Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 165-005011 DE 2013 

(Septiembre 10)

“Por medio de la cual se modifica la Resolución 511-004064 de 2012”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus atribuciones legales, reglamentarias, y en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 15 y 20 del artículo 8º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el consultor Price Water House Coopers en la vigencia 2012 reformuló y revisó la planeación del programa de proyectos para actualizar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) y su contribución a los procesos misionales, alineando el programa de proyectos para que estos cumplan con el estándar XBRL y con la recomendación de iniciar un programa de arquitectura empresarial en la superintendencia.

Que consecuente con lo anterior, la Superintendencia de Sociedades en su compromiso de ser una de las entidades con mayores índices de gestión, trasparencia y servicios tecnológicos, ha estudiado diferentes alternativas que le permitan sacar el máximo provecho a plataforma tecnológica.

Que en atención al compromiso señalado en precedencia, la Superintendencia de Sociedades implementó el programa de arquitectura empresarial, el cual inició el 27 de diciembre de 2012, lo cual fue comunicado y socializado a la entidad mediante Circular Interna 165-00004 con Radicación 2013-01-056702 de marzo 1º de 2013.

Que en el desarrollo del proyecto aludido, la Superintendencia de Sociedades ha adoptado Togaf (The Open Group Architecture Framework) como un marco estándar de trabajo de arquitectura empresarial. Bajo este estándar se aplicará el ciclo ADM (Architecture Development Method) como la metodología definida por TOGAF para el desarrollo de una arquitectura empresarial que cumpla con las necesidades estratégicas y de operación de la entidad, y su alineación con las iniciativas y soluciones de Negocio (procesos), datos, aplicaciones y tecnología.

• La arquitectura de negocio es la identificación, priorización y planteamientos de oportunidades de mejora alineados con la planeación estratégica institucional y sincronizado con los datos, aplicaciones y tecnología. Además de establecer una valoración de capacidad de implementación a corto, mediano y largo plazo, junto con su correspondiente modelo de gobernabilidad, es decir, como se planean, ejecutan y se da seguimiento a las oportunidades seleccionadas y aprobadas por la dirección.

• La arquitectura de datos corresponde al diseño de procesos y procedimientos que permiten gestionar apropiadamente las necesidades del ciclo de vida completo de los datos de la entidad para cumplir con su función misional y articular los modelos de datos con las aplicaciones o sistemas de información existentes.

• La arquitectura de aplicaciones establece una descripción de los sistemas de información o aplicaciones (servicios) que se requieran implantar, así como en la relación e interacción de los mismos, para atender las necesidades de los procesos de entidad que permiten la entrega de servicios internos y externos.

• La arquitectura de tecnología describe y atiende los requerimientos de hardware, software y redes para las demás arquitecturas, contemplando las tendencias tecnológicas y garantizando que se cuente con la capacidad técnica de operación.

• El arquitecto en jefe es el responsable de coordinar y delegar las actividades a desarrollarse en el dominio de las demás arquitecturas (negocio, datos, aplicaciones y tecnología), establecer el contacto directivo con los demás jefes, directores o delegados para presentar las definiciones de arquitectura empresarial y validarlas contra prioridades y capacidades de cada área, participar en los comités en que los que los conceptos del equipo de arquitectura empresarial impacten en toma de decisiones, y socializar en la entidad todo resultado de arquitectura empresarial que requiera de divulgación.

Que en consecuencia, la superintendencia debe contar con un equipo de trabajo para ejecutar y gobernar la práctica de arquitectura empresarial, el cual es un ciclo constante y permanente, requerido para reaccionar a los cambios del entorno institucional, sectorial y nacional; de una manera estratégica, organizada, real y adecuada desde las condiciones actuales hacia futuras.

Que para el efecto, atendiendo las características propias de las entidades públicas, la entidad debe ajustar su capacidad instalada para la creación de un grupo de trabajo, así como la inclusión de funciones a grupos ya existentes que lideren las diferentes arquitecturas que se requieren en la entidad, asignando competencias y organizando grupos internos de trabajo.

Que conforme lo dispuesto en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

Que mediante la Resolución 511-004064 de 25 de julio de 2012 se definieron los grupos internos de trabajo en la Superintendencia de Sociedades.

Que en consideración a lo anteriormente expuesto sobre el proyecto de arquitectura empresarial, se requiere la creación de un nuevo grupo y ajustar las funciones de tres grupos ya existentes.

