Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

RESOLUCIÓN 165 DE 2014

(Marzo 27)

“Por la cual se integra el comité de conciliación del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, el Decreto 1716 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 64 de la Ley 446 de 1998, la Conciliación es definida como el mecanismo de resolución de conflictos, a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador;

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional deben integrar un comité de conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen;

Que a su vez, el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, por la cual se reforma la Ley 270 de 1996, establece que cuando los asuntos sean conciliables, siempre constituirá requisito de procedibilidad de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo o en las normas que lo sustituyan, el adelantamiento del trámite de la conciliación extrajudicial. Igualmente, el artículo 35 de la Ley 640 de 2001, modificado por el artículo 52 de la Ley 1395 de 2010, estableció que en los asuntos susceptibles de conciliación, la conciliación extrajudicial en derecho es requisito de procedibilidad para acudir ante las jurisdicciones civil, de familia y contencioso administrativa, de conformidad con lo previsto en la presente ley para cada una de estas áreas;

Que el artículo 613 de la Ley 1564 de 2012 por medio de la cual se expide el Código General del Proceso, señala en materia de conciliación extrajudicial en los asuntos contencioso administrativos que no será necesario agotar el requisito de procedibilidad en los procesos ejecutivos, cualquiera que sea la jurisdicción en la que se adelanten, como tampoco en los demás procesos en los que el demandante pida medidas cautelares de carácter patrimonial o cuando quien demande sea una entidad pública;

Que mediante el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009 se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el capítulo V de la Ley 640 de 2001, en materia de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo y comités de conciliación;

Que el artículo 15 del Decreto 1716 de 2009 establece que “Las normas sobre comités de conciliación contenidas en el presente capítulo son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. Estos entes pondrán en funcionamiento los comités de conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecen en el presente decreto”;

Que el artículo 17 del Decreto 1716 de 2009 señala que: “El comité de conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1. El jefe, director, gerente, presidente o representante legal del ente respectivo o su delegado.

2. El ordenador del gasto o quien haga sus veces.

3. El jefe de la oficina jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, concurrirá el secretario jurídico o su delegado.

4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de cada ente.

La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas en los numerales 1º y 3º del presente artículo”;

Que mediante Resolución 55 del 4 de noviembre de 2011 el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio creó el comité de conciliación de la entidad, señalando sus funciones;

Que se hace necesario ajustar la integración y funcionamiento del comité de conciliación del ministerio de vivienda, ciudad y territorio;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Del comité de conciliación. El comité de conciliación del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

ART. 2º— (Modificado).* Integración. El comité de conciliación estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes tendrán la condición de miembros permanentes y participarán en el mismo con voz y voto:

1. El Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio, o su delegado.

2. El jefe de la oficina asesora jurídica, quien lo presidirá.

3. El subdirector de servicios administrativos, en calidad de ordenador del gasto.

4. Un asesor del despacho del ministro, designado por este.

5. El jefe de la oficina asesora de planeación.

PAR. 1º—La participación de los miembros permanentes del comité de conciliación será indelegable, con excepción del señor ministro.

PAR. 2º—Concurrirán solo con derecho a voz:

1. El jefe de la oficina de control interno.

2. El secretario técnico del comité.

3. El apoderado que represente los intereses de la Nación - Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio en cada caso concreto que se someta a consideración del comité.

PAR. 3º—El comité podrá invitar, por intermedio de la secretaría técnica, a las personas y/o funcionarios de la Entidad que por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico deban asistir, con ocasión de los casos que se sometan a consideración del comité, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto.

PAR. 4º—El comité, a través de la secretaría técnica, podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien podrá asistir a las mismas con derecho a voz y a voto, sin perjuicio de que dicha agencia pueda asistir, por derecho propio y en los casos que estime pertinentes, en atención a las funciones atribuidas en el literal viii del numeral 3º del artículo 6º del Decreto 4085 de 2011.

(Nota: Modificado por la Resolución 725 de 2016 artículo 1° del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio)

ART. 3º—Funciones. El comité de conciliación del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la entidad.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daños por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas, así como la deficiencia en las actuaciones por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. La decisión debe tomarse en el menor tiempo posible atendiendo el orden de ingreso de la solicitud, salvo que exista justificación para alterar el correspondiente orden y con la debida antelación a la citación a audiencia.

6. Buscar prioritariamente solucionar las controversias que se presenten entre la entidad y otras entidades estatales, a través de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, con el propósito de descongestionar los despachos judiciales o las jurisdicciones coactivas de las entidades.

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar a los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en los que se decida no instaurar la acción de repetición.

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

10. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferiblemente un profesional del derecho.

11. Dictar su propio reglamento.

ART. 4º—Cumplimiento de decisiones. Las decisiones adoptadas por el comité de conciliación serán de obligatorio cumplimiento por parte de los apoderados de la entidad.

ART. 5º—De la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición. El comité de conciliación deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no la acción de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión. En todo caso se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 8º de la Ley 678 de 2001.

Los apoderados de la entidad deberán presentar informe al comité de conciliación para que este pueda determinar la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al comité de conciliación. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.

PAR.—La oficina de control interno deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

ART. 6º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité de conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario del comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 7º—Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, y deroga expresamente la Resolución 55 del 4 de noviembre de 2011 del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de marzo de 2014.