Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 182 DE 2017

(Mayo 19)

“Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002”.

El Contador General de la Nación

En ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política, además de las que le confiere la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General, entre otras, las funciones de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que mediante la Sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional ratificó las atribuciones del Contador General de la Nación, contenidas en el artículo 3º de la Ley 298 de 1996, para expedir normas de carácter obligatorio y vinculante para todas las entidades del sector público.

Que la UAE Contaduría General de la Nación (CGN), en el marco de sus competencias constitucionales y legales, expidió los siguientes marcos normativos de contabilidad para las entidades que conforman el sector público colombiano: a) Marco normativo para empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público; b) Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público; y c) Marco normativo para entidades de Gobierno.

Que mediante la Resolución 693 de 2016, expedida por la CGN, se modificó el cronograma de aplicación del Marco normativo para entidades de Gobierno y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho marco normativo.

Que mediante la Resolución 628 de 2015, expedida por la CGN, se incorporó, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera.

Que en el numeral 5.2 Estructura del Régimen de Contabilidad Pública, del referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, se establece que: “(…) el Régimen de Contabilidad Pública está conformado por los siguientes elementos: a) Referente teórico y metodológico de la regulación contable pública; b) Marco normativo para empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público; c) Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público; d) Marco normativo para entidades de gobierno; e) Regulación del proceso contable y del sistema documental contable y f) Procedimientos transversales (...)”.

Que mediante la Resolución 192 de 2016, la CGN incorporó, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos transversales en el cual se desarrollará la regulación de aspectos que contribuyen a la administración, salvaguarda y calidad de la información, así como otros aspectos que no son abordados por los marcos normativos.

Que el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece que es deber de todo servidor público: “Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes”.

Que el numeral 52 del artículo 48 de la citada ley define como falta gravísima incumplir, de manera injustificada, la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, y no observar las políticas, principios y plazos que, en materia de contabilidad pública, se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.

Que se hace necesario incorporar, en los Procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Incorpórese, en los Procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, con el siguiente texto:

En el marco de sus competencias constitucionales y legales, la Contaduría General de la Nación expide este procedimiento con el objetivo de establecer los lineamientos para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

1. Informes financieros y contables mensuales

Los informes financieros y contables mensuales que se deben preparar y publicar corresponden a: a) un estado de situación financiera; b) un estado de resultados o un estado del resultado integral, dependiendo del marco normativo que aplique para la elaboración del juego completo de estados financieros; y c) las notas a los informes financieros y contables mensuales.

Lo anterior, sin perjuicio de la información que se deba reportar a la Contaduría General de la Nación en las condiciones y plazos que establezca esta autoridad de regulación.

El estado de situación financiera constituye una representación estructurada de los bienes, derechos y obligaciones de la entidad al final de un mes específico; el estado de resultados o estado del resultado integral, según corresponda, constituye una representación del desempeño financiero que ha tenido la entidad durante un periodo determinado; y las notas a los informes financieros y contables mensuales revelan hechos económicos que no son recurrentes, que surgen durante el correspondiente mes y que tienen un efecto material en la estructura financiera de la entidad, presentando así información adicional relevante.

Los informes financieros y contables mensuales permiten a los usuarios evaluar la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado, por tal motivo, estos informes tienen el objetivo de contribuir en el ejercicio de control social de que tratan los artículos 34 y 35 de la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.

En ningún caso, los informes financieros y contables mensuales reemplazarán la preparación y presentación, al cierre del periodo contable, del juego completo de estados financieros, regulada en los marcos normativos expedidos por la Contaduría General de la Nación.

2. Criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los informes financieros y contables mensuales

Para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, la entidad debe tener en cuenta las características cualitativas fundamentales de la información financiera de relevancia y representación fiel, entendiendo por relevancia la capacidad que tiene la información, a través de su valor predictivo, confirmatorio o ambos, de influir en las decisiones de los usuarios; y por representación fiel, la descripción del hecho económico de forma completa, neutral y libre de error significativo.

Adicionalmente, considerando el principio de devengo, los hechos económicos deben quedar reconocidos en el mes en el que ocurran. En el caso de las estimaciones, si las variables asociadas a las mismas se modifican producto de nueva información, la entidad registrará el cambio en las estimaciones en forma prospectiva, a partir del mes en el cual se efectúa dicho cambio, siempre que no tenga que incurrir en un costo o esfuerzo desproporcionados.

Para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, la entidad aplicará los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación del marco normativo expedido por la Contaduría General de la Nación que le sea aplicable, excepto por lo siguiente:

2.1. Cambios en las políticas contables y corrección de errores

Si durante el mes la entidad cambia una política contable o realiza la corrección de un error material de periodos contables anteriores, no habrá lugar a la reexpresión de los informes financieros y contables mensuales comparativos; sin embargo, revelará en las notas a estos informes la naturaleza del cambio de la política o del error y el valor del ajuste de las partidas afectadas. Lo anterior, no obsta para que las entidades que estén en capacidad de reexpresar los informes financieros y contables mensuales comparativos puedan hacerlo.

