Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 1977 DE 1999 

(Octubre 12)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información que deben presentar anualmente en medio magnético, los secretarios generales de los órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para fines de control y el plazo para la entrega”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en el Decreto 1071 de 1999, artículo 684 del estatuto tributario y en lo establecido en el artículo 2º el Decreto 1738 del 21 de agosto de 1998,

RESUELVE:

ART. 1º—Sujetos obligados e información a suministrar. Los secretarios generales de los órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional o quienes hagan sus veces, deberán presentar anualmente a la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de los semestres del año gravable que se está informando, correspondiente a los pagos efectuados con cargo a los recursos entregados para administración por terceros, con indicación de los apellidos y nombres o razón social y NIT, número de cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de cada beneficiario del pago, valor y fecha de cada pago.

Los terceros que administren los recursos recibidos del organismo estatal, deben enviar la relación de los beneficiarios de los pagos, para que las entidades estatales los reporten a la DIAN, en los términos previstos por esta resolución.

PAR.—La información a reportar de los beneficiarios de los pagos a cargo de los recursos entregados para administración de terceros, es independiente a la obligación de reportar a los terceros de que trata el artículo 631 del estatuto tributario y sus resoluciones reglamentarias.

ART. 2º—Medios magnéticos para la entrega de la información. La información deberá ser presentada en cualquiera de los siguientes medios magnéticos, teniendo en cuenta las siguientes características:

a) Disquete:

1. Tamaño disquetes: 3 ½ pulgadas

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.

3. Código de grabación: ASCII u hoja electrónica excel

b) Minicartridge:

1. Tamaño: 95 mm x 62 mm

2. Ancho de la cinta: 8 milímetros

3. Almacenamiento: 2.3 GB ó 5.0 GB

4. Código de grabación: ASCII

5. Número de registros por bloque: 50

6. Comandos: tar, cpio o dd

7. Sin rótulo de identificación: (sin header label)

ART. 3º—Formatos de grabación. La información deberá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser RTN1738.ASC.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de excel de office 95 versión original para windows 95 (extensión XLS) como mínimo, sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en dos (2) hojas, dentro de un libro, de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos del informante.
Hoja 2Tipo 2Datos de los informados.

El nombre del archivo (libro) debe ser RTN1738.XLS y el diseño de las hojas electrónicas (anexo 1) es el siguiente:

Hoja 1 Registro Tipo 1 (Datos del informante y de control):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1G4
B4H40
C2I5
D14J10
E1K20
F60L8

Hoja 2 Registro Tipo 2 (información de los informados):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1E1
B2F60
C2G20
D14H8

PAR. I.—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

Formato Configuración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. II.—Sólo cuando la información exceda la capacidad del medio magnético a utilizarse se deberá optar por el medio magnético siguiente, en capacidad, esto con el objetivo de que únicamente se utilice un medio magnético por cada año gravable.

Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44 Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o WINZIP (windows 95).

PAR. III.—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR. IV.—Los valores se deben informar en pesos, aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación.

ART. 4º—Tipos de registro. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante y de control y el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de movimiento tipo 1

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro, llevará el caracter numérico "1"
2 – 5Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6 – 7Tipo de entidad informante. Para efectos de la presente resolución, el tipo es "60" (dos caracteres numéricos).
8 – 21NIT de la entidad informante (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano)
22 – 22Dígito de verificación (un caracter numérico).
23 – 82Razón social de la entidad informante (sesenta caracteres alfanuméricos).
83 – 86Código de actividad económica de la entidad informante (según R. 8587/98) (Cuatro caracteres numéricos)
87 – 126Dirección de la entidad informante (cuarenta caracteres alfanuméricos).
127 – 131Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, para archivo plano).
132 – 141Número total de registro de movimiento tipo 2 informados en el medio magnético (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
142 – 161Total de la sumatoria de los pagos informados en todos los registros de movimiento tipo 2 reportados en el medio magnético (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
162 – 169Fecha de grabación de la información, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).

b) Registro de movimiento (tipo 2)

La información a que se refiere el artículo 1º de la presente resolución, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 – 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "2"
2 – 3Código que identifica la clase de información. Para efectos de la presente resolución, el código es "80" (dos caracteres numéricos).
4 – 5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efectos de la presente resolución, el subcódigo es "00" (dos caracteres numéricos).
6 – 19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de la entidad o persona beneficiaria del pago (catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda para archivo plano).
20 – 20Dígito de verificación (un caracter numérico de lo contrario blanco).
21 – 80Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad, beneficiaria del pago (sesenta caracteres alfanuméricos).
81 – 100Valor efectuado. (En pesos aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación) (veinte caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, para archivo plano).
101 – 108Fecha en que se efectuó el pago, en formato año, mes, día (AAAA, MM, DD) (ocho caracteres numéricos).

PAR. I.—Organización de los registros. Para la información presentada en archivo ASCII, la relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) ordenado ascendentemente por número de NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago (posiciones 6 - 19).

La información presentada en hoja electrónica excel correspondiente a la hoja 2 (tipo 2), deberá ser ordenada por número de NIT ascendente de la persona o entidad beneficiaria del pago (columna D).

ART. 5º—Plazo para la presentación de la información. La información a que se refiere la presente resolución, correspondiente a cada año gravable, deberá presentarse a más tardar el último día hábil del mes de marzo del año inmediatamente siguiente al informado.

PAR. TRANS.—Para la presentación de la información correspondiente al año gravable 1999, deberá incluirse nuevamente la información del primer semestre del año gravable 1999, la cual hubo de ser presentada a más tardar el 31 de agosto de 1999, de acuerdo a lo establecido en el artículo 5º la Resolución 7070 de 1998.

ART. 6º—Forma y sitios de presentación. El medio magnético deberá presentarse personalmente, en la división de documentación de la administración de impuestos y aduanas nacionales de la jurisdicción de la entidad informante y donde no exista ésta, en la división financiera y administrativa, o en el grupo interno de trabajo de información exógena de la división de programas de fiscalización de la subdirección de fiscalización tributaria, ubicada en la Carrera 7ª Nº 6-54 de Santafé de Bogotá, D.C., acompañado del formato de entrega DIAN-79.032.97 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT o cédula de ciudadanía del informante, apellidos, nombres o razón social, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Si la información se presenta en disquete comprimida escribir el formato de compresión utilizado (PKZIP o WINZIP). En el caso de presentar la información en minicartridge, deberá anotarse el comando utilizado para la grabación (tar, cpio o dd).

ART. 7º—Sanciones y correcciones. El no suministrar la información en el lugar indicado y dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada o el medio magnético utilizado por la entidad informante, no se ajusta a las características y especificaciones establecidas en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario y reglamentarios.

Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 12 de octubre de 1999.