Ministerio de Justicia y del Derecho

RESOLUCIÓN 18 DE 2016 

(Enero 18)

“Por la cual se adopta el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac)”.

El Ministro de Justicia y del Derecho,

en uso de sus facultades legales y constitucionales, en especial de las conferidas por el artículo 208 de la Constitución Política, los artículos 13, 15 y 18 de la Ley 640 de 2001, y el artículo 52 de la Ley 1563 de 2012, y en desarrollo de lo preceptuado en el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, el artículo 14 de la Ley 640 de 2001, el artículo 6º del Decreto-Ley 2897 de 2011, el artículo 2.2.4.2.7.1 y demás concordantes del Decreto 1069 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo a lo señalado en el artículo 208 de la Constitución Política y la Ley 489 de 1998, los ministros son los jefes de la administración en su respectiva dependencia y bajo la dirección del Presidente de la República, les corresponde formular las políticas atinentes a su despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la ley.

Que la Ley 640 de 2001, en su artículo 13, contempla las obligaciones a cargo de los centros de conciliación, entre las cuales se encuentra la de remitir al Ministerio de Justicia y del Derecho, en los meses de enero y julio, una relación del número de solicitudes radicadas, de las materias objeto de las controversias, del número de acuerdos conciliatorios y del número de audiencias realizadas en cada periodo, al igual que la información adicional que el ministerio le solicite en cualquier momento.

Que el artículo 15 de la citada disposición legal establece que los servidores públicos facultados para conciliar deberán archivar constancias, actas y antecedentes de audiencias de conciliación que hayan sido celebradas, de conformidad con el reglamento que expedido por el Gobierno Nacional, así como remitir al Ministerio de Justicia y del Derecho, en los meses de enero y julio, una relación del número de solicitudes radicadas, de las materias objeto de las controversias, del número de acuerdos conciliatorios y del número de audiencias realizadas en cada período, al igual que toda la información adicional que el ministerio les solicite en cualquier momento.

Que dicha ley, en su artículo 18, atribuye al Ministerio de Justicia y del Derecho las funciones de control, inspección y vigilancia sobre los centros de conciliación y arbitraje, lo cual se reitera, en relación con estos últimos, en el artículo 52 de la Ley 1563 de 2012.

Que el artículo 14 de la Ley 640 de 2001 señala que el Gobierno Nacional deberá expedir el reglamento que determine la forma como funcionará el registro de las actas de conciliación y la forma en que se verificarán las condiciones para llevarlo a cabo.

Que en desarrollo de tales preceptivas legales, fue expedido el Decreto 1829 de 2013, incluido en el Decreto 1069 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, en cuyo artículo 2.1.2.1 define el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición, (Sicaac), como la herramienta tecnológica administrada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en la que los centros y las entidades avaladas, los servidores públicos habilitados legalmente para conciliar y los notarios deberán registrar la información relacionada con el desarrollo de sus actividades.

Que el artículo 2.2.4.2.7.1 del Decreto 1069 de 2015 señala que los conciliadores, notarios y servidores públicos habilitados por ley para conciliar, deberán registrar en el Sicaac, las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios desarrollados ante ellos. Así mismo, en lo concerniente al registro de las actas de conciliación, el artículo 2.2.4.2.7.7 de la mencionada reglamentación refiere que corresponderá al centro de conciliación el ingreso del caso en el Sicaac, en el momento en que se proceda al registro del acta, de lo cual se imprimirá la constancia respectiva al reverso de dicho documento; adicionalmente, el artículo 2.2.4.2.8.7 del Decreto Único Reglamentario del sector administrativo de Justicia y del Derecho refiere que las entidades avaladas deberán registrar en el Sicaac los datos de quienes hayan cursado y aprobado el programa de formación en conciliación extrajudicial en derecho; también, el artículo 2.2.4.2.9.8 de la citada disposición estipula que las sanciones impuestas por el Ministerio de Justicia y del Derecho a un centro, una vez en firme, serán publicadas en el Sicaac.

Que en cumplimiento de las funciones asignadas al Ministerio de Justicia y del Derecho, se diseñó y desarrolló el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac), el cual, además de cumplir con las obligaciones precedentes, consolida los servicios que estaban siendo provistos por el sistema de información de la conciliación (SIC), en materia de consolidación de las cifras necesarias para evaluar y hacer seguimiento a los mecanismos alternativos de solución de conflictos, al igual que por el sistema electrónico para ejercer el control, inspección y vigilancia de los centros de conciliación y arbitraje (Seciv), el cual fuera adoptado mediante la Resolución 2620 de 20 de agosto de 2009 del Ministerio del Interior y de Justicia.

