Ministerio de la Protección Social

RESOLUCIÓN 1982 DE 2010 

(Mayo 28)

“Por la cual se dictan disposiciones sobre la información de afiliación al sistema general de seguridad social en salud y al sector salud”.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 721 de 2011 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 4712 de 2010 artículo 2° del Ministerio de la Protección Social)

El Ministro de la Protección Social,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 173 numeral 7º de la Ley 100 de 1993, 42 numeral 42.6 de la Ley 715 de 2001, 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y 2º numeral 10 del Decreto-Ley 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6º del Decreto-Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes especiales de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas instituciones que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el hoy Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, para su procesamiento directo o a través del administrador fiduciario del Fosyga.

Que resulta vital para el control del sistema general de seguridad social en salud y de su financiación, la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, incluyendo los regímenes especiales del sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de cobertura, control de la multiafiliación, seguimiento a los traslados entre administradoras y regímenes, así como la optimización en el flujo de los recursos.

Que para la conformación de la base de datos única de afiliados, BDUA, es indispensable definir las estructuras de datos que permitan la correcta, oportuna y completa identificación de los afiliados y su registro.

Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispuso en su artículo 8º que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la base de datos única de afiliados. Del mismo modo, el giro de los recursos del régimen subsidiado en salud, se hará a partir de la información de los afiliados que para este régimen repose en la BDUA, según lo establecido en la Ley 1122 de 2007 y en el Acuerdo 415 del CNSSS o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Que el artículo 3º de la Ley 1266 de 2008, establece que la fuente de información es la responsable por la calidad de los datos de los titulares de la información y se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la misma.

Que dada la dinámica del sistema general de seguridad social en salud, los avances tecnológicos que influyen en sus sistemas de información y la necesidad de mejoramiento en los tiempos de respuesta, así como en la calidad y flujo de la información, se hace necesario redefinir los tiempos de proceso de novedades y el flujo de información sobre la afiliación al sistema general de seguridad social en salud, a sus regímenes especiales, a las entidades de medicina prepagada y a los planes adicionales de salud,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución establece los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al sistema general de seguridad social en salud, a los regímenes especiales del mismo, entidades de medicina prepagada y planes adicionales de salud, que los destinatarios de la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del sistema general de seguridad social en salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 2º—Campo de aplicación. La presente resolución aplica a las entidades promotoras de salud (EPS) y demás entidades obligadas a compensar (EOC), a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado, al Distrito Capital, a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales del sistema general de seguridad social en salud (SGSSS) y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del sistema general de seguridad social en salud, evitando su desviación o indebida apropiación.

El sistema de salud de las Fuerzas Armadas se encuentra exceptuado de la remisión de la información de que trata la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 3º—Disposición, mantenimiento, soporte y reporte de información. Los obligados a mantener y reportar información deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

La información de la afiliación y de los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de la Protección Social, de los organismos de justicia, de la Comisión Nacional de Regulación en Salud y del administrador fiduciario del Fosyga.

El Ministerio de la Protección Social definirá y dispondrá a través del sitio web del administrador fiduciario del Fosyga —www.fosyga.gov.co— la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 4º—(Modificado).* Conformación y actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA). El administrador fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará la base de datos única de afiliados (BDUA) al sistema general de seguridad social en salud (SGSSS) y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:

1. Reglas generales para la entrega de archivos maestro de ingreso y/o novedades de actualización.

El administrador fiduciario del Fosyga recibirá un archivo maestro de ingresos y/o un archivo de novedades de actualización por cada EPS, en la estructura definida en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios con él acordados.

2. Términos para la remisión al Fosyga de archivos maestros de reporte de novedades y/o actualización dentro de los procesos establecidos para la BDUA por parte de las entidades obligadas a reportar la información de afiliación en salud:

a) Primer proceso: sexto (6º) día hábil;

b) Segundo proceso: décimo (10) día hábil;

c) Tercer proceso: décimo cuarto (14) día hábil;

d) Proceso de Traslados: En el tercer (3er) día hábil las EPS remiten la solicitud de traslados al Fosyga, en el segundo proceso de BDUA; es decir, el décimo (10) día hábil, se recibe en el Fosyga la respuesta de las EPS sobre los traslados solicitados el tercer (3er) día hábil del mes.

