Ministerio de Cultura

RESOLUCIÓN 1683 DE 2010 

(Agosto 4)

“Por medio de la cual se adoptan al interior del Ministerio de Cultura los principios del modelo estándar de control interno: autocontrol, autogestión y autorregulación”.

La Ministra de Cultura,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, literales f) y g) del artículo 2º y artículo 6º de la Ley 87 de 1993, artículos 9º y 41 de la Ley 489 de 1998, artículo 4º del Decreto 1537 de 2001, Decreto 1746 de 2003, Decreto 1599 de 2005, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política determina que la administración pública está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece que en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley;

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, en su artículo 2º, dispuso que atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de control interno se orientará hacia el logro, entre otros del objetivo fundamental, establecido en el literal f), el cual establece que se deben “definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y puedan afectar el logro de sus objetivos”; y en el literal g), el cual establece que se debe “garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación”;

Que el artículo 6º de dicha Ley 87 de 1993, titulado “responsabilidad del control interno”, dispuso que “el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficacia, eficiencia y efectividad del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;

Que el sistema de control interno se adoptó en el Ministerio de Cultura mediante la Resolución 0049 del 23 de febrero de 1998;

Que de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, le compete al Ministro (a) de Cultura, señalar las políticas generales del ministerio, velar por el adecuado cumplimiento de las funciones, coordinar las actividades de sus dependencias y fijar pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por las dependencias de la entidad;

Que el Presidente de la República, con sujeción a lo dispuesto en la Ley 87 de 1993, expidió el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, con el propósito de mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos, buscando unificar los criterios y parámetros básicos que procuren construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de instrumentar una función administrativa del Estado;

Que mediante la Resolución 1824 de 2005, se adopta en el Ministerio de Cultura el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005;

Que de conformidad en el artículo 3º de la Resolución 1824 de 2005, se establecen los principios del sistema de control interno, “atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del sistema de control interno… de autocontrol… autorregulación... y autogestión...”;

Que el numeral 7.5.1 de la norma NTCGP 1000:2009, titulado “Control de la producción y prestación del servicio”, establece que la entidad debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas y en su literal g) señala que deben incluir cuando sea aplicable, los riesgos de mayor probabilidad;

Que en virtud de lo anterior, se hace necesario adoptar, implementar y definir para el Ministerio de Cultura los principios del sistema de control interno: de autocontrol, autorregulación y autogestión, mediante el desarrollo del modelo estándar de control interno;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción. Adoptar los principios del sistema de control interno: de autorregulación, autogestión y autocontrol definidos en la Resolución 1824 de 2005, que se desarrollan en el presente acto administrativo.

ART. 2º—Definición de los principios del sistema de control interno. La definición de los principios del sistema de control interno, se determina en el sentido que a continuación se expone:

2.1. Autorregulación: es la capacidad institucional para crear, aplicar y desarrollar de manera participativa al interior de la entidad, los métodos y procedimientos que se establezcan, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

2.2. Autogestión: es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

2.3. Autocontrol: es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

ART. 3º—Objetivos de los principios del sistema de control interno. Los objetivos específicos que buscan los principios del sistema de control interno son los siguientes:

3.1. Objetivos de autorregulación: constituyen los objetivos de autorregulación del sistema de control interno los siguientes:

a) Incentivar una mayor participación de los servidores de la entidad en el trabajo, que permita garantizar el cumplimiento de las funciones de su cargo de acuerdo a la normatividad vigente;

b) Impulsar el desarrollo de la iniciativa personal a fin de crear un entorno favorable que permita desarrollar los subsistemas del MECI;

c) Determinar las acciones que orienten a establecer en los funcionarios de la entidad que tengan servidores a cargo, el desarrollo de la capacidad para resolver problemas bajo un ambiente de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública;

d) Crear y adoptar los métodos y procedimientos idóneos para el cumplimiento de las actividades que desarrolla el Ministerio de Cultura.

3.2. Objetivos de autogestión: constituyen los objetivos de autogestión del sistema de control interno los siguientes:

a) Crear conciencia en los servidores de la entidad sobre la importancia de su capacidad institucional que favorezcan el establecimiento de acciones y resultados aceptables a individuos y grupos;

b) Fortalecer la coordinación interinstitucional de la entidad con el propósito de facilitar la implementación de los métodos y procedimientos de acuerdo con los procesos y subprocesos del sistema de gestión de la calidad;

c) Diseñar procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento de la función administrativa de la entidad de manera eficaz, eficiente y efectiva.

3.3. Objetivos de autocontrol: constituyen los objetivos de autocontrol del sistema de control interno los siguientes:

a) Establecer los procedimientos de programación, prevención, detección, seguimiento y evaluación de las actividades y operaciones institucionales, que permitan a los servidores de la entidad efectuar los correctivos correspondientes de acuerdo a la normatividad vigente;

b) Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de la oficina de control interno y auditorías internas, a fin de verificar y evaluar la efectividad de los principios del sistema de control interno;

c) Establecer los procedimientos pertinentes que permitan integrar los hallazgos y las observaciones de las auditorías internas y externas a los planes de mejoramiento de gestión, por procesos e institucionales establecidos por la entidad.