Que con la finalidad de formalizar y hacer exigible la utilización del sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac), se hace necesario adoptar el mismo a través del presente acto administrativo, en los términos señalados en el artículo 2.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015.

Con fundamento en lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Adopción del sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac)

ART. 1º—Adopción del Sicaac. Adoptar el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac). El acceso a este sistema se realizará a través de la página web www.sicaac.gov.co.

ART. 2º—Término inicial de adopción del Sicaac. Los centros de conciliación y arbitraje, las entidades avaladas, los servidores públicos habilitados por la ley para conciliar y los notarios deberán registrar y reportar en el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac), los casos y demás documentación e información relativa a los trámites, solicitudes recibidas y procedimientos finalizados desde el 1º de enero de 2016, registrando tal información a partir del día 28 del mismo mes y año en el módulo de “casos” del mencionado sistema.

ART. 3º—Término de habilitación del SIC y del Seciv. Los centros de conciliación y arbitraje, las entidades avaladas, los servidores públicos habilitados por la ley para conciliar y los notarios deberán registrar la información correspondiente a las solicitudes, casos y demás trámites que se hayan surtido y finalizado a 31 de diciembre de 2015, en el sistema de información de la conciliación (SIC), el cual estará habilitado para ese propósito y para los fines contemplados en los artículos 13 (num. 5º y 6º), 14 y 15 de la Ley 640 de 2001, hasta el día 30 de abril de 2016, a través de la página web www.conciliacion.gov.co.

Los centros de conciliación y arbitraje, al igual que las entidades avaladas, deberán registrar la información con corte 31 de diciembre de 2015 en el sistema electrónico para ejercer el control, inspección y vigilancia de los centros de conciliación y arbitraje (Seciv), hasta el 20 de enero de 2016, en la página web www.conciliacion.gov.co.

PAR.—A partir del 21 de enero de 2016 y del 1º de mayo de 2016, el sistema electrónico para ejercer el control, inspección y vigilancia de los centros de conciliación y arbitraje (Seciv) y el sistema de información de la conciliación (SIC), respectivamente de acuerdo con lo señalado en este artículo, se tendrán solo para efectos de consulta por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de la dirección de métodos alternativos de solución de conflictos.

De acuerdo con lo anterior, a partir del 1º de mayo de 2016 el acceso habilitado en la página web www.conciliacion.gov.co se dirigirá a la página web www.sicaac.gov.co, para el reporte de la información correspondiente en el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac), en los términos señalados en la presente resolución.

ART. 4º—Actualización de información en el Sicaac. Los representantes de las entidades promotoras, los directores de los centros de conciliación y arbitraje, así como los directores o representantes de las entidades avaladas, deberán revisar, verificar y actualizar en el sistema de información de conciliación, arbitraje y amigable composición (Sicaac), la totalidad de los datos personales y de identificación relacionados con sus respectivas entidades, con los centros y con los operadores (conciliadores, árbitros, amigables componedores y secretarios de tribunal arbitral), en el período comprendido entre el 21 y el 27 de enero de 2016, en los módulos de “entidades” y “operadores” del mencionado sistema.

PAR. 1º—Para efectos del soporte durante el período enunciado, se deberán enviar todas las solicitudes únicamente al correo electrónico sicaac@minjusticia.gov.co.

PAR. 2º—Los términos señalados en los artículos 2º, 3º y 4º de la presente resolución, las fechas y actividades se describen en el siguiente cronograma:

Fecha inicialActividadFecha final
Desde la vigencia de esta resoluciónRegistro de información en el Seciv con corte a 31 de diciembre de 2015.20 de enero de 2016
Desde la vigencia de esta resoluciónRegistro de información en el SIC relativa a casos, solicitudes y demás trámites finalizados a 31 de diciembre de 2015.30 de abril de 2016
21 de enero de 2016Actualización de la información en el Sicaac de los datos de los centros, entidades y operadores.27 de enero de 2016
28 de enero de 2016Registro en el Sicaac de casos, documentación e información relativa a trámites, solicitudes recibidas y casos finalizados después del 1º de enero de 2016.En adelante, en los términos señalados en el Decreto 1069 de 2015.

