Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1759 DE 1997 

(Octubre 21)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria que debe ser presentada en medios magnéticos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales referida al literal l) del artículo 631 del estatuto tributario”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 del 10 de julio de 1997, el Decreto 1693 de junio 27 de 1997 y en los artículos 631, 633 y 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Sujetos obligados. Las personas o entidades que se relacionan a continuación deberán presentar a partir del año gravable de 1997 la información, en medio magnético, establecida en el literal l) del artículo 631 del estatuto tributario:

Los contribuyentes y no contribuyentes del impuesto sobre de la renta y complementarios, sean entidades públicas o privadas, las personas jurídicas calificadas o no como grandes contribuyentes, personas naturales y los responsables del impuesto sobre las ventas obligados y no obligados a facturar.

Para el año gravable de 1997 están obligados aquellos que en el último día del año gravable de 1996 hubiesen poseído un patrimonio bruto superior a dos mil ciento ochenta y un millones ($ 2.181.000.000) o cuando los ingresos brutos de dicho año sean superiores a cuatro mil trescientos sesenta y un millones de pesos ($ 4.361.000.000).

ART. 2º—Para la presentación de la información correspondiente al literal l) del artículo 631 de estatuto tributario se debe informar lo siguiente para el respectivo año gravable:

El valor global de las ventas o prestación de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicación de:

1. Valor global de las ventas por tipo de facturación de venta.

2. Prefijo, si se utiliza antecediendo la numeración de las facturas.

3. Intervalos de numeración factura inicial y final.

4. Tipo o referencia comercial de la máquina registradora.

5. Número o serie de fabricación de la máquina registradora.

6. Indicación del número de máquina registradora.

7. Dirección donde se encuentra ubicado el establecimiento.

8. Ciudad donde se encuentra ubicado el establecimiento.

(Nota: Se entenderá para todos los fines de esta resolución como factura, la factura o cualquier documento equivalente).

(Nota: Derogada la nota del artículo 2º por la Resolución 3391 de 1997, artículo 13 de la Dirección de Impuestos Nacionales).

ART. 3º—La información debe ser presentada en cualquiera de los siguientes medios magnéticos, teniendo en cuenta las siguientes características, especificaciones técnicas y organización:

a) Cintas magnéticas:
1. Ancho de la cinta:Media pulgada
2. Densidad de grabación:1600 o 6250 BPI en 9 canales
3. Código de grabación:ASCII
4. Número de registro por bloque:50
5. Longitud del registro:130 posiciones (“bytes”)
6. Sin rótulo de identificación:(sin “Header Label”)
b) Cartridges:
1. Tamaño:152 mm x 101 mm
2. Ancho de la cinta:1/4 pulgada
3. Almacenamiento:150 Mba 1,2 GB
4. Código de grabación:ASCII
5. Número de registros por bloque:50
6. Longitud de registros:130 posiciones (bytes)
7. Sin rótulo de identificación:(sin Header Label)
c) Minicartridge:
1. Tamaño:95 mm x 62 mm
2. Ancho de la cinta:8 milímetros
3. Almacenamiento:2.3 GB ó 5.0 GB
4. Código de grabación:ASCII
5. Número de registros por bloque:50)
6. Longitud de registro:130 posiciones (bytes)
7. Sin rótulo de identificación:(sin header label)
d) Disquetes:
1. Tamaño disquetes:3 1/2 pulgadas
2. Densidad de grabación:doble cara. Alta densidad
3. Código de grabación:ASCII
4. Longitud del registro:130 posiciones (bytes)

ART. 4º—La información deberá grabarse nombre del archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP631L.ASC.

También se aceptará la información presentada en archivo texto (extensión PRN), generado de hoja electrónica convertido a archivo texto, justificado con espacios, el nombre del archivo debe ser IMP631L.PRN. Teniendo en cuenta que cada columna debe ser asimilada a cada una de las posiciones definidas en los diseños de registros que se detallan más adelante, sin incluir títulos a las columnas.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroStandard
FuenteArial 10
AlineaciónAlineación inferior, general
BordesSin bordes
DiseñoSin sombrear
ProtecciónDesactivada

La información debe ser relacionada de la siguiente forma, en el primer registro o fila 1 corresponde al registro de identificación (tipo 1), a partir del segundo registro o la fila 2 los registros de movimiento (tipo 2).

PAR. 2º—Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc., deben venir justificados con ceros a la izquierda y tampoco se acepta que la información contenga alguna línea o registro de título.

PAR. 4º—Los valores informados deben expresarse en pesos, aproximándose al múltiplo de mil (1000) más cercano.

