RESOLUCIÓN 197 DE 2009 

(Abril 2)

“Por la cual se establece el reglamento interno de contratación de egreso para el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”.

El Director General del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”,

en uso de sus facultades legales y en especial de las previstas en las leyes 80 de 1993 y 1150 del 2007 y sus decretos reglamentarios,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 1º del artículo 6º del Decreto 208 de 2004, corresponde al Director General del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”, dirigir, coordinar, vigilar, controlar y evaluar la ejecución y cumplimiento de los objetivos, funciones, políticas, planes y programas inherentes al objeto de la entidad.

Que el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 prevé que la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones o concursos y para escoger al contratista, será del jefe o representante legal de la entidad.

Que así mismo, el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 ha dispuesto que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

Que de conformidad con el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”, debe contar con un manual de contratación que contenga los elementos relacionados en dicha norma, que para esta entidad se conforma por esta resolución y los instructivos a los cuales remite, todos para garantizar los fines de la contratación estatal.

Que debe entenderse por contratación de egreso, aquella donde se prevea o establezca salida de recursos en dinero del presupuesto del instituto,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer el siguiente reglamento interno de contratación de egreso del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”.

1. De las normas generales

1.1. Del campo de aplicación

El presente reglamento se aplica a la contratación que realice el instituto en subsidio de las normas legales y reglamentarias que rigen los contratos.

1.2. De la prelación de las normas

La prelación de las normas en la aplicación de este reglamento será en primer lugar la Constitución Política de Colombia, en segundo lugar las disposiciones de las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios, normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, en tercer lugar esta resolución, en cuarto lugar los manuales de procedimientos e instructivos sobre la materia.

1.3. De las actuaciones contractuales del instituto

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación del instituto se desarrollarán especialmente conforme a los principios de la Ley 80 de 1993: transparencia artículo 24; economía artículo 25; responsabilidad artículo 26; equilibrio de la ecuación contractual artículo 27; interpretación de las normas de contratación artículo 28, programación anual y planeación y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

Igualmente, se aplicarán en las mismas actuaciones las normas que regulan la conducta de los servidores públicos y los principios generales del derecho.

1.4. De la carpeta del contrato

De toda contratación se formará una carpeta foliada que contenga un solo ejemplar de los diferentes documentos que se vayan produciendo. Todos los documentos deberán ser preferiblemente originales y encontrarse sin tachaduras ni enmendaduras.

La carpeta reposará en el archivo del grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o en el despacho del profesional con funciones de abogado de la correspondiente territorial. Los responsables de estos archivos efectuarán el reparto de los contratos a los directamente involucrados en el proceso.

Los responsables del archivo de los documentos relacionados con la actividad contractual, deben buscar la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los documentos y contratos estatales, por un periodo mínimo de seis (6) meses después de ejecutados y/o liquidados los contratos, luego los trasladarán al archivo central de la sede central o de la territorial, donde reposarán por el tiempo establecido y para la disposición final que se indique en las tablas de retención documental.

Los documentos que conforman la carpeta del contrato, serán los referidos en los instructivos para la etapa preparatoria, precontractual y contractual.

1.5. De la interventoría

Todo contrato que celebre el instituto requerirá control y vigilancia sobre su ejecución, la cual será ejercida por la interventoría, mediante las actividades o funciones indicadas en el contrato y las consignadas en el manual de interventoría del instituto.

1.6. De las competencias y capacidad

1.6.1. De la competencia para celebrar contratos

El director general del instituto es la autoridad competente para ordenar y dirigir la contratación, quien podrá delegar total o parcialmente esta facultad mediante resolución.

El director general del instituto podrá modificar las delegaciones o reasumir la competencia, en el momento que considere necesario.

1.6.2. De la ejecución y control de delegaciones

Es delegado el funcionario con atribución expresa y escrita del director general para comprometer contractualmente al instituto y aquellos funcionarios a quienes se les haya facultado expresamente para ejercer determinadas funciones o actos dentro de la actividad contractual. La delegación para contratar podrá contemplar todas o algunas de las facultades inherentes al trámite, aceptación de ofertas, ordenación del gasto, adjudicación, celebración, ejecución, terminación, liquidación del contrato y ordenación del pago.