A continuación se precisa para cada régimen las fechas de entrega de novedades de ingreso y/o actualización:

a) En el régimen contributivo:

i) Las entidades promotoras de salud (EPS) y entidades obligadas a compensar (EOC) reportarán las novedades de ingreso y/o actualización dentro de los procesos establecidos para BDUA, el 6º, 10 y 14 días hábiles de cada mes.

ii) En el tercer (3er) día hábil de cada mes las EPS reportarán los archivos R1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10) día hábil, las EPS remiten la respuesta a los traslados solicitados en los archivos R4.

b) En el régimen subsidiado: La remisión de novedades en el régimen subsidiado se hará de la siguiente manera por parte de las entidades:

i) Las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS’S), entregarán la información de ingreso y/o actualización en el primer y segundo proceso de BDUA, (sexto (6º) y décimo (10) días hábiles de cada mes).

ii) En el tercer (3er) día hábil de cada mes las EPS Subsidiadas reportarán los archivos S1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10) día hábil, las EPS subsidiadas remiten la respuesta a los traslados solicitados en el archivo S4.

iii) En el tercer proceso de BDUA, décimo cuarto (14) día hábil de cada mes, los municipios, el Distrito Capital y las departamentos que tienen a su cargo corregimientos, remitirán las novedades de anulación de ingreso no autorizados por el municipio que ocurrieron en el mismo mes, y/o actualización de la novedad de fallecido.

c) Entidades administradoras de planes adicionales de salud, entidades de medicina prepagada y entidades de régimen especial: Reportarán las novedades de ingreso y/o actualización en el tercer proceso de BDUA, es decir, el décimo cuarto (14) día hábil de cada mes a partir del mes de septiembre de 2010.

En ningún caso se recibirán archivos maestros de ingresos y/o de novedades de actualización después de las fechas definidas para tal fin.

3. Términos de reporte de resultados de validación y actualización de la BDUA.

El administrador fiduciario del Fosyga validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a distribuir los resultados a todas las entidades en los siguientes días hábiles de cada mes, los cuales aplican para los regímenes contributivo y subsidiado sin perjuicio de lo dispuesto en el literal c) del presente numeral:

a) Primer proceso: octavo (8º) día hábil;

b) Segundo proceso: décimo segundo (12) día hábil;

c) Tercer proceso: décimo sexto día (16) día hábil; término aplicable también para los regímenes especiales, entidades de medicina prepagada y para las entidades administradoras de planes adicionales de salud del mes en que se reportó la información;

d) Proceso de Traslados: En el quinto (5º) día hábil, se dispone por parte del Fosyga los archivos R2, R3, S2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solicitud de traslado, y en el décimo segundo (12º) día hábil respuesta de la actualización de los traslados en BDUA, archivos R5, R6, S5 y S6.

PAR. 1º—Para el régimen subsidiado se dispondrá copia de los resultados de cada proceso en el FTP asignado por el administrador del Fosyga a los departamentos, al Distrito Capital, a los municipios y a las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS-S) que reportaron novedades. Los resultados de la información de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se verán reflejados en el archivo consolidado de régimen subsidiado que les proporciona a cada entidad el consorcio fiduciario del Fosyga en el FTP destinado para tal fin.

PAR. 2º—El administrador fiduciario del Fosyga entregará al Ministerio de la Protección Social, copia de los resultados de todos los procesos de validación de los archivos de ingresos y/o actualización y de traslados presentados por las entidades, así como el resultado de la actualización de la BDUA después de cada proceso.

