RESOLUCIÓN 500 - 1769 DE 2000

 

RESOLUCIÓN 500 - 1769 DE 2000 

(Diciembre 19)

“Por la cual se adopta el instructivo de notificaciones de actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Sociedades, para su sede principal en Bogotá, D.C., y sus intendencias regionales, se modifica en lo pertinente una resolución y se adicionan las resoluciones 100-1397 de 1998 y 100-400 de 1999”.

El Secretario General de la Superintendencia de Sociedades,

en uso de sus facultades legales y en especial, de las que le confiere el artículo 10 numeral 17 del Decreto-Ley 1080 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo estatuido en el artículo 1º del Decreto-Ley 1080 del 19 de junio de 1996, "la Superintendencia de Sociedades es un organismo técnico, adscrito al Ministerio de Desarrollo Económico, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, mediante el cual el Presidente de la República ejerce la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles, así como las facultades que le señala la ley en relación con otras personas jurídicas o naturales";

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38, numeral 2º, literal c), de la Ley 489 de 1998, las superintendencias y unidades administrativas especiales con personería jurídica, entre otros organismos, integran la rama ejecutiva del poder público en el orden nacional del sector descentralizado por servicios;

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 82 de la Ley 489 de 1998, las superintendencias con personería jurídica son entidades descentralizadas, con autonomía administrativa y patrimonial las cuales se sujetan al régimen jurídico contenido en la ley que las crea y, en lo no previsto por ella, al de los establecimientos públicos;

Que conforme a lo estipulado en el artículo 209 inciso primero de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que según lo dispuesto en el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollarán con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y, en general, conforme a las normas de la primera parte del citado código;

Que en relación con lo dispuesto en el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, en virtud del principio de eficacia se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias; en virtud del principio de imparcialidad, las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación y darles igualdad de tratamiento; en virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones ordenadas en dicho código; y, en virtud del principio de contradicción, los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir esas decisiones por los medios legales;

Que el capítulo X de la parte primera, libro primero, título I del Código Contencioso Administrativo hace referencia a las publicaciones, comunicaciones y notificaciones, y establece el deber y forma de notificación personal de las demás decisiones que pongan término a las actuaciones administrativas, así como el procedimiento que debe seguirse si no se pudiere efectuar la notificación personal, la información sobre los recursos que proceden contra las decisiones de que se trate y las consecuencias que se generan por la falta de notificaciones o irregularidad en la práctica de las mismas;

Que la notificación de las decisiones por parte de las autoridades administrativas es una obligación de rango constitucional que comporta los derechos de defensa y debido proceso, la cual se traduce en una garantía para los administrados de no ser condenados sin ser oídos en desarrollo de los principios de publicidad y contradicción, y

Que se considera conveniente expedir un instructivo que facilite la práctica de las notificaciones, de conformidad con las normas legales pertinentes, el cual aplicará para todos los actos administrativos que emanen de la Superintendencia de Sociedades, incluidas sus intendencias regionales;

Con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Del instructivo de notificaciones. Adoptar el siguiente instructivo de notificaciones de actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Sociedades:

CAPÍTULO I

De la notificación de actos administrativos, de conformidad con el Código Contencioso Administrativo

ART. 2º—Deber y forma de notificación personal. Salvo que haya otro medio más eficaz de informar al interesado o su representante o su apoderado a efectos de realizar la notificación personal, se le enviará por correo certificado, dentro de los cinco (5) días hábiles a la expedición de la providencia, una citación a la dirección que aquél haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación o a la que aparezca actualizada en el expediente. La constancia del envío de la citación se anexará al expediente (CCA, art. 44).

ART. 3º—Comparecencia personal del interesado. El interesado o su representante o su apoderado podrá optar por presentarse o no presentarse personalmente al grupo de contratos y apoyo legal o la intendencia regional respectiva para notificarse de la providencia. Si comparece el representante legal de una sociedad con la citación para notificarse personalmente, se deberá constatar, con su documento de identidad y con el certificado expedido por la respectiva cámara de comercio, que, efectivamente, es la persona que ostenta el cargo.

PAR.—De conformidad con lo dispuesto en los artículos 10 del Código Contencioso Administrativo y 13 del Decreto 2150 de 1995, cuando el compareciente no presente el certificado de existencia y representación legal mediante el cual acredite el cargo que ostenta, el funcionario notificador podrá solicitar de inmediato al coordinador del grupo de estadística de la entidad la confirmación de tal circunstancia o consultará en el respectivo expediente, si lo hubiere, la existencia de tal documento con lo cual se entenderá cumplido, por parte del administrado, el requisito de presentar el referido certificado.

