Ministerio de Educación Nacional

RESOLUCIÓN 1760 DE 2018

(Febrero 9)

“Por la cual se actualiza el sistema integrado de gestión del Ministerio de Educación Nacional y se deroga la Resolución 9862 de 2009”

La Ministra de Educación Nacional,

en uso de sus facultades legales y en particular las conferidas en el Decreto 1499 de 2017

CONSIDERANDO:

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo sistema de gestión, los sistemas de gestión de la calidad y de desarrollo administrativo de que trata la Ley 872 de 2003 y la Ley 489 de 1998 respectivamente, el cual deberá articularse con el sistema de control interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998.

Que en desarrollo del artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, estableció el modelo que integra y articula los sistemas señalados, determinando el campo de aplicación de cada uno de ellos, con criterios diferenciales en el territorio nacional.

Que el artículo 5º del Decreto 1499 de 2017 estableció que en atención al artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, con la expedición de dicho decreto quedan derogados los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003.

Que mediante el Decreto 2573 de 2014, se creó el sistema de gestión de seguridad de la información estableciendo los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en Línea.

Que mediante el Decreto 1078 de 2015 se definieron los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Que mediante el artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del sector Trabajo se definen las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados.

Que mediante el Decreto 1499 del 2017, se estableció en el capítulo 1. Objeto e instancia de dirección y coordinación del sistema de gestión, el artículo 2.2.22.1.5 donde complementa y articula el sistema de gestión con los sistemas nacional de servicio al ciudadano, de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, gestión ambiental y de seguridad de la información.

Que así mismo, en dicho decreto, en el capítulo 3. Modelo integrado de planeación y gestión, el artículo 2.2.22.3.1 actualiza el modelo integrado de planeación y gestión y su articulación con el modelo estándar de control interno.

Que mediante la Resolución 7950 del 11 de diciembre de 2006, el Ministerio de Educación Nacional (MEN) adoptó los macroprocesos del sistema integrado de gestión (SIG) y se establecieron responsabilidades frente a la actualización de estos.

Que mediante la Resolución 9862 del 9 de diciembre de 2009 del MEN, se resuelve ratificar la adopción del sistema integrado de gestión y establecer los elementos que lo conforman y la representación del mismo.

Que por medio del capítulo II de la Resolución 26051 del 2017 del MEN, se conforma el comité institucional de gestión y desempeño del Ministerio de Educación Nacional.

Que entre las funciones de la secretaría general del ministerio, establecidas en el artículo 34 del Decreto 5012 de 2009, se encuentra la de liderar la implementación y puesta en funcionamiento del sistema integrado de gestión.

Que se hace necesario actualizar los elementos que conforman el sistema integrado de gestión (SIG), acorde a las nuevas directrices normativas. Así como la inclusión del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, el sistema de gestión de seguridad de la información y los ajustes al modelo estándar de control interno con el propósito de articular los modelos referenciales del Ministerio de Educación Nacional, bajo el sistema integrado de gestión SIG.

Que con el propósito de actualizar la regularización del sistema integrado de gestión, así como la de establecer los roles, funciones e instancias decisorias, orientadas a la sostenibilidad y mejoramiento continuo del sistema con la inclusión de los nuevos componentes, se requiere actualizar la reglamentación interna del SIG.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene como fin actualizar la regularización del sistema integrado de gestión —SIG— del Ministerio de Educación Nacional, con el objeto de establecer roles, funciones e instancias decisorias orientadas a la sostenibilidad y mejoramiento continuo de dicho sistema, de conformidad con las normas vigentes, las características y la evolución de la entidad, así como también las políticas de gestión y desempeño institucional, antes políticas de desarrollo administrativo.

ART. 2º—Definición. El SIG del Ministerio de Educación Nacional, es una herramienta gerencial que tiene como propósito promover y facilitar la mejora continua en la gestión, orientada a lograr el cumplimiento de los requisitos normativos relacionados con cada modelo referente y con los determinados en el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG).

