Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 1741 DE 2010 

(Abril 27)

“Por la cual se unifica la regulación de los comités de defensa judicial y conciliación en la dirección general y las regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras”.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en los artículos 75 de la Ley 446 de 1998, 15 del Decreto 1716 de 2009, 78 de la Ley 489 de 1998, 27 del Decreto 1138 de 1999, 39 del Decreto 2041 de 1995, 28, literal b), de la Ley 7ª de 1979 y el Decreto 117 de 2010, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Directiva Presidencial 03 del 20 de marzo de 1997, el Presidente de la República impartió instrucciones a los jefes de los órganos de la administración, entre ellos a los directores o presidentes de entidades descentralizadas del orden nacional, con el objeto de conformar dentro de su organización y con su planta de personal, bajo la designación de comités de defensa judicial y conciliación, grupos de trabajo integrados por funcionarios del más alto nivel que se responsabilizaran de adoptar las medidas tendientes a asegurar una defensa idónea de los intereses litigiosos de cada entidad;

Que posteriormente, la Ley 446 de 1998, en su artículo 75, estableció que en “las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirán las funciones que se le señalen”;

Que mediante la Directiva Presidencial 5 del 22 de mayo de 2009, el Presidente de la República impartió instrucciones a los ministros, directores de departamentos administrativos,

superintendentes, gerentes, directores, representantes legales de entidades descentralizadas del orden nacional y miembros de los comités de conciliación de los organismos y entidades del orden nacional para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo;

Que dando cumplimiento a lo anterior, mediante la Resolución 1849 del 13 de junio de 1997 se crearon los comités de defensa judicial y conciliación en la sede nacional y las regionales del ICBF, la cual ha sido modificada por las resoluciones 3464 del 28 de octubre de 1997, 844 del 14 de mayo de 2001, 946 del 20 de mayo de 2003 y 368 del 1º de marzo de 2007;

Que la representación legal del ICBF para efectos judiciales se encuentra en cabeza de los directores regionales y en el jefe de la oficina asesora jurídica, de conformidad con la Resolución 1710 del 29 de septiembre de 2004 emanada de la dirección general.

Que el Gobierno Nacional, en ejercicio de su potestad reglamentaria, expidió el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009, mediante el cual se establecieron las normas de obligatorio cumplimiento referentes a los comités de conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, señalando, entre otras, su integración, sus funciones, la periodicidad de sus sesiones y las reglas para la adopción de sus decisiones, las funciones de la secretaría técnica y lo relacionado con las acciones de repetición y llamamiento en garantía;

Que el Decreto 117 del 21 de enero de 2010, “por el cual se aprueba la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias”, modificó la denominación de algunas de las dependencias que conforman el comité de defensa judicial y conciliación y suprimió las seccionales, entre otras, por lo que es conveniente recoger en un único acto administrativo la regulación del comité, a la vez que actualizar las denominaciones utilizadas en las normas internas vigentes;

Que de conformidad con el numeral 6º del artículo 4º del Decreto 117 del 21 de enero de 2010, es función de la oficina asesora jurídica “6. Atender las diligencias de carácter extrajudicial y judicial en las cuales debe ser parte el instituto y crear y mantener información actualizada sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la entidad”;

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras (ICBF) continuará operando los comités de defensa judicial y conciliación en la dirección general y las regionales, creados mediante la Resolución 1849 del 13 de junio de 1997 con el objeto de acatar las instrucciones de Gobierno, así como las disposiciones establecidas en la ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 2º—Integración en la dirección general. El Comité de defensa judicial y conciliación en la dirección general del ICBF, estará integrado así:

El director general o su delegado.

El secretario general.

El director financiero.

El director de prevención.

El director de protección.

El director administrativo.

El jefe de la oficina asesora jurídica.

PAR. 1º—Concurrirán con voz pero sin voto el jefe de la dependencia donde se originó la controversia, el jefe de la oficina de control interno, los funcionarios que por su condición funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que en cada caso o proceso represente los intereses del Instituto, el secretario técnico del comité y los demás asesores que sean invitados para acompañar las decisiones.