Por lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el grupo de arquitectura empresarial y del sistema de gestión integral. Crear un grupo interno de trabajo denominado “grupo de arquitectura empresarial y del sistema de gestión integral”, adscrito a la oficina asesora de planeación de la Superintendencia de Sociedades. El grupo tendrá las siguientes funciones:

Funciones del sistema de gestión integral

1. Apoyar a la alta dirección a definir, difundir y mantener la política y los principios de gestión de la calidad y de seguridad de la Información, así como de las demás normas que la entidad decida adoptar.

2. Apoyar a la alta dirección a definir, difundir y mantener la política de gestión integrada.

3. Apoyar a la toma de acciones para la correcta implementación y mantenimiento del SGI.

4. Coordinar el proceso de revisión por la dirección para evaluar el sistema de gestión integral.

5. Administrar el sistema de gestión de calidad garantizando la actualización de los documentos en la intranet, el control de documentos y registro y alineación de cambios que afecten el sistema.

6. Orientar y asesorar a todas las dependencias en materia de mejoramiento continuo del sistema de gestión integrado (calidad y seguridad de la información) (equipos de mejora, sugerencias a los programas de mejora).

7. Apoyar a todas las dependencias de la institución en las auditorías de los entes de certificación.

8. Apoyar a las dependencias en los planes de mejoramiento para la corrección de las no conformidades derivadas de las auditorías de los entes certificadores.

9. Participar y apoyar en programas de sensibilización y capacitación del sistema de gestión integrado.

Funciones de la arquitectura de negocio

10. Adelantar las estrategias y labores necesarias para el seguimiento de la arquitectura de negocio en la entidad, realizando el apoyo frente a la toma de decisiones en las iniciativas para transformar en proyectos las soluciones potenciales que se generen en el desarrollo de la arquitectura empresarial.

11. Proyectar conceptos sobre la arquitectura de negocio en la entidad, dirigido al apoyo en la toma de decisiones sobre proyectos que puedan transformar políticas o las definiciones de procesos.

12. Realizar las actividades para atender los requerimientos de la arquitectura de negocio de la entidad.

13. Identificar e implementar cambios a la arquitectura de negocio establecida para que se adecue a las necesidades funcionales de la entidad.

14. Efectuar la administración de la herramienta de arquitectura empresarial.

15. Mantener actualizado el repositorio de documentos de la arquitectura de negocio, y cuando aplique se incorpore y mantenga dentro del sistema de gestión integrado.

16. Apoyar la socialización de las políticas y lineamientos de la arquitectura de negocio de la entidad.

17. Realizar el seguimiento a las nuevas tendencias y buenas prácticas que apliquen a la arquitectura empresarial dentro del área de su competencia.

PAR.—El jefe de la oficina asesora de planeación adelantará las siguientes funciones de arquitectura empresarial:

Funciones de la arquitectura en jefe

1. Apoyar a la alta dirección en la definición, implementación y seguimiento de los proyectos generados de la arquitectura empresarial de la entidad.

2. Realizar la gestión de la arquitectura empresarial de la entidad, atendiendo las diversas necesidades misionales, de direccionamiento, de apoyo y de evaluación y control buscando siempre oportunidades de mejora que permitan aumentar la productividad y satisfacción de los usuarios.

3. Controlar y realizar seguimiento a la aplicación de la metodología de arquitectura empresarial.

4. Verificar el cumplimiento de lineamientos de arquitectura empresarial de los diversos proyectos definidos por la Superintendencia de Sociedades.

5. Realizar la gestión de los requerimientos de la arquitectura empresarial de la entidad que se soliciten.

6. Identificar e implementar cambios a la arquitectura empresarial establecida para que se adecue a las necesidades funcionales de la entidad.

7. Mantener actualizado el repositorio de documentos de la arquitectura empresarial.

8. Adelantar la socialización de las políticas y lineamientos de la arquitectura empresarial de la entidad.

9. Realizar el seguimiento a las nuevas tendencias y buenas prácticas que apliquen a la arquitectura empresarial dentro del área de su competencia.

