RESOLUCIÓN 1598 DE 2005 

(Julio 1º)

“Por la cual se dictan políticas relacionadas con las publicaciones oficiales, monográficas o seriadas del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

La Secretaria General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,

en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere, el numeral 4º del artículo 18 del Decreto 246 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que es propósito del Ministerio de Hacienda y Crédito Público establecer las políticas relacionadas con la producción, edición, conservación y acceso a la información de las publicaciones oficiales generadas por la entidad en cualquier soporte y por cualquier medio, que le permitan un control adecuado;

Que existe la necesidad de racionalizar la producción y suministro de publicaciones oficiales; de igual manera contar con uniformidad en la presentación formal de las publicaciones oficiales y alcanzar una imagen única que identifique a la entidad;

Que por lo anterior, es necesario reglamentar al interior del Ministerio de Hacienda y Crédito Público las acciones necesarias relacionadas con la gestión, producción, edición, difusión, conservación y acceso a la información de las publicaciones oficiales con observancia de las normas de austeridad del gasto público,

RESUELVE:

ART. 1º—Objetivo. Establecer los lineamientos básicos para producir y editar en cualquier soporte o medio, las publicaciones oficiales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con sujeción a las normas y usos editoriales y aquellas normas que sobre el área haya promulgado el Gobierno Nacional, aplicando los estándares nacionales e internacionales.

Esta resolución va dirigida a las dependencias que requieran publicar en concordancia con las funciones asignadas y con los mandatos legales.

Esta resolución rige para los procesos de impresión y preedición incluyendo actividades de corrección y revisión de los escritos presentados para ser publicados.

ART. 2º—Trámites previos a la publicación. Las dependencias que requieran publicar un libro, ensayo, monografía deberán:

a) Solicitar al grupo de gestión documental la guía técnica aplicable para el tipo de publicación requerida ya sea libros u obras seriadas;

b) Verificar que exista presupuesto para dicha publicación;

c) Definir el número de ejemplares a publicar con base en las necesidades y el récord histórico;

d) El director de la dependencia deberá solicitar a la dirección administrativa que se adelanten los trámites pertinentes para lograr la publicación.

ART. 3º—Comité de edición y redacción. Para el logro de una articulación adecuada de las actividades previas que se requieren realizar en el evento de publicar una obra y en especial las publicaciones seriadas, la dependencia interesada conformará un “Comité de edición y redacción”, el cual estará conformado por el director del área quien lo presidirá, dos funcionarios conocedores de la temática a publicar, uno de los cuales coordinará las actividades técnicas incluidas las correcciones de estilo y ortográficas, o de presentación que conlleva la publicación y el otro, coordinará las labores administrativas que comporta la misma. De acuerdo con la complejidad del proceso se deja a consideración de la dependencia designar otro funcionario.

ART. 4º—Funciones del Comité de edición y redacción.

1. Decidir sobre la clase de publicación a realizar es decir, monográfica o periódica.

2. Verificar que se cumpla con los requisitos establecidos en la guía técnica referida en el literal a) del artículo 2º de la presente resolución.

3. Revisar y aprobar las correcciones solicitadas por la imprenta dentro del proceso de edición.

4. Aprobar o desaprobar el arte final otorgando el consentimiento para la impresión final.

5. Velar por el cumplimiento de las actividades referidas a la edición, publicación y difusión de las publicaciones oficiales, todo ello sin perjuicio de la normatividad que sobre el tema exista o se dicte.

6. Dar cumplimiento a los artículos 17, 18 y 19 de la Resolución 424 de febrero 16 de 2004 y demás normas vigentes sobre la materia.

PAR.—Durante el proceso para publicar y en las reuniones del comité que se estime conveniente, se contará con la presencia de un funcionario del grupo de gestión documental como acompañante para aclarar y asegurar los requerimientos técnicos establecidos.

ART. 5º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de julio de 2005.

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