Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 1708 DE 2012 

(Junio 28)

“Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para la consulta en línea del sistema de información de este ministerio por parte de las entidades que deban verificar la fe de vida o supervivencia de las personas”.

(Nota: Derogada por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

La Ministra de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 12 del artículo 6º del Decreto-Ley 4107 de 2011 y en desarrollo del artículo 21 del Decreto-Ley 19 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 21 del Decreto-Ley 019 de 2012, estableció que a partir del 1º de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos del registro civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil y que en consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida o supervivencia de una persona.

Que igualmente dispone que para tal efecto, la Registraduría Nacional del Estado Civil interoperará la base de datos del registro civil de defunción con el sistema de información del Ministerio de Salud y Protección Social y con las que defina el Gobierno Nacional, para que a través de este sea consultada en línea por las entidades que deban verificar la fe de vida o supervivencia de las personas.

Que de lo establecido en la mencionada disposición en concordancia con el literal c) del artículo 3º y numerales 1º a 12 del artículo 7º de la Ley 1266 de 2008, se tiene que la responsabilidad de este ministerio se orienta a facilitar la consulta en línea ordenada por el mencionado decreto-ley, en cuanto el uso que se dé a la información entregada será del usuario y de la entidad solicitante.

Que en aras de facilitar la consulta en línea del sistema de información de este ministerio por parte de las diferentes entidades y las que establezca el Gobierno Nacional, que en el marco de sus funciones deban verificar la supervivencia de las personas, es necesario determinar las especificaciones técnicas a las que deberá supeditarse dicha consulta.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto determinar las especificaciones técnicas para la consulta en línea del sistema de información de este ministerio por parte de las entidades que deban verificar la fe de vida o supervivencia de las personas.

(Nota: Derogado por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—Modalidades de consulta en línea. Las entidades podrán verificar la fe de vida o supervivencia de las personas de forma individual o masiva, así:

1. En forma individual, registro a registro, a través de la consulta en línea vía internet, que dispondrá la Registraduría Nacional del Estado Civil en la página web www.registraduria.gov.co;

2. En forma masiva (múltiples registros), a través del sistema de información de este ministerio, siguiendo los pasos que se describen en el siguiente artículo.

(Nota: Derogado por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º(sic)—Trámite para consulta masiva de información. Para realizar la consulta de múltiples registros y, por tanto, efectuar la verificación de la fe de vida o supervivencia de varias personas, se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:

1. El representante legal de la entidad deberá solicitar la creación de un usuario, enviando a los correos electrónicos asanabria@minsalud.gov.co o aheredia@minsalud.gov.co, un mensaje que contendrá la siguiente información:

a) Datos de la entidad solicitante: Tipo y número de identificación, nombre y razón social, teléfono de contacto, dirección, municipio y departamento donde está ubicada la correspondiente entidad.

b) Datos del representante legal de la entidad solicitante: Tipo y número de identificación, nombre completo y correo electrónico institucional.

c) Datos de la persona que administrará el usuario creado en el sistema: Tipo y número de identificación, nombre completo y correo electrónico institucional.

Este ministerio deberá dar respuesta a dicha petición en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha de su presentación, asignando el usuario y la clave respectiva, con la cual se podrá ingresar al aplicativo denominado CDA supervivencia para realizar la validación del archivo de consulta y la transmisión del mismo a esta entidad.

2. La entidad deberá descargar el aplicativo de cargue y descargue de archivos (CDA supervivencia) y el manual del usuario e instalación, ingresando a la página web del Ministerio de Salud y Protección Social www.minsalud.gov.co -> Sispro -> operación RUAF supervivencia -> Supervivencia. La aplicación deberá ser instalada y usada por la entidad siguiendo las instrucciones dadas en el manual del usuario e instalación.

3. Una vez la entidad haya instalado la aplicación de cargue y descargue de archivos (CDA supervivencia), podrá hacer uso de ella utilizando el usuario y la clave enviada por el Ministerio de Salud y Protección Social, a fin de validar localmente el archivo con la información a consultar y transmitirlo a este ministerio.

El archivo de consulta deberá contener las especificaciones técnicas definidas en el numeral 1º del anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y ser firmado digitalmente, para lo cual, se deberá suministrar el certificado de firma digital a nivel de cada entidad, emitido por una entidad certificadora abierta y legalmente autorizada para operar en el país.

