Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1760 DE 1997 

(Octubre 21)

“Por la cual se señalan las especificaciones técnicas y formatos para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del estatuto tributario y que debe ser presentada en medios magnéticos por los notarios a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

El Director de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 de julio 10 de 1997 el Decreto 1693 de junio 27 de 1997 y en los artículos 629, 633, 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Los notarios deberán suministrar cada año gravable, la siguiente información de cada una de las personas o entidades que efectuaron en la respectiva notaría, enajenación de bienes o derechos, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior al valor indicado en el artículo 629 del estatuto tributario y su reglamentación para el respectivo año gravable:

1. NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de cada uno de los enajenantes.

2. Dígito de verificación

3. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los enajenantes.

4. Valor de la enajenación. Aproximándolo al múltiplo de mil (1.000) más cercano.

5. Fecha de la transacción.

6. Año de adquisición del bien o derecho enajenado.

7. Valor retención en la fuente. Aproximándolo al múltiplo de mil (1.000) más cercano.

ART. 2º—Es deber de las notarías que no presentan información por este concepto, informar mediante oficio dirigido al grupo de información exógena de la subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria; con un mes de antelación a la fecha de los vencimientos para la entrega de la información, la no obligación de presentar dicha información por no haberse presentado enajenación alguna de acuerdo a las cuantías establecidas, esto con el objeto de que la DIAN lo excluya de dicha obligación por el año gravable respectivo.

Lo anterior podrá ser verificado por la DIAN, en el momento que lo estime conveniente.

PAR. 1º—Las notarías que se constituyan en fecha posterior a la publicación de la presente resolución tendrán la obligación de enviar la información según lo establecido.

ART. 3º—La información a que se refiere el artículo 629 del estatuto tributario deberá presentarse en cualquiera de los siguientes medios magnéticos:

a) Cintas magnéticas:

1. Ancho de la cinta: Media pulgada

2. Densidad de grabación: 1600 o 6250 BPI en 9 canales

3. Código de grabación: ASCII

4. Número de registro por bloque: 50

5. Longitud del registro: 140 posiciones (“bytes”)

6. Sin rótulo de identificación: (sin “header label”)

b) Cartridges:

1. Tamaño: 152 mm x 101 mm

2. Ancho de la cinta: 1/4 pulgada

3 Almacenamiento: 150 Mb a 1.2 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Longitud de registros: 140 posiciones (bytes)

7. Sin rótulo de identificación: (sin Header Label)

c) Minicartridges

1. Tamaño: 95 mm x 62 mm

2. Ancho de la cinta: 8 milímetros

3. Almacenamiento: 2.3 GB ó 5.0 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Longitud de registro: 140 posiciones (bytes)

7. Sin rótulo de identificación: (sin Header Label)

d) Disquetes:

1. Tamaño disquetes: 3 1/2 pulgadas

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad

3. Código de grabación: ASCII

4. Longitud del registro: 140 posiciones (bytes)

ART. 4º—La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP629.ASC.

También se aceptará la información presentada en archivo texto (extensión PRN), generado de hoja electrónica convertido a archivo texto, justificado con espacios, el nombre del archivo debe ser IMP629.PRN. Teniendo en cuenta que cada columna debe ser asimilada a cada una de las posiciones definidas en los diseños de registros que se detallan más adelante, sin incluir títulos a las columnas.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

Formato Configuración
NúmeroStandard
FuenteArial 10
AlineaciónAlineación inferior, general
BordesSin bordes
DiseñoSin sombrear
ProtecciónDesactivada

La información debe ser relacionada de la forma siguiente, en el primer registro o fila 1 corresponde al registro de identificación (tipo 1) y control, a partir del segundo registro o la fila 2 los registros de movimiento (tipo 2).

PAR. 2º—Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio a utilizarse, se deberá optar por el medio magnético siguiente en capacidad, esto con el objeto de que únicamente se utilice un medio magnético para informar por el año gravable.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,) signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a Ia izquierda. Tampoco se acepta que la información contenga alguna línea o registro de título.

PAR. 4º—Los valores informados deben expresarse en pesos, aproximándose al múltiplo de mil (1.000) más cercano.

