RESOLUCIÓN 165000968 DE 2006 

(Mayo 2)

“Por la cual se reglamenta las políticas de calidad y la conformación del comité de gestión de calidad de la Superintendencia de Sociedades”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Primero. Que el artículo 6º de la Ley 872 de 2003 establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

Segundo. Que según el artículo 2º de la Ley 872 de 2003, el sistema de gestión de la calidad será desarrollado y puesto en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado, por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional;

Tercero. Que la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCG 1000:2004, tiene el propósito de mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes, adoptado en un enfoque basado en procesos, identificando y gestionando de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí;

Cuarto. Que de acuerdo a la norma NTCG 1000:2004, es necesario asegurar la implementación, mantenimiento y control de los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad;

Que, con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Políticas de calidad del sistema de gestión de calidad. La Superintendencia de Sociedades reglamenta las siguientes políticas de calidad:

1. El sistema de gestión de calidad de la Superintendencia de Sociedades se establecerá de acuerdo con los requisitos y lineamientos estipulados en la norma NTCGP 1000:2004.

2. La dirección de la entidad tiene el compromiso institucional, de liderar el proceso de motivación y divulgación del sistema gestión de calidad a todos los niveles de la organización.

3. La Superintendencia de Sociedades dispondrá, de forma permanente, de un comité de calidad, que asesorará a la dirección en la toma de decisiones relacionadas con el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad de la entidad y estará compuesto por los miembros del comité de control interno.

4. El diseño e innovación de los procesos de dirección, planeación, ejecución de procesos y control que apunten al usuario son prioritarios y de evaluación permanente por el comité.

5. Los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades deberán aplicar los autocontroles necesarios, estipulados en el manual de calidad, para la adecuada ejecución de sus funciones.

6. Las ineficiencias del sistema de gestión de calidad, detectadas en el control, serán objeto de planes que permitan su mejoramiento continuo.

7. Todos los grupos involucrados tendrán un líder de calidad, diferente al coordinador para el seguimiento, reporte y mejoramiento del sistema.

ART. 2º—Conformación. El comité de calidad de la Superintendencia de Sociedades estará conformado de la siguiente manera:

• El Superintendente de Sociedades o su delegado;

• El superintendente delegado para los procedimientos mercantiles o su delegado;

• El superintendente delegado para inspección, vigilancia y control o su delegado;

• El secretario general o su delegado;

• El jefe de la oficina de control interno, quien actuará con voz pero sin voto;

• El jefe de la oficina jurídica;

• El director de informática y desarrollo;

• El coordinador del grupo de planeación.

ART. 3º—Funciones del comité. Son funciones del comité de sistema de gestión de calidad de la Superintendencia de Sociedades las siguientes:

• Determinar las políticas de calidad adecuadas a la misión de la entidad;

• Determinar los objetivos de calidad orientados a la satisfacción de los usuarios;

• Asegurar la disponibilidad de los recursos para la implementación del sistema de gestión de calidad;

• Asegurar la implementación y mantenimiento de los procesos necesarios para la aplicación del sistema de gestión de calidad;

• Promover la importancia de los requisitos del usuario en todos los niveles de la entidad;

• Tomar las decisiones y acciones necesarias relacionadas con la mejora del servicio y las necesidades de recursos;

• El comité a intervalos planificados deberá revisar el sistema de gestión de calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y efectividad; así mismo la evaluación debe incluir las oportunidades de mejoras y la necesidad de ajustar los cambios necesarios del sistema.

ART. 4º—Reuniones. El comité se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades así lo requieran y sea convocado por el secretario del comité.

ART. 5º—Secretario del comité. El comité tendrá un secretario que será el coordinador del grupo de planeación o quien haga sus veces. Además será el representante de la alta dirección dentro del sistema de gestión de calidad.

ART. 6º—Funciones del secretario. Son funciones del secretario:

• Preparar el temario de las reuniones;

• Comunicar a los integrantes del comité las convocatorias a las reuniones del mismo;

• Presentar al comité los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de implementación, control y ajustes al sistema de gestión de calidad;

• Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del comité en la siguiente reunión;

• Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del comité;

• Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de cualquier necesidad de mejora.

ART. 7º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de mayo de 2006.

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