ART. 4º—Esquema operativo de los principios del sistema de control interno. Con base en el artículo 3º de la Resolución 1824 de 2005, para facilitar el cumplimiento de los anteriores objetivos se hace necesario articular los distintos métodos y procedimientos de planeación, programación, seguimiento y evaluación de las actividades y operaciones institucionales. Se configuran para este propósito, los componentes y elementos que integran e interrelacionan el esquema operativo bajo una orientación sistémica, de acuerdo con la estructuración que a continuación se detalla:

1. Componente autorregulación

Elemento operativo

1.1. Liderazgo participativo

1.2. Métodos y procedimientos

1.3. Desarrollo del sistema de control interno, basado en la integridad, eficiencia y transparencia.

2. Componente autogestión

Elemento operativo

1.1. Naturaleza diversa del Ministerio de Cultura

1.2. Proceso gerencial

1.3. Función administrativa basada en normas y reglamentos.

3. Componente autocontrol

1.1. Generalidades del autocontrol

1.2. Instrumentos del autocontrol

1.3. Desviaciones y correctivos

En este sentido se definen los objetivos generales y específicos del esquema operativo y su correspondiente desarrollo.

ART. 5º—Objetivos generales y específicos del esquema operativo. Los objetivos generales y específicos que orientan el esquema operativo de los principios del sistema de control interno son los siguientes:

5.1. Objetivo general. Facilitar el cumplimiento de la misión y objetivos del Ministerio de Cultura mediante la implementación y desarrollo de los principios del sistema de control interno y orientación del MECI.

5.2. Objetivos específicos. Constituyen los objetivos específicos de los principios del sistema de control interno, los siguientes:

5.2.1. Incorporar dentro del desarrollo de los distintos subsistemas del MECI, los métodos, instrumentos y normas, de autorregulación, autogestión y autocontrol.

5.2.2. Desarrollar una visión armónica acerca de la administración y evaluación de los principios del sistema de control interno, así como, el rol de las diferentes instancias de responsabilidad.

ART. 6º—Componentes y elementos del esquema operativo. A continuación se consignan los aspectos fundamentales para el desarrollo y puesta en marcha de los principios del sistema de control interno.

6.1. Componente de autorregulación

6.1.1. Elementos del componente autorregulación

Liderazgo participativo: elemento que define una efectiva participación en el trabajo, la iniciativa personal, la capacidad para resolver problemas, para establecer métodos y procedimientos, y a su vez, facilita la asunción de responsabilidades en el cumplimiento de las funciones.

Métodos y procedimientos: elemento que define el análisis de acciones desde los puestos de trabajo y crea métodos y procedimientos, apoyado de la información documental y de campo sobre hechos relevantes del área de trabajo de la entidad, con base en su misión, visión y políticas que la sustentan.

Desarrollo del sistema de control interno, basado en la integridad, eficiencia y transparencia: elemento que define el actuar del servidor público con rectitud, honestidad y apego a los principios y valores de la entidad, para evitar el derroche de los recursos públicos.

6.2. Componente de autogestión

6.2.1. Elementos del componente autogestión

Naturaleza diversa del Ministerio de Cultura: elemento que define el conjunto de desarrollos tecnológicos y prácticos, que orienta la toma de decisiones de acuerdo con la naturaleza diversa de las funciones de la entidad, encaminadas a satisfacer a la comunidad, debe mitigar los riesgos para dirigir de una forma más eficiente la gestión de operaciones propias.

Proceso gerencial: elemento que define la interpretación, coordinación, aplicación y evaluación de los elementos básicos de las tareas, estructuras, personas, tecnologías y ambiente del proceso administrativo, con los cuales la entidad está en contacto permanente, implica velar por el buen desempeño propio de sus servidores, para mejorar el desarrollo de procesos y actividades, planes, programas y proyectos establecidos en su respectivo plan de desarrollo.

Función administrativa basada en normas y reglamentos: elemento que define la función administrativa: planeación, organización, dirección y control, dentro de un enfoque sistémico, para el logro eficaz y eficiente de sus objetivos y metas propuestas en concordancia con la Constitución, leyes y demás normas que soportan el desarrollo del sistema de control interno en la entidad.

6.3. Componente de autocontrol

6.3.1. Elementos del componente autocontrol

Generalidades del autocontrol: elemento que define el desarrollo y seguimiento de las actividades por parte del líder de cada proceso y subproceso de la organización, con base en su planificación y organización, recopilación de datos, evaluación de resultados y coordinación, teniendo en cuenta la calidad y efectividad de los controles internos correspondientes, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar los correctivos correspondientes.

Instrumentos del autocontrol: elemento basado en un conjunto de instrumentos diseñados en el plan estratégico, planes de acción, manuales de procedimientos, planes de mejoramiento, mapas de riesgos, informes de gestión, los cuales, en su dinámica permiten alcanzar el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales.