En todo caso, la reexpresión se realizará en el juego completo de estados financieros, de conformidad con lo establecido en los respectivos marcos normativos para la preparación y presentación de la información financiera de propósito general.

2.2. Notas a los informes financieros y contables mensuales

Las notas a los informes financieros y contables mensuales se presentarán cuando, durante el correspondiente mes, surjan hechos económicos que no sean recurrentes y que tengan un efecto material en la estructura financiera de la entidad; en algunas circunstancias será necesario que se revelen en forma detallada las partidas más representativas que afectaron los informes financieros y contables del mes. Las notas a los informes financieros y contables mensuales no son las exigidas por los marcos normativos para la preparación y presentación de la información financiera de propósito general.

Algunos hechos que pueden tener un impacto importante, y que por tal razón se tendrían que revelar, están relacionados con: ajustes al valor neto de realización o al costo de reposición de los inventarios; adquisiciones de propiedades, planta y equipo; deterioro del valor de los activos; reclasificaciones de partidas por cambios en el uso de los activos; disposiciones de activos; pago de litigios; ingresos o gastos inusuales; cambios en las estimaciones; y ocurrencia de siniestros.

3. Contenido y publicación de los informes financieros y contables mensuales

El estado de situación financiera y el estado de resultado o el estado del resultado integral, según corresponda, tendrán la misma estructura que los estados financieros anuales presentados a diciembre del año inmediatamente anterior, en relación con los criterios para agrupar, totalizar y subtotalizar las partidas. Sin embargo, si durante el transcurso del mes se presentan hechos económicos que requieran el ajuste a la estructura de los informes financieros y contables mensuales, la entidad podrá realizar los cambios que considere pertinentes para que la información refleje la realidad económica de la misma.

3.1. Identificación

La entidad diferenciará el estado de situación financiera y el estado de resultado o el estado del resultado integral, según corresponda, de cualquier otro tipo de información que presente, y en estos estados identificará como mínimo: a) el nombre de la entidad; b) el mes al que corresponde el estado de situación financiera, y el periodo que cubre en caso del estado de resultados o del estado del resultado integral, según corresponda; c) la moneda de presentación; y d) el grado de redondeo empleado para presentar las cifras de los informes financieros y contables mensuales.

3.2. Contenido

En el estado de situación financiera se presentarán los activos, pasivos y patrimonio a final del respectivo mes del periodo corriente, comparado con el estado de situación financiera correspondiente al mismo mes del año inmediatamente anterior.

En el estado de resultados o en el estado del resultado integral, según corresponda, se presentarán los saldos de ingresos, gastos y costos acumulados desde el primero de enero hasta el final del respectivo mes del periodo corriente, comparado con el estado de resultados o el estado del resultado integral, según corresponda, que cubra el mismo periodo del año inmediatamente anterior.

Adicionalmente, la entidad presentará en notas a los informes financieros y contables mensuales los aspectos que, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.2 del presente procedimiento, tengan un efecto material en la estructura financiera.

3.3. Publicación

El estado de situación financiera, el estado de resultados o el estado del resultado integral, según corresponda, y las notas a los informes financieros y contables mensuales, deberán ser firmados por el representante legal y el contador de la entidad incluyendo los datos de nombres y números de identidad y, en el caso del contador, el número de la tarjeta profesional.

Los informes financieros y contables mensuales se publicarán, como máximo, en el transcurso del mes siguiente al mes informado, excepto los correspondientes a los meses de diciembre, enero y febrero, los cuales se publicarán, como máximo, en el transcurso de los dos meses siguientes al mes informado. La entidad definirá las fechas de publicación de los informes financieros y contables mensuales dentro de los plazos máximos establecidos.

La publicación de los informes financieros y contables mensuales se deberá realizar de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2011 y los decretos que la reglamenten.

(Nota: Corríjase el inciso 3° del presente numeral por la Resolución 239 de 2017 artículo 1° de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación)

(Nota: Prorrogado en lo pertinente por la Resolución 159 de 2018 artículo 2° de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación)

(Nota: Prorrogado en lo pertinente por la Resolución 158 de 2018 artículo 2° de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación)

(Nota: Prorrogado en lo pertinente por la Resolución 274 de 2018 artículo 3° de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación)

(Nota: Prorrogado en lo pertinente por la Resolución 490 de 2018 artículo 3° de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación)

ART. 2º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998, tiene aplicación a partir del 1º de enero de 2018 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PAR. TRANS.—Las entidades sujetas al Marco normativo para entidades de Gobierno presentarán la información comparativa mencionada en el numeral 3.2 del Procedimiento incorporado mediante la presente resolución, a partir de enero de 2019.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C. a 19 de mayo de 2017.