ART. 4º—Comparecencia personal del representante o apoderado. Si quien comparece es el apoderado, especial o general del interesado (persona natural) o de la sociedad (persona jurídica), deberá identificarse con su cédula de ciudadanía, su tarjeta profesional de abogado y, con el poder debidamente radicado ante la entidad o la Intendencia Regional respectiva, se comprobará que el mismo reúne los requisitos de presentación personal, tanto del poderdante, como del apoderado (CPC, arts. 65 y 84).

Lo anterior no se aplicará si la Superintendencia de Sociedades ha reconocido previamente personería, en cuyo evento ella debe constatar ese hecho.

ART. 5º—Reconocimiento del apoderado. Si el poder reúne los requisitos de presentación e identificación del acto administrativo objeto de notificación, se procederá a expedir el auto de reconocimiento de personería por parte del coordinador del grupo de contratos y apoyo legal o por el intendente regional, o de quien haga sus veces, el cual se notificará al apoderado junto con el acto por el que comparece (CPC, art. 67, y D.-L. 196 de 1971, art. 22).

Si el poder no reúne los requisitos exigidos, el auto mediante el cual no se reconoce personería indicará las deficiencias de que adolezca y se notificará al apoderado (CPC, art. 67). Si se subsanan las deficiencias, se procederá conforme al inciso anterior.

En las notificaciones a través de apoderados, se tendrá en cuenta lo dispuesto en los artículos 63 y siguientes del Código de Procedimiento Civil.

ART. 6º—Texto de la notificación. El notificador, una vez cumplidos los anteriores requisitos, procederá a estampar el sello de notificación en un lugar libre de la providencia. Acto seguido, diligenciará el sello respectivo, de su puño y con letra clara y legible, llenando todos los espacios allí contemplados y firmando en su calidad después del compareciente. El nombre de la persona natural o la razón social de la sociedad se anotará en forma completa, tal como aparezca en el respectivo documento de identidad o en el certificado expedido por la cámara de comercio, según sea el caso.

ART. 7º—Notificación a varios interesados. Cuando sean varias las personas a notificar, se utilizará el sello o formato adecuado para cada compareciente y se indicará en el texto de la notificación la calidad que ostenta cada una de ellas (por ejemplo, representante legal, socio o accionista, apoderado, revisor fiscal, etc.).

ART. 8º—Información sobre recursos. En el texto de la notificación, de acuerdo con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo, artículos 47 y 48, se indicarán los recursos que proceden contra la providencia notificada, la autoridad ante quienes deberán interponerse y los plazos para hacerlo, lo cual implica utilizar, en cada caso, el formato adecuado. Surtida la notificación, se entregará al notificado copia íntegra, auténtica y gratuita de la providencia (CCA, arts. 44 y 47).

ART. 9º—Notificación por edicto. Si no se pudiere hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto en un lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días hábiles en el que se insertará la parte resolutiva de la providencia (ib., art. 45).

A continuación de la transcripción de la parte resolutiva, se indicarán los recursos que legalmente proceden contra las decisiones de que se trate, las autoridades ante quien deben interponerse y los plazos para hacerlo (ib., art. 47).

ART. 10.—Comparecencia personal del interesado o de su apoderado después de fijado el edicto. Si durante el término de fijación del edicto, de que trata el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo, se presentare el interesado o su apoderado, inmediatamente se le notificará la providencia, se desfijará el edicto y se le entregará copia íntegra, auténtica y gratuita de la misma. Si ésta hubiere de notificarse a otros interesados, se continuará con la fijación del edicto por el tiempo que faltare, dejando constancia en el expediente (ib., art. 12, inc. 3º).

ART. 11.—Firmeza de los actos administrativos. Cuando la misma providencia exprese que queda agotada la vía gubernativa o, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 51 y 62 del Código Contencioso Administrativo, se presenta tal circunstancia, ello significa que ante la superintendencia ya no procede recurso alguno contra la providencia notificada y así deberá constar en el sello o formato contentivo del texto de la notificación (ib., art. 47).

La ejecutoria de las providencias notificadas, conforme a las instrucciones anteriores, se regirá por lo dispuesto en los artículos 51 y 62 de Código Contencioso Administrativo.

ART. 12.—Notificación de facturas. El procedimiento anterior también es aplicable en la notificación de las facturas contentivas de la contribución que deben pagar las sociedades controladas y vigiladas, en los términos de los artículos 88 de la Ley 222 de 1995 y 14 al 16 del Decreto 1080 de 1996.

