Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1974 DE 1999 

(Octubre 12)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refieren los literales a), e), f), g), h), i), l), m) del artículo 631 del estatuto tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio electrónico o magnético”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 del 10 julio de 1997, el Decreto 1071 del 26 de junio de 1999 y en los artículos 631, 633, 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Información a suministrar. La información a que se refieren los literales a), e), f), g), h), i), l), m) del artículo 631 del estatuto tributario, correspondiente al año gravable 1999 y siguientes, debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las personas naturales y personas jurídicas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución.

ART. 2º—Medios de entrega de la información. La información deberá ser presentada en cualquiera de los siguientes medios magnéticos o electrónicos, teniendo en cuenta las siguientes características:

a) Disquete:

1. Tamaño disquetes: 3½ pulgadas.

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.

3. Código de grabación: ASCII u hoja electrónica excel.

b) Datatape:

1. Tamaño: 80 mm x 60 mm.

2. Ancho de la cinta: 4 milímetros.

3. Almacenamiento: 340 MB.

4. Código de grabación: ASCII.

5. Número de registros por bloque: 50.

6. Comandos: tar, cpio o dd.

7. Sin rótulo de identificación: (sin header label).

c) Minicartridge:

1. Tamaño: 95 mm x 62 mm.

2. Ancho de la cinta: 8 milímetros.

3. Almacenamiento: 2.3 GB o 5.0 GB.

4. Código de grabación: ASCII.

5. Número de registros por bloque: 50.

6. Comandos: tar, cpio o dd.

7. Sin rótulo de identificación: (sin header label)

e) Red de valor agregado o internet: Los contribuyentes que deseen utilizar cualquiera de estos medios electrónicos, deberán informarlo mediante oficio dirigido al grupo interno de trabajo de información exógena de la división de programas de fiscalización de la subdirección de fiscalización tributaria; con quince días hábiles de antelación a la fecha de los vencimientos para la entrega de la información, esto con el objeto de que la DIAN le informe el procedimiento correspondiente a seguir.

ART. 3º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP631.ASC.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de excel de office 95 versión original para windows 95 como mínimo, (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en cuatro hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos del informante y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de los literales a), e), f), g), h), i).
Hoja 3Tipo 2Información del literal l).
Hoja 4Tipo 2Información del literal m).

El nombre del archivo (libro) debe ser IMP631.XLS y el diseño de las hojas electrónicas (anexo 1) es el siguiente:

Hoja 1 Registro tipo 1 (Datos del informante y de control):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1G4
B4H40
C2I5
D14J10
E1K20
F60L8

Hoja 2 Registro tipo 2 (Información de los literales a), e), f), g), h), i)):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1F1
B2G60
C2H20
D14I20
E1J14

Hoja 3 Registro tipo 2 (Información del literal l)):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1G20
B2H2
C2I10
D15J15
E40K15
F5  

Hoja 4 Registro tipo 2 (Información del literal m)):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1E1
B2F60
C2G10
D14H15

PAR.—I. El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

Formato Configuración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR.—II. Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio magnético a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético por cada año gravable.

Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44Mb), se podrán utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o WINZIP (windows 95).

PAR.—III. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR.—IV. Los valores se deben informar en pesos, aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación.

ART. 4º—Tipos de registros. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro Tipo 1 contiene los datos del informante y de control y el registro Tipo 2 contiene los datos de los informados (literales a), e), f), g), h), i), l) y m)).

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación y de control (Tipo 1)

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “1”
2 – 5Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6 – 7Tipo de persona o entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es “31” (dos caracteres numéricos).
8 – 21NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informante (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
22 – 22Dígito de verificación (un caracter numérico).
23- 82Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad informante (sesenta caracteres alfanuméricos).
83 – 86Código de actividad económica de la persona o entidad informante (según resolución 8587/98) (cuatro caracteres numéricos).
87 – 126Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la persona o entidad informante (cuarenta caracteres alfanuméricos).
127 – 131Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
132 – 141Número total de registro de movimiento Tipo 2 informados en el medio magnético, incluyendo los de los literales l) y m), es decir, los registros con códigos 95 y 96 (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
142 – 161Total de la sumatoria del primer y segundo valor informado de todos los registros de movimiento Tipo 2 reportados en el medio magnético, sin incluir los valores del literal l), es decir, los valores con código 95. (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
162 – 169Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD). (Ocho caracteres numéricos).

b) Registro de movimiento (tipo 2)

