RESOLUCIÓN 161 DE 2007 

(Agosto 17)

“Por la cual se crea el Comité de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico”.

La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico,

en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial de las conferidas en los artículos 23 y 78 del Acuerdo 257 de 2006 y en el artículo 5º del Decreto 552 de 2006,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994 expedido por la junta directiva del Archivo General de la Nación “Por el cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos”, modificado por el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995 proferido por la misma junta, establece la creación del comité de archivo, indicando que “cada entidad establecerá un comité de archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

Que igualmente en el parágrafo del mencionado artículo se estableció que “el comité de archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (secretario general o subdirector administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la oficina jurídica o su delegado; el jefe de la oficina de planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la unidad de control interno, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del comité de archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines”.

Que el artículo 8º de la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”, incluyó a las entidades del orden distrital dentro de la clasificación de los archivos territoriales.

Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 10 indicó que “la creación de los archivos contemplados en los artículos 8º y 9º de esta ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

Que el Decreto 4124 de 2004 “Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados” en su artículo 2º establece las instancias del articulación del sistema nacional de archivos, indicando que “en el nivel distrital el órgano coordinador es el Archivo General del Distrito; el órgano asesor el Consejo Distrital de Archivos y los órganos ejecutores, los archivos de las entidades públicas, archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del sistema”.

Que la Circular 041 del 2 de noviembre de 2001, proferida por la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, prevé la elaboración y adopción de las tablas de retención documental de las entidades distritales, con el fin de dar cumplimiento a lo consagrado en el artículo 24 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Ley General de Archivos” y a la Circular Externa 001-2001 emanada por el Archivo General de la Nación, las cuales establecen la obligatoriedad para todas las entidades del Estado de elaborar y aplicar las tablas de retención documental.

Que mediante el Decreto 475 de 2006 se creó el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C., como organismo encargado de orientar la función archivística en el Distrito Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

Que el Concejo de Bogotá, mediante el Acuerdo 257 del 2006, artículo 75, creó la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, como un organismo de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., entidad que de conformidad con las normas anteriormente mencionadas debe crear su archivo y por lo tanto establecer el comité que fije las políticas, estrategias y programas en materia archivística que permitan la consolidación del mismo.

Que el artículo 26 del Decreto 552 de 2006 “Por el cual se determina la estructura organizacional, las funciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, y se dictan otras disposiciones” estableció como función general de todas las dependencias de la secretaría la de “responder por la clasificación, organización y configuración de los archivos de gestión y su transferencia al archivo central, conforme a las normas especiales que determine la materia”, circunstancia que hace necesario crear el comité de gestión documental y archivo de la SDDE.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación y carácter. Crear el comité de gestión documental y archivo de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, como órgano asesor en materia archivística.

ART. 2º—Composición. El comité de gestión documental y archivo estará conformado por:

El (la) subsecretario (a) de despacho, o su delegado (a), quien lo presidirá.

El (la) director(a) de estudios socioeconómicos y regulatorios o su delegado(a), el (la) director(a) de formación y desarrollo empresarial o su delegado(a).

El (la) jefe de la oficina asesora de planeación y sistemas o su delegado(a).

El (la) jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado(a).

El (la) director(a) de gestión corporativa o su delegado(a), quien ejercerá la secretaría técnica del comité.

El (la) director(a) de estudios socioeconómicos y regulatorios o su delegado(a) y el (la) director(a) de formación y desarrollo empresarial o su delegado(a), actuarán en calidad de representantes de las dependencias productoras de los documentos que se evaluarán.

PAR. 1º—También concurrirán al comité de gestión documental y archivo en calidad de invitados (as), el (la) asesora del despacho, para las funciones de control interno, o su delegado(a) y los (las) servidores (as) públicos (as) que por su condición jerárquica y funcional deban contribuir al análisis de las políticas archivísticas y de los asuntos específicos de los que se ocupe el comité. Estas personas tienen voz pero no voto.

PAR. 2º—Para el análisis de temas específicos, el comité podrá convocar a expertos, a funcionarios de otras entidades y, en general, a las personas cuya participación considere necesaria. La convocatoria a funcionarios públicos de la secretaría será de obligatoria aceptación, al igual que la de los contratistas que desarrollen obligaciones relacionadas con la materia objeto de análisis en el comité.

PAR. 3º—Los miembros del comité de gestión documental y archivo podrán delegar, por escrito, su participación en funcionarios del nivel directivo o asesor.

ART. 3º—Funciones del comité. Las funciones del comité de gestión documental y archivo son las siguientes:

a. Asesorar y recomendar a la secretaría la adopción de políticas, planes, programas, proyectos y normas en materia de archivos.

b. Evaluar y avalar las tablas de retención documental de la secretaría, sus ajustes y actualizaciones, y emitir las recomendaciones y las observaciones a que haya lugar.

c. Aprobar o improbar las solicitudes de eliminación documental que sean presentadas por la dirección de gestión corporativa con posterioridad a la adopción de las tablas de retención documental.

d. Recomendar y apoyar programas de sensibilización sobre la importancia, uso y alcance de los archivos de la institución, especialmente dirigidos a los funcionarios y contratistas del organismo.

e. Adelantar los procesos de selección y valoración documental de los fondos acumulados que implican las siguientes actividades: estudiar los valores testimoniales, informativos e históricos de los documentos puestos en consideración, aplicar las directrices técnicas que en materia de selección y valoración autorice el Archivo Distrital y el Archivo General de la Nación y aprobar e improbar las solicitudes de eliminación.

f. Asesorar y recomendar los procesos de reprografía, como microfilmación y digitalización de los documentos de archivo.

g. Aprobar los procedimientos relacionados con la gestión documental y la función archivística.

h. Las demás propias de su objeto y que el (la) secretario (a) de despacho le asigne.

ART. 4º—Secretaría. La secretaría técnica del comité de gestión documental y archivo será ejercida por el (la) director(a) de gestión corporativa o su delegado(a), mediante las siguientes funciones:

1. Citar a las sesiones a los miembros del comité y a sus invitados.

2. Elaborar la agenda de cada reunión del comité.

3. Elaborar las actas de cada sesión del comité.

4. Presentar la información relacionada con los procesos de gestión documental de la entidad.

5. Coordinar con las oficinas asesoras de planeación y sistemas, jurídica y control interno, la presentación de los informes que se requieran.

6. Realizar seguimiento a los compromisos asignados por el comité a sus miembros.

7. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 5º—(Modificado).* Sesiones y decisiones. El comité de gestión documental y archivo sesionará una vez al mes de manera ordinaria y se reunirán en cualquier fecha de forma extraordinaria, cuando así se requiera.

Sus decisiones serán adoptadas por consenso.

*(Nota: Modificado por la Resolución 224 de 2007 artículo 1° de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico)

ART. 6º—Este acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de agosto de 2007.

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