1.6.3. De los informes sobre el ejercicio de las delegaciones y sus consecuencias

Los funcionarios a quienes se les haya delegado la competencia para adjudicar y/o suscribir contratos, rendirán al director general del instituto un informe cada trimestre calendario sobre el uso de tal facultad, en forma verbal en las reuniones de “comité de dirección”.

Los informes sobre el uso de dicha facultad de delegación que deban presentar los funcionarios del nivel territorial, se rendirán a través del correspondiente subdirector según el tema materia de la contratación e igualmente en forma verbal en los “comités de dirección”.

2. De las modalidades de selección

La escogencia de los contratistas se efectuará por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, conforme a lo dispuesto en las leyes 80 de 1993 y 1150 del 2007, sus decretos reglamentarios y demás normas que los sustituyan o modifiquen.

Para la contratación de mínima cuantía se seguirá el procedimiento señalado en el instructivo “etapa precontractual para la contratación de egreso”.

3. Procedimientos generales en la etapa preparatoria

Estos procedimientos se encuentran desarrollados en el instructivo “etapa preparatoria para la contratación de egreso”.

3.1. Planeación de la contratación

La planeación de la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, se ajustará a las necesidades y apropiaciones presupuestales existentes.

Los requerimientos se calculan con base en los elementos necesarios para cada actividad, el recurso humano existente, los consumos históricos, los niveles de existencia de elementos y la demanda insatisfecha.

La responsabilidad en la elaboración del plan de contratación es de todas las dependencias del instituto y la coordinación y consolidación de la información corresponde al grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central.

3.2. Elaboración del presupuesto para la contratación de egreso

Es un estimativo del valor total de las obras, bienes o servicios por contratar, preparado por la dependencia interesada en la contratación.

No se podrá contratar una obra, adquirir un bien, contratar un servicio o en general celebrar cualquier contrato sin la existencia del certificado de disponibilidad presupuestal y, en caso de ser necesario, de la autorización para comprometer vigencias futuras.

Los funcionarios que intervienen en el proceso de cálculo del presupuesto son responsables de incluir el total de los costos, teniendo en consideración las variables que incidan en dichos costos.

3.3. Elaboración del cronograma de ejecución

De acuerdo con el plan de adquisiciones o compras del instituto, y en desarrollo del principio de planeación, las dependencias del nivel central y las direcciones territoriales deberán elaborar un cronograma de contratación y de ejecución del mismo.

3.4. Elaboración del plan de adquisiciones o compras

El plan de adquisiciones o compras, según el alcance establecido en el respectivo acuerdo del comité para la operación del SICE de la Contraloría General de la República, debe contemplar la adquisición de bienes, servicios y obras públicas independientemente del rubro presupuestal que se afecte, bien sea de funcionamiento o de inversión.

El grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central coordina y consolida la construcción del plan de adquisiciones o compras, con los jefes de las dependencias ejecutoras, desde el mes de febrero de cada año fiscal, cuyo proyecto deberá estar finalizado el 30 de junio del año fiscal anterior al de su vigencia. Para el efecto y de conformidad con el artículo 5º de la Ley 598 de 2000, se consultará el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR.

El plan de adquisiciones o compras constituye el soporte de las partidas presupuestales que se incluyen en el proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal, que el Gobierno Nacional presenta al Congreso de la República.

Una vez aprobado el presupuesto anual del instituto, el grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central cotejará el respectivo plan de adquisiciones o compras contra el presupuesto público aprobado, lo ajustará con las partidas presupuestales definitivas en coordinación con las dependencias ordenadoras del gasto y procederá a registrarlo a más tardar el 31 de enero de cada año fiscal en el SICE, según los requerimientos establecidos por la Contraloría General de la República.

Para ejecutar el plan de adquisiciones o compras el grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central deberá consultar el SICE con sus elementos, el RUPR y el CUBS, en los términos señalados en el artículo 22 de la Resolución 5313 del 28 de febrero de 2002 de la Contraloría General de la República o la que la sustituya o modifique.

3.5. Documentación contractual

La conforman los documentos en que consten: la elaboración de los estudios y documentos previos y de conveniencia, necesidad y oportunidad; estudios de prefactibilidad o factibilidad, la obtención de autorizaciones requeridas para la contratación, el proyecto de pliego de condiciones, su publicación, las observaciones a los mismos y la elaboración definitiva del pliego de condiciones, el proceso de selección del contratista, la adjudicación, el contrato, la ejecutabilidad del mismo, su legalización, los informes de ejecución, actas de interventoría, pagos y liquidación; los cuales deben reunir los requisitos previstos en las leyes y decretos reglamentarios sobre contratación y elaborarse u obtenerse en la debida oportunidad.

