Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 177 DE 1997 

(Agosto 12)

“Por la cual se establecen criterios generales y el procedimiento para la creación, fusión o disolución de grupos ejecutores en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en el artículo 14, literal z) del Decreto 1693 de 1997,

CONSIDERANDO:

Que corresponde al director general de impuestos y aduanas nacionales la creación, supresión o fusión de los grupos ejecutores necesarios para garantizar la adecuada gestión tributaria, aduanera y cambiaria.

Que se hace necesario establecer criterios generales para la formación de los grupos ejecutores.

Que debe definirse un procedimiento uniforme para la conformación, oficialización, fusión o disolución de los grupos ejecutores,

RESUELVE:

ART. 1º—Criterios generales para la creación de grupos ejecutores. Con el propósito de garantizar un crecimiento técnico y sistemático de la entidad, se establecen a continuación criterios mínimos para la creación, fusión o disolución de grupos ejecutores, que deben ser considerados por quienes tienen la responsabilidad de dar respuesta a las necesidades de modificación de la estructura.

Para estos efectos, se entiende por grupo ejecutor el conjunto de servidores públicos tributarios y aduaneros a quienes se asigna la ejecución de procesos de trabajo, cuyo nivel de especialidad e importancia, así lo precisan.

Descentralización y desconcentración de funciones. Cuando la entidad requiere agilizar o simplificar trámites y otorga facultades a las administraciones o dependencias para el ejercicio autónomo de determinadas funciones.

Diversidad y crecimiento de los volúmenes de trabajo. Cuando hay diversidad de procesos en una dependencia y la carga de trabajo se incrementa considerablemente, dificultando la agilidad y eficiencia en la prestación del servicio.

Agilización de trámites. Cuando las labores a desarrollar están enmarcadas en un proceso que conlleva el cumplimiento de términos o cuando de acuerdo con las políticas de la entidad, se determina dar prioridad a la prestación de ciertos servicios.

Coordinación y control. Cuando la coordinación y el control se dificultan por el tamaño de la dependencia, el exceso de procesos diferenciados y la dispersión geográfica.

Procesos no asignados a un área en particular. Cuando los procesos no están siendo ejecutados por un área o dependencia en particular y no es viable ubicarlos en alguna de las existentes debido a su complejidad, o crearlas para este efecto.

Número de funcionarios. Todo grupo deberá estar conformado por un número mínimo de cinco (5) funcionarios, sin perjuicio de autorizar un número menor, previo concepto de la oficina de planeación.

ART. 2º—Procedimiento para creación de grupos ejecutores. Identificación de la necesidad. A partir de los criterios establecidos en el artículo 1º de la presente resolución, previa evaluación de las cargas de trabajo y una vez determinada la necesidad, cada área podrá proponer la creación de grupos ejecutores.

Elaboración del estudio. El área interesada en la creación del grupo ejecutor, deberá recopilar la información que sirva de soporte para evaluar la conveniencia de la propuesta, por ejemplo: normas, cifras relacionadas con las cargas de trabajo, demanda del servicio, volumen del recaudo, volumen de operaciones, número de servidores públicos, procesos diferenciados, complejidad de los procesos, centralización o descentralización de funciones, infraestructura física, etc.

Apoyada en esta información, elaborará un estudio que contenga como mínimo los objetivos, criterios, normas y cifras que soportan la propuesta, procesos a desarrollar por el grupo ejecutor, resultados a obtener, perfil general de los servidores públicos a ubicar en dicho grupo y concepto de viabilidad presupuestal para la asignación de prima de dirección al jefe del mismo.

Formulación de la propuesta. Definida la conveniencia para la presentación de la propuesta, se procede a formularla, teniendo en cuenta que debe incluir el estudio realizado, con sus respectivos soportes, así como el proyecto de resolución correspondiente. Este último deberá contener como mínimo la siguiente información: fundamento legal, razones identificadas en el estudio por las cuales se justifica la creación del grupo (motivación), nombre del grupo, nombre del área, dependencia o administración de la cual dependerá y los procesos que desarrollará. Adicionalmente deberá indicarse, si la resolución modifica, deroga o adiciona un acto anterior, y por último señalar la vigencia de la misma.

Presentación de la propuesta. Antes de la presentación formal de la propuesta al director general será revisada y aprobada en las siguientes instancias:

En las administraciones locales y delegadas el proyecto se presentará al administrador, quien dará su visto bueno y lo remitirá para concepto de la división de planeación de su respectiva regional. Igual trámite seguirán las dependencias de las direcciones regionales.

Si el concepto es positivo, envía el proyecto a la dirección regional quien con su visto bueno lo remite a la oficina de planeación para concepto final y presentación a la dirección general. Cuando el concepto sea negativo lo devolverá a los proponentes para el trámite correspondiente.

En las administraciones especiales, los proyectos serán presentados directamente a la oficina de planeación por los administradores especiales, previo concepto de su respectiva división de planeación.

En el nivel central los responsables de otorgar el visto bueno y presentar el proyecto de creación a la oficina de planeación serán: en el caso de las oficinas, el respectivo jefe; para las subdirecciones, el director de impuestos o el director de aduanas según corresponda y para las subsecretarías, el secretario general. La oficina de planeación, a su vez, emite concepto y lo presenta a la dirección general para oficialización.

