RESOLUCIÓN 1960 DE 2007 

(Mayo 14)

“Por la cual se adopta el manual de administración y cobro de cartera en la Secretaría de Educación Distrital”.

El Secretario de Educación de Bogotá, D.C.,

en uso de las facultades otorgadas por los decretos distritales 66 de 2007 y 816 de 2001 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1066 de 2006 “por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones" estableció, para todas las entidades públicas que de manera permanente tienen a su cargo el recaudo de rentas o caudales públicos, disposiciones para la gestión del recaudo de la cartera.

Que el Gobierno Nacional reglamentó la Ley 1066 de 2006, mediante el Decreto 4473 de diciembre 15 de 2006, el cual determinó en su artículo 6º que dentro de los 2 meses siguientes a su fecha de entrada en vigencia las entidades cobijadas por la Ley 1066 deberán expedir su propio reglamento interno de recaudo de cartera en los términos de esa disposición.

Que mediante el Decreto Distrital 66 de 2007, se estableció el reglamento interno de recaudo de cartera en el Distrito Capital, estableciendo que las entidades del sector central se obligaban a adoptar un manual de administración y cobro de cartera que debería contener los parámetros dados por propio decreto de conformidad con su estructura y competencia funcional, así como la legislación naturaleza de la renta o caudal público de la que sea responsable.

Que la Ley 489 de 1998, a través de la cual se reguló el ejercicio de la función administrativa, en su artículo 115 estableció que con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podría crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

Que el Decreto Distrital 816 de 2001 estableció la estructura administrativa y funcional de la Secretaría de Educación Distrital, dando al secretario de educación en el artículo 50 la posibilidad de conformar grupos de trabajo, de acuerdo con las necesidades del servicio y las disponibilidades presupuestales.

Que los recursos de la Secretaría de Educación provienen principalmente de dos grandes fuentes a saber: a) Recursos propios que son administrados por la Secretaría de Hacienda; b) Sistema general de participaciones, administrados por la propia Secretaría de Educación de conformidad con el Acuerdo Distrital 257 de 2006.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción. Adóptese el presente Manual a efectos de la administración y cobro de cartera de la Secretaría de Educación de Bogotá.

ART. 2º—Competencia funcional. En cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Distrital 66 de 2007, la Secretaría de Educación de Bogotá tiene competencia, dentro de la administración y cobro de cartera para realizar las etapas de: Determinación del debido cobrar y el cobro persuasivo.

ART. 3º—Principios. La gestión de administración y cobro de cartera se basará en los principios relacionados con la función pública (C.P., art. 209) y en los dispuestos para las actuaciones administrativas (CCA., art. 3º), especialmente en los siguientes:

3.1. Principio de eficacia. En virtud del principio de eficacia, se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias.

3.2. Principio de eficiencia. En virtud del principio de eficiencia la asignación y utilización de los recursos se realizará de tal forma que se garantice a cabalidad la gestión propuesta al menor costo.

3.3. Principio de economía. En virtud del principio de economía, se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa.

3.4. Principio de procedibilidad. En virtud del principio de procedibilidad en el cobro de las rentas o caudales públicos, la entidad originaria del crédito será responsable de constituir el título ejecutivo de la obligación de manera clara, expresa y exigible, conforme a la legislación que regula el origen de la misma, así como de establecer la legal ejecutoria del mismo.

ART. 4º—Definiciones. Para efectos de la gestión en la administración y cobro de cartera de la SED deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

4.1. Determinación del debido cobrar. Corresponde a esta etapa del proceso la verificación de las obligaciones pendientes de pago a favor de las entidades de que trata el artículo segundo del presente decreto. Esta etapa comprende la identificación de obligaciones pendientes de pago, la exigibilidad de las mismas, la ocurrencia o existencia de hechos que den lugar a la interrupción o suspensión de la prescripción y la validación de los títulos ejecutivos correspondientes.

4.2. Gestión persuasiva. Actuaciones realizadas por la entidad, a través de funcionario competente, compuesta por las siguientes actividades:

4.2.1. Localización del deudor. Entendiendo por tal las referencias en las cuales sea posible contactar al deudor para efectos de comunicaciones y notificaciones. Comprende además la determinación de su domicilio, lugar de trabajo, direcciones y teléfonos, principales y secundarios.

4.2.2. Realización de comunicaciones telefónicas y escritas. Recordando el cumplimiento de las obligaciones derivadas del acto administrativo que constituye el título ejecutivo. En estas comunicaciones se informará de manera clara la forma, lugar y oportunidad de realizar el pago.

4.2.3. Realización de visitas. Si se conoce el domicilio del deudor, a criterio de cada entidad, se podrán realizar algunas visitas con el propósito de brindar al deudor la información relativa a la obligación pendiente de pago, la opción de solicitar facilidades de pago así como las implicaciones de pasar a la etapa de cobro coactivo.

4.2.4. Identificación bienes del deudor. Bienes que eventualmente puedan respaldar el cumplimiento de la obligación.

4.3. Obligación clara. La presentación inequívoca de una obligación dineraria. No cabe la ambigüedad ni la imprecisión.

4.4. Obligación expresa. Que el documento reconozca el valor exacto a cobrar.

4.5. Obligación exigible. Que la obligación no esté sujeta a plazo o condición o de estarlo ya se cumplieron.

ART. 5º—Grupo de trabajo. Créase el grupo de trabajo de administración y cobro de cartera, dentro de la oficina asesora jurídica, con el fin de ejercer la competencia dada por el artículo 2º de la presente resolución.

