Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

RESOLUCIÓN 1822 DE 2018

(Julio 4)

“Por la cual se establece el procedimiento de disposición final de envíos postales declarados en rezago y se dictan otras disposiciones”.

El Viceministro de Conectividad y Digitalización Encargado del Despacho del Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

en ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las que confieren el artículo 52 de la Ley 1369 de 2009 y los decretos 1414 de 2017 y 714 de 2018, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1369 de 2009, mediante la cual se establece el régimen general de prestación de los servicios postales, señala en su artículo primero que estos constituyen un servicio público en los términos del artículo 365 de la Constitución Política y que su prestación está sometida a la regulación, vigilancia y control del Estado, con sujeción a los principios de calidad, eficiencia y universalidad.

Que, de acuerdo con la definición señalada en artículo 52 de la Ley 1369 de 2009, son envíos postales declarados en rezago aquellos cuya entrega al destinatario o devolución a su remitente no haya sido posible por parte del operador, transcurridos tres (3) meses a partir de la fecha de su imposición.

Que el artículo 52 ibídem, para efectos de disminuir costos de custodia y de almacenamiento, facultó expresamente al operador postal a disponer de los envíos postales declarados en rezago, con exención de responsabilidad, conforme al procedimiento que señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Que se hace necesario establecer el procedimiento para que los operadores postales dispongan de los envíos postales declarados en rezago, acorde con lo ordenado en el artículo 52 de la Ley 1369 de 2009.

Que el artículo 2.2.4.3 de la Resolución CRC 5050 de 2016, por la cual se compilan las resoluciones de carácter general de la Comisión de Regulación de Comunicaciones, señala que cuando un operador tenga fundada sospecha de que alguno de los envíos ya admitidos contiene un objeto prohibido y en caso de que el mismo no implique la comisión de un delito, deberá contactar al usuario remitente o en su defecto al usuario destinatario con el fin de solicitar su autorización para abrir el objeto postal. Transcurridos los tres (3) meses de que trata el artículo 52 de la Ley 1369 de 2009, sin que haya sido posible contactar al usuario u obtener su autorización para abrir el objeto postal ya admitido, el operador postal podrá abrirlo y si corresponde a un objeto postal prohibido podrá disponer de este con estricta sujeción al procedimiento que para tales efectos señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en virtud de lo dispuesto en el mencionado artículo 52.

Que el artículo 5.4.4.5 de la citada Resolución CRC 5050 de 2016, describe las circunstancias en que los objetos postales deben ser calificados como no distribuibles y establece el tratamiento que respecto a estos deberá adelantar el operador. De igual forma dispone, en concordancia con lo señalado en el artículo 52 de la Ley 1369 de 2009, que cuando el usuario no atienda la solicitud de recolección del objeto postal declarado como no distribuible y una vez transcurridos tres (3) meses a partir de la fecha de imposición del mismo, este se considerará como rezago.

Que, para dar cumplimiento al deber de información previsto en el artículo 8° de la Ley 1437 de 2011, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones publicó en su sitio web el proyecto que dio lugar a la presente resolución, para comentarios de los interesados, durante el período comprendido entre el 5 y el 20 de abril de 2018, recibiendo comentarios que en lo pertinente fueron tenidos en cuenta para la estructuración de la presente normativa.

Que, en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto y ámbito de aplicación. La presente resolución tiene por objeto establecer el procedimiento para la disposición final de los envíos postales declarados en rezago, y aplica a todos los operadores del servicio de mensajería expresa y el operador postal oficial de correos.

PAR.—Para todos los efectos, las palabras técnicas utilizadas en el presente acto administrativo corresponden a las definiciones contempladas en la Ley 1369 de 2009 y en la Resolución 5050 de 2016 de la CRC. Las demás, deberán entenderse en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas.

