RESOLUCIÓN 1730 DE 2005 

(Noviembre 9)

“Por la cual se organizan y desarrollan las políticas de participación ciudadana y democratización de la administración del sistema de seguridad social en pensiones del Fondo de Previsión Social del Congreso”.

La Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, y en especial las que le confiere el artículo 19 de la Ley 33 de 1985, el artículo 15 literal b) Decreto 1203 de 1985, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2º de la Constitución Política de Colombia estableció, entre otros, como uno de los fines esenciales del Estado la participación de la comunidad en las decisiones que la afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación;

Que la Ley 100 de 1993 establece que el sistema general de seguridad social en pensiones estimulará la participación de los afiliados en la organización y control de las instituciones del sistema general de seguridad social en pensiones y del sistema en su conjunto;

Que la Ley 850 de 2003 reglamenta las veedurías ciudadanas y las define como un mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública;

Que el artículo 1º numeral 2º de la Ley 962 del 8 de julio de 2005, determina que la presente reglamentación deberá someterse a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública;

Que de acuerdo con las disposiciones anteriores, resulta necesario reglamentar la participación de los usuarios de los servicios a cargo del Fondo de Previsión del Congreso de la República, con el fin de dar cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales sobre el ejercicio de los derechos y deberes ciudadanos;

Que en mérito de lo expuesto, la Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República;

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objetivo, ámbito, principios y políticas de participación

ART. 1º—Objetivo general. Adoptar y desarrollar las políticas y mecanismos de participación ciudadana y de la comunidad usuaria del sistema de seguridad social en pensiones del Fondo de Previsión Social del Congreso.

ART. 2º—Objetivo específico. Garantizar a través de los mecanismos de participación ciudadana previstos en la ley, que los afiliados al Fondo de Previsión Social del Congreso, participen y contribuyan a una adecuada gestión en la prestación de los servicios en pensiones en función de su transparencia, calidad y oportunidad y, adoptar los mecanismos para la rendición de cuentas como instrumento de democratización de la administración en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.

ART. 3º—Ámbito de aplicación. La participación de los afiliados se extiende a las etapas de planeación, gestión, evaluación y de ajuste a la gestión de la entidad, para lo cual se establecerán las metodologías pertinentes. Son destinatarios naturales de esta resolución los afiliados activos del Fondo de Previsión Social del Congreso, cotizantes, beneficiarios y sus pensionados.

PAR.—Para efectos del presente articulado se entiende como usuario a los afiliados cotizantes, pensionados y beneficiarios del Fondo de Previsión Social del Congreso.

ART. 4º—Políticas. Con el objeto de desarrollar el concepto de democratización de la administración en el Fondo de Previsión del Congreso de la República, se consideran ejes conceptuales los señalados a continuación:

• La participación de los afiliados es imprescindible para optimizar la prestación del servicio.

• La participación de los afiliados, en este proceso, se enmarca en los mecanismos que para tal efecto prevé la ley.

• Toda propuesta presentada por los afiliados o su asociación tendiente al mejoramiento del servicio, será incluida en la agenda de trabajo de la institución, previa su evaluación de legalidad, pertinencia, conveniencia y oportunidad.

• Las propuestas adoptadas dentro de este proceso, tendrán respuesta escrita en donde se señalará el eventual término o plazo de aplicación.

• La rendición de cuentas se entiende como un ejercicio periódico de doble vía, en donde la administración presenta su gestión de resultados y, se retroalimenta con los informes y apreciaciones sobre los resultados que los individuos y grupos intervinientes en este proceso manifestaren con los mecanismos y términos previstos. Adicionalmente, se evaluará el grado de satisfacción de los usuarios, la eficiencia de la inversión y la austeridad del gasto.

• Los medios tecnológicos disponibles deben facilitar la participación y la socialización de los resultados conseguidos por la entidad.

• La participación ciudadana en general y la de la comunidad usuaria en especial, junto con la rendición de cuentas, están sujetas a indicadores de gestión y resultados.

ART. 5º—Principios generales. La participación ciudadana y de la comunidad usuaria en el Fondo de previsión del Congreso está basada en los principios señalados a continuación:

• Gratuidad: Las actuaciones dentro de este proceso no generarán costos al afiliado ni a la entidad.

