Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1751 DE 1997 

(Octubre 21)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631 del estatuto tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio magnético”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 de julio 10 de 1997, el Decreto 1693 de junio 27 de 1997 y en los artículos 631, 633, 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—La información a que se refiere el artículo 631 del estatuto tributario bien sea de todos o de cada uno de sus literales, debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales, por las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos, deberá presentarse en medios magnéticos de acuerdo a las especificaciones y condiciones prescritas en la presente resolución.

ART. 2º—La información deberá ser presentada en cualquiera de los siguientes medios magnéticos y teniendo en cuenta las características consignadas en las mismas:

a) Red de valor agregado: los contribuyentes que deseen utilizar este medio deberán informarlo mediante oficio dirigido al grupo de información exógena de la subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria; con quince días de antelación a la fecha de los vencimientos para la entrega de la información, esto con el objeto de que la DIAN le informe el procedimiento y la línea que dispondrá para este medio;

b) Cintas magnéticas: según las siguientes características, especificaciones y organización:
1. Ancho de la cinta:Media pulgada
2. Densidad de grabación:1600 ó 6250 BPl en 9 canales
3. Código de grabación:ASCII
4. Número de registro por bloque:50
5. Longitud del registro:130 posiciones (“bytes”)
6. Sin rótulo de identificación:(sin “header label”);
c) Cartridges:
1. Tamaño:152 mm x 101 mm
2. Ancho de la cinta:¼ pulgada
3. Almacenamiento:150 Mb a 1.2 GB
4. Código de grabación:ASCII
5. Número de registros por bloque:50
6. Longitud de registros:130 posiciones (bytes)
7. Sin rótulo de identificación:(sin header label);
d) Minicartridge:
1. Tamaño:95 mm x 62 mm
2. Ancho de la cinta:8 milímetros
3. Almacenamiento:2.3 GB o 5.0 GB
4. Código de grabación:ASCII
5. Número de registros por bloque:50
6. Longitud de registro:130 posiciones (bytes)
7. Sin rótulo de identificación:(sin header label), y
e) Disquetes:
1. Tamaño disquetes:3½ pulgadas
2. Densidad de grabación:Doble cara, alta densidad
3. Código de grabación:ASCII
4. Longitud del registro:130 posiciones (bytes).

ART. 3º—La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP631.ASC.

También se aceptará la información presentada en archivo texto (extensión PRN), generado de hoja electrónica convertido a archivo texto, justificado con espacios, el nombre del archivo debe ser IMP631.PRN. Teniendo en cuenta que cada columna debe ser asimilada a cada una de las posiciones definidas en los diseños de registros que se detallan más adelante, sin incluir títulos a las columnas.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

Formato Configuración
NúmeroStandard
FuenteArial 10
AlineaciónAlineación inferior, general
BordesSin bordes
DiseñoSin sombrear
ProtecciónDesactivada

PAR. 2º—Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio magnético a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético por el año gravable.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc., y deben venir justificados con ceros a la izquierda. Tampoco se acepta que la información contenga alguna línea o registro de título.

PAR. 4º—Los valores informados deben expresarse en pesos, aproximándose al múltiplo de mil (1.000) más cercano.