ART. 2º—Comité de rezagos. Los operadores del servicio de mensajería expresa y el operador postal oficial de correos deberán conformar, al interior de cada empresa, un comité de rezagos integrado, entre otros, por:

1. El representante legal o su apoderado, quien lo presidirá.

2. El jefe de servicio al cliente o quien haga sus veces

3. El jefe de operaciones o quien haga sus veces

ART. 3º—Funciones del comité de rezagos. El comité de rezagos tendrá las siguientes funciones:

1. Dictar su propio reglamento.

2. Dirigir y controlar el tratamiento de los envíos postales declarados en rezago, de acuerdo a las normas y procedimiento vigente.

3. Verificar los soportes que acrediten la calidad de envíos postales declarados en rezago.

4. Aprobar las actas de apertura de las sacas que contengan los envíos postales declarados en rezago.

5. Verificar la disposición final de los envíos postales declarados en rezago.

6. Efectuar los sorteos a que haya lugar cuando más de una entidad sin ánimo de lucro manifieste interés sobre el mismo envío postal declarado en rezago.

7. Las demás que sean propias para el correcto desarrollo del procedimiento establecido en la normatividad vigente, para la disposición de los envíos declarados en rezago.

ART. 4º—Secretaría técnica del comité de rezagos. El comité de rezagos de que trata el artículo 2º de la presente resolución, deberá contar con una secretaría técnica encargada, entre otras, de las siguientes funciones:

1. Efectuar las citaciones al comité de rezagos.

2. Preparar el orden del día.

3. Elaborar y mantener el archivo de las actas de cada sesión del comité de rezagos, previa aprobación de todos los participantes y firma del secretario y del presidente del comité.

4. Recibir y revisar los soportes que acrediten la calidad de envíos postales declarados en rezago y darlos a conocer al comité de rezagos.

5. Enviar a la dirección de vigilancia y control del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la relación de objetos postales declarados en rezago y copia de las actas que soporten la realización del procedimiento de disposición final de rezagos.

6. Las demás relacionadas con la naturaleza de la designación.

ART. 5º—Procedimiento para la disposición final de los envíos postales declarados en rezago, de mensajería expresa y correo. Los envíos postales declarados en rezago deberán ser remitidos al centro de acopio que cada operador postal disponga para tal efecto, en sacas debidamente cerradas y con la imposición del sello de “rezagos”. En dicho centro se abrirán las sacas verificando que lo expresado en la planilla de remisión de los rezagos corresponda con el contenido de las mismas, de lo cual se dejará constancia en el acta de apertura de las sacas en la que se deberá consignar el estado de cada envío; el nombre del remitente y del destinatario; el motivo de la devolución; los respectivos intentos de entrega al destinatario o devolución al remitente; los soportes documentales que se reciben y que acreditan la condición de envío postal declarado en rezago, así como cualquier anomalía que sea pertinente relacionar.

El acta será fijada en la página web del operador postal durante dos (2) meses, previa publicación en la página principal de dicho sitio web, de un anuncio mediante el cual se invite a la ciudadanía a consultar el acta y a recuperar las piezas postales respecto de las cuales se ostente la calidad de remitente o destinatario. Transcurridos tres (3) meses a partir de la publicación del mencionado aviso en la página web del operador, el Comité de Rezagos se reunirá y dispondrá de las piezas postales que no hayan sido reclamadas, así:

1. Los sobres que al palparlos solo contengan papel, serán picados sin abrir.

2. Los envíos postales declarados en rezago, portadores de objetos de valor, dinero y/o valores convertibles, deberán ser puestos a disposición, en primera instancia, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), previa comunicación escrita en la que se describan tales objetos y se solicite a dicha entidad manifestar si está interesada o no en la donación. El ICBF cuenta con un término de 15 días hábiles para aceptar la donación e indicar la dirección de la sede en que el operador postal le hará llegar dichos envíos.

Si el ICBF no responde dentro del término señalado, se entenderá que no está interesado en la donación y se procederá conforme se indica en el siguiente numeral.

