Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 165-002564 DE 2017

(Julio 7)

“Por medio de la cual se modifica la Resolución 511-004319 del 13 de agosto de 2012 relativa a la creación de órganos de asesoría y coordinación”.

(Nota: Véase Resolución 165-000919 de 2017 artículo 7° de la Superintendencia de Sociedades)

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales, reglamentarias y en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, numerales 10 y 15 del Decreto 1023 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 511-004319 de 13 de agosto de 2012, la Superintendencia de Sociedades creó los órganos de asesoría y coordinación, en el marco de los principios de eficiencia y celeridad, con el fin de garantizar el desarrollo adecuado de las funciones asignadas a la entidad.

Que por medio de la Resolución 500-001348 del 8 de noviembre de 2016, se modificó la Resolución 511-004319 del 13 de agosto de 2012, así:

“ART. 1º—Modifíquese el artículo primero de la Resolución 511004319 del 12 de agosto de 2012, el cual quedará así:

‘ART. 1º—Conformación. La Superintendencia de Sociedades contará con un Comité de Gerencia que actuará como órgano asesor del Superintendente en los temas de dirección estratégica de la entidad. Este comité estará presidido por el Superintendente de Sociedades y estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. Superintendente delegado para asuntos económicos y contables.

2. Superintendente delegado para inspección, vigilancia y control.

3. Superintendente delegado para procedimientos de insolvencia.

4. Superintendente delegado para procedimientos mercantiles.

5. Secretario general.

6. Jefe de la oficina asesora de planeación.

7. Director de informática y desarrollo.

PAR. 1º—Las decisiones o recomendaciones del comité no tendrán carácter vinculante.

PAR. 2º—La Secretaría del comité será ejercida por el jefe de la oficina de planeación.

PAR. 1º—(Sic). Para efectos de este artículo, se entiende dirección estratégica como la definición de políticas públicas de carácter general en materia misional y de gestión administrativa”.

Que de conformidad con el considerando anterior, resulta oportuno precisar las actividades señaladas en el artículo 23, numeral 1º del Decreto 1023 de 2012, correspondientes a las recomendaciones que debe realizar el Comité de Gerencia respecto de los asuntos relativos a la supervisión de las sociedades, así como en relación con las funciones jurisdiccionales de la Superintendencia de Sociedades y, en general, al resto de actividades propias de la entidad.

Que mediante artículo 13 de la Resolución 511-004319 del 13 de agosto de 2012, se conformó el Comité de Publicaciones; sin embargo, por necesidades del servicio y, en aras de garantizar el principio de celeridad y eficacia, se consideró pertinente la supresión del mismo.

Con mérito en lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el artículo primero de la Resolución 511-004319 del 13 de agosto de 2012, así:

“ART. 1º—Conformación. La Superintendencia de Sociedades contará con un Comité de Gerencia que actuará como órgano asesor del Superintendente en los asuntos relativos a la supervisión de las sociedades colombianas, así como en relación con las funciones jurisdiccionales de la Superintendencia de Sociedades. El referido Comité también deberá asesorar al Superintendente en lo que a la dirección estratégica se refiere. Este comité será presidido por el Superintendente de Sociedades y estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. Superintendente delegado para asuntos económicos y contables.

2. Superintendente delegado para inspección, vigilancia y control.

3. Superintendente delegado para procedimientos de insolvencia.

4. Superintendente delegado para procedimientos mercantiles.

5. Secretario general.

6. Jefe de la oficina asesora de planeación.

7. Director de informática y desarrollo.

‘PAR. 1º.Las decisiones o recomendaciones del comité no tendrán carácter vinculante.

‘PAR. 2º.La secretaría del comité será ejercida por el jefe de la oficina de planeación.

‘PAR. 3º.Para efectos de este artículo, se entiende dirección estratégica como la definición de políticas públicas de carácter general en materia misional y de gestión administrativa.

‘PAR. 4º.Por sugerencia del presidente, se convocará al jefe de la oficina de control interno cuando sea considerada relevante su participación en el desarrollo de los temas por tratar. El jefe de la oficina de control interno tendrá voz pero no voto.