ART. 5º—Actualización de la circular de implementación. En desarrollo de las funciones que se establecen en el artículo 13 del Decreto-Ley 2897 de 2011, la dirección de métodos alternativos de solución de conflictos, mediante circular externa, deberá impartir las instrucciones y demás parámetros requeridos para la implementación del Sicaac, en reemplazo de la Circular 10-69-DAJ-0310 de 2 de junio de 2010 y demás actos complementarios o similares de la misma naturaleza, dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación de la presente resolución.

CAPÍTULO II

Identificación de los centros de conciliación y arbitraje, entidades avaladas y operadores en el Sicaac

ART. 6º—Código de identificación de los centros de conciliación y arbitraje. Los centros de conciliación y arbitraje se identificarán en el sistema de información de conciliación, arbitraje y amigable composición (Sicaac), con el código que les haya sido asignado de conformidad con lo establecido en la Resolución 2722 de 28 de diciembre de 2005, y con el que genere la mencionada herramienta informática de manera automática para los nuevos centros.

ART. 7º—Identificación de las entidades promotoras, las entidades avaladas, los operadores, los servidores públicos y las personas capacitadas. Las entidades promotoras y entidades avaladas se identificarán en el sistema de información de conciliación, arbitraje y amigable composición (Sicaac) con el número de identificación tributaria (NIT), asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Los operadores, sean conciliadores, árbitros, amigables componedores, secretarios de tribunal arbitral, operadores de insolvencia de persona natural no comerciante (tanto conciliadores como promotores habilitados por la Superintendencia de Sociedades), así como los servidores públicos habilitados por la ley para conciliar y los capacitados en conciliación extrajudicial en derecho y en insolvencia de la persona natural no comerciante, se identificarán en el Sicaac con el número del documento de identidad.

ART. 8º—Registro de los casos. Todas las solicitudes de conciliación, arbitraje, insolvencia de la persona natural no comerciante y amigable composición que se presenten a los centros, las notarías y ante los servidores públicos habilitados para conciliar, se registrarán en el sistema de información de conciliación, arbitraje y amigable composición (Sicaac), desde su recepción hasta la finalización de la actuación correspondiente, sea a través de acta, constancia, laudo, acuerdo u otro resultado, según corresponda al mecanismo, en concordancia con lo establecido en los artículos 2.2.4.2.7.1 y 2.2.4.2.7.6 del Decreto 1069 de 2015.

El Sicaac generará un número consecutivo para cada solicitud, una vez ingresada por parte del centro, servidor, notario u operador respectivo, el cual identificará el caso en dicha herramienta.

Cada centro, notario o funcionario habilitado para conciliar podrá asignar un consecutivo interno a cada caso para controlar los resultados de los trámites que adelante.

ART. 9º—Plazo para registro de información. Los centros, operadores, entidades avaladas, notarios y servidores públicos habilitados por la ley para conciliar deberán registrar los datos correspondientes de los casos y de las listas de operadores en el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac), en los términos señalados en los artículos 2.2.4.2.7.6 y 2.2.4.2.7.7 del Decreto 1069 de 2015, en concordancia con el artículo 2.2.4.2.7.1 de la misma disposición.

El cumplimiento de este deber se verificará por parte de la dirección de métodos alternativos de solución de conflictos, en desarrollo de la función prevista en el numeral 7º del artículo 13 del Decreto-Ley 2897 de 2011, al finalizar los plazos establecidos en los artículos 13 (num. 5º) y 15 de la Ley 640 de 2001, así como en períodos diversos en el evento en que se requiera para efectos estadísticos.

Los centros, entidades avaladas, notarios y servidores públicos habilitados por la ley para conciliar reportarán a través del sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (Sicaac), la información de que tratan los artículos 13, numeral 5º, y 15 de la Ley 640 de 2001.

CAPÍTULO III

Vigencia y derogatorias

ART. 10.—Derogatoria. El presente acto administrativo deroga la Resolución 2722 de 28 de diciembre de 2005 y la Resolución 2620 de 20 de agosto de 2009, así como las demás disposiciones que le resulten contrarias.

ART. 11.—Comunicación y publicidad. La presente resolución se deberá publicar en el Diario Oficial, así como en las páginas institucionales del ministerio y se comunicará a través de los correos electrónicos registrados en los sistemas de información que se llevan en la dirección de métodos alternativos de solución de conflictos.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de enero de 2016.