3. Los envíos postales declarados en rezago respecto de los cuales el ICBF no manifieste interés en su donación, deberán ser donados a entidades sin ánimo de lucro que estén registradas ante la cámara de comercio y que tengan como mínimo dos (2) años de constitución anteriores a la fecha de publicación del acta a que se refiere el inciso segundo del presente artículo.

El Operador Postal deberá contar con un archivo digital en el que conste toda la información relativa a los envíos postales declarados en rezago que serán objeto del procedimiento de disposición final señalado en la presente resolución, el cual deberá estar soportado en un acta suscrita por el representante legal o su apoderado, que contendrá al menos la siguiente información:

— Nombres, apellidos y número del documento de identificación del remitente.

— Nombres, apellidos y dirección del destinatario.

— Número de la guía (si aplica) / número de la prueba de admisión.

— Fecha de imposición.

— Los intentos de entrega al destinatario (en caso de que aplique).

— Los intentos de devolución al remitente.

— Motivo de la no entrega.

— Fecha de declaración de rezago.

— Relación de objetos donados y entidades beneficiadas.

— Constancia de recibido de los objetos donados, suscrita por el representante legal o contador de la entidad beneficiada.

— Relación de objetos destruidos.

PAR. 1º—Para el caso de los sobres cuyo remitente sea una entidad pública, el operador postal hará la respectiva devolución a la misma. En el evento de no lograr la devolución señalada, se surtirá el procedimiento de disposición final dispuesto en la presente resolución.

Si se trata de documentos impuestos con cargo a la franquicia postal cuyo remitente o destinatario corresponda a un organismo de la Rama Judicial, el operador postal oficial deberá informar a la autoridad impositora del servicio su falta de entrega y acordar con dicha autoridad la devolución de los documentos o expedientes.

PAR. 2º—De las reuniones del comité de rezagos deberá informarse a la Procuraduría General de la Nación indicando la fecha, hora y lugar en que se realizará el procedimiento de disposición final de los envíos declarados en rezago, con el objeto de que el ente de control, de estimarlo conveniente, se haga presente a fin de salvaguardar el derecho fundamental previsto en el artículo 15 de la Constitución Política.

PAR. 3º—Los operadores postales deberán publicar en sus respectivas páginas web el lugar, hora y fecha en que se realizará el procedimiento de disposición final de los envíos declarados en rezago y que no fueron aceptados por el ICBF, con el objeto de que cualquier entidad sin ánimo de lucro que cumpla las condiciones señaladas en el numeral 3º de este artículo, pueda hacerse presente y manifestar su interés en recibir la donación. En el evento en que más de una entidad sin ánimo de lucro manifieste interés en un envío postal declarado en rezago, se efectuará un sorteo entre estas.

PAR. 4º—En caso de que para los objetos postales declarados en rezago no se haya recibido manifestación de interés por parte del ICBF ni de ninguna otra entidad sin ánimo de lucro, el operador postal dispondrá de los mismos, dejando constancia de su destino y acatando la normatividad ambiental.

ART. 6º—Tratamiento de los objetos postales prohibidos. La disposición de los objetos postales prohibidos a que se refiere el inciso 6° del artículo 2.2.4.3 de la Resolución CRC 5050 de 2016, se hará conforme al procedimiento para los envíos postales declarados en rezago señalado en el artículo 5º de la presente resolución.

ART. 7º—Informes al Ministerio de TIC. Los operadores postales deberán enviar a la dirección de vigilancia y control del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a 31 de enero de cada año, la relación de objetos postales declarados en rezago durante la anualidad inmediatamente anterior, adjuntando copia de las actas que soporten la realización del procedimiento de disposición final señalado en la presente resolución.

ART. 8º—Retención documental. Las actas, constancias y soportes documentales a que se refiere esta resolución, se conservarán en los términos previstos en el artículo 35 de la Ley 1369 de 2009.

ART. 9º—Sanciones. El incumplimiento por parte de los operadores postales de lo dispuesto en la presente resolución acarreará las sanciones a que haya lugar, según lo previsto en la Ley 1369 de 2009.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 4 de julio de 2018.