ART. 2º—Modificar las funciones del grupo de sistemas. Se modifican las funciones del “grupo de sistemas”, contenidas en el artículo 7º del capítulo I de la Resolución 511-004064, en consecuencia el mencionado artículo quedará así:

"ART. 7º—Asignar funciones al grupo de sistemas. Crea el grupo interno de trabajo denominado “grupo de sistemas” adscrito a la dirección de informática y desarrollo de la superintendencia de sociedades. El grupo tendrá las siguientes funciones:

Funciones generales

1. Identificar e Implementar cambios de la infraestructura tecnológica de acuerdo con las mejores prácticas cuando se requiera.

2. Planear, ejecutar y hacer seguimiento a la configuración y la infraestructura tecnológica que soportan los servicios de tecnología en operación.

3. Implementar y liberar los nuevos servicios tecnológicos.

4. Realizar las actividades necesarias para garantizar la disponibilidad y la continuidad de los servicios tecnológicos, dando cumplimiento a la política de respaldo y recuperación de la información y de las de seguridad informáticas de su competencia.

5. Atender los incidentes y problemas que se presenten de servicios tecnológicos.

6. Dar trámite a las actividades de la mesa de ayuda y los acuerdos de nivel de servicios tecnológicos, según las necesidades de la entidad.

7. Realizar las revisiones, verificaciones y evaluaciones del uso y aprovechamiento de los recursos tecnológicos, para garantizar la adecuada capacidad tecnológica de la entidad.

8. Adelantar los trámites pertinentes para la adquisición de la infraestructura tecnológica requerida en las áreas de su competencia.

9. Realizar las actividades necesarias para mitigar los riesgos operativos y de seguridad de la información y los procesos de sus competencias.

10. Implementar estrategias que permitan el mejoramiento continuo del sistema de gestión Integrado asegurando y garantizando su aplicación y permanente ejecución en los procesos que son de su competencia.

Funciones de arquitectura de tecnología

11. Definir y mantener la arquitectura de tecnología para las soluciones, los sistemas de información, aplicaciones y servicios en el marco de la arquitectura empresarial y de la seguridad de la información.

12. Proyectar conceptos sobre la arquitectura de tecnología en la entidad, apoyando la toma de decisiones sobre proyectos que puedan transformar políticas, definiciones o la plataforma tecnológica misma.

13. Realizar las actividades para atender los requerimientos de la arquitectura de tecnología de la entidad.

14. Identificar e Implementar cambios a la arquitectura de tecnología establecida para que se adecue a las necesidades funcionales de la entidad.

15. Mantener actualizado el repositorio de documentos de la arquitectura de tecnología.

16. Apoyar la socialización de las políticas y lineamientos de la arquitectura de tecnología de la entidad.

17. Realizar el seguimiento a las nuevas tendencias y buenas prácticas que apliquen a la arquitectura empresarial dentro del área de su competencia.

ART. 3º—Modificar las funciones del grupo de innovación y desarrollo. Se modifican las funciones del “grupo de innovación y desarrollo”, contenidas en el artículo 8º del capítulo I de la Resolución 511-004064, en consecuencia el mencionado artículo quedará así:

"ART. 8º—Asignar funciones al grupo de innovación y desarrollo. Crea el grupo interno de trabajo denominado “grupo de innovación y desarrollo” adscrito a la dirección de informática y desarrollo de la Superintendencia de Sociedades. El grupo tendrá las siguientes funciones:

Funciones generales

1. Realizar las investigaciones de las necesidades institucionales en materia de tecnologías de la información y comunicaciones, de acuerdo con las políticas, estrategias y normatividad vigentes.

2. Realizar la investigación, análisis y diseño de las alternativas de solución respecto a las necesidades institucionales, atendiendo los requerimientos en materia de tecnologías de la información y comunicaciones de conformidad con los lineamientos y políticas vigentes.

3. Realizar el desarrollo de las soluciones aprobadas en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones ya sean adquiridos o con los recursos existentes en el marco de la arquitectura empresarial.

4. Definir y acompañar los planes de transición para la entrada en operación de las soluciones desarrolladas en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones de conformidad a los planes institucionales.

5. Realizar la atención de los requerimientos en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones que se requieran por parte de la entidad de conformidad a las políticas y planes institucionales, sectoriales y nacionales.

6. Realizar la gestión, la adquisición de la infraestructura tecnológica requerida para la modernización de la entidad en las áreas de su competencia.

7. Realizar las actividades necesarias para mitigar los riesgos operativos y de seguridad de la información los procesos de sus competencias.