4. El resultado de la consulta se entregará en dos (2) archivos de respuesta con las estructuras definidas en los numerales 2.1 y 2.2 del anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, los cuales podrán ser descargados a través de la aplicación de cargue y descargue de archivos (CDA supervivencia). Estos archivos serán firmados digitalmente por el Ministerio de Salud y Protección Social.

(Nota: Derogado por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 3º—Origen y corrección de la información de respuesta. La información contenida en el archivo de respuesta a la consulta masiva, corresponderá a la información de las bases de datos del registro civil de defunción y del archivo nacional de identificación, dispuestas y administradas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Las inconsistencias en la información de la base de datos del registro civil de defunción puesta a disposición de este ministerio por la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán ser corregidas por dicha entidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 4º—Uso de la información. La información suministrada por este medio deberá ser utilizada por las entidades solicitantes de forma exclusiva a los fines previstos en el artículo 21 del Decreto-Ley 19 de 2012.

(Nota: Derogado por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 5º—Actualización de la información. La oficina de tecnología de la información y la comunicación (TIC), de este ministerio o la dependencia que haga sus veces, actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones al mismo.

(Nota: Derogado por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 6º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de junio de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución 1537 de 2015 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexo técnico para consultar de forma masiva la fe de vida o supervivencia de las personas

En el presente anexo se definen las estructuras y especificaciones técnicas del archivo de consulta que debe enviar la entidad solicitante y los archivos de respuesta de este ministerio.

1. Archivo de consulta.

Este archivo contiene los datos que las entidades deberán suministrar a este ministerio para verificar la fe de vida o supervivencia de las personas.

La entidad deberá enviar el archivo de consulta de acuerdo con la estructura y especificaciones que a continuación se describen:

1.1. Nombre del archivo de consulta.

SiglaValores permitidos Longitud
ComponenteS - Prueba de supervivencia1
Tipo de archivoMC - Maestro de consulta2
Código de la entidadCODIGOENTIDAD6
PeríodoAAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta8

 

Ejemplo:

SMCCODIGOENTIDADAAAAMMDD

El nombre del archivo no debe tener extensión (.txt)

1.1.1. Estructura del archivo de consulta para verificar la fe de vida o supervivencia de una persona.

El archivo de consulta estará compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de personas a consultar. Este archivo deberá ir firmado digitalmente por la entidad solicitante.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir, que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo de la siguiente forma: (,,).

1.1.2. Registro tipo 1 - registro de control.

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitidoObligatorio
 Tipo de registro11
 Código de la entidad6Asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social
 Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
 Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en el archivo8 
 Nombre del archivo de consulta (Sin extensión .TXT)17Ver numeral 1.1. Nombre de archivo de consulta

 

1.1.3. Registro tipo 2 – registro de detalle

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitidoObligatorio
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación de la persona a consultar2RC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
2Número de identificación de la persona a consultar17 

 

2. Archivos de respuesta.

Se dispondrá de un archivo comprimido .ZIP que contendrá los dos (2) archivos de respuesta y un (1) archivo de Información de control firmado .INFO, así:

1. El archivo de respuesta cuya fuente de información es la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC, y

2. El archivo de respuesta de los registros no encontrados cuando aplique.

3. Adicional a los archivos se encontrará un archivo .INFO el cual contendrá la información de control de los archivos de respuesta e irá firmado digitalmente por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

El nombre del archivo comprimido .ZIP es el mismo del archivo de consulta definido en el numeral 1.1 del presente anexo.

La estructura y especificaciones de los archivos se describen a continuación:

2.1. Archivo de respuesta cuya fuente de información es la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC.

2.1.1. Nombre del archivo.

SiglaValores permitidosLongitud
ComponenteS - Prueba de supervivencia1
Tipo de archivoMC - Maestro de consulta2
Código de la entidadCODIGOENTIDAD6
PeríodoAAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta8
Fuente de la informaciónRNEC -Fuente Registraduría Nacional del Estado Civil7

 

Ejemplo:

SMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDRNEC

2.1.2. Estructura del archivo de respuesta cuya fuente de información es la Registraduría Nacional del Estado Civil, RNEC.

El archivo de respuesta está compuesto por un único registro de control (Registro tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo, un conjunto de registros de detalle (Tipo 2), cuyas respuestas provienen del registro civil de defunción y un conjunto de registros de detalle (Tipo 3), cuyas respuestas provienen del archivo nacional de identificación.