PAR. 1º—La integración del grupo en cuanto al talento humano, equipos y disposición de espacio se realizará de acuerdo con las necesidades del servicio, para lo cual la subsecretaría administrativa en conjunto con la oficina asesora jurídica gestionarán lo correspondiente.

ART. 6º—Funciones. El grupo de trabajo será el encargado de gestionar todas las actividades relacionadas con la administración y cobro de cartera de la SED, especialmente las siguientes:

6.1. Determinación del debido cobrar:

6.1.1. Identificar las obligaciones pendientes de pago a la SED, para lo cual partirá de la información que al efecto le suministre las subsecretarías. Dicha información debe enviarse de manera detallada, completa y por lo menos una vez al mes.

6.1.2. Determinar la exigibilidad de las deudas, su prescripción y caducidad.

6.1.3. Surtir los procesos de comunicación y notificación derivados de su gestión determinando la dirección, domicilio, teléfono y lugar de trabajo del deudor.

6.2. Constitución de los títulos.

6.2.1. Proyectar los actos administrativos constitutivos de los títulos ejecutivos, conforme a la legislación vigente.

6.2.2. Proyectar los actos administrativos que resuelvan los recursos interpuestos dando agotamiento a la vía gubernativa en virtud de la gestión de cobro.

6.2.3. Proyectar los actos administrativos relacionados con las respuestas a las revocatorias directas interpuestas en virtud de la gestión de cobro.

6.2.4. Establecer la ejecutoria de los títulos ejecutivos y suscribir las constancias respectivas.

6.3. Gestión persuasiva.

6.3.1. Efectuar las comunicaciones telefónicas y escritas recordando el cumplimiento de las obligaciones derivadas del acto administrativo que constituye el título ejecutivo. En estas comunicaciones se informará de manera clara la forma, lugar y oportunidad de realizar el pago.

6.3.2. Realizar las visitas al domicilio del deudor, si es posible, con el fin de brindar al mismo la información relativa a la obligación pendiente de pago, la opción de solicitar facilidades de pago así como las implicaciones de pasar a la etapa de cobro coactivo.

6.3.3. Identificar los bienes que eventualmente puedan respaldar el cumplimiento de la obligación del deudor.

(Nota: Adicionados los numerales 6.3.4 y siguientes del presente numeral por la Resolución 4326 de 2008 artículo 1º de la Secretaria de educación de Bogotá)

6.4. Archivo y sistemas de información.

6.4.1. Llevar el archivo y los expedientes debidamente referenciados y foliados.

6.4.2. Llevar un sistema de información alrededor de las deudas a favor de la SED, derivadas de su gestión.

6.4.3. Una vez ejecutoriados los títulos remitir a la dirección financiera, la información sobre deudores y deudas, para lo de su competencia.

PAR. 1º—La etapa de gestión persuasiva tendrá una duración máxima de 4 meses, contados a partir de la ejecutoria del respectivo título, si al vencimiento de los mismos no se logra el pago de la obligación se remitirá a la oficina de ejecuciones fiscales de la dirección distrital de tesorería. Dicha oficina es la competente para entregar las facilidades de pago y realizar el cobro coactivo en virtud del Decreto 66 de 2007.

PAR. 2º—Las liquidaciones de las deudas, así como sus actualizaciones e intereses, serán efectuadas por la dirección financiera.

PAR. 3º—Los títulos que ya se encuentren constituidos y debidamente ejecutoriados, serán remitidos a la oficina asesora jurídica, para que se siga el procedimiento dado.

6.5. (Nota: Adicionado por la Resolución 4326 de 2008 artículo 2º de la Secretaria de educación de Bogotá)

ART. 7º—Naturaleza de las deudas a cobrar. El grupo de trabajo podrá iniciar la gestión de cobro de todas las deudas que se produzcan por el ejercicio de la función realizada en la SED.

PAR.—Quedan exceptuados del cobro, aquellos valores derivados de la gestión contractual.

ART. 8º—Recaudo. Los dineros que se recauden dentro de las etapas dadas en el artículo 2º de la presente resolución ingresaran así:

8.1. Cuando la obligación dineraria que tenga como fuente original recursos propios, los pagos se realizarán en las cuentas que para el efecto señale la tesorería distrital-Secretaría de Hacienda.

8.2. Cuando la obligación dineraria tenga como fuente original recursos del sistema general de participaciones, los pagos se realizarán en las cuentas que para el efecto señale la dirección financiera de la SED.

8.3. Cuando la obligación no tenga origen en las fuentes ante descritas, los pagos se realizarán en las cuentas que para el efecto señale la dirección financiera de la SED.

PAR.—Sobre las deudas derivadas del sistema general de participaciones que se lleven a cobro coactivo en la Secretaría de Hacienda, se hará el seguimiento pertinente, por parte de la dirección financiera, con el fin obtener su recobro, teniendo en cuenta la destinación especifica de las mismas.

PAR. 2º—(Nota: Adicionado por la Resolución 4326 de 2008 artículo 3º de la Secretaria de educación de Bogotá)

ART. 9º—Legislación aplicable. El cumplimiento de las funciones del grupo de trabajo de administración y cobro de cartera estará regido por el sistema jurídico aplicable a la Secretaría de Educación de Bogotá, en calidad de entidad del nivel central.

Especialmente la gestión se circunscribirá a lo dispuesto por el Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil, el Código Civil, el Código de Comercio y el estatuto tributario.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución comenzará a regir una vez haya sido publicada.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de mayo de 2007.

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