ART. 4º—La información debe ser relacionada mediante tres (3) tipos de registros, los cuales se distinguen por los códigos, que se incluye en las primeras posiciones del registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante, el registro tipo 2 contiene los datos de los informados y el registro tipo 3 contiene los datos de control, los registros del literal j) y m), se asimilan a registro tipo 2.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación (tipo 1)
PosicionesContenido
1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “1”
2-5Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6-7Tipo de persona o entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es “31” (dos caracteres numéricos).
8-21NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informante (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
22Dígito de verificación (un caracter numérico).
23En blanco.
24-83Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad informante (Sesenta caracteres).
84-87Código de actividad económica de la persona o entidad informante (cuatro caracteres numéricos: Res. 4911/ 94, nov. 4).
88-98Once espacios en blanco.
99-106Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).
107-110Identificación del medio magnético. Consecutivo de cuatro caracteres de identificación del medio magnético, registrados en el rótulo externo del medio magnético.
111-130Veinte espacios en blanco.
b) Registro de movimiento (tipo 2)
PosicionesContenido
1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “2”
2-3Código que identifica la clase de información a que se refieren los literales del artículo 631 del estatuto tributario, según el numeral 1º del artículo 6º de la presente resolución (dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado: según lo establezca la resolución mediante la cual se solicite la información para el año gravable respectivo (dos caracteres numéricos).
6-19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informada (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
20Dígito de verificación (un caracter numérico de lo contrario blanco).
21En blanco.
22-81Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad, de la cual se está informando (Sesenta caracteres).
82-101Primer valor informado: (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano). Según el numeral 1º del artículo 6º de la presente resolución (Veinte caracteres, numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
102-121Segundo valor informado: (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano). Según el numeral 1º del artículo 6º de la presente resolución (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
122-123Ubicación del informado. Sólo deberá informarse la ubicación en el caso de las personas o entidades a que se refiere el literal c) del artículo 631 del estatuto tributario. La ubicación está dada por el código de la administración de impuestos y aduanas nacionales, a la cual pertenece la ciudad donde les fue practicada la retención en la fuente, según el artículo 5º de la presente resolución. Para los demás literales del artículo 631 del estatuto tributario, contemplados en esta resolución, este campo va en blanco. (dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
124-130Siete espacios en blanco;
c) La información a que se refiere el literal j) del artículo 631 del estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:
PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2-3Código que identifica la clase de información. Para efectos de la presente resolución, el tipo es 93 (dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el activo fijo informado, según el numeral 2º del artículo 7º de la presente resolución (dos caracteres numéricos).
6-19Número de identificación del activo fijo informado, según el numeral 2º del artículo 7º de la presente resolución (catorce caracteres).
20-21Dos blancos.
22-81Descripción del activo fijo informado, según el numeral 2º del artículo 7º de la presente resolución (Sesenta caracteres).
82-101Primer valor informado: (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano). Para efectos de la presente resolución, será el valor patrimonial (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
102-121Segundo valor informado: (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano). Para efectos de la presente resolución, será el costo fiscal (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
122-130Nueve espacios en blanco;
d) La información a que se refiere el literal m) del artículo 631 del estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:
PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2-3Código que identifica la clase de información. Para efectos de la presente resolución, el tipo es “96” (dos caracteres numéricos).
4-5Para este caso el subcódigo es “00” (dos caracteres numéricos).
6-19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona beneficiaria del pago (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
20Dígito de verificación (un caracter numérico).
21En blanco.
22-81Apellidos y nombres de la persona o razón social beneficiaria del pago (Sesenta caracteres).
82-91El prefijo utilizado en la factura (diez caracteres alfanuméricos).
92-106Número de la factura (Quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
107-130Veintitrés espacios en blanco, y
e) Registro de cierre (tipo 3):
PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “3”.
2-6Cinco espacios en blanco.
7-11Número del indicativo del discado directo nacional, que corresponda a la ciudad donde se encuentra el domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la persona o entidad informante (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
12-18Número telefónico que corresponda a la oficina de la persona encargada del manejo de la información enviada (Siete caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
19-58Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la persona o entidad informante (cuarenta caracteres).
59-63Código departamento y municipio, artículo 8º de la presente resolución (anexo 3) (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
64-73Número total de registro de movimiento tipo 2 informados en el medio magnético (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
74-93Total de la sumatoria del primer y segundo valor informado de todos los registros de movimiento tipo 2 reportados en el medio magnético. Sin incluir literal j) y m) (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano). Con excepción de los registros informados con código (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
94-130Treinta y siete espacios en blanco.

PAR. 1º—Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con los campos del código que corresponda al literal del artículo 631 del estatuto tributario, informado (posiciones 2-3). Subcódigo del concepto o del activo fijo informado (posiciones 4-5), y dentro de cada subcódigo ordenado por número de NIT ascendente de la entidad informada o número del activo fijo informado (posiciones 6-19); y como último registro el de cierre (tipo 3).