2.1.2.1. Registro tipo 1 - registro de control.

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitido
0Tipo de registro11
 Código de la entidad6Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social
 Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
 Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en el archivo de consulta8 
 Fecha de procesamiento de la información10AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en el archivo de respuesta8 
 Nombre del archivo de respuesta (Sin extensión .TXT)17 

 

2.1.2.2. Registro tipo 2 - respuesta dada por el registro civil de defunciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitido
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación de la persona a consultar2El enviado por la entidad
2Número de identificación de la persona a consultar17El enviado por la entidad
 Serial10 
 Fecha de expedición del registro civil de defunción10Formato AAAA-MM-DD
 Descripción clase tipo de oficina150 
 Descripción código de la oficina150 
 Tipo de identificación encontrado en RCDefunción2 
 Número de identificación encontrado en RCDefunción30 
 Primer apellido encontrado en RCDefunción60 
 Segundo apellido encontrado en RCDefunción60 
 Primer nombre encontrado en RCDefunción60 
 Segundo nombre encontrado en RCDefunción60 
 Fecha de nacimiento encontrada en RCDefunción10Formato: AAAA-MM-DD
 Sexo1M. Masculino
F. Femenino
S. Sin información
 Descripción del país de defunción60 
 Descripción del departamento de la defunción50 
 Descripción del municipio de la defunción150 
 Fecha de la defunción10Formato: AAAA-MM-DD
 Estado en RCDefunción30Nulo
 Origen de la información de Registraduría Nacional del Estado Civil RNEC20RCDEFUNCIÓN

 

Todas las personas que vayan con este tipo de registro son fallecidas, dado que fueron encontradas en el registro civil de defunción. Por lo tanto no llevarán valor en el campo Estado en RCDefunción.

2.1.2.3. Registro tipo 3 - respuesta dada por el archivo nacional de identificaciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Cód.Nombre del campoLong.Valor Permitido
0Tipo de registro13
1Tipo de identificación de la persona a consultar2El enviado por la entidad
2Número de identificación de la persona a consultar17El enviado por la entidad
 NUIP10Número de identificación encontrado en ANI
 Primer apellido encontrado en ANI60 
 Descripción de la partícula del nombre30DE, VDA DE
 Segundo apellido encontrado en ANI60 
 Primer nombre encontrado en ANI60 
 Segundo nombre encontrado en ANI60 
 Nombre del lugar de expedición200 
 Fecha de expedición10Formato: AAAA-MM-DD
 Estado en ANI30De acuerdo al estado encontrado en el ANI
 Fecha de la defunción10Formato: AAAA-MM-DD
 Número de la resolución10 
 Fecha de expedición de la resolución10Formato: AAAA-MM-DD
 Origen de la información de Registraduría Nacional del Estado Civil, RNEC20ANI

 

2.2. Archivo de respuesta de los registros no encontrados.

En este archivo van los registros que no fueron encontrados en el registro civil de defunción ni en el archivo nacional de identificación.

2.2.1. Nombre del archivo de respuesta de los registros no encontrados.

Sigla Valores permitidos Longitud
Tipo archivoPS - Protección social2
ComponenteS - Prueba de supervivencia1
Código de la entidadCODIGOENTIDAD6
PeríodoAAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta8
Fuente de la informaciónMSPSNO - Fuente Ministerio de Salud y Protección Social, archivo nacimientos y defunciones, no encontrados7

 

Ejemplo:

PSSCODIGOENTIDADAAAAMMDDMSPSNO

2.2.2. Estructura del archivo de respuesta de los registros no encontrados.

El archivo de respuesta de los registros no encontrados estará compuesto por un único registro de control (Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Tipo 2), cuyos registros no fueron encontrados en la fuente, esto no implica que estén o no fallecidos. Este archivo irá firmado digitalmente por este ministerio.

2.2.2.1. Registro tipo 1 - registro de control.

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitido
0Tipo de registro11
 Código de la entidad6Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social
 Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
 Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en el archivo de consulta8 
 Fecha de procesamiento de la información10AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en el archivo de respuesta8 
 Nombre del archivo de respuesta (Sin extensión .TXT)17 

 

2.2.2.2. Registro tipo 2 - respuesta de los registros no encontrados.

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitido
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación de la persona a consultar2El enviado por la entidad.
TI, RC, CC, PA, CE, CD
2Número de identificación de la persona a consultar17El enviado por la entidad
 Estado de los registros no encontrados30NO ENCONTRADO

 

2.3. Archivo de información de control firmado .INFO.

Contiene la información de control de todos los archivos del proceso. Este archivo va firmado digitalmente por este ministerio, por lo tanto, aparece como .P7Z.

