Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1768 DE 1997 

(Octubre 21)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del estatuto tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 de julio 10 de 1997 y en los artículos 629-1, 633 y 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—A partir del año gravable de 1997 las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deben informar anualmente la siguiente información de cada uno de sus clientes, esta información debe corresponder a los trabajos realizados en el año inmediatamente anterior.

1. Los apellidos y nombres o razón social del cliente.

2. El NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del cliente.

3. El prefijo de las facturas.

4. Intervalo de numeración de las facturas elaborada a cada uno de sus clientes.

5. Fecha de elaboración.

ART. 2º—La información a que se refiere el artículo 629-1 del estatuto tributario debe ser presentada en medios magnéticos.

Si el obligado en el año inmediatamente anterior posee un patrimonio bruto inferior a cien millones de pesos ($ 100.000.000), podrá optar por presentarla en medios manuales.

Cualquiera de los medios que se utilicen deben estar de acuerdo con las especificaciones técnicas condiciones prescritas en la presente resolución.

PAR. 1º—Las personas o empresas que se constituyan en fecha posterior a la publicación de la presente resolución tendrán la obligación de enviar la información según lo establecido.

ART. 3º—Cuando la información a que se refiere la presente resolución se presente en medio magnético podrá utilizarse cualquiera de los siguientes medios:

a) Cintas magnéticas. Según las siguientes características, especificaciones y organización:

1. Ancho de la cinta: Media pulgada

2. Densidad de grabación: 1600 o 6250 BPI en 9 canales

3. Código de grabación: ASCII

4. Número de registro por bloque: 50

5. Longitud del registro: 150 posiciones (“bytes”)

6. Sin rótulo de identificación: (sin “Header Label”)

c)(sic) Cartridges:

1. Tamaño: 152 mm x 101 mm

2. Ancho de la cinta: 1/4 pulgada

3. Almacenamiento: 150 Mb a 1.2 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Longitud de registros: 150 posiciones (bytes)

7. Sin rótulo de identificación: (sin Header Label)

d) Minicartrige:

1. Tamaño: 95 mm x 62 mm

2. Ancho de la cinta: 8 milímetros

3. Almacenamiento: 2.3 GB o 5.0 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Longitud de registro: 150 posiciones (bytes)

7. Sin rótulo de identificación: (sin Header Label)

e) Disquetes:

1. Tamaño disquetes: 3 1/2 pulgadas

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.

3. Código de grabación: ASCII

4. Longitud del registro: 150 posiciones (bytes)

ART. 4º—La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP6291.ASC.

También se aceptará la información presentada en archivo texto (extensión PRN), generado de hoja electrónica convertido a archivo texto, justificado con espacios, el nombre del archivo debe ser IMP6291.PRN. Teniendo en cuenta que cada columna debe ser asimilada a cada una de las posiciones definidas en los diseños de registros que se detallan más adelante, sin incluir títulos a las columnas.

PAR.—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

Formato Configuración
NúmeroStandard
FuenteArial 10
AlineaciónAlineación inferior, general
BordesSin bordes
DiseñoSin sombrear
ProtecciónDesactivada

La información debe ser relacionada de la siguiente forma, en el primer registro o fila 1 corresponde al registro de identificación (tipo 1) y control, a partir del segundo registro o la fila 2 los registros de movimiento (tipo 2).

PAR. 2º—Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc., deben venir justificados con ceros a la izquierda. Tampoco se acepta que la información contenga alguna línea o registro de título.

ART. 5º—La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por un código, que se incluye en la primera posición del registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante y datos de control, el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

Los diseños de los registros son los siguientes:

a) Registro de identificación y control (tipo 1).

PosicionesContenido
1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “1”.
2-5El año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6-7Tipo de persona o entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es 45 (dos caracteres numéricos).
8-21NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informante (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
22-23Dos espacios blancos.
24-83Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad informante (sesenta caracteres).
84-123Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal del informante (cuarenta caracteres).
124-128Código departamento y municipio donde esté ubicada, según artículo 8º de la presente resolución (anexo 3) (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda)
129-130Código de la administración a la cual pertenece la persona o entidad informante. Está dada por el código de la administración de impuestos y aduanas nacionales, a la cual pertenece la ciudad, según el artículo 7º de la presente resolución (dos caracteres numéricos)
131-138Fecha de grabación en formato (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos)
139-148Cantidad de registros tipo 2 informados (diez caracteres numéricos)
149-150Dos espacios blancos

b) Registro de movimiento (tipo 2)