ART. 5º—Para efectos de la información a que se refiere el literal b) del artículo 4º de la presente resolución, los códigos de las administraciones de impuestos y aduanas nacionales serán los siguiente (Res. 198/97, ago. 13):

CódigoAdministración
01Armenia
02Barranquilla
03Especial de aduanas
04Bucaramanga
05Cali
06Cartagena
07Cúcuta
08Girardot
09Ibagué
10Manizales
11Medellín
12Montería
13Neiva
14Pasto
15Palmira
16Pereira
17Popayán
18Quibdó
19Santa Marta
20Tunja
21Tuluá
22Villavicencio
23Sincelejo
24Valledupar
25Riohacha
26Sogamoso
27San Andrés
28Florencia
29Barrancabermeja
30Especial personas jurídicas
31Especial grandes contribuyentes
32Personas naturales
34Arauca
35Buenaventura
36Cartago
37Ipiales
38Leticia
39Maicao
40Tumaco
41Turbo
42Puerto Carreño
43Inírida
44Yopal
45Mitú
46Puerto Asís
47Especial de servicios aduaneros del Aeropuerto El Dorado.

ART. 6º—Para efectos de la información a que se refiere el artículo 4º de la presente resolución, los códigos de los literales, la definición de los valores informados y la ubicación del informado serán los siguientes:

1. Códigos de los literales, valores informados y ubicación del informado.

1. Códigos de los literales, valores informados y ubicación del informado.
Lit. del art. 631 del E.T.CódigoDenominación
a60Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad informante.
Primer valor informado:
Acciones, aportes y derechos sociales.
Segundo valor informado:
Participaciones o dividendos.
Ubicación del informado:
En blanco.
b63Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades a quienes se les practicó retención en la fuente.
Primer valor informado:
Valor sujeto a retención.
Segundo valor informado:
Valor retenido.
Ubicación del informado:
En blanco
c66Valor de retención.
Segundo valor informado:
En ceros.
Ubicación del informado:
La ubicación está dada por el código de la administración de impuestos nacionales, a la cual pertenece la ciudad donde le fue practicada la retención en la fuente, según el artículo 5º de la presente resolución.
d69Cuando se están informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de los pagos que den derecho a descuentos tributarios.
Primer valor informado:
Valor acumulado.
Segundo valor informado:
En ceros.
Ubicación del informado:
En blanco.
e61Cuando se estén informando los apellidos y nombres o la razón social de las personas o entidades beneficiarias de las utilidades generadas por el patrimonio autónomo.
Primer valor informado:
Valor utilidades liquidadas.
Segundo valor informado:
Valor retención en la fuente practicada.
Ubicación del informado:
En blanco.
e72Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de pagos o abonos, que constituyan costos, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor del pago o abono sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal e) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado:
Valor retención practicada.
Segundo valor informado:
Valor impuesto descontable
Ubicación del informado:
En blanco.
e73Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social del operador y el asociado, de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta en contratos de asociación para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado:
Valor retención efectuada.
Segundo valor informado:
Valor impuesto descontable
Ubicación del informado:
En blanco.
e74Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los beneficiarios de las operaciones realizadas por los patrimonios autónomos.
Primer valor informado:
Valor retención efectuada.
Segundo valor informado:
Valor impuesto descontable.
Ubicación del informado:
En blanco.
e75Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor del pago o abono sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal e) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado:
Valor acumulado.
Segundo valor informado:
Impuesto sobre las ventas, retenido cuando fuere del caso.
Ubicación del informado:
En blanco.
e76Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de la personas o la razón social de las entidades beneficiarias de los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo, deducción o dé derecho a impuesto descontable correspondiente a la cuenta conjunta en contratos de asociación para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado:
Valor acumulado.
Segundo valor informado:
Valor impuesto sobre las ventas retenido.
Ubicación del informado:
En blanco.
e77Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los beneficiarios de las operaciones realizadas por los patrimonios autónomos.
Primer valor informado:
Valor acumulado pagado o abonado en cuenta.
Segundo valor informado:
Valor impuesto sobre las ventas retenido.
Ubicación del informado:
En blanco.
f78Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades de quienes se recibieron los ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal f) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado:
Valor acumulado.
Segundo valor informado:
Impuestos sobre las ventas liquidado, cuando fuere del caso.
Ubicación del informado:
En blanco.
g81Cuando se están informado: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades de quienes se recibieron ingresos para terceros.
Primer valor informado:
Valor acumulado.
Segundo valor informado:
En ceros.
Ubicación del informado:
En blanco.
g84Cuando se están informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades a cuyo nombre se recibieron los ingresos.
Primer valor informado:
Valor acumulado.
Segundo valor informado:
NIT (sin dígito de verificación y clase) de la persona o entidad de quien se recibió el ingreso para el tercero.
Ubicación del informado:
En blanco.
h87Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades acreedoras por pasivos de cualquier índole.
Primer valor informado:
Valor acumulado.
Segundo valor informado:
En ceros.
Ubicación del informado:
En blanco.
h88Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los pasivos correspondientes a contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado:
Valor del pasivo.
Segundo valor informado
En ceros.
Ubicación del informado:
En blanco.
i90Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades deudoras por concepto de créditos activos.
Primer valor informado:
Valor del crédito.
Segundo valor informado:
En ceros.
Ubicación del informando:
En blanco
i91Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades deudoras por concepto de los créditos activos correspondientes a contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado:
Valor del crédito.
Segundo valor informado:
En ceros.
Ubicación del informado:
En blanco.
m96Cuando se estén informando: los apellidos y nombre o razón social, el NIT o cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable (ver registro tipo 2 para información artículo m).

