Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 178 DE 2014

(Septiembre 25)

“Por la cual se adopta el sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.

(Nota: Derogada por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

El Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en los numerales 4º, 22 y 32 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, determina que “el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”;

Que la Ley 489 de 1998 adopta normas sobre el sistema de desarrollo administrativo y el sistema nacional de control interno;

Que los decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999 establecen las funciones del comité de coordinación del sistema de control interno;

Que la Ley 872 de 2003, en su artículo 1º, ordena la creación de un sistema de gestión de la calidad de las entidades del Estado”;

Que el Decreto 4110 de 2004, adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública NTC GP 1000:2004;

Que con la Resolución 1131 de 2008 se adoptó y definió el sistema de gestión de calidad y control interno en la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN);

Que el Decreto 4485 de 2009 adopta la actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTC GP 1000:2009;

Que con la Resolución 14234 de 2009 se adoptó el plan institucional de gestión ambiental en la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y en su artículo 1º, dispuso la adopción del plan institucional de gestión ambiental, el cual dio inicio a la implementación del nuevo sistema de gestión ambiental;

Que en el marco del plan de desarrollo administrativo 2011-2014 del sector hacienda, la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene el compromiso de implementar, certificar y mantener el modelo de gestión ambiental, con el fin de fortalecer e integrar los sistemas de gestión al interior de las entidades del sector;

Que el Decreto 2482 de 2012 por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, adopta en su artículo 3º las políticas de desarrollo administrativo que orientan a las entidades públicas en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno;

Que el Decreto 943 de 2014 actualizó el modelo estándar de control interno MECI;

Que es necesario actualizar el sistema de gestión de calidad y control interno implementado en la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con los requisitos de la normatividad citada, y adoptar el componente de gestión ambiental, con el fin de unificar esfuerzos para que las actividades, operaciones y actuaciones de la entidad, se realicen de acuerdo con las normas legales vigentes, los objetivos que debe cumplir y las políticas trazadas por la dirección general;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

Del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

ART. 1º—Adopción del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. Adóptese el sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental para la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), como el conjunto de normas, políticas, procesos, recursos, metodologías y herramientas de gestión que le permiten a la entidad:

1. Asegurar el cumplimiento de su función.

2. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios vigentes.

3. Alcanzar los objetivos y metas.

4. Alinear la planeación, la ejecución y el control de los procesos, y

5. Gestionar los aspectos e impactos ambientales significativos.

Lo anterior, con un enfoque hacia la mejora continua de su desempeño y capacidad para proporcionar productos y servicios, que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes y partes interesadas.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 2º—Componentes del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. Los componentes del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), son:

1. Sistema de gestión de calidad. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad.

2. Sistema de control interno. Integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

3. Sistema de gestión ambiental. Parte del sistema de gestión de la entidad, que incluye la estructura organizacional, planeación de actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para el desarrollo, la implementación, el logro, la revisión y el mantenimiento de la política ambiental.

(Nota: Derogada por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

TÍTULO II

De las responsabilidades del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

ART. 3º—Responsables del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. La responsabilidad del establecimiento y desarrollo del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), estará a cargo de:

1. El director general de impuestos y aduanas nacionales, quien es responsable de la definición del direccionamiento estratégico, del establecimiento del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, de la asignación de las funciones, responsabilidades y recursos necesarios para su implementación y desarrollo, así como de la evaluación del cumplimiento de los objetivos y de la mejora continua del desempeño de la entidad.

2. Los directores de gestión, los jefes de oficina, los subdirectores de gestión y el defensor del contribuyente y usuario aduanero y cambiario son responsables de la implantación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, asegurando su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

3. Los directores seccionales de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas, son responsables de implementar el sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, en las dependencias a su cargo y garantizar su funcionamiento y mejoramiento, de acuerdo con las políticas del director general.

