Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1762 DE 1997 

(Octubre 21)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del estatuto tributario, que deberá ser presentada a la unidad administrativa especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medios magnéticos por las cámaras de comercio”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 del 10 de julio de 1997, el Decreto 1693 de junio 27 de 1997 y en los artículos, 624, 633 y 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Todas las cámaras de comercio deberán suministrar cada año gravable, a la siguiente información, de las sociedades cuya creación o liquidación se haya registrado en la respectiva cámara, como también de los socios o accionistas cuando se trate de sociedades creadas.

Identificación de la sociedad:

1. Concepto: creación o liquidación.

2. Número de la matrícula mercantil.

3. Razón social de la cámara de comercio que informa.

4. Dirección, municipio y departamento.

5. Valor del capital suscrito o social cuando se trate de sociedades creadas.

6. Ubicación de la sociedad: código de la administración de Impuestos y Aduanas Nacionales a la cual pertenece la Cámara de Comercio donde se encuentra registrada.

Identificación del socio o accionista:

1. Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o NIT.

2. Dígito de verificación si es conocido por la entidad.

3. Apellidos y nombres o razón social de los socios o accionistas “constituyentes” cuando se trate de creación de sociedades.

4. Valor del capital aportado. En el caso de las sociedades por acciones, el valor del capital suscrito.

ART. 2º—Las cámaras de comercio que se creen en fecha posterior a la publicación de la presente resolución, tendrán, la obligación de enviar la información, según lo establecido. Para tal efecto.

ART. 3º—La información a que se refiere el artículo 624 del estatuto tributario, deberá presentarse en medios magnéticos de acuerdo a las especificaciones técnicas y condiciones prescritas en la presente resolución.

Para la presentación de la información en medio magnético deberá tenerse en cuenta las siguientes características, especificaciones y organización:

a) Cintas magnéticas: deberá tenerse en cuenta las siguientes características, especificaciones y organización
1. Ancho de la cinta:media pulgada
2. Densidad de grabación:1600 a 6250 BPI en 9 canales
3. Código de grabaciónASCII
4. Número de registro por bloque:50
5. Longitud del registro:170 posiciones (“bytes”)
6. Sin rótulo de identificación:(sin “header label”)
b) Cartridges
1. Tamaño:152 mm x 101 mm
2. Ancho de la cinta:1/4 pulgada
3. Almacenamiento:150 Mb a 1.2 GB
4. Código de grabación:ASCII
5. Número de registro por bloque:50
6. Longitud de registro:170 posiciones (bytes)
7. Sin rótulo de identificación(sin header label)
c) Minicartridge
1. Tamaño:95 mm x 62 mm.
2. Ancho de la cinta:8 milímetros
3. Almacenamiento:2.3 GB ó 5.0 GB.
4. Código de grabación:ASCII
5. Número de registros por bloque:50
6. Longitud de registro:170 posiciones (bytes)
7. Sin rótulo de identificación:(sin header label)
d) Disquetes
1. Tamaño disquetes:3½ pulgadas
2. Densidad de grabación:Doble cara, alta densidad.
3. Código de grabación:ASCII
4. Longitud del registro:170 posiciones (bytes).

ART. 4º—La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP624.ASC.

También se aceptará la información presentada en archivo texto (extensión PRN), generado de hoja electrónica convertido a archivo texto, justificado con espacios, el nombre del archivo debe ser IMP624.PRN. Teniendo en cuenta que cada columna debe ser asimilada a cada una de las posiciones definidas en los diseños de registros que se detallan más adelante, sin incluir títulos a las columnas.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
Númerostandard
Fuentearial 10
Alineaciónalineación inferior, general
Bordessin bordes
DiseñoSin sombrear
ProtecciónDesactivada

La información debe ser relacionada de la forma siguiente, en el primer registro o fila 1 corresponde al registro de identificación (tipo 1), a partir del segundo registro o la fila 2 los registros de movimiento (tipo 2).

PAR. 2º—Sólo cuando la información exceda, la capacidad del medio magnético a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que en únicamente se utilice un medio magnético para informar por el año gravable del artículo 624 del estatuto tributario.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda. Tampoco se acepta que la información contenga alguna línea o registro de título.

PAR. 4º—Los valores informados deben expresarse en pesos, aproximándose al múltiplo de mil (1000) más cercano.

ART. 5º—La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por los códigos, que se incluyen en las primeras posiciones del registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante, el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

Los diseñados de los registros anexo 1. son los siguientes:

a) Registro de identificación (tipo 1)
PosicionesContenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “1”
2-5El año gravable a que se refiere la información (Cuatro caracteres numéricos).
6-7Tipo de entidad informante. Para efecto de la presente resolución, el tipo es “30” (dos caracteres numéricos).
8-21NIT de la Cámara de Comercio informante (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
22Dígito de verificación (Un caracter numérico de lo contrario blanco)
23Un espacio en blanco.
24-83Nombre de la Cámara de Comercio (Sesenta caracteres).
84-123Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la cámara de comercio informante (Cuarenta caracteres).
124-128Código departamento y municipio, artículo 8º de la presente resolución, (anexo 3), (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
129-138Número total de registro de movimiento tipo 2 informados en el medio magnético (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
139-158Total de la sumatoria de los valores de los registros de movimiento tipo 2 reportados en el medio magnético (En pesos, aproximar al múltiplo de mil (1000) más cercano) (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
159-166Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (Ocho caracteres numéricos).
167-170Cuatro espacios blancos.
b) Registro de movimiento (tipo 2).
La información de las sociedades creadas y liquidadas se registrará en este registro de la siguiente forma.
Posiciones Contenido
1.Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3Código que identifica el concepto. Para efecto de la presente resolución, los códigos son los siguientes:
10: Para sociedades creadas.
20: Para sociedades liquidadas (dos caracteres numéricos)
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00” (dos caracteres numéricos).
6-19El numérico de matrícula mercantil de la sociedad cuando el concepto es “10” de una sociedad creada, cuando el concepto es “20” de una sociedad liquidada debe digitar el NIT (Catorce caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
20Dígito de verificación (Un caracter numérico, de lo contrario blanco).
21Clase M= Matrícula mercantil expedida por la Cámara de Comercio correspondiente (un carácter alfabético de lo contrario blanco).
22-81Razón social de la sociedad (sesenta caracteres).
82-121Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la sociedad creada o liquidada (cuarenta caracteres).
122-126Código departamento y municipio, donde esté ubicada la sociedad creada o liquidada, según artículo 8º de la presente resolución (anexo 3) (Cinco caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
127-146Valor del capital suscrito o social cuando se trate de sociedades creadas. Para sociedades liquidadas este campo va en ceros., (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1000) más cercano) (Veinte caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
147-148Ubicación de la sociedad. La ubicación está dada por el código de la administración de Impuestos y Aduanas Nacionales a la que corresponde la Cámara de Comercio. Según artículo 6º de la presente resolución (dos caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
149-170Veinte y dos espacios blancos.
c) La información de los socios o accionistas de las sociedades creadas, se relacionará en este registro de la siguiente forma:
PosicionesContenido
1.Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2-3Código que identifica el concepto. Para efecto de la presente resolución el código de los socios es “99”.
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00” (dos caracteres numéricos).
6-19Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, NIT del socio o accionista de la sociedad, según artículo 7º de la presente resolución (catorce caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
20.Dígito de verificación, si es conocido por la entidad (un caracter numérico; de lo contrario blanco).
21Clase: Marque “E” cuando se trate de cédula de extranjería, de lo contrario deje en blanco.
22-81Apellidos y nombres o razón social del socio o accionista (sesenta caracteres).
82-126Cuarenta y cinco espacios blancos.
127-146Valor del capital aportado por el socio o accionista (en pesos, aproximar al múltiplo de mil (1000) más cercano) (veinte caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
147-148Dos espacios blancos
149-162Número de matrícula mercantil de la sociedad a la cual pertenece el socio o accionista (catorce caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda).
163-170Ocho espacios blancos.

PAR. 1º—Organización de los registros.

La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con el campo código (posiciones 2-3) y ordenado en forma ascendente por el NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad (posición 6-19).

ART. 6º—Para efectos de la información a que se refiere el literal b) del artículo 4º, de la presente resolución, los códigos de las administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales serán los siguientes (Res. 198, ago. 13/97);

CódigoAdministración
01Armenia
02Barranquilla
03Especial de aduanas
04Bucaramanga
05Cali
06Cartagena
07Cúcuta
08Girardot
09Ibagué
10Manizales
11Medellín
12Montería
13Neiva
14Pasto
15Palmira
16Pereira
17Popayán
18Quibdó
19Santa Marta
20Tunja
21Tuluá
22Villavicencio
23Sincelejo
24Valledupar
25Riohacha
26Sogamoso
27San Andrés
28Florencia
29Barrancabermeja
30Especial personas jurídicas
31Especial grandes contribuyentes
32Personas naturales
34Arauca
35Buenaventura
36Cartago
37Ipiales
38Leticia
39Maicao
40Tumaco
41Turbo
42Puerto Carreño
43Inírida
44Yopal
45Mitú
46Puerto Asís
47Especial de servicios aduaneros del Aeropuerto El Dorado.

ART. 7º—Para personas naturales se debe digitar el número de la cédula de ciudadanía, cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se digita el número de la tarjeta de identidad, en el caso de ser menores de siete (7) años se digita el NIT asignado por la DIAN, cuando no posea esté, se digita la cédula del tutor o del representante legal.

Para las personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, deberá digitarse el número de identificación como cédula de extranjería, asignado por el departamento administrativo de seguridad DAS.

ART. 8º—Para efectos de la información a que se refiere el literal a) y b) del artículo 6º de la presente resolución, los códigos de los departamentos y municipios serán tomados de la división político-administrativa de Colombia, generada por el DANE (anexo 3).

ART. 9º—Los medios magnéticos deberán presentarse personalmente en la división de documentación de la administración de Impuestos Nacionales de la jurisdicción, de la entidad informante y donde no exista esta división, en la división financiera y administrativa, acompañados del formato de entrega DIAN 79.032.97 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado.

El formato de entrega deberá ser firmado por el presidente ejecutivo o el representante legal como responsable de la información.

Al medio magnético deberá adherirse el rótulo de identificación con el NIT del informante, el nombre de la Cámara de Comercio, el año al que corresponda la información, el tipo de entidad informante.

ART. 10.—No se entenderá cumplido el deber de presentar la mencionada información, si el medio magnético no se ajusta a las características especificaciones y organización prescritos en la presente resolución.

PAR. I.—Todos los campos definidos para cada registro deben estar diligenciados, con excepción de los espacios definidos como blancos.

ART. 11.—El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario.

Para corregir la información, se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 12.—La información tributaria exigida en la presente resolución, deberá presentarse anualmente dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.

ART. 13.—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga la Resolución 2804 de diciembre 22 de 1993 y demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 21 de octubre de 1997.