Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

RESOLUCIÓN 196 de 2018

(Abril 30)

“Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera, y se define el reglamento para su funcionamiento”.

El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en el artículo 208 de la Constitución Política y el Decreto 445 de 2017, en concordancia con la Resolución 119 de 2006 del Contador General de la Nación, y

CONSIDERANDO:

Que el Contador General de la Nación expidió la Resolución 119 de 2006, mediante la cual adoptó el Modelo Estándar de Procedimiento para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.

Que el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública.

Que el Contador General de la Nación mediante la Resolución 193 de 2016 incorporó, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable.

Que la Contaduría General de la Nación, dentro de la Introducción al Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, estableció:

— El procedimiento orienta a los responsables de la información financiera de las entidades en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

— La información financiera servirá de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus análisis para efectos de control, toma de decisiones y rendición de cuentas, a fin de lograr una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual revelará información que interprete la realidad económica.

— La información revelada en los estados financieros deberá ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas, aleatorias, internas o externas, que acrediten sus características fundamentales de relevancia y representación fiel y que confirmen la aplicación estricta del Régimen de Contabilidad Pública para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de la entidad.

Que la Contaduría General de la Nación, en el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, numeral 3.2.2, Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera, establece que las entidades deberán contar con herramientas como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera, instancia que propenda por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.

Que el artículo 2.5.6.1 del Decreto 445 de 2017 reglamenta la forma en que las entidades públicas del orden nacional podrán depurar la cartera a su favor, cuando sea de imposible recaudo, con el propósito de que sus estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial.

Que se hace entonces necesario definir la reglamentación interna para castigar la cartera de imposible recaudo del ministerio, a fin de depurar la información contable, de manera que los estados financieros reflejen de manera fidedigna la situación económica y financiera y permitan tomar decisiones ajustadas a la realidad patrimonial institucional.

Que en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural no existe el comité de cartera, que pueda recomendar el castigo de la cartera de imposible recaudo a fin de depurar la información contable, y que el artículo 2.5.6.5 del Decreto 445 de 2017 prevé que, en caso de que no exista comité de cartera, el representante legal de cada entidad lo constituirá y reglamentará internamente mediante acto administrativo.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural como una instancia asesora, encargado de propender porque se garantice de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.

ART. 2º—Conformación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera estará integrado por:

El Secretario general o su delegado, quien lo presidirá.

El subdirector financiero.

El subdirector administrativo.

El coordinador del grupo de gestión integral de entidades liquidadas de la secretaría general.

El coordinador del grupo de procesos judiciales y de jurisdicción coactiva de la oficina asesora jurídica.

PAR. 1º—El jefe de la oficina de control interno participará con voz y sin voto en las sesiones del comité, a fin de garantizar la independencia y objetividad en la evaluación continua de la calidad de la información financiera, económica y social del ministerio.

PAR. 2º—La asistencia de los integrantes a las sesiones del Comité será indelegable, con excepción de la del secretario general.

ART. 3º—Funciones del comité técnico de sostenibilidad contable y de cartera. Son funciones del comité técnico de sostenibilidad contable y de cartera asesorar a la entidad en cuanto a la depuración y mejora de la calidad de la información financiera, en las siguientes situaciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad;

b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva;

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;

f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente;

g) Emitir su concepto en los casos en que se requiera efectuar la depuración de valores contables, una vez agotadas todas las gestiones administrativas y jurídicas tendientes a la aclaración, identificación y soporte de los saldos contables;

h) Asesorar en la formulación de políticas y estrategias para implementar procedimientos tendientes a garantizar la sostenibilidad del sistema contable público. En los casos de adopción de políticas se emitirá el concepto respectivo que será enviado para aprobación por parte del señor ministro.

El comité tendrá las siguientes funciones adicionales, asociadas con cartera:

i) Estudiar y evaluar si se cumple alguna o algunas de las causales señaladas en el artículo 4º de la presente resolución para considerar que una acreencia a favor de la entidad constituye cartera de imposible recaudo, de todo lo cual se dejará constancia en acta;

j) Recomendar al ministro o su delegado que se declare mediante acto administrativo una acreencia como cartera de imposible recaudo, el cual será el fundamento para castigar la cartera de la contabilidad y para dar por terminados los procesos de cobro de cartera que se hubieren iniciado;

k) Las demás funciones que le sean asignadas por el ministro.

ART. 4º—Cartera de imposible recaudo y causales para la depuración de cartera. No obstante las gestiones efectuadas para el cobro, se considera que existe cartera de imposible recaudo para poder ser depurada y castigada siempre que se cumpla alguna de las siguientes causales:

a) Prescripción.

b) Caducidad de la acción.

c) Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo que le dio origen.

d) Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro.

e) Cuando la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente.

ART. 5º—Actuación administrativa. El ministro o su delegado declarará mediante acto administrativo el cumplimiento de alguna o algunas de las causales señaladas en el artículo anterior, con base en un informe detallado de la causal o las causales por las cuales se depura, previa recomendación del comité técnico de sostenibilidad contable y cartera.

