RESOLUCIÓN 0-1690 DE 1995 

(Julio 24)

“Por la cual se expide el manual de procedimiento para el pago de sentencias y conciliaciones; se establecen los requisitos mínimos para el trámite de las solicitudes y se crea el grupo de sentencias y conciliaciones”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de sus facultades legales, especialmente las contenidas en el numeral 1º del artículo 22 del Decreto 2699 de 1991, el artículo 65 de la Ley 179 de 1994 y el artículo 37 del Decreto 359 de 1995, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 65 de la Ley 179 de 1994, en concordancia con los Decretos 359 y 360 de 1995, corresponde a la Fiscalía General de la Nación, pagar las obligaciones derivadas de las sentencias y acuerdos conciliatorios con cargo a las apropiaciones presupuestales de la entidad;

Que el Decreto 768 del 23 de abril de 1993 y sus modificatorios 818 del 22 de abril y 2841 del 22 de diciembre, ambos de 1994, establecieron el procedimiento que deben seguir las entidades para hacer efectivo el pago de las obligaciones a su cargo, reconocidas judicialmente, así como también las surgidas de las conciliaciones;

Que con base en lo expuesto en los considerandos anteriores, se hace necesario fijar el procedimiento para el pago de sentencias y conciliaciones y establecer los requisitos mínimos para el trámite de las solicitudes en la Fiscalía General de la Nación, por lo que,

RESUELVE:

ART. 1º—Campo de aplicación. El presente manual fija los procedimientos que deberán utilizarse en la Fiscalía General de la Nación para cumplir con las decisiones ordenadas mediante sentencias y acuerdos conciliatorios, por actos, hechos u operaciones administrativas en donde se comprometa la responsabilidad de la entidad.

ART. 2º—Conformación grupo de sentencias y conciliaciones. En la oficina jurídica de la Fiscalía General de la Nación se conformará un grupo con el personal de planta asignado a la misma que se denominará “de sentencias y conciliaciones”, grupo que deberá contar por lo menos con el siguiente personal:

Un (1) jefe de grupo.

Cuatro (4) abogados sustanciadores.

Una (1) secretaria.

Este grupo se irá incrementando en la medida en que las necesidades así lo ameriten.

ART. 3º—Información previa al pago de obligaciones dinerarias derivadas de sentencias condenatorias a cargo de la Fiscalía General de la Nación. Una vez comunicada una sentencia condenatoria o un auto aprobatorio de conciliación, de la cual se deriven obligaciones para la Fiscalía General de la Nación, la entidad dentro del término de treinta (30) días previstos en el artículo 176 del Código Contencioso Administrativo, procederá a expedir una resolución mediante la cual se adopten las medidas para su cumplimiento, previo el lleno de los requisitos señalados en el artículo 4º de la presente resolución.

PAR.—Reintegro. Cuando la sentencia ordene el reintegro de un funcionario, la entidad deberá expedir el acto administrativo en que se dé cumplimiento a dicha orden, dentro de los treinta (30) días siguientes de conformidad con lo previsto por el artículo 176 del Código Contencioso Administrativo.

ART. 4º—Requisitos mínimos necesarios para el trámite de las solicitudes de pago. Quien fuere beneficiario de una obligación dineraria derivada de una sentencia condenatoria o de un auto aprobatorio de una conciliación a cargo de la Fiscalía General de la Nación, o su apoderado especialmente constituido para el efecto, elevará la respectiva solicitud de pago ante la oficina jurídica de la Fiscalía General de la Nación, mediante escrito presentado personalmente ante el jefe o ante un profesional especializado de dicha dependencia, o ante notario público, en el cual manifieste bajo la gravedad del juramento que no ha presentado ninguna otra solicitud de pago por el mismo concepto. A dicha solicitud deberá acompañar los siguientes documentos:

1. Cuando la solicitud se efectúe a través de apoderado especial, deberá adjuntarse poder conferido en legal forma y dirigido al jefe de la oficina jurídica de la Fiscalía General de la Nación, quien procederá a reconocerle la correspondiente personería jurídica.

2. Si el beneficiario es persona jurídica, deberá aportar un certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de comercio del domicilio social.

3. Primera copia autenticada de las sentencias de primera y segunda instancia, o acta de conciliación con su respectivo auto probatorio.

4. Entratándose de autos liquidatorios de perjuicios en abstracto, se deberá presentar una copia o fotocopia auténtica de la sentencia de primera y segunda instancia con las constancias de notificación de la providencia de primera instancia, notificación y fecha exacta de la segunda instancia y además copia o fotocopia auténtica del auto que liquida perjuicios, con la constancia de notificación y fecha exacta de ejecutoria del auto que los aprueba.