PAR. 2º—El abogado que lleve el caso deberá remitir al secretario técnico del comité, por escrito, la historia o resumen de los hechos, el análisis jurídico y los documentos necesarios para ilustrar al comité, en las fichas que para el efecto implemente la oficina asesora jurídica.

PAR. 3º—La participación de los integrantes será indelegable, salvo para el director general.

PAR. 4º—Se invitará a participar en las sesiones del comité a un funcionario de la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 3º—Integración en regionales. El comité de defensa judicial y conciliación de cada una de las regionales, estará integrado así:

El director regional, quien lo presidirá.

El coordinador del grupo jurídico.

El coordinador del grupo administrativo o financiero.

Los coordinadores de los grupos de prevención en las regionales Bogotá, Antioquia y Valle del Cauca y el coordinador del grupo de asistencia técnica en las demás regionales.

PAR. 1º—La participación de los integrantes será indelegable.

PAR. 2º—El abogado que lleve el caso deberá remitir al secretario técnico del comité, por escrito, la historia o resumen de los hechos, el análisis jurídico y los demás documentos necesarios para ilustrar al comité, en las fichas que para el efecto implemente la coordinación jurídica de la regional.

PAR. 3º—Se invitará a participar en las sesiones del comité a un funcionario de la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 4º—Invitados. Sin perjuicio de la conformación establecida en los dos artículos precedentes, los Comités podrán invitar a sus sesiones a las personas que requieran para la mayor comprensión de los asuntos materia de su consideración. Las invitaciones efectuadas serán de obligatorio cumplimiento.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 5º—Funciones. Los comités de defensa judicial y conciliación tendrán las siguientes funciones:

1. Determinar la procedencia de la conciliación en cada caso y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuarán en las audiencias de conciliación.

2. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la conciliación.

3. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

4. Diseñar las políticas generales que orientan la defensa de los intereses en litigio de la entidad.

5. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

6. Evaluar los procesos y las conciliaciones que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía y de la acción de repetición.

7. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité.

PAR. 1º—Las funciones señaladas en el numeral 4º del presente artículo serán de competencia exclusiva del comité de defensa judicial y conciliación de la dirección general.

PAR. 2º—Conforme con lo dispuesto en el numeral 6º del artículo 4º del Decreto 117 del 21 de enero de 2010, los poderes para conciliar serán otorgados exclusivamente por el jefe de la oficina asesora jurídica.

PAR. 3º—Las determinaciones a las que se llegue en cumplimiento de la función dispuesta en el numeral 1º del presente artículo, en el caso de los comités de defensa judicial y conciliación de las regionales, deberán ser remitidas al comité de defensa judicial y conciliación de la dirección general con el fin de que este las analice y realice los ajustes o recomendaciones que garanticen la defensa de los intereses de la entidad.

PAR. 4º—Las recomendaciones formuladas por el comité de la dirección general o regional constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado del ICBF.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 6º—Quórum deliberatorio y decisorio. En la dirección general el comité sesionará con un mínimo de cuatro (4) integrantes y en las regionales con un mínimo de tres (3).

En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 7º—Secretaría técnica. Tanto en la dirección general como en cada regional se designará a un funcionario para actuar como secretario técnico del comité y quien tendrá las siguientes funciones:

1. Citar a los miembros del comité.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar y archivar, manteniéndolos resguardados bajo su responsabilidad, las actas de cada sesión del comité, los antecedentes y demás soportes documentales de las respectivas solicitudes de conciliación.

4. Verificar que el abogado apoderado del ICBF, en cada proceso o trámite conciliatorio, presente los resúmenes, análisis y documentos necesarios para ilustrar al comité, en las fichas que para el efecto se implementen.

5. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

6. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a la dirección general y a los miembros del comité cada seis (6) meses.

7. Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR.—De la designación del secretario técnico se informará a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 7º(sic)—Vigencia y derogaciones. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 1849 del 13 de junio de 1997, 3464 del 28 de octubre de 1997, 844 del 14 de mayo de 2001, 946 del 20 de mayo de 2003 y 368 del 1º de marzo de 2007 y demás normas internas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de abril de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución 5722 de 2012 artículo 15 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)