PAR.—El grupo de contabilidad preparará y suscribirá el informe detallado de la causal o causales por las cuales se depura, adjuntando los soportes correspondientes.

ART. 6º—Funciones de los miembros del comité técnico de sostenibilidad contable y de cartera.

1. Presidente

La presidencia del comité será ejercida por el secretario general del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y tendrá las siguientes funciones:

a) Supervisar y controlar el adecuado cumplimiento de las funciones por parte de los integrantes del comité.

b) Coordinar y avalar la toma de decisiones gestionadas desde el comité.

c) Priorizar y seleccionar los temas y actividades a cargo del comité.

2. La secretaría técnica

La secretaría técnica del comité será ejercida por el coordinador del grupo de contabilidad, y de forma conjunta con el coordinador del grupo de procesos judiciales y de jurisdicción coactiva de la oficina asesora jurídica en las sesiones en las cuales los temas a tratar estén asociados con la depuración por castigo de cartera. La secretaría técnica tendrá las siguientes funciones:

a) Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinarias.

b) Preparar el temario de las reuniones.

c) Elaborar el orden del día y presentar los temas a tratar al comité.

d) Proyectar los informes que deba presentar el comité.

e) Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité.

f) Comunicar a los integrantes del comité las convocatorias a las reuniones del mismo.

g) Presentar al comité los asuntos sobre los cuales se deliberará y decidirá en materia de depuración y mejora de la calidad de la información financiera, así como los demás temas asociados con las funciones del comité.

h) Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del comité.

ART. 7º—Reglamento para el funcionamiento del comité técnico de sostenibilidad contable y de cartera.

1. Asistencia

La asistencia al comité es indelegable con respecto a todos sus miembros, a excepción del presidente del comité, quien podrá enviar su delegado. De quien deba ausentarse definitivamente de la sesión se dejará constancia de ello en la respectiva acta.

2. Invitados

En todos los eventos en los cuales el comité lo estime conveniente o necesario, convocará a sus sesiones a las personas que por su actividad o conocimientos estén en capacidad de contribuir a la mejor comprensión de los asuntos materia de su consideración.

El comité, por intermedio de su secretaría técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que se requiera para la mejor comprensión de los asuntos a tratar. Quienes asistan a las sesiones del comité en calidad de invitados intervendrán con derecho a voz pero sin voto, y obrarán siempre de acuerdo con los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad.

3. Decisiones

A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico.

Las decisiones adoptadas en las reuniones que se realicen se consignarán en actas, y las mismas se traducirán en acciones concretas delimitadas en el tiempo, con responsables definidos.

4. Sesiones ordinarias

El comité se reunirá de manera ordinaria cada seis (6) meses, en el lugar indicado en la citación respectiva. El comité sesionará con todos sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

5. Sesiones extraordinarias

El comité se reunirá extraordinariamente cuando sea necesario previa solicitud escrita de al menos tres (3) de sus miembros permanentes, con la convocatoria expresa de la secretaría técnica, y en los términos señalados en este reglamento.

6. Suspensión de la sesión

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

7. Convocatoria ordinaria

La secretaría técnica procederá a convocar a los miembros del comité técnico con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación, en los meses de mayo y noviembre de una misma vigencia fiscal, indicando día, hora y lugar de la reunión, y adjuntando el respectivo orden del día y los documentos que se consideren pertinentes para el efecto.

8. Convocatoria extraordinaria

La secretaría técnica procederá a convocar a sesión extraordinaria en los siguientes casos:

a) Por solicitud del presidente del comité.

b) Por solicitud de al menos tres de sus miembros.

c) Para dar continuidad a la sesión luego de la suspensión.

d) Por la necesidad de aplicación de una nueva norma.

e) Por la necesidad de atender un aspecto relevante para la presentación de los estados contables con cifras razonables.

f) Por la ocurrencia de una situación inesperada de suma importancia para la entidad.

9. Inasistencia a las sesiones.

Cuando alguno de los miembros del comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la secretaría técnica la correspondiente justificación o explicación de los motivos de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión.

10. Desarrollo de las sesiones.

Será responsabilidad del presidente del comité instalar, presidir y levantar la sesión, y del secretario técnico informar sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificar el quórum y dar lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del comité por parte del presidente.

En la correspondiente acta de cada sesión del comité, el secretario técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados y, en caso de inasistencia, así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del comité, el secretario técnico informará al presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el presidente a levantar la sesión.

11. Actas

Las decisiones de cada sesión del comité de cartera quedarán consignadas en actas suscritas por el presidente y el secretario, las cuales servirán de soporte para la suscripción por parte del funcionario competente de los actos, contratos y actuaciones administrativas a que haya lugar.

ART. 8º—Procedimientos contables. Los procedimientos contables que se requieran para la supresión de los registros contables por cartera de imposible recaudo que se realicen, se harán de conformidad con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación.

ART. 9º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de abril de 2018.