ART. 3º—Conformación del sistema integrado de gestión del Ministerio de Educación Nacional. El SIG del Ministerio de Educación Nacional estará compuesto por los siguientes modelos referenciales: sistema de gestión de la calidad, sistema de gestión de seguridad de la información, sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, sistema de gestión ambiental y el modelo estándar de control interno como herramienta transversal de seguimiento y control.

ART. 4º—Elementos del sistema integrado de gestión. La base estructural y normativa del SIG, es el MIPG donde cada modelo referente está alineado con las políticas de gestión y desempeño institucional. Así mismo, el SIG le permite al Ministerio de Educación Nacional desarrollar, implementar y mantener en operación los siguientes sistemas o modelos referenciales:

1. Sistema de gestión de la calidad, con base en la Norma Internacional ISO 9001 y los lineamientos determinados en la política de fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, Decreto 1499 de 2017 y demás que lo modifiquen o deroguen.

2. Sistema de gestión ambiental, con base en la Norma Técnica ISO 14001, entendido como un marco de referencia orientado a mejorar el desempeño ambiental de la entidad, contribuyendo a la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación ambiental por medio de la identificación de aspectos que pueden producir impactos significativos, el establecimiento de controles operacionales que permiten responder a las condiciones ambientales cambiantes de la entidad, mejorando su desempeño en cumplimiento de las obligaciones legales.

3. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, consiste en la planificación y desarrollo de actividades que buscan anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo, fundamentado en el Decreto 1072 de 2015 y demás que lo modifiquen o deroguen.

4. Sistema de gestión de seguridad de la información, con base en la Norma Técnica Colombiana ISO 27001:2013 la cual se define como un ciclo de operación, que tiene como objetivo gestionar adecuadamente la seguridad y privacidad de sus activos de información, en el marco de la estrategia de “Gobierno Digital antes Gobierno en Línea” establecido en el Decreto 2573 del año 2014 y el Decreto 1078 de 2015, en el cual se definieron los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, o la normativa que defina el Gobierno Nacional.

Así mismo se cuenta como herramienta transversal con el sistema de control interno, con base en el Manual técnico del modelo estándar de control interno para el Estado colombiano (MECI), el cual busca unificar criterios y parámetros básicos de control interno.

ART. 5º—Política y objetivos del sistema integrado de gestión. El SIG del Ministerio de Educación Nacional establece la política y objetivos que a continuación se señalan:

1. Política SIG: el MEN se compromete a implementar, sostener y mejorar continuamente el SIG, articulando sus procesos de manera armónica y complementaria; para dar cumplimiento a los requisitos del modelo integrado de planeación y gestión y demás normatividad legal aplicable, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y el respeto por el medio ambiente en el logro de los objetivos institucionales y la satisfacción del cliente y partes interesadas.

La política del SIG se desarrolla a través de los siguientes modelos referenciales:

a) Calidad: diseñar y ejecutar estrategias que satisfagan las necesidades de los grupos de interés y prestar servicios que cumplen con los estándares definidos que contribuyen al cumplimiento de la misión y visión del ministerio.

b) Ambiental: mejorar el desempeño ambiental de la entidad, a través de la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación ambiental, la identificación de aspectos que pueden producir impactos ambientales significativos, el establecimiento de controles operacionales que permiten responder a las condiciones ambientales cambiantes de la entidad en cumplimiento de las obligaciones legales.

c) Seguridad y salud en el trabajo: implementar ambientes de trabajo seguros que permitan el bienestar de las personas, gestionar los riesgos y peligros mediante actividades de prevención de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades de origen laboral, así como la promoción de hábitos de vida saludable.

d) Seguridad de la información: identificar, gestionar y reducir los riesgos a los cuales se expone la información, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma en la entidad, así como la continuidad de las operaciones del Ministerio de Educación Nacional y la consolidación de una cultura de seguridad que permita el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales vigentes.

e) Control interno: evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación, implementando acciones encaminadas al desarrollo de los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación.