La estructura se describe a continuación:

2.3.2. Nombre del archivo .INFO.

SiglaValores permitidosLongitud
Tipo archivoPS - Protección social2
ComponenteS - Prueba de supervivencia1
Código de la entidadCODIGOENTIDAD6
PeriodoAAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta8
Fuente de la informaciónMSPS - Fuente Ministerio de Salud y Protección Social, con extensión .INFO4

 

2.3.3. Estructura del archivo .INFO.

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitido
 Nombre del archivo al que corresponde24Dependiendo del archivo
0Tipo de registro11
 Código de la entidad6Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social
 Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
 Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en el archivo de consulta8 
 Fecha de procesamiento de la información10AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en los archivos de respuesta y de no encontrados cuando aplique8 
 Codificación de resumen del mensaje MD5 en base 64 del archivo respuesta RNEC  
 Codificación de resumen del mensaje MD5 en base 64 del archivo no encontrados  

 

3. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables y/o valores permitidos, que de acuerdo con los anteriores numerales deben contener los archivos de consulta y respuesta en aras de permitir la verificación de la fe de vida (supervivencia) de las personas.

Cada variable está codificada de la siguiente manera:

— En la columna “Cód” aparece el código asignado,

— En la columna “Nombre del campo”, aparece el nombre de la variable,

— En la columna “Longitud”, el máximo tamaño que puede tomar la variable,

— En la columna “Tipo” se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y

— En la columna “Valor permitido” se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campoLong.Valor permitido
0Tipo de registro11 - Registro de control
2 - Registro de detalle
3 - Registro de detalle de ANI
1Tipo de identificación de la persona a consultar2RC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
2Número de identificación de la persona a consultar17No se permiten letras en documentos diferentes a registro civil o pasaporte
Longitudes válidas:
CC Entre 3 y 8 o 10
RC 8, 10 u 11
TI Entre 10 y 11
PA Menor de 17
CE Menor de 7
*Serial10 
 Fecha de expedición del registro civil de defunción10Formato: AAAA-MM-DD
 Descripción clase tipo de oficina150 
 Descripción código de la oficina150 
 Tipo de identificación encontrado en RCDefunción2 
 Número de identificación encontrado en RCDefunción30 
 Primer apellido encontrado en RCDefunción60 
 Segundo apellido encontrado en RCDefunción60 
 Primer nombre encontrado en RCDefunción60 
 Segundo nombre encontrado en RCDefunción60 
 Fecha de nacimiento encontrada en RCDefunción10Formato: AAAA-MM-DD
 Sexo1M Masculino
F Femenino
S Sin información
 Descripción del país de defunción60 
 Descripción del departamento de la defunción50 
 Descripción del municipio de la defunción150 
 Fecha de la defunción10Formato: AAAA-MM-DD
 Estado en RCDefunción30 
 Estado de los registros no encontrados30NO ENCONTRADO
*NUIP10Número de identificación encontrado en el archivo nacional de identificaciones de la registraduría
 Primer apellido encontrado en ANI60 
 Descripción de la partícula del nombre30DE, VDA DE
 Segundo apellido encontrado en ANI60 
 Primer nombre encontrado en ANI60 
 Segundo nombre encontrado en ANI60 
 Nombre del lugar de expedición200 
 Fecha de expedición10Formato: AAAA-MM-DD
 Estado en ANI30 
 Fecha de la defunción10Formato: AAAA-MM-DD
 Número de la resolución10 
 Fecha de expedición de la resolución10Formato: AAAA-MM-DD
*Código de la entidad6Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social
 Fecha inicial del período a consultar10Formato: AAAA-MM-DD
 Fecha final del período a consultar10Formato: AAAA-MM-DD
 Total de registros relacionados en el archivo8 
 Nombre del archivo de consulta (Sin extensión .TXT)17Ver numeral 1.1 Nombre de archivo de consulta

 

4. Características de formato de los archivos.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, sin extensión .txt

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras mayúsculas.

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se debe utilizar el enter como fin de registro.

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo.

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

(C.F.).