CAPÍTULO II

De la notificación de actos administrativos conforme al procedimiento administrativo cambiario

A. Notificación del acto de formulación de cargos conforme al Decreto 1746 de 1991.

ART. 13.—Deber y forma de notificación personal. Para la notificación del acto de formulación de cargos que expide el grupo de inversión y deuda externa, se efectuarán las gestiones tendientes a notificar personalmente a todas las personas a quienes se les haya formulado cargos, para lo cual se desplazará el notificador, con la respectiva providencia, a la dirección que figure en el expediente o en el directorio telefónico o especializado (D. 1746/91, art. 12).

ART. 14.—Identificación de los investigados o presuntos infractores. Si la(s) persona(s) objeto de la notificación se encuentra en la dirección, se le(s) solicitará identificarse mediante la presentación de la cédula de ciudadanía.

Identificada(s) la(s) persona(s), se procederá a llenar, del propio puño y letra del notificador, los espacios del sello de notificación colocado previamente, en el cual se indicará en su parte inferior, o a través de sello, que contra la providencia no procede recurso alguno.

Una vez diligenciado el contenido del sello, se procederá a firmar el mismo, primero por el notificado y en última instancia por el notificador.

ART. 15.—Traslado del acto de formulación de cargos. Del auto de formulación de cargos se correrá traslado, por el término de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la notificación, a los presuntos infractores o a sus apoderados, mediante entrega de copia íntegra, auténtica y gratuita de la providencia. Igualmente, se pondrá a su disposición el expediente en las dependencias del respectivo despacho (D. 1746/91, arts. 11, 12 y 13).

ART. 16.—Citación de los investigados o presuntos infractores. Si no se pudiere localizar al (los) presunto(s) infractor(es) o si no hubiere otro medio más eficaz de informarlo(s) acerca de la providencia de formulación de cargos para hacer la notificación personal, se le enviará por correo certificado una citación a la dirección que figure en el expediente, en el directorio telefónico o especializado. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, dejando la respectiva constancia.

ART. 17.—Informes bajo juramento. De las diligencias realizadas para hacer la notificación personal que resulten fallidas, se dejará en el expediente constancia escrita, rendida bajo juramento por quien las hubiere efectuado (ib., art. 12, inc. 1º).

ART. 18.—Emplazamiento de los investigados o presuntos infractores y designación de curador ad litem. Si dentro de los cinco (5) días siguientes al envío de la citación no compareciere el presunto infractor, se le emplazará por edicto que permanecerá fijado en un lugar visible de la secretaría del respectivo despacho por el término de diez (10) días hábiles. Vencido este término, sin que hubiere comparecido, se le designará un curador ad litem, a quien se le correrá traslado del acto de formulación de cargos en la diligencia de posesión y con él se seguirá la actuación (ib., art. 12, inc. 2º).

Este edicto emplazatorio no constituye una notificación y, por ello, no se transcribe la parte resolutiva de la providencia de formulación de cargos. El emplazamiento es un llamamiento que se hace a los presuntos infractores para que comparezcan a notificarse personalmente y, en él, se indicarán sus nombres completos y correctos, así como la ciudad de su domicilio y dirección.

ART. 19.—Comparecencia personal del presunto infractor o de su apoderado después de haber sido emplazado. Si durante el término de fijación del edicto emplazatorio se presentare el interesado o su apoderado, inmediatamente se le notificará y correrá traslado de la providencia de formulación de cargos. Si se negare a dicho traslado, se continuará con la fijación del edicto por el tiempo que faltare, dejando constancia en el expediente (ib., art. 12, inc. 3º).

ART. 20.—Calidad del investigado o presunto infractor. Cuando sean varias las personas a notificar, se indicará en el texto de la notificación la calidad que ostenta cada una de ellas (por ejemplo, administrador, socio o accionista, apoderado, inversionista, declarante, curador ad litem, etc.), y se observarán, en lo pertinente, las instrucciones consignadas en el capítulo I de este instructivo.

Si, después de lo indicado, volviera a concurrir el investigado o su apoderado, deberá seguir la actuación en el estado en que se encuentra.

ART. 21.—Aspectos no regulados. En lo no previsto en el Decreto 1746 de 1991, respecto de las notificaciones, se aplicarán las disposiciones del Código Contencioso Administrativo y se observará, en cada caso, lo pertinente en el capítulo I de este instructivo.

B. Notificación de la providencia que decreta o niega la práctica de pruebas, conforme a lo previsto en el Decreto 1746 de 1991.

ART. 22.—Notificación de la providencia que decreta la práctica de pruebas. Decretadas las pruebas solicitadas, la providencia respectiva se notificará mediante estado que se fijará en la secretaría del respectivo despacho por el término de tres (3) días hábiles.