2. Objetivos SIG.

a) Aumentar los niveles de satisfacción del cliente y partes interesadas.

b) Fortalecer la prestación de los servicios orientados al mejoramiento de la cobertura, calidad, eficiencia y pertinencia de la educación.

c) Fortalecer el desempeño de los procesos establecidos en el Ministerio de Educación Nacional.

d) Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol y de evaluación para garantizar la mejora continua.

e) Mejorar el desempeño ambiental en cumplimiento de las obligaciones legales y otras aplicables; previniendo la contaminación y contribuyendo a la protección del medio ambiente.

f) Proteger la seguridad y salud de los servidores y colaboradores del Ministerio de Educación Nacional, previniendo enfermedades y accidentes laborales y promoviendo hábitos de vida saludables.

g) Proteger los activos de información de amenazas internas y externas que puedan afectar la privacidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del ministerio o la privacidad de los titulares de la información.

h) Facilitar el cumplimiento del modelo integrado de planeación y gestión y la mejora en los resultados de los índices de buen gobierno.

ART. 6Representante de la alta dirección. Se nombra como representante de la dirección para el SIG al secretario general del Ministerio de Educación Nacional, cuyas actividades están descritas en el presente acto administrativo.

ART. 7º—Responsabilidades del representante de la alta dirección. El representante de la dirección tiene a cargo las siguientes responsabilidades:

1. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del SIG.

2. Informar al comité de dirección y al comité institucional de gestión y desempeño, antes comité institucional de desarrollo administrativo, sobre el desempeño del SIG y cualquier necesidad de mejora.

3. Promover la toma de conciencia de una gestión eficaz y conforme con los requisitos del SIG en todos los niveles de la entidad.

4. Promover la comunicación y actualización la política y objetivos SIG.

5. Asignar y comunicar responsabilidades del SIG.

6. Promover el enfoque por procesos y pensamiento basado en riesgos.

7. Rendir cuentas del SIG a las partes interesadas.

8. Definir recursos para la implementación del SIG.

9. Promover la planeación y seguimiento al SIG.

10. Cumplir los requisitos normativos aplicables.

PAR.—Para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, el secretario general contará con el apoyo y soporte técnico de la subdirección de desarrollo organizacional, acorde con sus funciones previstas en el artículo 39 del Decreto 5012 de 2009.

ART. 8º—Toma de decisiones. Las decisiones que deban ser aprobadas por la alta dirección del Ministerio de Educación Nacional sobre el SIG, son responsabilidad del comité institucional de gestión y desempeño, antes comité institucional de desarrollo administrativo conforme a lo establecido en el modelo integrado de planeación y gestión según Decreto 1499 de 2017.

ART. 9º—Mapa de procesos. Se adoptan los siguientes procesos de acuerdo con su naturaleza:

Tipo de procesoProcesos
EstratégicoPlaneación
Gestión de procesos y mejora
Gestión de alianzas
Gestión de comunicación
Gestión de conocimiento e innovación
Gestión de servicios TIC

Tipo de procesoProcesos
MisionalesDiseño de política e instrumentos
Implementación de la política
Evaluación de política
Servicio al ciudadano

Tipo de proceso Procesos
ApoyoGestión financiera
Gestión jurídica
Gestión documental
Gestión del talento humano
Gestión administrativa
Contratación

Tipo de proceso Procesos
Evaluación y control Evaluación y asuntos disciplinarios

ART. 10.—Liderazgo de procesos. Son líderes de proceso los viceministros, jefes de oficina, directores y subdirectores quienes orientan desde la fase de planeación hasta la evaluación, el mejoramiento continuo de los procesos asignados y cuyo rol es vital para la normal operación de los mismos.