• Voluntad: La participación se entiende como resultado del querer individual sin el sometimiento a presiones de ninguna índole.

• Respeto: Toda manifestación de los usuarios o asociaciones, presentada dentro de los términos y mecanismos previstos en la presente resolución, recibirá un tratamiento de evaluación homogéneo y, tendrá respuesta dentro de los plazos previstos para ello. A su vez el afiliado hará uso de los mecanismos determinados y dentro de los términos estipulados.

• Autonomía: Hace referencia a la libre determinación de los afiliados de participar en la modalidad y temática que a bien tuvieren, dentro de los límites señalados en el presente articulado.

• Prevalencia del interés general sobre el particular.

CAPÍTULO II

Formas de participación

ART. 6º—Definición. Se define la participación ciudadana en el Fondo de Previsión Social del Congreso como un mecanismo a través del cual los afiliados de manera individual o colectiva intervienen con sus ideas, propuestas, inquietudes, consultas, controles y quejas, dentro de un proceso interactivo, en todos los aspectos relacionados con la prestación de los servicios en el Sistema de Seguridad en Pensiones a cargo de la entidad.

ART. 7º—Participación de la comunidad usuaria. Es la forma que tienen las organizaciones de usuarios para incidir en las decisiones de planeación, gestión, evaluación y veeduría de los servicios a cargo del Fondo de Previsión Social del Congreso.

ART. 8º—Modalidad. La participación se adelantará de forma particular o colectiva y, es de carácter gratuito.

ART. 9º—Participación colectiva. Hace referencia a las actuaciones adelantadas, en el mismo sentido, a través de los representantes de la asociación de usuarios del fondo legalmente constituidas y, debidamente elegidos para el efecto.

ART. 10.—Requisitos. Para intervenir en los procesos propios del fondo, dentro del marco de la participación, se requiere ser afiliado y hacer uso de los instrumentos y términos definidos en la presente resolución.

ART. 11.—Recepción y trámite. La oficina de atención al usuario del Fondo de Previsión Social del Congreso o, la dependencia que haga sus veces, con el objeto de mejorar la prestación del servicio, organizará un servicio de atención con formatos, instrumentos y metodologías, para canalizar, evaluar y resolver las peticiones e inquietudes de los afiliados.

ART. 12.—Restricción. Los funcionarios del Fondo de Previsión Social del Congreso, en su condición de afiliados, podrán participar en forma amplia en los temas y actividades atinentes a la rendición de cuentas. Para todo los demás aspectos actuarán a través de los comités e instancias operativas con que cuenta el fondo, evitando constituirse en juez y parte de este proceso.

CAPÍTULO III

Medios de participación

ART. 13.—Medios. A efectos de la participación, los afiliados en forma individual o colectivamente, presentarán por escrito, en los formatos previstos para ello, sus solicitudes respecto de la operación del fondo señalando, en forma clara, el resultado que se espera obtener con la medida presentada. Dentro de los 15 días hábiles siguientes la oficina de planeación y sistemas de Fonprecón dará respuesta por la misma vía, sobre la evaluación efectuada a la propuesta.

En las audiencias informativas o de rendición de cuentas anual, los afiliados podrán hacer uso de la palabra, previo registro del tipo de aporte y contenido ante la secretaría técnica, con el fin específico de proponer alternativas viables, razonables y oportunas a los problemas, dificultades o deficiencias que pueda presentar el funcionamiento y resultados de la entidad, todo lo cual se consignará en el acta respectiva.

Los contenidos de la mencionada acta serán evaluados y posteriormente, dentro de los 15 días hábiles siguientes, se responderá por escrito a los peticionarios la decisión que se hubiese adoptado, la cual de ser negativa, contendrá las razones que motivaron la disposición.

En el caso de ser positiva, se acompañará con la designación de los usuarios que integrarán el comité de veeduría correspondiente.

ART. 14.—Constitución de comités de veedores. Los usuarios harán parte de manera voluntaria de los comités de veedores que se conformen, y para su gestión harán uso de los mecanismos consignados en la presente resolución, sin detrimento de los contenidos en los estatutos y reglamento interno de la asociación a la que pertenecieren.

La negativa de los usuarios de hacer parte de los comités, deberá estar sustentada en razones que se consignarán en las actas respectivas.

