mayor o igual al valor contenido en el campo “Valor a pagar de la factura por giro directo” de este registro
8Valor a pagar de la factura por giro Directo20NCorresponde al valor a girar por la factura relacionada en este registro. Este valor debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no negativo, ni cero y debe ser menor o igual al valor contenido en el campo “Valor factura” de este registro
9Forma de contratación a la cual corresponde la factura1N1: Capitación 2: Evento – otra
10Código entidad territorial5NTabla División Político Administrativa de Colombia Divipola del DANE. Ejemplo 11001. Es requerido si el campo 9=1NO

2. Características de los archivos planos.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:

A alfanumérico, N-Numérico, D-decimal, F-Fecha, T-Texto con caracteres especiales:

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI con extensión .txt

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes:

d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|):

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3:

f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial:

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales:

h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos:

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios:

k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen ceros, estos no pueden ser remplazados por la vocal “O” la cual es un carácter diferente a cero:

l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el enter como fin de registro:

m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. Plataforma para el envío de archivos.

Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (Pisis) del Sistema Integral de Información de la Protección Social, Sispro, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del Sispro.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Control de calidad de los datos.

La plataforma Pisis recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa Ayuda.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma Pisis en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte /FAQ/FAQ.aspx

Seguridad de la información

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

4. Periodo de reporte y plazo

El reporte se realizará mensualmente de acuerdo con el plazo establecido en la presente resolución.

(Nota: Sustituido el presente anexo técnico por la Resolución 3110 de 2018 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)