RESOLUCIÓN 1644 DE 2001

 

RESOLUCIÓN 1644 DE 2001 

(Octubre 3)

“Por la cual se establecen disposiciones para el ejercicio de la supervisión, control y vigilancia de los contratos suscritos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”.

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

en ejercicio de sus facultades y en especial de las que le confieren el numeral 3º del artículo 59 de la Ley 489 de 1998 y el literal i) del artículo 13 Decreto 2719 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o sus delegados, en cumplimiento de lo previsto en el literal j) del artículo 13 del Decreto 2719 de 2000 suscriben los contratos relativos a los asuntos propios de la entidad;

Que es deber de las entidades públicas supervisar, controlar y vigilar el cumplimiento y ejecución de los contratos;

Que para efectos de la presente resolución se entiende por contrato el acto jurídico suscrito por el director de la entidad o sus delegados en los términos previstos en la Ley 80 de 1993,

RESUELVE:

ART. 1º—Es obligación del director de la entidad o sus delegados en los términos de los artículos 4º, 12 y 14 de la Ley 80 de 1993 supervisar, controlar y vigilar, directamente o por intermedio de un funcionario o contratista designado o contratado para tal fin, el cabal cumplimiento del objeto de los contratos que suscriban para el logro de la misión de la entidad.

ART. 2º—Cuando la naturaleza del objeto del contrato sea eminentemente técnica y el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República no cuente con la infraestructura necesaria y/o con el funcionario que posea los conocimientos especializados requeridos o la ley así lo exija, la supervisión, vigilancia y control del cumplimiento del objeto será ejercida por un interventor contratado para tal fin; en caso contrario el ordenador del gasto que suscribió el contrato designará como supervisor a un funcionario público de la entidad cuya misión y funciones se relacionen con el objeto contractual.

ART. 3º—Son obligaciones de los funcionarios o contratistas designados o contratados para ejercer la supervisión, control y vigilancia de los contratos suscritos por la entidad, entre otras, las siguientes:

1. Conocer entre otros los términos de referencia, los anexos, la propuesta, las especificaciones, sitio y el contrato correspondiente a su supervisión, como también, cuando sea el caso, los planos, las disposiciones sobre impacto urbano y ambiental, y demás concordantes y complementarias al mismo.

2. Informarse sobre la organización y procedimientos internos del DAPR relacionados con el manejo y trámite de contratos, órdenes de pago y otros.

3. Verificar que el contratista cumpla con las obligaciones derivadas del contrato encaminadas al cumplimiento del objeto del mismo.

4. Verificar la calidad de los bienes o servicios contratados.

5. Informar al ordenador del gasto que suscribió el contrato sobre los hechos y actos derivados de la ejecución del mismo, que puedan conducir al incumplimiento por parte del contratista, de sus obligaciones.

6. Informar al ordenador del gasto que suscribió el contrato sobre el incumplimiento total o parcial de las obligaciones convenidas por parte del contratista.

7. Recomendar al ordenador del gasto que suscribió el contrato las modificaciones al mismo que considere necesarias para el cabal cumplimiento de lo pactado.

8. Recomendar al ordenador del gasto que suscribió el contrato la adopción de las medidas necesarias para mantener, durante el desarrollo y ejecución del objeto convenido, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de presentar la propuesta.

9. Estudiar y preparar respuesta a las sugerencias, consultas o reclamaciones del contratista a la mayor brevedad posible con el fin de evitar que se aplique el silencio administrativo positivo de que hablan las disposiciones legales.

10. Llevar el control de la ejecución de las actividades propias del objeto convenido y elaborar un informe mensual que deberá remitir al ordenador del gasto que suscribió el contrato y a la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o a la dependencia que haga sus veces.

11. Participar activamente en las reuniones en las cuales se presentan informes por parte del contratista.

12. En los términos acordados en el contrato expedir las certificaciones de cumplimiento del objeto pactado y remitirlas oportunamente a la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o a la dependencia que haga sus veces.

13. Cuando sea el caso controlar la inversión del anticipo entregado al contratista en la forma establecida en el contrato, previa aprobación del programa de inversión del mismo.

14. Supervisar la tramitación de cuentas antes y después de la radicación de las mismas con el fin de que tenga una gestión administrativa sin contratiempos.

15. Dentro de los siete días siguientes a la presentación de la cuenta mensual por el contratista, revisar la cuenta, analizar el informe y dar el visto bueno o formular las glosas a que haya lugar.

16. Llevar el control de los pagos efectuados al contratista y su correspondencia con la ejecución del objeto pactado y elaborar un informe mensual que deberá remitir a la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o a la dependencia que haga sus veces.

17. Exigir al contratista el cumplimiento del objeto convenido en las condiciones técnicas, económicas y financieras derivadas de su propuesta.

18. Exigir al contratista el cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas con la ejecución del objeto contractual.

19. Solicitar la imposición de las sanciones previstas en el contrato en todas aquellas situaciones en que sea pertinente, indicando y soportando los motivos que dan lugar a ello. El informe correspondiente deberá remitirlo a la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o a la dependencia que haga sus veces.

20. Suscribir las actas de iniciación, recibo parcial y final que sean necesarias para la correcta ejecución del contrato. En todo caso todas las reuniones con el contratista deberán quedar consignadas en actas numeradas en orden consecutivo.

21. Organizar un archivo con toda la información técnica utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato. Este archivo será cuidadosamente conservado y actualizado por el supervisor quien lo entregará a la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o a la dependencia que haga sus veces en forma completa e inalterada a la terminación del contrato o cuando a la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o a la dependencia que haga sus veces lo requiera.

22. Responder a todos los requerimientos, llamados y explicaciones o aclaraciones solicitadas por las entidades de control, de fiscalización, control disciplinario, y de la justicia ordinaria.

23. Realizar evaluaciones periódicas sobre el desarrollo de las actividades de supervisión con la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o la dependencia que haga sus veces.

24. Efectuar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones derivadas de la supervisión.

25. Someter a consideración de la unidad principal de contratos y adquisiciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o la dependencia que haga sus veces.

• Las modificaciones al contrato, cantidades, los diseños y a las especificaciones técnicas indicando las razones de modificaciones y expresando por escrito su concepto sobre su viabilidad técnica y económica.

• Las solicitudes de adición en plazo y valor del contrato con el fin de cumplir con su objeto, con la debida anticipación (no menos de un (1) mes antes del vencimiento del contrato) y sustentación escrita justificando el beneficio económico y la gestión de desarrollo del contrato.

Las reclamaciones presentadas por el contratista con su evaluación, soporte, concepto y recomendaciones.

26. Las demás que en los términos de la ley correspondan con la naturaleza del contrato.

ART. 4º—El incumplimiento de cualquiera de las anteriores disposiciones acarreará la aplicación (sic) las sanciones establecidas en la ley.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de octubre 2001.

_____________________________________________________