ART. 2º—Suprimir el comité de publicaciones señalado en el Capítulo VI, artículos 13 y 14 de la Resolución 511-004319 del 13 de agosto de 2012.

ART. 3º—Ajustar el articulado de la Resolución 511-004319 del 13 de agosto de 2012, con el fin de otorgar continuidad numérica, así:

‘CAPÍTULO VI

Reglas Generales

‘ART 13.—Aplicabilidad de reglas. Salvo norma expresa y específica en contrario, a todos los órganos de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades, se les aplican las reglas contenidas en este capítulo.

PAR.—Con el fin de regular los aspectos no contemplados en esta resolución o en normas especiales, cada órgano de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades deberá darse su propio reglamento.

ART. 14.—Presidente. Cada órgano elegirá un presidente entre sus integrantes, quien cumplirá las siguientes funciones:

14.1 Dirigir sesiones.

14.2 Señalar el orden del día.

14.3 Dirigir los debates.

14.4 Sin perjuicio de las funciones asignadas al secretario, informar oficialmente sobre los asuntos decididos por el órgano respectivo.

14.5 Hacer el reparto de los asuntos, de conformidad con lo previsto en el reglamento.

14.6 Convocar a reuniones extraordinarias, por intermedio del secretario.

14.7 Firmar las actas de las sesiones.

14.8 Suscribir los actos administrativos en los que constan las decisiones que adopte el cuerpo colegiado.

‘ART. 15.—Secretarios. Cada órgano contará con un secretario, quien no formará parte del mismo y cumplirá las siguientes funciones:

15.1 Redactar las actas de las reuniones. Llevarlas en estricto orden y rigurosidad.

15.2 Mantener actualizado y ordenado correctamente el archivo del órgano respectivo.

15.3 Guardar absoluta reserva, sobre las decisiones y deliberaciones.

15.4 Citar a las reuniones, previo acuerdo con el presidente.

15.5 Elaborar el orden del día, previo acuerdo con el presidente.

15.6 Recibir las peticiones que se presenten para ser tratadas en las sesiones del órgano respectivo e incluirlas en el orden del día, respetando, en todo caso, el derecho de turno.

15.7 Preparar el temario y los documentos pertinentes para la adopción de decisiones de las reuniones, de acuerdo al orden del día.

15.8 Convocar, por correo electrónico o por medio escrito, a las reuniones ordinarias; así mismo a reuniones extraordinarias cuando lo ordene el presidente.

15.9 Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del órgano correspondiente en la siguiente reunión.

15.10 Suscribir actas aprobadas.

15.11 Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del órgano respectivo, para lo cual deberá implementar su archivo de acuerdo con las normas que regulan la materia.

15.12 Verificar que las determinaciones tomadas en las sesiones sean conocidas, implementadas y cumplidas, de acuerdo con la naturaleza de las mismas.

‘ART. 16.—Orden de las sesiones. Las sesiones de los órganos de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades se realizarán de acuerdo con el orden que se establece a continuación:

16.1 De cada reunión se levantará un acta que contendrá una relación sucinta respecto de los temas tratados, decisiones adoptadas e identificación de quienes en ella intervinieron, la cual deberá ser aprobada en la siguiente sesión. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán realizadas en estricto orden y rigurosidad.

16.2 Una vez aprobado el orden del día se someterá a consideración el acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes.

16.3 En cada reunión solo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será, necesariamente, la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por decisión del respectivo órgano.

16.4 Cada órgano sesionará y decidirá con la totalidad de sus miembros principales o sus suplentes, de acuerdo con el reglamento.

16.5 Cuando así lo considere pertinente, el presidente, dependiendo de los temas por tratar, podrá invitar servidores públicos de la entidad o particulares, quienes solo podrán opinar respecto de los temas para los cuales han sido invitados.

16.6 Al finalizar la sesión, la secretaría convocará a la próxima reunión ordinaria.

‘ART. 17.—Sesiones ordinarias. Cada órgano se reunirá ordinariamente una vez al mes. Antes de cada sesión, deberá adelantarse el siguiente procedimiento:

17.1 La secretaría conocerá de la convocatoria a la reunión, previa consulta con el presidente del organismo y por lo menos cinco (5) días hábiles antes de su realización.