Desviaciones y correctivos: elemento conformado por un conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior del Ministerio de Cultura, de acuerdo con el desarrollo de sus funciones, mediante autorregistro del desarrollo de las acciones, supervisión de lo planeado entre el líder y colaborador, información de las desviaciones presentadas y aplicación de correctivos, cuyo desarrollo orienta a una gestión más eficaz y eficiente.

ART. 7º—Roles y responsabilidades. Con el fin de adelantar una efectiva implementación, ejecución y evaluación de los principios del sistema de control interno (autorregulación, autogestión y autocontrol), apoyados en el modelo estándar de control interno en el Ministerio de Cultura, se asignan los siguientes roles y responsabilidades, teniendo en cuenta que el comité de coordinación de control interno, adoptará las acciones y estrategias de su desarrollo y les hará el seguimiento:

7.1. Responsabilidad de la alta dirección. La alta dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad en materia de los principios del sistema de control interno: autorregulación, autogestión y autocontrol, estén definidos, implementados y desarrollados dentro del Ministerio de Cultura.

El establecimiento y desarrollo de los mencionados principios, es responsabilidad del Ministro, de los jefes de cada dependencia y de todos los servidores de la entidad. De conformidad con el artículo 28 de la Resolución 1824 de 2005, le corresponde al secretario general velar por la operacionalización de las acciones necesarias para la implementación, ejecución y mejoramiento continuo de los principios del sistema de control interno.

PAR.—La oficina de control interno efectuará seguimiento a las acciones propuestas por los responsables de los procesos para la implementación y desarrollo de los principios del sistema de control interno (autorregulación, autogestión y autocontrol).

7.2. Responsabilidad de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas en el Ministerio de Cultura, son los responsables de la operatividad eficaz y eficiente de las tareas y actividades asignadas a su cargo, relacionadas con la implementación y desarrollo de los principios del sistema de control interno y sus elementos correspondientes, en la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

ART. 8º—Monitoreo del desarrollo de los principios del sistema de control interno. De acuerdo con los componentes y elementos de los principios del sistema de control interno establecidos por el Ministerio de Cultura, en esta resolución, los responsables de los procesos deben monitorear su implementación, desarrollo y evaluación, con el propósito de lograr el cumplimiento de las metas con base en las actividades establecidas en sus respectivos planes y programas e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que faciliten el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

ART. 9º—Herramientas de evaluación. Los grupos evaluadores de la oficina de control interno y oficina de planeación, para llevar a cabo la implementación, desarrollo y evaluación de los principios del sistema de control interno, utilizarán para tal fin las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del estado y órganos de control fiscal.

ART. 10.—Informes a presentar. Con el propósito de mostrar los avances en la implementación, desarrollo y evaluación de los principios del sistema de control interno, se presentarán los informes correspondientes, por las siguientes dependencias:

10.1. Oficina de control interno: la oficina de control interno, presentará al Ministro de Cultura y al comité de coordinación de control interno, un informe semestral, relacionado con la implementación, el desarrollo y la evaluación de los principios del sistema de control interno.

10.2. Oficina de planeación: la oficina de planeación, presentará al Ministro de Cultura y al Comité de coordinación de control interno, un informe semestral, relacionado con los planes de acción por procesos.

PAR. 1º—La evaluación de la implementación y del desarrollo de los principios del sistema de control interno, será publicada en la Intranet del Ministerio de Cultura para efectos de consulta, monitoreo, divulgación y actualización por parte de todos los servidores públicos responsables según lo establecido en el presente acto administrativo.

Los informes a que se refiere el presente artículo se presentarán con cortes a 30 de junio y 30 de diciembre; dentro de los 30 días siguientes a su vencimiento.

PAR. 2º—Los resultados obtenidos durante el desarrollo de este proceso se constituirán en insumo para las acciones de mejoramiento del Ministerio de Cultura, con el fin de cumplir con su misión, visión, metas y objetivos institucionales.

ART. 11.—Obligatoriedad e integración. Los principios del sistema de control interno, por sus características y beneficios serán de obligatorio cumplimiento y su aplicación deberá incluirse en la concertación de objetivos para la evaluación del desempeño, en todos los planes que desarrolle el Ministerio de Cultura incluyendo el modelo estándar de control interno MECI, el sistema de gestión de la calidad SGC, y el sistema de desarrollo administrativo Sisteda.

ART. 12.—Divulgación. Los resultados de la implementación y desarrollo de los principios del sistema de control Interno se divulgarán a todos los servidores del Ministerio de Cultura, a través de los medios de comunicación, talleres informativos así como la socialización al interior de cada uno de los procesos. Dicha divulgación estará a cargo de la oficina de control interno.

PAR.—La divulgación de los principios del sistema de control interno, debe formar parte integrante del proceso de inducción que se adelanta a los servidores públicos que ingresen al Ministerio de Cultura.

ART. 13.—Articulación. La entidad articulará estos principios del sistema de Control Interno a todos los procesos administrativos, mediante su implementación, desarrollo y evaluación a nivel de proceso y su impacto en el logro de los objetivos misionales propuestos.

ART. 14.—Ámbito de aplicación y regulación. La presente resolución será aplicable a todas las áreas del Ministerio de Cultura y su implementación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por los cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.

ART. 15.—Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Comuníquese y cúmplase.