RESOLUCIÓN 176 DE 2007 

(Septiembre 25)

“Por la cual se adopta la Norma Fundamental, el Manual de Estilo “producción y elaboración de actos administrativos” y se normalizan los formatos de producción documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico”.

(Nota: Derogada en lo pertinente por la Resolución 205 de 2008 artículo 5° de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico)

La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico,

en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial de las conferidas en los artículos 23 y 78 del Acuerdo 257 de 2006 y en el artículo 5º del Decreto 552 de 2006,

CONSIDERANDO:

Que el Alcalde Mayor de Bogotá, expidió el Decreto 213 de 2007 “Por medio del cual se adopta el Manual de identidad visual “Bogotá sin indiferencia”, el Manual de identidad visual corporativa de la administración distrital y el Manual de estilo “producción y elaboración de actos administrativos”, considerando que “es preciso establecer reglas tendientes a que la producción documental en el Distrito Capital se realice en condiciones óptimas y, además, se almacene y manipule de forma adecuada”.

Que igualmente en el mencionado decreto se afirma que “de conformidad con el artículo 54 del Decreto-Ley 1421 de 1993, la estructura administrativa del Distrito Capital comprende el sector central, el descentralizado y el de las localidades. El sector central está compuesto por el despacho del Alcalde Mayor, las secretarías y los departamentos administrativos. El sector descentralizado por los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las sociedades de economía mixta. El sector de las localidades por las juntas administradoras y los alcaldes locales”.

Que mediante el artículo 3º del Decreto 213 de 2007 se adopta el Manual de estilo “producción y elaboración de actos administrativos”.

Que de conformidad con el parágrafo del artículo 3º de decreto referido, las entidades distritales deberán realizar los ajustes necesarios que permitan la aplicación de la cartilla para la producción y elaboración de actos administrativos.

Que en el artículo 4º del Decreto 213 de 2007 se afirma que “éste es de obligatoria observancia por parte de los sectores central y descentralizado, así como por el sector de las localidades de la administración distrital.

Que el Manual de estilo recomienda la utilización de los tipos de letra con serifa por cuanto permiten lograr el descanso visual, la velocidad de lectura y el ahorro de espacio.

Que el Manual de estilo indica que “con base en los principios de economía y eficacia que propone la Unesco, para los actos administrativos y las comunicaciones oficiales como cartas y memorandos, se debe utilizar preferiblemente la letra times new roman. Este tipo de fuente tipográfica permite una lectura más ágil del texto, en menos tiempo y en la página impresa ocupa menos espacio”.

Que es importante normalizar la producción documental a partir de la estandarización de formatos que garanticen la creación, archivo y conservación de los documentos.

Que la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCPG 1000:2004, adoptada mediante el Decreto 4110 de 2004, en su numeral 4.2.3 referente al control de documentos, establece que “los documentos requeridos por el sistema de gestión de calidad deben controlarse. Debe establecerse un proceso documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controle su distribución y, g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón”.

Que mediante el artículo primero de la Resolución 111 del 27 de abril de 2007 “por la cual se establece el sistema integrado de gestión en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, y se integran los comités de calidad y coordinación de control interno” expedida por la secretaría de despacho, se adoptó el sistema integrado de gestión y se designó al jefe de la oficina asesora de planeación y sistemas como instancia responsable del impulso, construcción y consolidación del mencionado sistema en la SDDE”.

Que igualmente, en el mencionado artículo se indicó que “las políticas del sistema integrado de gestión están determinadas por la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004, el modelo estándar de control interno 1000:2005, el sistema de gestión de calidad creado por la Ley 872 de 2003, adoptado para Bogotá, D.C., mediante el Acuerdo 122 de 2004, y por las demás normas que en el proceso de ejecución adopte la Secretaría de Desarrollo Económico.

Que dando cumplimiento a los requisitos establecidos en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, se construyó la norma fundamental, la cual establece los criterios básicos para la elaboración y codificación de los documentos del sistema de gestión de la calidad de la entidad y aplica para toda la documentación del sistema integrado de gestión establecido mediante la Resolución 00111 de 2007.