ART. 11.—Responsabilidades de los líderes de procesos. Son responsabilidades de los líderes de proceso:

a) Implementar acciones o estrategias de sostenibilidad y mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión, de acuerdo con las directrices emitidas por la subdirección de desarrollo organizacional o por el representante de la alta dirección.

b) Proponer y aprobar ajustes al diseño de los procesos y procedimientos, con el fin de lograr las metas y objetivos de operación del mismo.

c) Gestionar integralmente los riesgos de los procesos a su cargo.

d) Gestionar (diseñar, modificar, eliminar, aprobar, divulgar e implementar) la documentación de los procesos asignados, con el acompañamiento técnico y asesoría de la subdirección de desarrollo organizacional.

e) Realizar seguimiento y monitoreo sobre la operación de los procesos para identificar acciones de mejora, con el acompañamiento técnico y asesoría de la subdirección de desarrollo organizacional.

f) Prever e informar a la subdirección de desarrollo organizacional los cambios que puedan afectar la conformidad del sistema integrado de gestión, en lo relacionado con los procesos asignados.

g) Identificar no conformidades reales y potenciales e implementar las respectivas acciones correctivas, preventivas y tratamiento de no conforme, bajo la metodología y tiempos definidos por la subdirección de desarrollo organizacional.

h) Gestionar el conocimiento adquirido en la operación de los procesos que lidera, conforme a los procesos definidos.

i) Desarrollar planes o estrategias que propendan por la optimización, automatización y simplificación de los procesos, procedimientos, trámites y servicios asignados.

j) Promover la apropiación del sistema integrado de gestión de los procesos asignados.

k) Motivar y permitir la asistencia de los colaboradores a cargo, a las sesiones de formación y capacitación de SIG (según aplique).

l) Validar la identificación, implementación y aplicación de controles y/o medidas administrativas a implementar, basadas en la administración del riesgo.

PAR.—Para los casos de liderazgo compartido, se deberá gestionar de forma articulada con lo demás líderes.

ART. 12.—Otros actores del sistema integrado de gestión SIG. El SIG del Ministerio de Educación Nacional establece los actores que a continuación se señalan:

a) Líderes de calidad: son aquellos colaboradores o servidores que se identifican y asignan por parte del líder del proceso y tienen como objetivo ser el enlace entre la subdirección de desarrollo organizacional y la dependencia a la que pertenece, así como también facilitar la articulación para el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad.

b) Gestor ambiental: profesional con conocimientos en sistemas de gestión ambiental, designado para gestionar las actividades necesarias en la implementación del sistema de gestión ambiental en el Ministerio de Educación Nacional.

c) Líderes ambientales: son aquellos colaboradores comprometidos e informados sobre los programas ambientales definidos en el MEN, en el marco del sistema de gestión ambiental y tienen como objetivo ejecutar acciones que contribuyen a la sensibilización y toma de conciencia en los colaboradores del MEN frente a la prevención de la contaminación y protección del medio ambiente.

d) Brigadistas: son voluntarios caracterizados por su actitud asertiva y pronta respuesta ante una emergencia. Son colaboradores con conocimientos básicos de primeros auxilios y con las condiciones de salud que permiten socorrer a quienes lo necesiten.

e) Oficial de seguridad: profesional con conocimientos en seguridad de la información, responsable de identificar el impacto de los riesgos, políticas y servicios para el mantenimiento y mejoramiento de la seguridad de la información dentro de los pilares de confidencialidad, integridad y disponibilidad.

ART. 13.—Documentación del sistema integrado de gestión. Forman parte de la documentación del SIG los manuales, protocolos, guías, procedimientos, instructivos, formatos y anexos técnicos.

La coordinación y orientación de creación, modificación y anulación de la documentación que forman parte del SIG, está a cargo de la subdirección de desarrollo organizacional y se desarrolla mediante los criterios definidos en el procedimiento de control de documentos. Dicho procedimiento, establece los mecanismos de creación, modificación, eliminación y aprobación de los documentos del SIG.

ART. 14.—Migración al nuevo modelo de operación. La subdirección de desarrollo organizacional deberá definir el plan de trabajo requerido para migrar toda la documentación del SIG a la nueva estructura del mapa de procesos, contando para tal fin con un plazo no superior a tres meses a partir de la fecha de expedición de la presente resolución.

ART. 15.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial las resoluciones 7950 de 2006 y 9862 de 2009.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de febrero de 2018.