La información a que se refieren los literales a), e), f), g), h), i), del artículo 631 estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2 – 3Código que identifica la clase de información a que se refieren los literales del artículo 631 del estatuto tributario, según artículo 5º de la presente resolución (dos caracteres numéricos).
4 – 5Subcódigo que identifica el concepto informado, según lo establezca la resolución mediante la cual se solicite la información para el año gravable respectivo (dos caracteres numéricos).
6 – 19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad informada (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda para archivo plano).
20 – 20Dígito de verificación (un caracter numérico de lo contrario blanco).
21 – 21Clase: Marque E: cuando se trate de una cédula de extranjería. T: cuando se trate de la identificación del tutor o representante. Blanco: de lo contrario.
22 – 81Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad, de la cual se está informando (sesenta caracteres alfanuméricos).
82 – 101Primer valor informado: Según artículo 5º de la presente resolución (en pesos aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación). (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
102 – 121Segundo valor informado: Según artículo 5º de la presente resolución (en pesos aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación). (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
122 – 135NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del mandante, sin incluir el dígito de verificación. Debe utilizarse para el código 64 del literal e). NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del tercero a cuyo nombre se recibieron los ingresos, sin incluir dígito de verificación. Debe utilizarse para el código 84 del literal g) (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).

La información a que se refiere el literal l) del artículo 631 del estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2 – 3Código que identifica la clase de información a que se refiere el literal l), para efectos de la presente resolución, el código es “95” (dos caracteres numéricos).
4 – 5Subcódigo que identifica el concepto informado: 01 intervalos de numeración de la factura de venta (dos caracteres numéricos).
6 – 20Nombres del establecimiento o sucursal, del cual se está informando (quince caracteres alfanuméricos).
21 – 60Dirección que corresponda al domicilio del establecimiento o sucursal informada (cuarenta caracteres alfanuméricos).
61 – 65Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
66 – 85Valor global de las ventas o de la prestación de servicios (en pesos aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación). (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
86 – 87Tipo de factura, según los siguientes códigos:
01 Facturación por talonario.
02 Facturación por computador.
03 Facturación POS (dos caracteres numéricos).
88 – 97Prefijo: Cuando la numeración de los documentos equivalentes de máquina registradora POS y/o de las facturas utilizadas esté antecedida por una serie alfabética, numérica o alfanumérica (diez caracteres alfanúmericos de lo contrario blanco).
98 – 112Número inicial del intervalo, que corresponde al número del primer documento equivalente de máquina registradora POS y/o de la primera factura del intervalo utilizado (quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
113 – 127Número final del intervalo, que corresponde al número del último documento equivalente de máquina registradora POS y/o de la última factura del intervalo utilizado (qince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).

La información a que se refiere el literal m) del artículo 631 del estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2 – 3Código que identifica la clase de información. Para efectos de la presente resolución, el código es “96” (dos caracteres numéricos).
4 – 5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efectos de la presente resolución el subcódigo es “00” (dos caracteres numéricos).
6 – 19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona beneficiaria del pago (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
20 – 20Dígito de verificación (un caracter numérico).
21 – 80Apellidos y nombres de la persona o razón social del beneficiario del pago (sesenta caracteres alfanuméricos).
81 – 90Prefijo utilizado en la factura, de lo contrario blanco (diez caracteres alfanuméricos).
91 – 105Número de la factura (quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).

PAR.—I. Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con los campos del código que corresponda al literal del artículo 631 del estatuto tributario, informado (posiciones 2-3) y subcódigo del concepto informado (posiciones 4-5).

ART. 5º—Codificación de los literales del artículo 631 del estatuto tributario. Para efectos de la información a que se refiere el artículo 4º de la presente resolución, los códigos de los literales y la definición de los valores informados, serán los siguientes:

Códigos de los literales y valores informados
Literal del artículo 631 del estatuto tributarioCódigoDenominación
a)60Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades que sean socias o accionistas, de la respectiva entidad informante.
Primer valor informado: Acciones o aportes.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
e)61Cuando se estén informando los apellidos y nombres o la razón social de las personas o entidades beneficiarias de las utilidades generadas por el patrimonio autónomo.
Primer valor informado: Valor utilidades liquidadas.
Segundo valor informado: Valor retención en la fuente practicada.
Tercer valor informado: En cero.
e)64Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo, deducción o de derecho a impuesto descontable correspondiente a las operaciones inherentes a los contratos de mandato.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas retenido.
Tercer valor informado: NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del mandante.
e.65Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo, deducción o de derecho a impuesto descontable correspondiente a las operaciones inherentes a los contratos de mandato.
Primer valor informado: Valor retención en la fuente practicada.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas, descontable.
Tercer valor informado: NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del mandante.
e.70Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los beneficiarios de los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo, deducción o de derecho a impuesto descontable correspondiente a las operaciones ejecutadas a través de consorcios o uniones temporales.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas retenido.
Tercer valor informado: En cero.
e.71Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los beneficiarios de los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo, deducción o de derecho a impuesto descontable correspondiente a las operaciones ejecutadas a través de consorcios o uniones temporales.
Primer valor informado: Valor retención en la fuente practicada.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas descontable.
Tercer valor informado: En cero.
e.72Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de pagos o abonos, que constituyan costos, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor del pago o abono sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal e) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado: Valor retención en la fuente practicada o valor arancel.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas descontable.
Tercer valor informado: En cero.
e.73Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los beneficiarios de los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable correspondiente a las operaciones inherentes a la cuenta conjunta ejecutadas en los contratos de asociación para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado: Valor retención en la fuente efectuada.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas descontable.
Tercer valor informado: En cero.
e.74Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los beneficiarios de las operaciones realizadas por los patrimonios autónomos.
Primer valor informado: Valor retención en la fuente efectuada.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas descontable.
Tercer valor informado: En cero.
e.75Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor del pago o abono sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal e) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: Impuesto sobre las ventas retenido, cuando fuere del caso.
Tercer valor informado: En cero.
e.76Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades beneficiarias de los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo, deducción o de derecho a impuesto descontable correspondiente a la cuenta conjunta en contratos de asociación para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas retenido.
Tercer valor informado: En cero.
e.77Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los beneficiarios de las operaciones realizadas por los patrimonios autónomos.
Primer valor informado: Valor acumulado pagado o abonado en cuenta.
Segundo valor informado: Valor impuesto sobre las ventas retenido.
Tercer valor informado: En cero.
f.78Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades de quienes se recibieron los ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal f) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: Impuestos sobre las ventas liquidado, cuando fuere del caso.
Tercer valor informado: En cero.
f.79Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades de quienes se recibieron los ingresos, en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal f) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: Impuestos sobre las ventas liquidado, cuando fuere del caso.
Tercer valor informado: En cero.
f.80Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades de quienes se recibieron los ingresos, en los contratos de mandato, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso sea superior al valor indicado en el artículo 631 literal f) del estatuto tributario y su reglamento para el año gravable correspondiente.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: Impuestos sobre las ventas liquidado, cuando fuere del caso.
Tercer valor informado: En cero.
g.81Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades de quienes se recibieron los ingresos para terceros.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
g.84Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades a cuyo nombre se recibieron los ingresos.
Primer valor informado: Valor acumulado.
Segundo valor informado: En cero.
Tercer valor informado: NIT, Cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona o entidad de quien se recibió el ingreso para tercero.
h.87Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades acreedoras por pasivos de cualquier índole.
Primer valor informado: Saldo del pasivo.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
h.88Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los pasivos correspondientes a contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado: Saldo del pasivo.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
h.89Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de los pasivos correspondientes a contratos de mandato.
Primer valor informado: Saldo del pasivo.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
i.90Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades deudoras por concepto de créditos activos.
Primer valor informado: Saldo del crédito.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
i.91Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades deudoras por concepto de los créditos activos correspondientes a contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
Primer valor informado: Saldo del crédito.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
i.92Cuando se estén informando: los apellidos y nombres de las personas o la razón social de las entidades deudoras por concepto de los créditos activos correspondientes a contratos de mandato.
Primer valor informado: Saldo del crédito.
Segundo y tercer valor informado: En cero.
l.95Cuando se esté informando el valor global de las ventas o prestación de servicios, por cada uno de los establecimientos comerciales con indicación de los intervalos de numeración del documento equivalente de máquina registradora POS y/o de la factura utilizados, ubicación geográfica de cada establecimiento y tipo de facturación.
m.96Cuando se estén informando: los apellidos y nombre o razón social, el NIT o cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, con indicación del número de la factura de venta o documento equivalente generado por máquina registradora POS.

ART. 6º—Sanciones. El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presenta errores, o la información no corresponda a la solicitada, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario; de igual forma, si la información suministrada en el medio magnético no se ajusta a las especificaciones y características que se indican en la presente resolución.

ART. 7º—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá D.C., a 12 de octubre de 1999.