4. Procedimientos generales en la etapa precontractual o de selección del contratista

El director general o su delegado hacen la convocatoria, apertura o justificación de la contratación, en la oportunidad señalada reglamentariamente, con base en el proyecto que elabore el grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o el abogado en la dirección territorial, en coordinación con la dependencia que requiera la obra, bien o servicio. Para la expedición de estos actos administrativos deben existir los estudios y documentos previos.

Las responsabilidades y competencias por los trámites relacionados con la etapa precontractual, se encuentran detallados en el instructivo “etapa precontractual para la contratación de egreso”.

5. Garantías

En los pliegos de condiciones se establecerá la naturaleza, monto y vigencia de la garantía de seriedad del ofrecimiento, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 4828 de 2008 o en la norma que lo sustituya o modifique.

Para la ejecución de los contratos, el contratista debe constituir la garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación, la responsabilidad extracontractual y demás riesgos a que se encuentre expuesto el instituto, según el contrato y de conformidad con el Decreto 4828 de 2008, o la norma que lo modifique o sustituya.

El ordenador del gasto señalará en los estudios previos los riesgos, la suficiencia de la garantía (valor y vigencia) y la naturaleza de la misma, teniendo en cuenta los mínimos y las facultades previstas en el Decreto 4828 del 2008, o la norma que lo modifique o sustituya.

En los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, no será obligatoria la garantía de cumplimiento y el ordenador del gasto determinará la necesidad de exigirla o no en los estudios previos atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y la forma de pago.

6. De la ejecución de los contratos

6.1. Elaboración y perfeccionamiento del contrato

Los trámites de elaboración y perfeccionamiento del contrato se encuentran detallados en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”.

6.2. Seguimiento técnico y administrativo del contrato

La ejecución del contrato será objeto de vigilancia y control por parte del interventor designado. Las condiciones para la ejecución del contrato dependerán de lo previsto en los pliegos de condiciones, en la oferta y en el contrato.

Adicionalmente, el interventor debe buscar el cumplimiento del objeto contractual y en caso de requerirse, debe señalar los responsables por la no ejecución o por el incumplimiento del mismo, así mismo debe emitir en forma periódica los informes respectivos en los que se consignen las observaciones al desarrollo del contrato.

Los informes de interventoría hacen parte integral del contrato y serán objeto de archivo y custodia.

6.3. Ejecución óptima del contrato

La interventoría certifica el cumplimiento del contrato, mediante las actas que debe expedir con la periodicidad y el contenido indicado en el manual de interventoría, en el contrato y en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”. Estas actas también sirven de sustento para los pagos, junto con los otros documentos requeridos para ese efecto.

6.4. Situaciones que pueden presentarse durante la ejecución de los contratos

6.4.1. Modificaciones

Son susceptibles de modificar todas las cláusulas contractuales menos las siguientes: Las excepcionales al derecho común, que de conformidad con la ley se hubiesen pactado en el contrato, tales como: modificación, interpretación o terminación unilateral, caducidad y reversión. Las que constituyen parte del clausulado general para todo contrato y que según la ley deben establecerse como garantía de protección del Instituto o para la debida ejecución, terminación o liquidación del contrato, como son: inexistencia de vínculo laboral, responsabilidad legal del contratista, perfeccionamiento, publicación e impuestos, requisitos de ejecución y liquidación del contrato.

Las ampliaciones en el plazo de ejecución, en el término de vigencia o en el valor del contrato, se denominarán y tramitarán como adiciones.

6.4.1.1. Modificación por mutuo acuerdo

Procede cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas por el ordenador del gasto, que justifiquen la modificación.

La solicitud de modificación puede provenir del ordenador del gasto, del contratista o del interventor y requiere de una argumentación detallada y soportada, que explique la pertinencia y necesidad de la modificación.

El interventor del contrato siempre deberá conceptuar sobre las modificaciones que se pretendan efectuar.

Si la modificación es sobre las especificaciones técnicas del objeto del contrato, el ordenador del gasto, conjuntamente con el interventor, deben sustentar por escrito las razones tecnológicas o de ostensible mejoramiento que sustenten dicha modificación. En estos casos no se debe aumentar el valor del contrato.