ART. 15.—Objeto de los comités. El objeto propio de cada comité veedor es adelantar el acompañamiento de la gestión del fondo y, en especial, aquellas decisiones o medidas adoptadas dirigidas al mejoramiento del servicio y la calidad con que se presta.

Para efectos de su implementación, la asociación de afiliados o estos individualmente, informarán al fondo acerca de los interesados en hacer parte de los comités de veeduría, a partir de lo cual el fondo creará listas de postulantes para adelantar tales dinámicas en la materia y procesos que así lo requieran.

ART. 16.—Sin perjuicio de otros mecanismos que existieren, en el desarrollo de las reuniones, los usuarios podrán solicitar se precisen los contenidos de las propuestas adoptadas y los efectos que de ellas se esperan, así como los ajustes que se consideren pertinentes. De ello quedará constancia en la respectiva acta.

En las reuniones de rendición anual de cuentas, los comités veedores constituidos que hayan adelantado acompañamiento, presentarán informe de lo actuado y resultados obtenidos, cuya copia en medio físico hará parte integral del acta respectiva.

CAPÍTULO IV

Otros aspectos de las veedurías

ART. 17.—Otros aspectos de los comités de veeduría de afiliados al Fondo del Congreso. Los comités de afiliados, independientemente de las funciones señaladas en la ley de veeduría ciudadana, tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

a) Asesorar a los afiliados al fondo en la identificación de las dificultades o deficiencias en la prestación del servicio, detectadas en los acompañamientos efectuados;

b) Participar en los espacios que por ley se tienen en el fondo, aportando sus observaciones y recomendaciones de manera escrita, objetiva y respetuosa;

c) Promover canales de comunicación entre los afiliados y entre estos y el fondo, que faciliten conocer sus inquietudes, propuestas y solicitudes, y en especial, con las entidades prestadoras de servicios con las que el fondo tenga alguna relación contractual;

d) Presentar al fondo propuestas de mejoramiento en la prestación del servicio. Estas deben ir debidamente soportadas y justificadas para que el fondo las estudie y considere la viabilidad de su aplicación;

e) Encauzar aquellas solicitudes de los afiliados al fondo sobre inconformidad en el servicio y efectuar el seguimiento para que se tomen los correctivos del caso;

f) Presentar sus inquietudes o no conformidades respecto de los seguimientos adelantados de manera objetiva y respetuosa ante la oficina de planeación y sistemas, instancia que evaluará tales contenidos y propondrá a la dirección general los correctivos pertinentes;

g) Elaborar planes de trabajo concertados con los funcionarios delegados por el fondo para tal efecto;

h) Presentar informes periódicos a los afiliados sobre el desarrollo de sus actividades;

j) Establecer mecanismos de seguimiento que permitan garantizar el cumplimiento de los compromisos acordados entre el fondo y los usuarios.

ART. 18.—Seguimiento. El fondo hará seguimiento a la operación de los comités y a la actividad de los afiliados respecto de los compromisos acordados para el acompañamiento de las propuestas adoptadas, de lo cual presentará informe en la reunión de evaluación o rendición de cuentas.

CAPÍTULO V

Compromisos generales del fondo con los afiliados

ART. 19.—Información. El fondo, a través de la dirección general o de su delegado, presentará a los usuarios en forma individual o colectiva, en forma directa o por medio escrito, información relacionada con la prestación del servicio en pensiones y, en general, sobre el funcionamiento de la entidad.

Las modalidades principales para la presentación de la información son: la audiencia informativa y la rendición anual de cuentas.

ART. 20.—Organización de audiencias informativas. La oficina de planeación y sistemas del fondo deberá organizar y adelantar, dentro de los 30 días hábiles siguientes al vencimiento del primer semestre de cada vigencia, una audiencia informativa de gestión para los afiliados. Su cometido es informar los avances respecto del plan de gestión institucional y el grado de desarrollo de las medidas propuestas por los afiliados, en el período anterior, que hayan sido adoptadas.

ART. 21.—De la rendición anual de cuentas. En forma anual y dentro del primer trimestre de la vigencia inmediatamente siguiente, la dirección general convocará a reunión a los afiliados o sus asociaciones, con el ánimo de presentar el resumen de la gestión y resultados alcanzados por la administración, en el período anterior, evento el cual se adelantará de acuerdo con las metodologías que para tal efecto existieren.

