Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 165-002341 DE 2013 

(Abril 9)

“Por la cual se adiciona la Resolución 117-004342 del 14 de agosto de 2012”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales, especialmente la contenida en los numerales 2º y 15 del artículo 8º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012.

CONSIDERANDO:

Que el sistema de gestión integral es una herramienta metódica y transparente que permite lograr la satisfacción de los usuarios, la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión de la Superintendencia de Sociedades, la protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información, la gestión de riesgos y controles mediante la gestión por procesos.

Que teniendo en cuenta los anterior, la Superintendencia de Sociedades mediante Resolución 165-04656 del 3 de marzo de 2010 aprobó la política, los objetivos de gestión integral y designó al secretario general como el representante para el sistema integrado, haciendo evidente el compromiso que tiene la alta dirección y en general toda la entidad para gestionar la misión institucional a través de procesos que permitan mejorar su desempeño.

Que el manual de contratación y supervisión de la entidad es un documento que pertenece al proceso de gestión contractual dentro del sistema de gestión integral de la Superintendencia de Sociedades, (Código asignado GCON-M 001, de fecha 14 agosto 2012, versión número 003).

Que el sistema de gestión integral de la entidad cuenta con un procedimiento eficiente, en tiempo y recursos, establecido para modificar documentos incluidos en el sistema, “GC-PR-001 control de documentos y registros”, cuyo alcance es el siguiente:

Debe aplicarse a todos los documentos y registros relacionados con el sistema de gestión integrado de “La Superintendencia de Sociedades” y su aplicación. Incluye el control y distribución de documentos de origen externo.

Que dentro del sistema de gestión integral la mejora continua de procesos y documentos asociados a ellos, involucra la observancia de principios de la función administrativa, tales como los de celeridad y economía previstos en la Constitución Política, de tal manera que debe disponerse de las herramientas expeditas para el efecto.

Que consecuente con lo anterior, se encuentran otros documentos del sistema de gestión integral de la entidad, que aun cuando fueron adoptados por acto administrativo, en su articulado establecieron que las modificaciones sólo requerirían del trámite pertinente y propio del sistema de gestión integral, ante la oficina de planeación; es el caso de las resoluciones 165-003444 de 7 de octubre de 2005 (Guía documental de la superintendencia) y 547-001032 (Tabla de trámites, manual de archivo y manual de aplicación de TRT), documentos identificados con los siguientes códigos asignados GDOC-G-002 de versión 002 de 29 de agosto de 2009, GDOC-F-009 de fecha 23 julio 2012, versión número 004, y GDOC-M-002 de 12 de octubre de 20112, versión 002, respectivamente.

Que mediante la Resolución 117-004342 del 14 de agosto de 2012 se aprobó el manual de contratación y supervisión para la entidad, sin que se incluyera previsión alguna que permitiera que su ajuste de realizara siguiendo el procedimiento de control de documentos y registro.

Que visto lo anterior, es innecesario adicionar los actos administrativos que aprueben documentos que forman parte del sistema de gestión integral, incluyendo en el articulado la previsión que permita hacer ajustes al documento aprobado siguiendo el procedimiento establecido por el sistema de gestión integral.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adicionar el siguiente parágrafo al artículo primero de la Resolución 117-004342 del 14 de agosto de 2012:

PAR.—Los ajustes, actualizaciones y propuestas de mejoramiento continuo al manual de contratación de la Superintendencia de Sociedades se adelantarán mediante el procedimiento definido en el sistema de gestión integrado.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de abril de 2013.