RESOLUCIÓN 159 DE FEBRERO 23 DE 2018

 

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

RESOLUCIÓN 159 DE 2018

(Febrero 23)

“Por la cual se adopta el nuevo sistema de gestión documental “Escribe Presidencia” del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”.

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

en ejercicio de sus facultades legales especialmente las conferidas por la Ley 489 de 1998, la Ley 962 de 2005 y el Decreto 672 del 2017, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica;

Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica;

Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6º y 9º, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado;

Que el Decreto-Ley 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública, establece en los artículos 4º y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la administración pública;

Que el Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, “por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, tiene como objeto adoptar el modelo integrado de planeación y gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios;

Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones;

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos:

Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos;

Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos;

Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases;

Que la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 7 de 29 de junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico;

Que las tecnologías de la información y la comunicación están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país;

Que el artículo tercero del Acuerdo 60 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación establece que las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos;

Que mediante Decreto 2609 del 2012 se definieron los aspectos técnicos y legales que deben aplicar las entidades para la implementación de sus sistemas de gestión documental y la gestión de documentos electrónicos de archivo;

Que el sistema de gestión documental y archivo, es en una herramienta que permite la eficiencia administrativa a través de la administración, gestión y control de los documentos recibidos, internos y externos, de la Entidad de forma electrónica. Todo esto debido a que el sistema permite el manejo de los documentos de forma digital y electrónica, la interacción de múltiples usuarios y plataformas, así como el trámite y la respuesta en línea de los documentos de la Presidencia de la República;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptese la herramienta tecnológica “Escribe Presidencia” como el nuevo sistema de gestión documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mediante el cual se centralizará todo el proceso de gestión documental de la entidad que incluye las actividades de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación y valoración.

PAR.—Con el fin de facilitar la transición al nuevo sistema adoptado mediante la presente resolución, la operación de la herramienta tecnológica Escribe Presidencia será a partir del 12 de marzo.

ART. 2º—El sistema de gestión documental “Escribe Presidencia” permitirá:

a) Optimizar la radicación, registro y distribución de las comunicaciones oficiales que recibe y genera el Dapre por medio del grupo de atención a la ciudadanía;

b) Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo del Dapre durante todo su ciclo de vida;

c) Permitir el control, mejoramiento y seguimiento de las comunicaciones oficiales y demás documentos que se gestionen en la entidad;

d) Modernizar la gestión documental y de archivo del Dapre a través del uso de medios electrónicos y tecnologías de la información;

e) Facilitar la consulta en línea de los documentos de archivo del Dapre mejorando los tiempos de respuesta en la atención de solicitudes;

f) Promover la cultura de reducción de uso de papel en las dependencias, implementando la gestión de los documentos vía electrónica.

ART. 3º—El sistema de gestión documental “Escribe Presidencia” funcionará bajo los procedimientos, lineamientos y documentos que para el efecto se establezcan en el sistema integrado de gestión de la Presidencia de la República (Sigepre).

ART. 4º—Será responsabilidad de la dirección de operaciones a través del grupo de atención a la ciudadanía, del área de tecnologías de la información y del área administrativa a través del grupo de gestión documental la implementación, mantenimiento y actualización del sistema de gestión documental “Escribe Presidencia” bajo el marco legal vigente en materia de gestión documental y de tecnologías de la información y dentro de las competencias adscritas a cada uno.

ART. 5º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 2425 del 26 diciembre de 2005 y las demás que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de febrero de 2018.