4. Los servidores públicos de la entidad y los terceros vinculados con ella, son responsables de aplicar lo establecido en el sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, en el desarrollo de sus funciones y/o actividades.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 4º—Representante de la dirección general. El director general de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), como responsable de establecer, desarrollar y mantener el sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, designa al director de gestión organizacional, o quien haga sus veces, como representante de la dirección general, con el fin de asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el adecuado desarrollo del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y para liderar, personalmente o a través de su delegado en las direcciones seccionales, los comités de operación definidos en el artículo 11 de la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 5º—Funciones del representante de la dirección general. El representante de la dirección general tendrá las siguientes funciones:

1. Coordinar la implementación, el desarrollo y mejora continua del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

2. Realizar el seguimiento a los objetivos planteados frente al sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, para detectar desviaciones, tomar las acciones correctivas necesarias e identificar oportunidades de mejora.

3. Informar a la alta dirección de la entidad sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, para la oportuna toma de decisiones.

4. Comunicar los avances y resultados de la implementación y mejora del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, así como los cambios efectuados al mismo.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 6º—Evaluador del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. La oficina de control interno, o quien haga sus veces, será responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, proponiendo las recomendaciones para su optimización.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

TÍTULO III

De los comités del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

ART. 7º—Comité de Coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. El comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental funcionará en el nivel central de la entidad, como un órgano de decisión, coordinación y asesoría del director general de la entidad para la definición y diseño de estrategias, políticas y lineamientos orientados a la implantación, desarrollo y mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 8º—Integrantes del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. Los integrantes del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental son:

1. El director general, quien presidirá las sesiones del comité.

2. El jefe de la oficina de control interno, quien actuará como secretario técnico del comité y asistirá con voz, pero sin voto a las sesiones del mismo.

3. Los directores de gestión, los jefes de oficina, y

4. El subdirector de gestión de procesos y competencias laborales.

PAR. 1º—Al comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, se invitará al delegado del Ministro de Hacienda y Crédito Público, quien asistirá con voz, pero sin voto.

PAR. 2º—A las reuniones del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, podrán ser invitados los servidores públicos o cualquier otra persona cuando el asunto a tratar así lo requiera, para lo cual será necesario informar a la secretaría técnica para ser incluido en el orden del día el nombre del invitado y el tema a tratar.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 9º—Funciones del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. Son funciones del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, además de las establecidas en los decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999, las siguientes:

1. Asesorar a la dirección general en la definición de las políticas, objetivos, metas y estrategias necesarias para la implementación, desarrollo y mejora continua del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

2. Garantizar los recursos necesarios para la implantación, desarrollo y mejora continua del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

3. Impartir instrucciones para la operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental en el nivel central y seccional, tendientes al cumplimiento de los requisitos y a la mejora continua del mismo.

4. Dar los lineamientos para corregir las desviaciones detectadas en la evaluación de las metas, objetivos institucionales, planes de mejoramiento y en el análisis de riesgos institucionales.

5. Realizar seguimiento a la implementación de los planes de mejoramiento encaminados a corregir los hallazgos que resulten de las auditorías realizadas por la Contraloría General de la República.

6. Aprobar el programa anual de auditorías internas del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

7. Revisar el desempeño del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, proponiendo las acciones y orientando a la dirección general en la toma de las decisiones necesarias para la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del mismo, así como la mejora de los procesos, productos y servicios de la entidad.

8. Hacer seguimiento a los resultados de la gestión del riesgo, con el fin de prevenir su materialización, de acuerdo con las políticas de administración del riesgo de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

9. Vigilar que el sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental cumpla los requisitos de las normas técnicas aplicables y se mantenga la integridad del mismo, cuando se planifiquen e implementen cambios en este.

10. Las demás que le sean asignadas por el director general de la entidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 10.—Secretario técnico del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces, actuará como secretario técnico del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, y ejercerá las siguientes funciones:

1. Coordinar las reuniones del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental; citar con la debida antelación a los integrantes e invitados al comité, elaborar el orden del día de la reunión, dar lectura al acta anterior y realizar seguimiento a los compromisos pendientes.

2. Presentar los informes de evaluación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental y del cumplimiento de los planes de mejoramiento.

