Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 165-003111 DE 2013

(Mayo 9)

“Por la cual se establecen lineamientos básicos de control del sistema de gestión integral”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales, especialmente la contenida en los numerales 2º y 15 del artículo 8º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012,

CONSIDERANDO:

Que el sistema de gestión integral es una herramienta metódica y transparente que permite lograr la satisfacción de los usuarios, la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión de la Superintendencia de Sociedades, la protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información, la administración de riesgos y controles mediante la gestión por procesos.

Que dentro del sistema de gestión integral la mejora continua de procesos y documentos asociados a ellos, involucra la observancia de principios de la función administrativa, tales como los de eficiencia, celeridad y economía previstos en la Constitución Política.

Que conforme con lo anterior, la Superintendencia debe articular el ejercicio de las funciones administrativas de la entidad, sean estas regulatorias, misionales, organizacionales, etc., con el sistema de gestión integral para garantizar su coherencia.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Impartir las siguientes instrucciones:

Actos administrativos

1. Cuando sea necesario impartir instrucciones de carácter general estas deben ser proyectadas para la firma del superintendente o el secretario general en circulares externas o internas, de conformidad con la guía documental, que se encuentra en el sistema de gestión integral, proceso gestión documental.

2. Cuando sea necesario asignar, suprimir o ajustar funciones a las diferentes áreas de trabajo o se creen, modifiquen o deroguen procedimientos, estos deben ser proyectados para la firma del superintendente o del secretario general en resoluciones, de conformidad con la guía documental, que se encuentra en el sistema de gestión integral, proceso gestión documental.

3. El proyecto de acto administrativo relacionado con los numerales 1º y 2º de esta circular, deberá ser remitido vía correo electrónico al jefe de la oficina asesora de planeación para su revisión.

4. El jefe de la oficina de planeación dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción del acto administrativo referido lo revisará y dará su visto bueno. En el evento en el que se deban realizar modificaciones, el jefe de la oficina de planeación lo hará saber a la dependencia en la que se origina el proyecto de acto administrativo, una vez realizados los ajustes, hará la verificación pertinente, dará su visto bueno y pasará a firma del superintendente o secretario general, según corresponda.

Estructura organizacional

1. Previo a la creación, modificación o eliminación de grupos de trabajo de la entidad, el responsable de la iniciativa deberá enviar al jefe de la oficina asesora de planeación la solicitud junto con el documento de justificación, para su estudio y viabilidad.

2. El jefe de la oficina asesora de planeación efectuará el estudio correspondiente y enviará correo al solicitante informando su aceptación o rechazo.

3. En el evento de ser aceptada la solicitud, el solicitante diligenciará el formato control de cambios que se encuentra en el sistema de gestión integral, proceso gestión estratégica y lo enviará al jefe de la oficina asesora de planeación para su trámite.

4. Una vez expedido el acto administrativo de creación o modificación de la estructura, el coordinador del grupo de gestión documental, asignará el código para el centro de costos y lo enviará vía correo electrónico al jefe de la oficina asesora de planeación para su visto bueno.

Procesos, procedimientos y sistemas de información

1. Previo a la creación, modificación o eliminación de procesos, procedimientos o sistemas de información, el responsable de la iniciativa deberá enviar al jefe de la oficina asesora de planeación la solicitud junto con el documento de justificación, para su estudio y viabilidad a través del programa de arquitectura empresarial.

2. El líder de calidad y arquitectura empresarial efectuará el análisis de impacto correspondiente y enviará correo al solicitante informando su aceptación o rechazo.

3. En el evento de ser aceptada la solicitud, el solicitante diligenciará el formato control de cambios que se encuentra en el sistema de gestión integral, proceso gestión estratégica y lo enviará al jefe de la oficina asesora de planeación para su trámite.

Documentos y registros

1. En el evento en que sea necesario crear, modificar o suprimir formatos, formularios, manuales, guías, instructivos entre otros documentos del sistema de gestión integrado, se debe tener en cuenta el procedimiento GC-PR-001 control de documentos y registros el cual se encuentra en el sistema de gestión integrado proceso gestión integral.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de mayo de 2013.