PAR.—Para el desarrollo de los artículos 20 y 21 precedentes, la secretaría técnica constituida, en el artículo 25 del presente articulado, para la rendición de cuentas y la participación ciudadana, deberá seguir los lineamientos señalados en la “guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía” elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP.

ART. 22.—En el proceso de rendición de cuentas, se hará especial énfasis en las propuestas presentadas por los usuarios que fueron adoptadas y, la incidencia que tales determinaciones generaron para el mejoramiento del servicio.

En ambos eventos se entregará, en la sesión respectiva, una memoria escrita con los temas ha desarrollar, en forma sucinta y a manera de resumen.

CAPÍTULO VI

Compromisos generales de las asociaciones de afiliados con el fondo y con los demás afiliados

ART. 23.—Compromisos de los afiliados. Los afiliados adquieren, con el fondo, los siguientes compromisos:

a) Ejercer una efectiva veeduría para cada uno de los compromisos concertados con el fondo;

b) Organizar y promover la participación de todos los afiliados en los distintos comités, para la realización de las tareas acordadas en cada área;

c) Entregar periódicamente un informe de su gestión a sus compañeros afiliados y a la dirección general del fondo;

d) Informar al fondo todo acto deficiente o que vaya en detrimento del servicio, así como todo acto irregular en la prestación del mismo, ya sea por parte de los funcionarios, de los contratistas o de los afiliados o su asociación y, propender en todas sus actuaciones por la eficiencia, la transparencia y los buenos resultados de la institución.

CAPÍTULO VII

Apoyo y memoria

ART. 24.—Capacitación e información. La dirección general del fondo coordinará y definirá directamente o por medio del área que estime pertinente, los mecanismos de capacitación necesaria a los afiliados o a su asociación, con el fin de garantizar el correcto logro del objetivo que se pretende. El fondo implementará instrumentos de información, divulgación y promoción para hacer más efectiva la participación de los afiliados en el conocimiento y mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios.

ART. 25.—Secretaría. A efectos de la organización, desarrollo y memoria de las audiencias y rendiciones de cuentas realizadas, la oficina asesora de planeación organizará los eventos señalados en la presente resolución adoptando la metodología prevista en la “guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía” y todas aquellas aptas al propósito.

ART. 26.—De las reuniones con carácter semestral o anual que se realicen en desarrollo de la presente resolución, se levantarán actas numeradas y fechadas, las cuales contendrán de manera específica las tareas, responsables y plazos para el cumplimiento de los compromisos formulados por la administración y por los usuarios o afiliados.

ART. 27.—Con el propósito de favorecer la comunicación y la participación de los afiliados y hacer uso de la tecnología disponible, se desarrollará un link o acceso en la página web de la entidad bajo el nombre de “contáctenos” u otro similar, cuyo manejo y reporte a la dirección general, estará a cargo de la oficina de planeación y sistemas.

En forma adicional se adaptarán buzones para solicitudes, quejas y reclamos, los cuales deberán ser receptores de los formatos previstos para ello y, estarán ubicados en la dependencia de atención al usuario y casa del pensionado:

ART. 28.—Será responsabilidad de la dependencia de atención al usuario el manejo y reporte de dicha información a la oficina de planeación y sistemas, para su consolidación. atención al usuario, en forma escrita, remitirá sus apreciaciones, conceptos y solicitudes acompañadas de los soportes necesarios. Una copia de tal informe se remitirá a la dependencia de control interno.

ART. 29.—Evaluación. La oficina de planeación evaluará la información obtenida por los medios antes descritos y, formulará los ajustes y recomendaciones pertinentes a la dirección general.

La dependencia de control interno del fondo, en lo de su competencia, adelantará las evaluaciones pertinentes a efectos de garantizar el cumplimiento de lo previsto en la presente resolución e, informará y propondrá a la dirección general, las recomendaciones a que haya lugar.

CAPÍTULO VIII

Vigencia

ART. 30.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, previa aprobación por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, de conformidad con el artículo 1º, numeral 2º de la Ley 962 de 2005.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de noviembre de 2005.

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