17.2 En todos los casos, por lo menos tres (3) días hábiles antes de la reunión, la secretaría informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en el evento convocado.

‘PAR.—En caso de extrema urgencia, la convocatoria podrá realizarse verbalmente. En estos casos, la reunión tendrá carácter oficial únicamente cuando asista la mitad más uno de los miembros y decidan otorgar a la reunión el carácter de sesión oficial del respectivo órgano. Deberá dejarse la correspondiente constancia en el acta de la sesión.

‘ART. 18.—Sesiones no presenciales. Las sesiones de los órganos de asesoría y coordinación se desarrollarán con la presencia de sus integrantes, conforme al quórum y mayorías establecidas para cada uno de ellos. No obstante lo anterior, podrán realizarse reuniones sin la presencia física del total o número parcial de sus integrantes, mediante la utilización de mensajes de datos. Para tal efecto, se dispondrá de los medios electrónicos, ópticos similares disponibles, tales como Internet, correo electrónico, videoconferencia, fax, entre otros, que permitan la participación en tiempo real o no de los integrantes e invitados.

A las sesiones no presenciales se les aplicarán las siguientes reglas:

18.1 La secretaría convocará a la reunión, a través de medios electrónicos, de acuerdo con las reglas establecidas para las sesiones extraordinarias.

18.2 En las convocatorias a la reunión se indicará el tipo de respuesta esperada por los miembros y los medios tecnológicos que serán utilizados.

18.3 Cuando todos o algunos de los miembros carezcan del mecanismo de firma electrónica, la firma autógrafa se recabará dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a la celebración de la sesión, para lo cual el secretario procederá a solicitar a los miembros la suscripción de la respectiva acta.

18.4 Las sesiones no presenciales podrán desarrollarse en tiempo real (conexión a través de videoconferencia o mensajería instantánea) que permitan la grabación de la respectiva sesión o mediante la utilización del correo electrónico o foros asincrónicos, a través de los cuales se enviarán los respectivos mensajes de datos que soporten las deliberaciones y decisiones adoptadas.

18.5 En las actas deberá indicarse que los participantes se comunicaron simultánea o sucesivamente, según el caso. Si el mecanismo es este último, deberá expresarse en el acta, la fecha de la recepción de la primera comunicación y de la última.

18.6 Serán válidas también las decisiones, cuando por escrito, todos sus miembros expresen el sentido de su voto dentro del término que sea fijado para tal efecto por parte del presidente de cada comité, por medio de la utilización de cualquier medio tecnológico o mensajería de datos. En este evento, el presidente informará a los miembros del Comité el sentido de la decisión dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de los documentos en los que se expresa el voto, de lo cual se levantará un acta que deberá ser suscrita por el presidente y el secretario.

‘ART. 19.—Adopción de decisiones. Para la toma de decisiones, los órganos de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir las siguientes reglas:

19.1 Las decisiones serán motivadas y se adoptarán con fundamento en los documentos aportados y en las pruebas que se hubieren practicado.

19.2 En la parte resolutiva de los actos administrativos, se indicarán los recursos que proceden contra los mismos, el órgano o autoridad ante quien deben interponerse y los plazos para hacerlo.

19.3 Para informar las decisiones adoptadas, se procederá de la siguiente manera:

a. Si son de carácter general: se remitirán a la Oficina Asesora de Planeación para que esta lo difunda por los canales y medios establecidos.

b. Si son de carácter particular: se deberá actuar conforme a lo establecido por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

19.4 Las decisiones se adoptarán por votación favorable de la mitad más uno de sus miembros.

19.5 Las decisiones constarán en actos administrativos expedidos por el presidente del órgano.

19.6 Todos los integrantes tendrán voz y voto.

ART. 20—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias”.

ART. 3º—(sic) Vigencia y Derogatorias. La presente resolución deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, y rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

(Nota: Véase Resolución 165-000919 de 2017 artículo 7° de la Superintendencia de Sociedades)