ART. 7º—Para efectos de la información a que se refiere el literal j) del artículo 631 del estatuto tributario, el código del literal, los subcódigos de los activos fijos la definición de los valores informados y la descripción de los activos fijos serán los siguientes:

1. Código del literal y valores informados
Literal del art. 631 del E.T.CódigoDenominación
j93Cuando se esté informando sobre la descripción de todos los activos fijos adquiridos en el año, cuyo costo exceda al valor indicado en el artículo 631 literal j) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado:
Valor patrimonial.
Segundo valor informado:
Costo fiscal.
2. Subcódigos, número de identificación y descripción de los activos fijos.
SubcódigoNúmero de identificaciónDescripción
30Cédula catastralTerrenos
31Cédula catastralEdificios
32Cédula catastralConstrucción en curso
33Número de serieMaquinaria y equipo
34Número de serieMaquinaria en montaje
35PlacaVehículo
36MatrículaAerodinos y similares
37MatrículaEmbarcaciones
38En blancoMuebles y enseres
39Número de registroIntangibles
40En blancoOtros activos fijos diferentes a los anteriores.

ART. 8º—Para efectos de la información a que se refiere artículo 5º, de la presente resolución, los códigos de los departamentos y municipios serán tomados de la división político administrativa de Colombia, generada por el DANE (anexo 3).

ART. 9º—Los medios magnéticos deberán presentarse personalmente en los lugares que señale director general de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales acompañados del formato de entrega DIAN-79-032.97 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado.

El formato de entrega debe ser firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal cuando esté obligado.

Al medio magnético deberá adherirse el rótulo de identificación con el NIT del informante, la razón social, el año al que corresponda la información y el tipo de entidad informante.

ART. 10.—No se entenderá cumplido el requisito de presentar la información, si los medios magnéticos no se ajustan a las especificaciones y características que se indican en la presente resolución.

PAR. 1º—Todos los campos definidos para cada registro deben estar diligenciados, con excepción de los espacios definidos como blancos.

ART. 11.—El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario.

Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 12.—Las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución exceptúan la información tributaria a que se refiere el literal k) del artículo 631 del estatuto tributario. Al igual se exceptúan el literal l) del mismo artículo por tener resolución independiente de especificaciones técnicas.

ART. 13.—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 2808 del 22 de diciembre de 1993 y 3547 del 5 de julio de 1995 y demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 21 de octubre de 1997.