Que en virtud de lo expuesto, es necesario adoptar en la SDDE la norma fundamental, de conformidad con la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004 y el Manual de estilo “producción y elaboración de actos administrativos” de acuerdo con lo establecido en el Decreto Distrital 213 de 2007, al igual que normalizar los formatos de producción documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción. Adoptar la norma fundamental, de conformidad con la norma técnica de calidad de la gestión pública NTCGP 1000:2004 y el Manual de estilo “producción y elaboración de actos administrativos”, para la elaboración de los actos administrativos de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, el cual fue adoptado por la Alcaldía Mayor de Bogotá mediante el Decreto Distrital 213 de 2007.

ART. 2º—Normalización y adopción de formatos. Normalizar y adoptar 59 formatos de las dependencias de la SDDE, así: 5 formatos del despacho de la secretaría (acta, circular, memorando, oficio, y resolución); 31 formatos de la oficina asesora jurídica (reporte de licitaciones a la Cámara de Comercio y a Comfecámaras, estudios previos al proceso contractual, solicitud de disponibilidad presupuestal, solicitud de contratación, certificación para contratación de prestación de servicios, verificación de requisitos y condiciones de idoneidad de proponente para la contratación de prestación de servicios, certificación para compra de bienes, acta de inicio, solicitud de adición, solicitud de modificación, solicitud de prórroga, informe mensual de ejecución de contrato, certificado de supervisión, acta de liquidación, instructivo para el diligenciamiento de pólizas y trámites necesarios para la legalización de contratos, solicitud de suspensión de contrato, anexo técnico, carta de presentación aplicable para los contratos de apoyo e impulso a actividades de interés público y para los contratos o convenios de asociación para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de los particulares, carta de presentación aplicable para los contratos o convenios interadministrativos, carta de presentación aplicable para los convenios especiales de cooperación para el fomento de actividades científicas y tecnológicas, verificación de experiencia y capacidad administrativa, relación de registros presupuestales requeridos, solicitud de cotización, programación de contratación, lista de chequeo - invitación directa, lista de chequeo - contratación de recurso humano, lista de chequeo - convocatoria pública, lista de chequeo - licitación pública, resolución para autorizar la celebración de convenios, solicitud de certificaciones, y certificación de contrato); 4 formatos de la oficina asesora de planeación y sistemas (caracterización de procesos, especificaciones, instructivos, y procedimientos); 13 formatos de archivo (inventario documental, rótulos cajas SDDE, rótulos carpetas SDDE, transferencias, acta del comité de gestión documental, acta de eliminación documental, acta de entrega de documentos, encuestas unidad documental, inventario analítico, préstamo documental afuera, tabla de retención documental, y unidad administrativa); 4 formatos de correspondencia (control de correspondencia externa recibida, control consecutivo de correspondencia, control de correspondencia externa enviada, y planilla de entrega de documentos), y 2 formatos de la dirección de gestión corporativa (préstamo interno de elementos devolutivos, consumo y otros, y traslado de documentos).

ART. 3º—Adopción del tipo de letra. Adoptar el tipo de letra times new roman para todos los formatos y actos administrativos de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

ART. 4º—Responsabilidad de la normalización. La responsabilidad de la normalización de los formatos de la Secretaría de Distrital de Desarrollo Económico estará a cargo de la oficina asesora de planeación y sistemas, y de la dirección de gestión corporativa, con base en sus responsabilidades de gestión documental.

PAR.—Cuando se organice o elabore un formato por las distintas dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, la oficina asesora de planeación y sistemas y la dirección de gestión corporativa serán las encargadas de la normalización, y estandarización de dichos formatos. Su adopción se realizará mediante acto administrativo de la secretaría de despacho.

ART. 5º—Este acto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 25 de septiembre de 2007.

NOTA: Los anexos de la presente resolución pueden ser consultados en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

(Nota: Derogada en lo pertinente por la Resolución 205 de 2008 artículo 5° de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico)

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