8. Implementar estrategias que permitan el mejoramiento continuo del sistema de gestión integrado asegurando y garantizando su aplicación y permanente ejecución en los procesos que son de su competencia.

Funciones de arquitectura de aplicaciones

9. Definir y mantener la arquitectura de aplicaciones para las soluciones, los sistemas de información, aplicaciones y servicios en el marco de la arquitectura empresarial y la seguridad de la información.

10. Proyectar conceptos sobre la arquitectura de aplicaciones en la entidad, apoyando la toma de decisiones sobre proyectos que puedan transformar políticas, definiciones o las aplicaciones mismas.

11. Realizar las actividades para atender los requerimientos de la arquitectura de aplicaciones de la entidad.

12. Identificar e implementar cambios a la arquitectura de aplicaciones establecida para que se adecue a las necesidades funcionales de la entidad.

13. Mantener actualizado el repositorio de documentos de la arquitectura de aplicaciones.

14. Apoyar la socialización de las políticas y lineamientos de la arquitectura de aplicaciones de la entidad.

15. Realizar el seguimiento a las nuevas tendencias y buenas prácticas que apliquen a la arquitectura empresarial dentro del área de su competencia.

ART. 4º—Modificar las funciones del grupo de gestión estadística. Se modifican las funciones del “grupo de gestión estadística”, contenidas en el artículo 18 del capítulo I de la Resolución 511-004064, en consecuencia el mencionado artículo quedará así:

"ART. 18.—Crear el grupo de gestión estadística. Crear un grupo interno de trabajo denominado “grupo de gestión estadística”, adscrito al despacho del superintendente delegado de asuntos económicos y contables y cuyos objetivos son realizar las funciones establecidas en la definición de la arquitectura de datos y coordinar la determinación de políticas y estándares en términos de estructura, registro, modificación y reporte de los datos utilizados en la entidad para garantizar que la información que se obtiene de ellos sea consistente y confiable. El grupo de gestión estadística tendrá las siguientes funciones:

Definición de políticas y estándares para la gestión de la información

1. Coordinar el diseño de procesos y procedimientos que permitan gestionar apropiadamente las necesidades del ciclo de vida completo de los datos de la entidad.

2. Proyectar conceptos sobre la arquitectura de datos en la entidad, apoyando la toma de decisiones sobre proyectos que puedan transformar políticas, definiciones o los datos mismos.

3. Estudiar requerimientos de información por parte de las áreas de la entidad para garantizar que estén acordes con las políticas y estándares definidos para la gestión de datos.

4. Apoyar la socialización de las políticas y lineamientos definidos en el marco de la arquitectura de datos para que sean cumplidas por parte de todas las áreas de la entidad.

5. Realizar el seguimiento a las nuevas tendencias y buenas prácticas que apliquen a la arquitectura empresarial dentro del área de su competencia.

6. Identificar e implementar cambios a la arquitectura de datos establecida para que se adecue a las necesidades funcionales de la entidad.

7. Mantener actualizado el repositorio de documentos que definen las políticas y estándares de la arquitectura de datos.

Controles en los procesos de registro de información

8. Diseñar controles que permitan mantener actualizada la información que reposa en las bases de datos de la entidad.

9. Velar por el aseguramiento de la calidad de la información en el momento del registro, proponiendo y desarrollando algoritmos de control en los aplicativos responsables del registro de información.

10. Recibir, validar y consolidar la información proveniente de las dependencias de la entidad o de otros entes externos.

Auditoría de la información registrada

11. Proponer al superintendente delegado los lineamientos para el desarrollo de herramientas tecnológicas y de información relacionados con la generación confiable de datos para análisis y la generación de estadísticas institucionales de la superintendencia.

10. Proponer y desarrollar algoritmos de control para garantizar que la información que se provea para la producción de los reportes estadísticos sea consistente y confiable.

11. Utilizar la información proveniente de otras entidades y que hacen parte de los convenios de cooperación interinstitucional, para validar las bases de datos que administra la superintendencia.

Consultas a las bases de datos para estadísticas institucionales

12. Diseñar y generar las estadísticas institucionales.

13. Construir los indicadores, datos y variables necesarios para realizar los estudios y análisis estadísticos.

14. Suministrar la información que reposa en los sistemas de información, a usuarios internos y externos de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 5º—Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, particularmente los artículos , y 18 de la Resolución 511-004064 de 2012.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.