ART. 5º—La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por un código, que se incluyen en la primera posición del registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante y datos de control, el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación y control (tipo 1)
PosicionesContenido
1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “1”.
2-5Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6-7Tipo de persona o entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es “46” (Dos caracteres numéricos).
8-21NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informante (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
22Dígito de verificación (Un caracter numérico)
23Un espacio en blanco.
24-83Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad informante (Sesenta caracteres)
84-87Código de actividad económica de la persona o entidad informante (cuatro caracteres numéricos: Resolución 4911 de noviembre 4/94).
88-97Número total de registro de movimiento tipo 2 informados en el medio magnético (Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
98-117Total de la sumatoria del valor global más los valores de los registros de facturas (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
118-125Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).
126-130Identificación del carrete. Consecutivo de cinco caracteres de identificación del carrete, registrados en el rótulo externo del medio magnético (uso exclusivo del informante).
Registro de movimiento (tipo 2)
b) Cuando se informe los datos de las máquinas registradoras.
PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3Código que identifica la clase de información a que se refiere el literal “l”, para efectos de la presente resolución, el tipo es “95” (Dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado: 00 Descripción del tipo de máquina (dos caracteres numéricos).
6-20Nombres del establecimiento o sucursal, de la cual se está informando (quince caracteres).
21-60Dirección que corresponda al domicilio del establecimiento o sucursal informada (cuarenta caracteres).
61-65Código departamento y municipio, artículo 7º, de la presente resolución (según anexo Nº 3) (cinco caracteres numéricos).
65-85Valor global de las ventas o de la prestación de servicios por máquina (en pesos, aproximado al múltiplo de mil (1.000) más cercano) (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
86-87Dos espacios en blanco.
88-97Descripción del tipo o referencia comercial de la máquina registradora (diez caracteres).
98-112Número de serie de fabricación de la máquina registradora (quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
113-130Diez y ocho espacios en blanco.
c) Cuando se informe los datos del intervalo de facturas.
PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3Código que identifica la clase de información a que se refiere el literal “l”, para efectos de la presente resolución, el tipo es “95” (dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado: 01 intervalos de numeración de facturación de venta (dos caracteres numéricos).
6-20Nombres del establecimiento o sucursal, de la cual se está informando (quince caracteres).
21-60Dirección que corresponda al domicilio del establecimiento o sucursal informada (cuarenta caracteres).
61-65Código departamento y municipio, artículo 7º de la presente resolución (según anexo Nº 3) cinco caracteres numéricos).
66-85Valor global de las ventas o de la prestación de servicios (en pesos, aproximado al múltiplo de mil (1.000) más cercano) (veinte caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
86-87Tipo de factura, según artículo 6º de la presente resolución.
88-97Cuando la numeración de las facturas esté antecedida por una serie alfabética, numérica o alfanumérica utilizada como el prefijo (diez caracteres).
98-112Número inicial del intervalo, que corresponde al número de la primera factura del intervalo (quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
113-127Número final del intervalo, que corresponde al número de la última factura del intervalo (quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
128-130Tres espacios en blanco.

PAR. 1º—Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) ordenados en forma ascendente por el campo subcódigo (posiciones 4-5).

ART. 6º—Para efectos de la información a que se refiere el artículo 5º, de la presente resolución, utilice el número asignado como código según el sistema de facturación utilizada:

CódigoTipo de facturación
01Facturación por talonario (E.T., art. 615)
02Facturación por computador (E.T., art. 617)
03Facturación POS (D. 1165/96 art. 5º, E.T., art. 616-1) 04 | Facturación otras máquinas registradoras (D. 1165/96, art. 5º, E.T., art. 616-1)
05Facturación electrónica (E.T., art. 616-1)
06Facturación otros documentos equivalentes (D. 1165/96 art. 5º)
07Documentos sustitutivos (D. 1165/96 art. 7º)
08Otros documentos (D. 1165/96, arts. 8º y 9º, D. 1001/97, arts. 4º, 11, 15, 16, 17)
09No obligados a facturar (D. 1001/97, art. 1º)

(Nota: Derogado el subcódigo 09 por la Resolución 3391 de 1997 artículo 13 de la Dirección de Impuestos Nacionales).

ART. 7º—Para efectos de la información a que se refiere el literal b) del artículo 5º de la presente resolución, los códigos de los departamentos y municipios serán tomados de la división político administrativa, generada por el DANE (anexo 3).

ART. 8º—Los medios magnéticos deberán presentarse personalmente en la división de documentación de la administración de impuestos y aduanas nacionales de la jurisdicción de la entidad informante y donde no exista ésta en la división financiera y administrativa.

ART. 9º—En el momento de la entrega, los medios magnéticos deberán acompañarse del formato DIAN-79.032.97 (anexo 2), en original y copia debidamente diligenciado.

El formato de entrega debe ser firmado por el representante legal de la entidad y el contador público revisor fiscal cuando esté obligado.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT del informante, la razón social, el año gravable al que corresponda la información, y el tipo de entidad informante.

ART. 10.—Para la entrega de la información solicitada en la presente resolución deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT de las entidades obligadas a más tardar en las siguientes fechas:

Último dígito del NITFecha límite
1mayo 26 de 1998
2mayo 27 de 1998
3mayo 28 de 1998
4mayo 29 de 1998
5junio 1º de 1998
6junio 2 de 1998
7junio 3 de 1998
8junio 4 de 1998
9junio 5 de 1998
0junio 8 de 1998

ART. 11.—No se entenderá cumplida la obligación de informar si el medio magnético utilizado por Ia persona o entidad informante, no se ajusta a las características y especificación es establecidas por Ia presente resolución.

PAR. 1º—Los campos definidos en cada registro y formatos deben estar diligenciados, con excepción de los espacios definidos como blancos, por lo tanto no se acepta la información con campos sin ser diligenciados.

ART. 12.—El no suministrar la información dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario.

ART. 13.—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las demás que Ie sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá D.C., 21 de octubre de 1997.

NOTA: Los anexos de la presente resolución (01 y 02 DIAN; 03 DANE) podrán ser consultados en las entidades mencionadas.