Toda modificación debe solicitarse al grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, acompañada de la justificación y el concepto del interventor.

El trámite de las modificaciones se ceñirá a lo previsto en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”.

6.4.1.2. Modificación unilateral

Procede si se dan los elementos previstos en el artículo 16 de la Ley 80 de 1993.

Estas modificaciones se efectuarán mediante acto administrativo motivado, proyectado por el grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o por el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, revisado por la oficina asesora jurídica y firmado por el director general del instituto, luego notificado al contratista. Tal acto administrativo será parte integrante del contrato.

6.4.2. Adiciones (plazo – valor)

Si se amplían los plazos de ejecución o de vigencia del contrato, se debe analizar la pertinencia de ampliar la vigencia de la garantía única de cumplimiento; si se incrementa el valor del contrato, debe obtenerse previamente el certificado de disponibilidad presupuestal para la adición y aumentarse el valor asegurado en el porcentaje correspondiente.

La adición del valor de un contrato puede ser hasta del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos mensuales legales vigentes (L. 80/93, art. 40).

Las adiciones deben celebrarse antes del vencimiento del respectivo plazo contractual.

La solicitud de adición puede provenir del ordenador del gasto, del contratista o del interventor y requiere de una argumentación detallada y soportada, que explique la pertinencia y necesidad de la adición.

El interventor del contrato siempre deberá conceptuar sobre las adiciones que se pretendan efectuar.

Toda adición debe solicitarse al grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, acompañada de la justificación y el concepto del interventor.

El trámite de las modificaciones se ceñirá a lo previsto en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”.

6.4.3. Otrosí de aclaración

Procede cuando se hace necesario aclarar alguna de las cláusulas de contrato.

La solicitud de un otrosí de aclaración se tramita conforme a lo señalado en el trámite de modificaciones descrito en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”.

6.4.4. Suspensión temporal del contrato

Además de los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, también procede la suspensión cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas por el ordenador del gasto, que la justifiquen.

La solicitud de suspensión puede provenir del ordenador del gasto, del contratista o del Interventor y requiere de una argumentación detallada y soportada, que explique la pertinencia y necesidad de esta.

El interventor del contrato siempre deberá conceptuar sobre la suspensión que se pretenda efectuar.

Toda suspensión debe solicitarse al grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, acompañada de la justificación y el concepto del interventor.

El trámite de las suspensiones se ceñirá a lo previsto en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”.

La suspensión debe hacerse por acta donde conste: número del contrato, nombre del contratista y del ordenador del gasto (quienes suscribirán el acta), fecha de la suspensión, razones que la motivaron, tiempo de la suspensión (si es procedente, o indicación del evento que al ocurrir permita levantarla), la manifestación expresa de que durante la suspensión no se computa ni transcurre ningún plazo del contrato, las medidas de conservación que sean convenientes y si es el caso deben convenirse los costos de la suspensión, la ampliación de la vigencia de la garantía única de cumplimiento y las responsabilidades por estos pagos. Se entiende que levantada la suspensión se deben reprogramar las actividades del contrato y señalar los responsables de estas.

Si en el acta de suspensión se fijó día exacto para el levantamiento de la suspensión, llegado dicho día se reiniciarán los términos suspendidos sin necesidad de suscribir acta de levantamiento.

Si la suspensión depende de condición, el interventor del contrato debe estar atento a la ocurrencia de la condición e informar al grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, la fecha en la cual debe proceder a levantarse la suspensión, para lo cual será necesario suscribir la correspondiente acta por quienes suscribieron la suspensión.

6.4.5. Terminación anticipada por mutuo acuerdo

Para este efecto se requiere que obre la solicitud justificada y el concepto del interventor. El ordenador del gasto debe certificar por escrito que no se afecta el instituto, ni se le causa perjuicio a la finalidad o necesidad que se pretendía obtener o satisfacer con el contrato.

La terminación anticipada por mutuo acuerdo debe hacerse por acta, donde debe constar: número de contrato, nombre del contratista, del ordenador del gasto (quienes suscribirán el acta), razones para la terminación anticipada, la liberación mutua de derechos y obligaciones y la obligación de liquidar, donde se establecerá el estado de ejecución del contrato pendiente al momento de su terminación.

