RESOLUCIÓN 1688 DE 1996 

(Diciembre 20)

“Por la cual se reglamentan las funciones de los interventores de los contratos que celebre el Ministerio de Comercio Exterior”.

El Ministro de Comercio Exterior,

en ejercicio de sus facultades legales que le confiere el Decreto 2350 de 1991 y la Ley 80 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que para el cumplimiento de los fines de la contratación, el Ministerio de Comercio Exterior tiene la dirección general y responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución de los contratos, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 80 de 1993;

Que el control y vigilancia de la ejecución de los contratos se adelanta a través del interventor de los mismos;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—El interventor ejercerá en nombre del ministerio el control técnico, administrativo y contable del contrato, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

1. Revisar y analizar en forma completa y detallada los estudios, planos de diseño, pliegos de condiciones o términos de referencia, propuesta, contrato y documentos de legalización, que sirven de fundamento para la debida ejecución del contrato.

2. Controlar la correcta inversión y manejo del anticipo.

3. Exigir al contratista la ejecución del contrato dentro de los plazos y términos pactados, así como el cumplimiento de los programas de trabajo, programas de inversión o programas de entrega, solicitando al contratista los ajustes a que haya lagar.

4. Exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial, que garanticen la seguridad del personal, de los equipos y bienes del ministerio y, del contratista si es del caso.

5. Supervisar que el contratista suministre los equipos, materiales, herramientas, elementos, servicios y estudios en las condiciones, calidades y oportunidades requeridas y solicitar al contratista los cambios a que haya lugar.

Exigir al contratista el empleo de personal técnicamente capacitado e idóneo para ejecutar los trabajos y sugerir el cambio del que a su juicio resulte perjudicial para el desarrollo de los mismos.

6. Velar por que el contratista mantenga una organización administrativa y técnica y una metodología adecuada para la mejor ejecución de sus obligaciones.

7. Organizar un archivo con toda la información técnica utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato, con planos, actas de entrega, correspondencia y demás documentos requeridos para el debido control de la ejecución del contrato. este archivo deberá ser entregado a la división administrativa para su conservación junto con el contrato.

8. Controlar el avance del contrato, verificando periódicamente las cantidades de obras, trabajos, servicios, bienes y estudios, la calidad de los materiales y equipos utilizados así como las fuentes de los mismos. Relacionar los incumplimientos parciales o totales y solicitar al ordenador del gasto o al servidor público competente con la debida sustentación, la aplicación de las medidas o sanciones a que hubiere lugar, para los casos de incumplimiento del contrato.

9. Intervenir en la elaboración de las actas de recibo de obras, trabajos, bienes o servicios. Dichas actas serán suscritas conjuntamente con el contratista y constituyen el soporte para el recibo definitivo de las obras, trabajos, bienes, servicios o estudios.

10. Informarse del estado financiero del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo. Presentar los informes que se requieran para el pago de las cuentas al contratista por la ejecución del contrato, revisar y aprobar dichas cuentas y verificar el pago oportuno de las mismas. El interventor solicitará descontar de las cuentas a pagar al contratista, aquellos costos correspondientes a cualquier parte de la obra, trabajo, suministro de bienes, suministro de servicios o estudios, que no cumplan con las especificaciones técnicas y normas de calidad pactadas, bien sea por la forma de ejecución o por haber sido ejecutado sin la previa autorización o contraviniendo los términos del contrato o las órdenes del interventor.

11. Cerciorarse del trámite de contratos adicionales, reclamaciones presentadas, actas de modificación de cantidades y/o valores y demás aspectos relacionados con la ejecución del contrato.

12. Estudiar peticiones, sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, resolver oportunamente aquellas que no signifiquen cambios sustanciales al contrato o que contribuyen al debido desarrollo del mismo y emitir concepto en las demás, remitiéndolas para la decisión que corresponda al ministro o a la secretaría general del ministerio, según el caso.