ART. 5º—La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por un código, que se incluye en las primeras posiciones del registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante y datos de control, el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación y control (tipo 1)

PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “1”.
2-5Los cuatro dígitos del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6-7Tipo de entidad informante. Para efectos de la presente resolución el tipo es “25” (dos caracteres numéricos).
8-21NIT o cédula de ciudadanía del notario informante (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
22Dígito de verificación (un caracter numérico).
23Un espacio blanco
24-83Apellidos y nombres del notario (sesenta caracteres).
84-88Código del departamento y municipio, donde está ubicada la notaría de acuerdo al artículo 8º de la presente resolución (cinco caracteres numéricos).
89-91Número de la notaría. En caso de ser única, debe anotar el dígito “01” (tres caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
92-101Número total de registros tipo 2 informados en el medio magnético (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
102-121Valor total de la sumatoria del valor del bien o derecho más valor de la retención en la fuente (primer y segundo valor de los registros tipo 2) del medio magnético que figuren como códigos “10” (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano) (veinte caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda)
122-129Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos)
130-140Once espacios en blanco

b) Registro de movimientos (tipo 2)

La información del enajenante principal (el primero que aparece en el documento) se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3Código del enajenante principal para efecto de la presente resolución el código es “10”. (Dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00”. (Dos caracteres numéricos).
6-19NIT o cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del enajenante principal, según artículo 7º de la presente resolución. (Catorce caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
20Dígito de verificación. (Un caracter numérico).
21Clase: marque “E” cuando se trate de cédula de extranjería, de lo contrario deje en blanco.
22-81Apellidos y nombres o razón social del enajenante principal. (Sesenta caracteres).
82-101Primer valor: Valor total del bien o derecho de la enajenación. (En pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano) (veinte caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
102-121Segundo valor: Valor total retención en la fuente (en pesos aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
122-129Fecha de enajenación. En formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).
123-127Ubicación de la cuenta, documentos o tarjetas respectivas.
130-133Año en el que se adquirió el bien o derecho enajenado. Indicando el año correspondiente (cuatro caracteres numéricos).
134-140Siete espacios en blanco.

c) La información de los enajenantes secundarios (el segundo y el siguiente que figuran en el documento después del primero) se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3Código del enajenante secundario. Para efecto de la presente resolución el código es “99” (dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00” (dos caracteres numéricos).
6-19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del enajenante secundario, según artículo 7º de la presente resolución (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
20Dígito de verificación (un caracter numérico).
21Clase: marque “E” cuando se trate de cédula de extranjería, de lo contrario deje en blanco.
22-81Apellidos y nombres o razón social del enajenante secundario (sesenta caracteres).
82-101Veinte espacios blancos.
102-115NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del enajenante principal (sin dígito de verificación ni clase de documento), según artículo 7º de la presente resolución (catorce caracteres numéricos).
116Dígito de verificación. (un caracter numérico).
117-140Veinte y cuatro espacios en blanco.

PAR. 1º—Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con el campo código (posiciones 2-3) y ordenado en forma ascendente por el NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad (posición 6-19).

ART. 6º—En los casos en que un enajenante realice más de una enajenación en la misma fecha y esos bienes o derechos enajenados se hayan adquirido en el mismo año, se acumularán las enajenaciones respectivas y se informarán en un solo registro.

ART. 7º—Para personas naturales se debe digitar el número de la cédula de ciudadanía, cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se digita el número de tarjeta de identidad, en el caso de ser menores de siete (7) años se digita el NIT asignado por la DIAN, cuando no posea éste, se digita la cédula del tutor o del representante legal.

Para las personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, deberá digitarse el número de identificación como cédula de extranjería, asignado por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.

ART. 8º—Para efectos de la información a que se refiere artículo 5º de Ia presente resolución, los códigos de los departamentos y municipios serán tomados de la división político-administrativa de Colombia, generada por el DANE (anexo 3).

ART. 9º—Los medios magnéticos deberán presentarse personalmente en la división de documentación de la administración de impuestos nacionales de la jurisdicción, de la entidad informante y donde no exista esta división, en la división financiera y administrativa, acompañados del formato de entrega DIAN-79.032.97 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado.

El formato de entrega deberá ser firmado por el notario como responsable de la información.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT del informante, el nombre del notario, el año al que corresponda la información y el tipo de entidad informante.

ART. 10.—No se entenderá cumplido el deber de presentar la mencionada información, si el medio magnético no se ajusta a las características, especificaciones y organización prescritos en la presente resolución.

PAR. 1º—Todos los campos definidos para cada registro deben estar diligenciados, con excepción de los espacios definidos como blancos.

ART. 11.—El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario.

Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda Ia información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 12.—La información tributaria exigida en la presente resolución deberá presentarse anualmente dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.

ART. 13.—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 2806 de diciembre 22 1993 y 2727 de junio 29 de 1994 y demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 21 de octubre de 1997.

NOTA: Los anexos de la presente resolución (01 y 02 DIAN; 03 DANE) podrán ser consultados en las entidades mencionadas.