Posiciones Contenido
1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3Código que identifica la clase de información a que se refiere el artículo 629-1 del estatuto tributario. Para efectos de la presente resolución el código es 10 (dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado: Para efectos de la presente resolución subcódigo es 00 (dos caracteres numéricos).
6-19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informada según artículo 7º de la presente resolución (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda)
20Un espacio en blanco.
21Clase: Marque “E” cuando se trate de cédula de extranjería, de lo contrario deje en blanco
22-81Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad, de la cual se está informando (sesenta caracteres).
82-91Prefijo de las facturas. Cuando la numeración de las facturas está antecedida por una serie alfabética, numérica o alfanumérica que se utilice como prefijo (diez caracteres).
92-106Número de la factura inicial del intervalo de numeración elaborada (quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
107-121Número de la factura final del intervalo de numeración elaborada (quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
122-129Fecha de elaboración del intervalo de facturación detallado anteriormente, en formato (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos)
130-150Veinte y uno espacios blancos

PAR. 1º—Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con el campo código (posiciones 2-3) y ordenado en forma ascendente por el NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad (posición 6-19).

ART. 6º—Para la presentación de la información en medios manuales, se debe utilizar el formato DIAN-79.033.97. Para su diligenciamiento se deben guiar por las instrucciones establecidas al dorso del mencionado formato, el cual queda anexo a la presente resolución (anexo 2).

ART. 7º—Para personas naturales se debe digitar el número de la cédula de ciudadanía, cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se digita el número de la tarjeta de identidad, en el caso de ser menores de siete (7) años se digita el NIT asignado por la DIAN, cuando no posea éste, se digita la cédula del tutor o del representante legal.

Para las personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, deberá digitarse el número de identificación como cédula de extranjería, asignado por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.

ART. 8º—Para efectos de la información a que se refiere el literal b) del artículo 4º de la presente resolución, los códigos de las administraciones de impuestos y aduanas nacionales serán los siguientes (Res. 198/97, ago. 13):

CódigoAdministración
01Armenia
02Barranquilla
03Especial de aduanas
04Bucaramanga
05Cali
06Cartagena
07Cúcuta
08Girardot
09Ibagué
10Manizales
11Medellín
12Montería
13Neiva
14Pasto
15Palmira
16Pereira
17Popayán
18Quibdó
19Santa Marta
20Tunja
21Tuluá
22Villavicencio
23Sincelejo
24Valledupar
25Riohacha
26Sogamoso
27San Andrés
28Florencia
29Barrancabermeja
30Especial personas jurídicas
31Especial grandes contribuyentes
32Personas naturales
34Arauca
35Buenaventura
36Cartago
37Ipiales
38Leticia
39Maicao
40Tumaco
41Turbo
42Puerto Carreño
43Inírida
44Yopal
45Mitú
46Puerto Asís
47Especial de servicios aduaneros del Aeropuerto El Dorado.

PAR. 1º—Para efectos de la información a que se refiere artículo 5º de la presente resolución, los códigos de los departamentos y municipios serán tomados de la división político administrativa de Colombia, generada por el DANE (anexo 3).

ART. 9º—Los medios magnéticos deberán presentarse personalmente en la división de documentación de la administración de impuestos nacionales de la jurisdicción, de la entidad informante, y donde no exista esta división, en la división financiera y administrativa, acompañados del formato de entrega DIAN-79.032.97 (anexo 4) en original y copia debidamente diligenciado.

El formato de entrega debe ser firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal cuando esté obligado.

Al medio magnético deberá adherirse el rótulo de identificación con el NIT del informante, el nombre de la empresa que informa, el año al que corresponda la información, el tipo de entidad informante.

NOTA: El campo Nº 9 valor total reportado del formato de entrega, no debe ser diligenciado para la presentación de la información de la presente resolución.

ART. 10.—No se entenderá cumplido el requisito de presentar la información, si los medios magnéticos no se ajustan a las especificaciones y características que se indican en la presente resolución.

PAR. 1º—Todos los campos definidos para cada registro deben estar diligenciados, con excepción de los espacios definidos como blancos.

ART. 11.—El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presenta errores, o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario.

Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 12.—La información tributaria exigida en la presente resolución, deberá presentarse anualmente dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.

ART. 13.—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 21 de octubre de 1997.

NOTA: Los anexos de la presente resolución (Información tributaria-Tipo de entidad 45 e Información tributaria-formato de entrega, DIAN; anexo 03 DANE) podrán ser consultados en las entidades mencionadas.