Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1976 DE 1999 

(Octubre 12)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del estatuto tributario, que debe ser presentada anualmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio magnético o electrónico, por la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en el Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 627, 633 y 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Información a suministrar. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del estatuto tributario, la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberá suministrar anualmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en medio magnético la información de las cédulas de ciudadanía correspondientes a personas fallecidas, de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución.

La información deberá presentarse en forma consolidada a nivel nacional, en un sólo medio magnético.

ART. 2º—Medios de entrega de la información. La información deberá ser presentada en cualquiera de los siguientes medios magnéticos, teniendo en cuenta las siguientes características:

a) Disquete:

1. Tamaño disquete: 3½ pulgadas

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad

3. Código de grabación: ASCII u Hoja electrónica excel

b) Minicartridge:

1. Tamaño: 95 mm x 62 mm

2. Ancho de la cinta: 8 milímetros

3. Almacenamiento: 2.3 GB o 5.0 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Comandos: tar, cpio o dd

7. Sin rótulo de identificación: (sin header label)

ART. 3º—Formatos de grabación. La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC.) El nombre del archivo debe ser IMP627.ASC.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de excel de office 95 versión original para windows 95 (extensión XLS) como mínimo, sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en dos (2) hojas, dentro de un libro, de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos de la registraduría y de control
Hoja 2Tipo 2Información de las personas fallecidas
El nombre del archivo (libro) debe ser IMP627.XLS.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

Formato Configuración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. II.—Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio magnético a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético por cada año gravable.

Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44 Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o WINZIP (windows 95).

PAR. III.—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo excel, no justificar con ceros a la izquierda. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

ART. 4º—Tipos de registros. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante y de control y el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación y de control (tipo 1)

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “1”
2 – 5Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6 – 7Tipo de persona o entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es “27” (dos caracteres numéricos).
8 – 21NIT de la entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el NIT de la Registraduría Nacional del Estado Civil (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano)
22 – 22Dígito de verificación (un caracter numérico).
23- 82Razón social de la entidad informante. Para efectos de la presente resolución, Registraduría Nacional del Estado Civil (sesenta caracteres alfanuméricos).
83 – 86Código de actividad económica de la entidad informante. Para efectos de la presente resolución el código es 7512 (R. 8587/98) (cuatro caracteres numéricos).
87 – 126Dirección de la Registraduría Nacional del Estado Civil (cuarenta caracteres alfanuméricos)
127 – 131Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizará los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
132 – 141Número total de registro de movimiento tipo 2 informados en el medio magnético (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
142 – 149Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).

b) Registro de movimiento (tipo 2)

La información a que se refiere el artículo 627 del estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2 – 3Código que identifica la clase de información a que se refiere el artículo 627 del estatuto tributario. Para efectos de la presente resolución el código es 27 (dos caracteres numéricos).
4 – 5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efectos de la presente resolución el subcódigo es 00 (dos caracteres numéricos).
6 – 19Cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona fallecida (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda para archivo plano).
20- 79Apellidos y nombres de la persona fallecida (sesenta caracteres alfanuméricos).
80 – 87Fecha del fallecimiento, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).
88 – 92Código del departamento y Municipio de expedición de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona fallecida. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).

PAR. I.—Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2), ordenado en forma ascendente por la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la persona fallecida (posiciones 6 - 19).

ART. 5º—Forma y sitio de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse personalmente, en el grupo de información exógena de la subdirección de fiscalización tributaria, ubicada en la Carrera 7 Nº 6-54 de Santafé de Bogotá, D.C., acompañado del formato de entrega DIAN - 79.032.97 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal y el revisor fiscal.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y la razón social de la registraduría, el año al que corresponda la información y el tipo de entidad informante (27). Si la información se presenta en disquete comprimida, escribir el formato de compresión utilizado (PKZIP o WINZIP). En el caso de presentar la información en minicartridge deberá anotarse el comando utilizado para la grabación (tar, cpio o dd).

ART. 6º—Plazo para presentar la información. De acuerdo con lo establecido en el artículo 627 del estatuto tributario, la información deberá ser presentada a más tardar el 1º de marzo del año inmediatamente siguiente al año que se está informando.

ART. 7º—Sanciones. El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, o la información presentada no se ajusta a las especificaciones y características técnicas que se indican en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario y sus reglamentarios.

ART. 8º—Corrección de la información. Para corregir la información se debe presentar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 12 de octubre de 1999.