5. Cuando la sentencia ordene el reintegro de un funcionario, deberá anexarse copia auténtica del acto administrativo en que se dé cumplimiento a dicha orden y del acta de posesión respectiva. Así mismo, deberá adjuntarse una certificación expedida por el jefe de la sección de recursos humanos, o quien haga sus veces, donde aparezcan en forma detallada los sueldos, primas, bonificaciones, cesantías y demás prestaciones dejadas de percibir, indicando el total de la suma adeudada al beneficiario, así como la fecha a partir de la cual éste se reincorporó al servicio.

6. De ser el caso, certificación del Banco de la República sobre el valor del gramo oro, de conformidad con lo establecido para el efecto por la sentencia o el auto aprobatorio.

7. Nombre, documento de identificación, número de tarjeta profesional y datos de dirección y teléfono, si fueren conocidos, del abogado(s) que haya intervenido en el proceso como apoderado(s) o agente(s) oficioso(s) de la parte demandante o peticionarios.

8. Nombre, documento de identificación, número de tarjeta profesional y datos de dirección y teléfono, si fueren conocidos, del abogado(s) que haya intervenido en el proceso como apoderado(s) o agente(s) oficioso(s) de la parte demandada.

9. En los casos de reintegro, declaración extrajuicio en la que el beneficiario manifieste si recibió o no salarios o emolumentos de origen oficial durante el tiempo en que estuvo retirado de su trabajo, e indique que no intentó el cobro ejecutivo después de dieciocho (18) meses.

10. Los demás documentos que por razón del contenido de la condena sean necesarios para liquidar su valor.

ART. 5º—Etapas del procedimiento y responsabilidad de los funcionarios. Son aquellas actividades que deberá desarrollar cada uno de los funcionarios en las diferentes faces del proceso a saber: radicación y digitación, coordinación, sustanciación, liquidación y expedición de la resolución de cumplimiento. Incluye, además, el trámite presupuestal, financiero (elaboración de orden de pago, la contabilización), elaboración del cheque y la expedición de paz y salvo por pagos.

Radicación y digitación. Comprende el registro de la solicitud de pago o del oficio remisorio de la sentencia o acta de audiencia de conciliación con su auto aprobatorio, y demás anexos. Dicho registro se llevará a cabo en la oficina jurídica a través de la secretaria del grupo de sentencias y conciliaciones, quien deberá tener en cuenta el estricto orden de llegada, anotando día, mes y año, y de ser posible la hora; datos estos que son la base de radicación del expediente y que como tal lo va a identificar durante las tres (3) etapas siguientes a saber: sustanciación, liquidación y pago.

Con base en los datos antes anotados, se dará el número de identificación a cada expediente y su conformación se hará así: fecha de recibo (año, mes, día), turnos de llegada (contendrá cuatro dígitos). Por ejemplo: fecha de recibo 30 de mayo de 1995, turno 0010, el número del expediente será 95.05.30.0010.

ART. 6º—Coordinación y asistencia de sentencias y conciliaciones. El jefe del grupo de sentencias y conciliaciones, recibirá en estricto orden de secuencia y registro, el expediente conformado por la solicitud de pago y sus anexos, más la carpeta que contiene la actuación adelantada por la Fiscalía General de la Nación en el proceso contencioso administrativo, debidamente foliado.

Radicará el expediente en el libro que para tal efecto se abra y procederá a efectuar el reparto de los mismos a los abogados sustanciadores.

El abogado sustanciador que recibe el expediente, firmará en constancia de ello la planilla de reparto correspondiente y dispondrá de un término de tres (3) días para verificar si la solicitud y anexos se encuentran completos y presentados en debida forma. Dentro de este lapso informará al jefe de grupo si la solicitud se encuentra ajustada a lo requerido mediante esta resolución y en caso contrario relacionará las deficiencias, a efectos de que el jefe de grupo devuelva al solicitante la documentación con las deficiencias encontradas, con el objeto de que sean subsanadas, para proseguir el trámite correspondiente.

ART. 7º—Sustanciación y liquidación. Presentada la solicitud y sus anexos en debida forma, el jefe de grupo de sentencias y conciliaciones expedirá un auto de sustanciación donde declare abierto el trámite para el cumplimiento de la sentencia o auto conciliatorio.

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición del auto precitado, el abogado designado para el efecto, procederá a proyectar la resolución para el cumplimiento de la obligación a que hubiere lugar.

En todo caso para proceder a la respectiva liquidación se deberá tener en cuenta:

— Certificado de la tasa de interés aplicable.

— La fórmula que la entidad tiene para liquidar los intereses.

Es responsabilidad única y exclusiva del jefe de grupo, tener actualizadas las tasas de interés aplicables para liquidar este concepto, toda vez que la ausencia de dicho documento no será motivo de devolución del expediente.

Elaborada la liquidación e insertada dentro del proyecto de resolución, el abogado liquidador lo devolverá junto con el expediente al jefe de grupo, quien previo visto bueno, ordenará su remisión dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, a la división financiera de la Fiscalía General de la Nación para proseguir el trámite correspondiente.