ART. 23.—Notificación de la providencia que niega total o parcialmente la práctica de pruebas. La providencia que niega total o parcialmente la práctica de pruebas, también se notificará por estado y contra ella procede el recurso de reposición dentro del mismo término de fijación. El recurso se resolverá de plano dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la desfijación del estado y la providencia respectiva se notificará por este mismo medio, el cual permanecerá fijado por un (1) día hábil.

C. Notificación de la providencia mediante la cual se declara que los hechos investigados no configuran infracción cambiaria, de conformidad con el Código Contencioso Administrativo.

ART. 24.—Remisión a las disposiciones pertinentes del Código Contencioso Administrativo. La providencia, mediante la cual se declara que los hechos investigados no configuran infracción cambiaria, se notifica de acuerdo con el Código Contencioso Administrativo, según el procedimiento descrito en el capítulo I de este instructivo.

Contra la providencia, mediante la cual se declara que los hechos investigados no configuran infracción cambiaria, procede el recurso de reposición, en los términos de los artículos 50 y siguientes del Código Contencioso Administrativo, y así deberá constar en el texto de la notificación (D. 1746/91, art. 11, incs. 2º y 3º; CCA, art. 47).

D. Notificación de la providencia que decide de fondo la actuación, de conformidad con el Código Contencioso Administrativo.

ART. 25.—Remisión a las disposiciones pertinentes del Código Contencioso Administrativo. Vencido el término del traslado sin que se hubieren solicitado pruebas o vencido el término probatorio, se expedirá la resolución que decide de fondo el asunto, la cual se notificará en los términos de los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, procedimiento descrito en el capítulo I de esta guía. Contra ella procede únicamente, por vía gubernativa, el recurso de reposición (D. 1746/91, art. 6º) y así deberá constar en el texto de la notificación.

Este procedimiento debe hacerse en forma continua, en el sentido de cumplir con la exigencia de practicar las diligencias de notificación personal, o por edicto, a más tardar, el día siguiente a la fecha de expedición de la providencia.

E. Notificación de la providencia que declara la caducidad de la acción del estado, de conformidad con el Código Contencioso Administrativo.

ART. 26.—Remisión a las disposiciones pertinentes del Código Contencioso Administrativo. Vencido el término del traslado sin que se hubieren solicitado pruebas o vencido el término probatorio, se expedirá la resolución motivada que decida de fondo el asunto, la cual se notificará en los términos de los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, procedimiento descrito en el capítulo I de esta guía. Contra ella procede, por vía gubernativa, únicamente el recurso de reposición (D. 1746/91, art. 6º) y así deberá constar en el texto de la notificación.

CAPÍTULO III

De la asignación de funciones

ART. 27.—Asignación de funciones al grupo de inversión y deuda externa. Asignar, al grupo de inversión y deuda externa, la función de notificar los actos administrativos de que trata el capítulo II de esta resolución.

ART. 28.—Asignación de funciones al grupo de jurisdicción coactiva y cobro persuasivo. Asignar, al grupo de jurisdicción coactiva y cobro persuasivo, la función de notificar las facturas contentivas de la contribución de que trata el capítulo I, artículo 12, de esta resolución.

CAPÍTULO IV

Disposiciones finales

ART. 29.—Aplicación de las normas legales pertinentes por funcionarios que ejerzan función de notificadores. Los servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades en Bogotá, D.C., y en las intendencias regionales, a quienes los reglamentos internos les hayan asignado la función de notificar los actos administrativos expedidos por la entidad, la ejercerán con arreglo a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes establecidas para cada procedimiento o actuación administrativa.

ART. 30.—Procedimientos especiales. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1º, inciso segundo, del Código Contencioso Administrativo, los procedimientos administrativos regulados por leyes especiales se regirán por éstas; en lo no previsto en ellas, se aplicarán las normas de la parte primera de dicho código que sean compatibles.

ART. 31.—Decisiones de naturaleza jurisdiccional. Los actos de naturaleza jurisdiccional que expida la Superintendencia de Sociedades se notificarán por las secretarías administrativas de los correspondientes grupos de trabajo, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes.

ART. 32.—Carácter informativo. El presente instructivo tiene carácter informativo y constituye una herramienta que sirve de ayuda para los funcionarios de la entidad que ejerzan funciones de notificadores de actos administrativos.

ART. 33.—Vigencia, modificaciones y adiciones. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica en lo pertinente el artículo undécimo, numeral 20, de la Resolución 100-400 de 1999 y adiciona los artículos décimo de la misma y el parágrafo del artículo 19 de la Resolución 100-1397 del 3 de agosto de 1998.

Publíquese, comuníquese y divúlguese en las intendencias regionales.

Se expide en Bogotá, D.C., a 19 de diciembre de 2000.

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