13. Velar por la disponibilidad de un conjunto integrado de planos sobre las obras, bienes o estudios, en los casos que se requiera, y revisar los planos definitivos con las modificaciones realizadas durante la ejecución del contrato.

14. En los casos que se requiera, estudiar y conceptuar sobre manuales elaborados por el contratista para el mantenimiento y conservación de bienes adquiridos o de propiedad del ministerio.

15. Aprobar o rechazar obras, trabajos, equipos, materiales, bienes o elementos, servicios o estudios, previo examen de sus especificaciones técnicas y calidades y análisis o ensayos que fueren del caso, de acuerdo con lo pactado en el contrato.

16. Emitir concepto y someter a consideración de la secretaría general, con la debida justificación técnico-económica y análisis beneficio-costo, en los casos en que durante la ejecución del contrato se presente:

a) Cambio o modificaciones en el diseño y/o especificaciones iniciales de las obras, trabajos, bienes, servicios o estudios;

b) Cambio o modificaciones en cantidades o especificaciones técnicas de obra, trabajos, bienes o servicios;

c) Creación de nuevos ítem;

d) Revisión de precios unitarios;

e) Cambios o modificaciones en procesos constructivos, y

f) Reprogramaciones.

g) Solicitudes de contrato adicional por plazo y/o valor, las cuales deberán hacerse con la debida anticipación a la fecha de terminación de la ejecución del contrato principal.

17. Reportar a la secretaría general del ministerio los daños en obras recibidas parcialmente o reportar los casos en que el contratista no cumpla con las especificaciones técnicas o de calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados, presentar soluciones que se puedan adoptar y ordenar la suspensión de los trabajos o suministros que se estén ejecutando hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones convenidas.

18. Elaborar y presentar informes periódicos sobre el avance en la ejecución del contrato, precisando las actividades cumplidas, cantidades y valores de obra, bienes o servicios y cualquier otra novedad o información que requiera el ministerio.

19. Aprobar los programas de trabajo, estudios, inversión o entregas y suscribir las actas de iniciación, de entrega parcial, de entrega y recibo final de obras, bienes, servicios o estudios.

20. Revisar y controlar la expedición y vigencia de las garantías de los contratos, solicitando oportunamente su ampliación o modificación correspondiente.

21. Aprobar los pedidos de equipos, materiales y demás elementos que deben ser suministrados por el ministerio al contratista, supervisar su entrega, llevar un inventario de los mismos y de las cantidades utilizadas y los saldos que se deben devolver al finalizar los trabajos, verificando su estado y cantidad. Supervisar la devolución de los materiales y equipos a los almacenes del ministerio y suscribir los documentos respectivos.

22. Cuando sea procedente, estudiar previamente los subcontratos que proponga el contratista y someterlos a aprobación del ministerio.

23. Atender las quejas que presenten terceros, por razón de la ejecución del contrato, y cuando las medidas necesarias para subsanar las causas de las quejas que se estimen fundadas se encuentren dentro del ámbito de facultades del interventor, impartir al contratista las instrucciones correspondientes. En caso que las medidas a tomar excedan las facultades del interventor, se dará traslado a la secretaría general del ministerio para que adopte o tramite la decisión correspondiente.

24. Impulsar el proceso de liquidación del contrato objeto de la interventoría, recopilando la información necesaria y elaborando el respectivo proyecto de liquidación.

25. Cumplir las instrucciones y demás funciones asignadas por el funcionario competente del Ministerio de Comercio Exterior.

PAR. 1º—Todas las órdenes, instrucciones y autorizaciones que el interventor dé al contratista, serán impartidas por escrito.

PAR. 2º—Para el cumplimiento de sus funciones, el interventor tendrá acceso a la obra, trabajos, estudios, instalaciones y a la contabilidad del contratista, en cualquier momento que lo juzgue conveniente.

PAR. 3º—El incumplimiento de las funciones establecidas en esta resolución, dará lugar a las acciones e imposición de sanciones previstas en las disposiciones legales.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 20 de diciembre de 1996.

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