RESOLUCIÓN 165-001892 DE 2006 

(Agosto 8)

“Por la cual es reglamentado el procedimiento y los mecanismos para la elaboración de estudios económicos, sectoriales y especiales”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Decreto 1080 de 1996, y

CONSIDERANDO:

1. Que el Decreto 1080 de 1996 en su artículo 4º, numeral 21 establece como función del Superintendente de Sociedades dirigir la elaboración de estudios sectoriales, de diagnóstico económico y financiero que contribuyan al mejoramiento del sector empresarial, así como los especiales que se deriven de una actividad particular o de un grupo empresarial;

2. Que la Ley 872 de 2003 en el artículo 4º, literal g) establece dentro de los requisitos para la implementación del sistema de gestión de calidad, ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados.

3. Que es necesario implementar mejores prácticas para la elaboración de productos de calidad a nuestros usuarios.

Que con mérito en lo expuesto anteriormente, este despacho.

RESUELVE:

ART. 1º—Políticas institucionales. El superintendente de sociedades determinará el tema de los estudios sectoriales y especiales que de acuerdo con las funciones asignadas a la entidad contribuyan al desarrollo económico del país.

PAR. 1º—Los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades podrán proponer en cualquier momento la realización de dichos estudios para aprobación por parte del superintendente. En cualquier caso deben cumplir los parámetros descritos a continuación.

ART. 2º—Metodología. Los funcionarios asignados son los responsables de diseñar el documento guía que permita la elaboración de los respectivos estudios. Este documento guía contendrá, al menos:

Requisitos de clientes: todo documento previo a su realización debe identificar el tipo de cliente o público objetivo consumidor de la información, así como sus necesidades o requisitos a satisfacer.

Cronograma: la preparación de un documento exige la consulta de diversas fuentes y su validación. Por tal motivo, es necesario que en la planeación de cada documento estén involucradas dichas etapas, que solo culminan cuando este es socializado debidamente ante la comunidad.

Mecanismos de evaluación y revisión: la dependencia que produzca el documento deberá implementar formas de evaluación que permita la revisión por parte de personas que no hayan intervenido en su redacción, elaboración o coordinación. En cualquier caso, el superintendente de sociedades designará al(los) funcionario(s) que harán la revisión al documento dentro de los plazos fijados en el cronograma. Debe estar definido para cada propuesta de documento, la estrategia de elaboración, revisión y aprobación contenidas en las buenas prácticas de control de documentos del sistema de gestión de calidad.

Estrategias de difusión y seguimiento: será responsabilidad de la dependencia que elabora el estudio la entrega de la versión definitiva y aprobada al grupo de archivo y la socialización en las dependencias internas para su posterior aplicación o difusión. El grupo de trabajo que coordine el Sirem, publicará la versión aprobada en página web. El área de comunicaciones es responsable por la difusión ante la comunidad.

ART. 3º—Generalidades del documento. Los estudios producidos deberán guardar como mínimo las siguientes características:

1. Para la elaboración de los estudios deberá aplicarse la versión vigente de las normas Icontec, relacionada con la elaboración de este tipo de documentos.

2. El documento, además, deberá guardar los parámetros fijados en la guía documental de la entidad en sus capítulos I. tipo de documento. II. Parámetros generales y IV. Parámetros específicos de los documentos especiales.

3. Lenguaje: debe ser claro y comprensible para el usuario a quien va a ser dirigido el documento.

4. Seguridad: Para efectos de divulgar el estudio en internet e intranet, deberá entregarse en archivo PDF.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de agosto de 2006.

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