Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 165-000919 DE 2017

(Septiembre 6)

“Por la cual se modifica la conformación y funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades y se dictan otras disposiciones”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y los numerales 15, 19 y 20 del artículo 8º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que “(...) La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;

Que el artículo 269 de la Constitución Política indica que “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”;

Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 87 de 1993, corresponde a todas las entidades y organismos de las Ramas del Poder Público, en sus diferentes órdenes y niveles, conformar, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno;

Que en virtud de lo dispuesto en el Decreto 1826 de 1994, la organización del Comité de coordinación del sistema de control interno y sus respectivos subcomités centrales, regionales o locales, se hará mediante resolución, expedida por el respectivo representante de la Entidad;

Que mediante la Resolución 511-004319 del 13 de agosto de 2012, se conformaron algunos órganos de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades y que mediante la Resolución 165-005620 del 18 de octubre de 2013, en su artículo segundo, se modifica la conformación del Comité de coordinación del sistema de control interno;

Que el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 de 2017 establece que “Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité institucional de coordinación de control interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno (...)”;

Que con el fin de actualizar las resoluciones internas al Decreto 648 de 2017, es necesario expedir la presente la resolución;

Que, con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Modifíquese el artículo segundo de la Resolución 165-005620 del 18 de octubre de 2012 (sic), el cual quedará así:

ART. 2º—Conformación del Comité institucional de coordinación del sistema de control interno. La Superintendencia de Sociedades contará con un Comité Institucional de coordinación del sistema de control interno que estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. Superintendente de Sociedades.

2. Delegado para asuntos económicos y contables.

3. Secretaría general.

4. El jefe de la oficina asesora de planeación.

5. El jefe de la oficina asesora jurídica.

El jefe de la oficina de control interno, quien actuará con voz pero no tendrá derecho a voto.

PAR. 1º—La Presidencia del Comité será ejercida por el Superintendente de Sociedades.

PAR. 2º—La secretaría técnica del comité será ejercida por el jefe de la oficina de control interno.

ART. 2º (sic)—Funciones. El Comité institucional de coordinación del sistema de control interno cumplirá las siguientes funciones:

a) Evaluar el estado del sistema de control interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI;

b) Aprobar el plan anual de auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración;

c) Aprobar el estatuto de auditoría interna y el código de ética del auditor, así como verificar su cumplimiento;

d) Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar;

e) Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna;

f) Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría;

g) Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta;

h) Las demás asignadas por el Superintendente de Sociedades.

ART. 3º—Funciones del secretario técnico del Comité institucional de coordinación del sistema de control interno. Corresponderá al secretario técnico del comité institucional de coordinación del sistema de control interno de la Superintendencia de Sociedades:

1. Citar a las sesiones del Comité.

2. Elaborar y suscribir las actas correspondientes.

3. Llevar el registro y control de las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

4. Las demás que le sean asignadas.

PAR.—Las decisiones que adopte el Comité Institucional de coordinación del sistema de control interno, constarán en actas suscritas por el presidente y el secretario técnico.

ART. 4º—Quórum. El Comité institucional de coordinación del sistema de control interno de la Superintendencia de Sociedades, deliberará y decidirá con la mitad más uno de sus miembros.

PAR.—Al Comité Institucional de coordinación del sistema de control interno podrán asistir otros funcionarios o personas en calidad de invitados, los cuales tendrán derecho a voz pero no a voto cuando la naturaleza del asunto a tratar lo requiera.

ART. 5º—Sesiones ordinarias. El Comité institucional de coordinación del sistema de control interno se reunirá dos veces al año. Antes de cada sesión, deberá adelantarse el siguiente procedimiento:

5.1. La secretaria técnica convocará la reunión, previa consulta con el Superintendente de Sociedades y por lo menos cinco (5) días hábiles antes de su realización, vía correo electrónico.

5.2. En todos los casos, por lo menos tres (3) días hábiles antes de la reunión la secretaría informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en el evento convocado.

ART. 6º—Sesiones extraordinarias. El Comité institucional de coordinación del sistema de control interno podrá reunirse de manera extraordinaria por convocatoria del presidente, cuando las circunstancias lo ameriten. Esta convocatoria se regirá por las siguientes reglas:

6.1. La secretaría técnica convocará la reunión, previo aval del Superintendente de Sociedades y por lo menos tres (3) días hábiles antes de su realización Vía correo electrónico.

6.2. En todos los casos, por lo menos un (1) día antes de la reunión, la secretaria técnica informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en el evento convocado.

PAR.—En caso de extrema urgencia, la convocatoria podrá hacerse verbalmente, en estos casos, la reunión tendrá carácter oficial únicamente cuando asista la mitad más uno de los miembros y decidan otorgar a la reunión el carácter de sesión oficial del respectivo órgano, dejando constancia en el acta correspondiente.

ART. 7º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 165-005620 del 18 de octubre de 2013 y modifica el procedimiento establecido en el artículo 17 de la Resolución 16-002564 del 7 de julio de 2017 en lo aplicable al Comité institucional de coordinación del sistema de control interno.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada a 6 de septiembre de 2017.