ART. 8º—Trámites presupuestales. La oficina jurídica a través del jefe de grupo de sentencias y conciliaciones, enviará a la división financiera, el proyecto de resolución de que trata el artículo anterior para que dentro del término de cinco (5) días hábiles proceda a:

1. Expedir por conducto de la sección de presupuesto, el certificado de disponibilidad presupuestal.

2. Elaborar por conducto de la sección de pagaduría la orden de pago respectiva.

3. Elaborar a través de la sección de contabilidad, la respectiva contabilización de la orden de pago.

Surtidos estos trámites, la división financiera remitirá el paquete debidamente tramitado al jefe de la oficina jurídica, el cual revisará todo el procedimiento efectuado y lo remitirá a la secretaría general de la entidad para que se surta el trámite correspondiente.

Expedida la resolución, la secretaría general procederá a comunicarla al beneficiario o a su apoderado y al procurador delegado para asuntos presupuestales y enviará copia de la misma a la sección de pagaduría para los efectos pertinentes. Igualmente devolverá la documentación junto con una copia de la resolución a la oficina jurídica, para que se proceda a su archivo.

La sección de pagaduría dispondrá de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la copia de la resolución enviada por la secretaría general, para realizar los pagos que en ella se ordenan. En todo caso, éstos estarán sujetos a la existencia de los recursos presupuestales requeridos, para efectuar tales desembolsos.

ART. 9º—Depósito judicial en caso de no reclamación del cheque. Una vez comunicada la resolución que ordena el pago de las obligaciones y encontrándose el dinero a disposición del beneficiario o de su apoderado, según el caso, no se causarán intereses. Si pasado el término de los veinte (20) días hábiles para el retiro del cheque, éste no ha sido reclamado, el pagador de la fiscalía procederá a consignar el mismo y/o mismos en la cuenta de depósitos judiciales del Banco Popular o de la entidad que haga sus veces, a órdenes del respectivo juez o tribunal que profirió la sentencia o aprobó el acuerdo conciliatorio y a favor del beneficiario(s) o de su apoderado, según el caso.

ART. 10.—Paz y salvo otorgado por el beneficiario o su apoderado. En el momento de la entrega del cheque al apoderado, beneficiario(s) o al depósito judicial del Banco Popular, la pagaduría de la entidad deberá hacer firmar el paz y salvo correspondiente en el que conste que la fiscalía se encuentra libre de deudas por cualquier concepto con ocasión de la condena judicial o conciliación.

ART. 11.—Procedimiento para pagos por consignación cuando no medie solicitud de pago. En el evento en que la Fiscalía General de la Nación tenga conocimiento en forma directa o por conducto de la Procuraduría General de la Nación de alguna de las obligaciones de que trata la presente resolución, sin que el beneficiario o su apoderado hubiese presentado la correspondiente solicitud, el jefe del grupo de sentencias y conciliaciones, lo citará para el efecto, enviando comunicación a la dirección que reposa en el expediente. Si se desconociere tal dirección, se le notificará por Estado, conforme al trámite previsto en el artículo 321 del Código de Procedimiento Civil.

Cumplido el trámite anterior, si transcurridos diez (10) días hábiles sin que el beneficiario o su apoderado se hicieren presentes, el jefe del grupo de sentencias y conciliaciones, procederá a iniciar el trámite para el respectivo pago, siempre y cuando la documentación recolectada así lo permita.

Si transcurridos diez (10) días hábiles, luego de proferida la resolución sin que el beneficiario o su apoderado se presenten, el jefe de la sección de pagaduría deberá proceder a efectuar el pago mediante consignación de las sumas debidas, a través del procedimiento abreviado de pago por consignación previsto en el artículo 420 del Código de Procedimiento Civil.

ART. 12.—Disponibilidad presupuestal. Para sufragar las obligaciones de que trata la presente resolución, la entidad y los beneficiarios o sus apoderados, se someterán al trámite presupuestal establecido en la ley de presupuesto y en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

ART. 13.—Reportes mensuales. La sección de pagaduría, elaborará y remitirá a la oficina jurídica, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, una relación donde conste en forma detallada:

—Concepto y beneficiario, totalizando al final las cantidades giradas, debidamente discriminadas.

— Número del cheque.

— Valor.

— Fecha.

— Banco girado.

ART. 14.—Archivo. Finiquitado todo el procedimiento de sustanciación, liquidación y pago de cualquier condena o acuerdo conciliatorio contra la Nación, Fiscalía General de la Nación, el jefe de la oficina jurídica proferirá un auto declarando el archivo del expediente.

ART. 15.—Sanciones. El incumplimiento de los deberes y términos contemplados en la presente resolución será causal de mala conducta y dará lugar a las sanciones disciplinarias a que hubiere lugar, sin perjuicio de la responsabilidad patrimonial del servidor público por cuya actuación u omisión se generen perjuicios para el Estado, en especial intereses.

ART. 16.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 24 de julio de 1995.

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