3. Elaborar, divulgar y conservar las actas correspondientes a las sesiones del comité.

4. Las demás funciones que le delegue el presidente del comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 11.—Comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. Los comités de operación son órganos colegiados encargados de impulsar y poner en marcha las estrategias para la implementación, operación, seguimiento y mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental; y funcionarán en cada una de las direcciones seccionales de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 12.—Conformación de los comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. Los comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, estarán conformados por el director seccional quien lo presidirá, los jefes de división y por los jefes de grupo interno de trabajo, cuando sea necesario. En las direcciones seccionales donde no existan divisiones lo integrarán, además del correspondiente director seccional, los jefes de grupo interno de trabajo o los empleados públicos encargados de coordinar procesos misionales y de apoyo.

PAR.—A las reuniones del comité de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental podrán ser invitados los servidores públicos o cualquier otra persona cuando el asunto a tratar así lo requiera, para lo cual será necesario informar a la secretaría técnica para ser incluido en el orden del día el nombre del invitado y el tema a tratar.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 13.—Funciones de los comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. Serán funciones del comité las siguientes:

1. Realizar las actividades requeridas para la implementación, desarrollo y mejora continua del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, de acuerdo con los lineamientos e instrucciones impartidas por el comité de coordinación del mismo.

2. Desarrollar las actividades necesarias para el cumplimiento de las políticas y el logro de los objetivos del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

3. Revisar los resultados de la planeación operativa y el cumplimiento de metas y objetivos durante el trimestre inmediatamente anterior a cada sesión ordinaria.

4. Realizar el seguimiento a la implementación y cumplimiento de los planes de mejoramiento que tenga vigentes la respectiva dirección seccional.

5. Facilitar el desarrollo de las auditorías al sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental; y a la implementación eficaz de las acciones necesarias para asegurar la conformidad del mismo.

6. Comunicar, en el nivel que corresponda, los avances y resultados de la implementación y mejora del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, así como los cambios en este.

7. Las demás que le sean asignadas por el director general de la entidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 14.—Secretario técnico de los comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental. En cada dirección seccional actuará como secretario técnico del comité de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, el servidor público que para tales efectos designe el respectivo director seccional y cumplirá las siguientes funciones:

1. Coordinar las reuniones del comité de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

2. Elaborar, divulgar, conservar, custodiar y mantener disponibles para consulta los archivos magnéticos de las actas del comité.

3. Las demás funciones que le delegue el presidente del comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 15.—Reuniones ordinarias. El comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental se reunirá como mínimo cuatro (4) veces al año para evaluar los resultados de cada trimestre calendario, durante el mes siguiente a la finalización del respectivo trimestre. En una de dichas reuniones la oficina de control interno presentará los resultados de la evaluación independiente del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental.

Los comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, se reunirán como mínimo cuatro (4) veces al año para evaluar los resultados de cada trimestre calendario, durante el mes siguiente a la finalización del respectivo trimestre.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 16.—Reuniones extraordinarias. El comité de coordinación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental se podrá reunir de manera extraordinaria cuando a juicio del director general sea necesario; igualmente, los comités de operación se reunirán extraordinariamente cuando el director seccional lo considere pertinente.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 17.—Quórum deliberatorio y decisorio. El comité de coordinación y los comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental; sesionarán con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros. Sus decisiones se tomarán por la mitad más uno de los asistentes y en caso de presentarse empate, se definirá por el voto de quien preside la sesión. Las decisiones se consignarán en actas y serán de obligatorio cumplimiento.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 18.—Asistencia. La asistencia a los comités es obligatoria e indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor algún miembro del comité de coordinación o de los comités de operación del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental no pueda asistir, deberá comunicarlo a la secretaría técnica del comité con antelación (si la situación lo permite) y en todo caso deberá actualizarse, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y los compromisos adquiridos.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

TÍTULO IV

Disposiciones varias

ART. 19.—Ámbito de aplicación y regulación. La presente resolución será aplicable a todos los procesos y dependencias de la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

(DIAN) y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de los documentos del sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental; y demás instrumentos que se estimen pertinentes.

(Nota: Derogado por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 20.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga las resoluciones 1131 de 2008 y 14234 de 2009.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 25 de septiembre de 2014.

(Nota: Derogada por la Resolución 29 de 2018 artículo 30 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)