Excepcionalmente, en la misma acta de terminación se puede realizar la liquidación del contrato.

Toda terminación anticipada por mutuo acuerdo debe solicitarse al grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, acompañada de la justificación y el concepto del interventor.

El trámite de las terminaciones se ceñirá a lo previsto en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”.

6.4.6. Incumplimiento

Cuando ocurra un incumplimiento debe analizarse si el mismo da lugar a la aplicación de la caducidad o, a la declaratoria de incumplimiento o, a la aplicación de las cláusulas de multas o penal pecuniaria y/o, a la ejecución de la garantía.

El interventor debe informar oportunamente de todo incumplimiento del contrato, al ordenador del gasto y al coordinador del grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, adjuntando los documentos sobre el desarrollo y ejecución del contrato, así como un requerimiento al contratista para que cumpla, donde deben señalarse claramente los puntos en que se considere que hay incumplimiento.

El coordinador del grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central, revisa que la carpeta contenga todos los documentos con sus soportes y la envía a la oficina asesora jurídica para que ejecute el procedimiento que a continuación se indica. El jefe de la oficina asesora jurídica o el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, por escrito dirigido y comunicado al contratista y al garante, les ponen en conocimiento de la situación de incumplimiento informada por el interventor y conmina al contratista para que dé cumplimiento de inmediato. En el mismo escrito les da traslado, al contratista y al garante, de los documentos allegados por el interventor y les advierte que tendrán tres (3) días hábiles para ejercer su derecho de defensa y controversia.

En caso de que el contratista o el garante no estén de acuerdo con la información del interventor o estimen justificado el incumplimiento, dentro de los precitados tres (3) días hábiles, expondrán sus argumentos por escrito y allegarán o solicitarán las pruebas que consideren demostrativas de sus planteamientos. El silencio en este plazo se tendrá como indicio demostrativo de las afirmaciones del interventor. Las manifestaciones extemporáneas pueden ser apreciadas al momento de decidir, pero las pruebas pedidas o allegadas extemporáneamente no serán objeto de decreto ni de práctica.

El jefe de la oficina asesora jurídica o el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, en el día hábil siguiente al del traslado, por oficio que comunicará a los interesados, decretará las pruebas solicitadas oportunamente y las que de oficio considere necesarias.

Para la práctica de estas pruebas se tendrán tres (3) días hábiles y en ellas podrán participar el interventor, el contratista y quien dio garantía en el contrato. Vencido este plazo o el del traslado, si no hubo lugar a practicar pruebas, proyecta el acto administrativo correspondiente y lo somete a consideración y firma del director general. Una vez firmado, fechado y numerado se notifica al contratista y al garante.

7. Liquidación del contrato

Los trámites de la liquidación del contrato se encuentran detallados en el instructivo “etapa contractual para la contratación de egreso”.

Los contratos de prestación de servicios, suministro, obra, en general los de tracto sucesivo, deben liquidarse.

El acta de liquidación debe elaborarla el interventor, quien deberá someterla a consideración y firma de las partes contratantes y una vez suscrita debe remitirla en forma análoga y en archivo PDF al grupo interno de trabajo de contratos de egreso de la sede central o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, para anexarla al contrato original, archivar en la carpeta correspondiente y efectuar la respectiva publicación.

Copia del acta de liquidación también se envía a la división financiera o quien haga sus veces o al profesional con funciones de pagador de la territorial, cuando queden saldos presupuestales para liberar y si quedó un saldo a favor del instituto se requerirá al contratista para su pago voluntario. De lo contrario, se hará efectiva la garantía o se acudirá al cobro coactivo.

Cuando no sea posible hacer la liquidación de mutuo acuerdo, el interventor informará de esta situación al ordenador del gasto y al jefe de la oficina asesora jurídica o al profesional con funciones de abogado en la direcciones territoriales, al mismo tiempo entregará la documentación y el proyecto de acta de liquidación que puso a consideración del contratista.

Con base en estos documentos se proyecta la resolución de liquidación unilateral, que será firmada por el director general respecto de los contratos de la sede central del instituto o por el director territorial en relación con los contratos de su dependencia. Una vez expedido el acto administrativo, se numera, se fecha y notifica al contratista y al garante.

En el proceso de liquidación debe cumplirse lo establecido por los artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 60 del 2007 y todas las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de abril de 2009.

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