Cuando el concepto emitido por la oficina de planeación no sea favorable, el proyecto y estudio respectivo será devuelto a su proponente, con indicación del motivo de su rechazo o de los ajustes requeridos para su nueva presentación.

ART. 3º—Procedimiento para la disolución o fusión de grupos ejecutores. Los grupos ejecutores podrán fusionarse cuando las funciones impliquen paralelismo en la estructura o en el caso de labores complementarias cuyo desarrollo en una sola dependencia resulta más eficiente.

Igualmente podrán ser disueltos cuando su creación revista un carácter temporal y se haya dado cabal cumplimiento a los objetivos que motivaron su creación por modificaciones o derogatorias en la legislación que configuren situaciones de incompatibilidad, inconsistencia de su operación, suspensión de manera permanente de los procesos u operaciones asignadas a su competencia; fusión con otro grupo o, cuando el director general así lo considere.

Del mismo modo, la propuesta de fusión o disolución podrá obedecer a concepto técnico de la oficina de planeación, quien apoyada en el estudio respectivo la presentará al director general.

Elaboración del estudio. Identificados los posibles factores que ameritan la fusión o disolución de un grupo ejecutor, se debe recopilar la información soporte para evaluar la conveniencia de la propuesta, en relación con el comportamiento durante su existencia, por ejemplo: cifras relacionadas con las cargas de trabajo, demanda del servicio, volumen del recaudo, volumen de operaciones, etc.

A partir del análisis de la información obtenida, así como de la revisión de los criterios, se debe determinar y sustentar la conveniencia de la disolución o fusión.

Formulación de la propuesta. Definida la conveniencia para la presentación de la propuesta, se procede a formularla, teniendo en cuenta que debe incluir el estudio realizado, con sus respectivos soportes, así como el proyecto de resolución correspondiente.

Este último deberá contener como mínimo la siguiente información: fundamento legal, razones identificadas en el estudio por las cuales se justifica la fusión o disolución del grupo (motivación), nombre del grupo (s), nombre del área, dependencia o administración de la cual depende y los procesos que desarrollará, en los casos de fusión. Adicionalmente deberá indicarse, la resolución que modifica o deroga, y por último señalar la vigencia de la misma.

Presentación de la propuesta. Antes de la presentación formal de la propuesta al director general será revisada y aprobada en las siguientes instancias:

En las administraciones locales y delegadas el proyecto se presentará al administrador, quien dará su visto bueno y lo remitirá para concepto de la división de planeación de su respectiva regional. Igual trámite seguirán las dependencias de las direcciones regionales.

Si el concepto es positivo, envía el proyecto a la dirección regional quien con su visto bueno lo remite a la oficina de planeación para concepto final y presentación a la dirección general. Cuando el concepto sea negativo lo devolverá a los proponentes para el trámite correspondiente.

En las administraciones especiales, los proyectos serán presentados directamente a la oficina de planeación por los administradores especiales, previo concepto de su respectiva división de planeación.

En el nivel central los responsables de otorgar el visto bueno y presentar el proyecto de fusión o disolución a la oficina de planeación serán: en el caso de las oficinas, el respectivo jefe; para las subdirecciones, el director de impuestos o el director de aduanas según corresponda; para las subsecretarías, el secretario general. La oficina de planeación, a su vez, emite concepto y lo presenta a la dirección general para oficialización.

Cuando el concepto emitido por la oficina de planeación no sea favorable el proyecto y estudio respectivo será devuelto a su proponente, con indicación del motivo de su rechazo o de los ajustes requeridos para su nueva presentación.

ART. 4º—Oficialización. Una vez cumplidas las anteriores formalidades de expedición de la resolución de creación, fusión o disolución, la subsecretaría administrativa y la división financiera y administrativa en el nivel regional efectuará la numeración, comunicación, desglose y distribución de las copias, así:

Original: División de servicios generales.

1ª copia: Dirección, subdirección, subsecretaría, oficina de nacional de servicios, oficina o administración donde pertenezca el grupo creado, fusionado o disuelto.

2ª copia: Jefe del grupo ejecutor creado, fusionado o disuelto.

3ª copia: Oficina de planeación.

4ª copia: División de planeación regional o especial (en el caso de divisiones regionales especiales o locales).

ART. 5º—Designación del jefe del grupoejecutor. El director general designará el jefe del grupo ejecutor, quien deberá estar escalafonado como mínimo en el grado 18.

El jefe de la dependencia a la cual pertenezca el grupo autorizará la realización de los trámites correspondientes para garantizar su adecuado funcionamiento.

Así mismo, efectuará las delegaciones respectivas cuando sea del caso.

ART. 6º—Reconocimiento de prima de dirección. El reconocimiento de prima de dirección para los jefes de grupos ejecutores sólo se efectuará cuando exista viabilidad y disponibilidad presupuestal, para lo cual la subsecretaría financiera, en el nivel central o la división financiera y administrativa en el regional emitirá el concepto respectivo.

ART. 7º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 12 de agosto de 1997.