*(Nota: Modificado por la Resolución 4712 de 2010 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 5º—Responsabilidad por la calidad de los datos de la información de los afiliados al SGSSS y al sector salud. Las entidades promotoras de salud (EPS) y demás entidades obligadas a compensar (EOC), las entidades de medicina prepagada y quienes administren pólizas o seguros de salud, las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales y los municipios tienen la responsabilidad por la calidad de los datos de los afiliados a salud, por lo que deberán aplicar los principios de la administración de datos consagrados en el artículo 4º de la Ley 1266 de 2008.

Por consiguiente, las novedades de ingreso que presenten las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS-S) deberán surtir previamente los procesos de identificación y selección de beneficiarios aplicados por las entidades territoriales.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 6º—Responsabilidades en el cruce de bases de datos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las entidades obligadas a reportar la información de afiliación, para el control de la multiafiliación dentro del sistema general de seguridad social en salud, deberán efectuar cruces que consideren pertinentes a fin de garantizar afiliados únicos en sus bases de datos. Igualmente, efectuarán cruces y validaciones entre su base de datos y la información consolidada entregada por el administrador fiduciario del Fosyga, con el objeto de remitir la información depurada.

El administrador fiduciario del Fosyga verificará la estructura y consistencia de los archivos reportados por cada entidad, actualizará la base de datos única de afiliados, BDUA, con los registros válidos, efectuará los cruces que considere necesarios con el fin de garantizar la calidad de la información y generará y remitirá a los involucrados los archivos de registros válidos en el proceso y los registros inconsistentes para que procedan a solucionarlos.

La base de datos única de afiliados, BDUA, constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del sistema general de seguridad social en salud, así como para el flujo de recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 7º—Identificación de los afiliados. La identificación de los afiliados presentados a la BDUA se reportará de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. Las entidades territoriales y EPS tienen la responsabilidad de procurar la plena identificación de los afiliados de acuerdo con las normas expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 8º—Presentación y recepción de la información. La información se presentará en medio digital o por transferencia electrónica al administrador fiduciario del Fosyga dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido y en los horarios acordados con dicho administrador.

Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en el anexo técnico.

Los medios digitales deberán entregarse acompañados de comunicación suscrita por el representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afiliado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la información sea reportada a través de transferencia electrónica, la comunicación respectiva se remitirá al administrador fiduciario del Fosyga dentro del calendario establecido en la presente resolución.

Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del calendario fijado, es necesario que al momento de su entrega supere la validación de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita por el representante legal del obligado.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 9º—Reserva en el manejo de los datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el administrador fiduciario del Fosyga, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales, los municipios y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán garantizar la reserva de la información y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos previstos en la misma dentro de sus respectivas competencias.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 10.—Disposición de la información. La información que esté contenida en la base de datos única de afiliados (BDUA) únicamente será suministrada cuando esta sea requerida por las entidades de control y/o las entidades encargadas de administrar justicia, previendo todos los mecanismos de seguridad que garanticen la privacidad de la información, según sea el caso.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 11.—Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, en especial en el artículo 2º de la Ley 1122 de 2007 y en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente resolución, con el fin de evitar una indebida apropiación o desviación de recursos, el ministerio y/o el administrador fiduciario del Fosyga dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y tratándose de entes públicos, a la Procuraduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República, contralorías territoriales y demás organismos de control correspondientes.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 12.—Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada mediante la presente resolución y su anexo técnico serán indispensables para el giro de recursos en el régimen contributivo y subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones indebidos de los recursos del sistema general de seguridad social en salud (SGSSS).

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 13.—Especificaciones técnicas. La dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social, actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 14.—Transitorio. El administrador del encargo fiduciario del Fosyga, dispondrá a las entidades a más tardar el 31 de mayo de 2010 el archivo maestro de la BDUA perteneciente al régimen subsidiado.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1º de julio de 2010, salvo lo dispuesto en el artículo 14. Deroga las Resoluciones 812 de 2007, 5089 de 2008, 123 de 2008, la Circular 0049 de 2009 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de mayo de 2010.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 721 de 2011 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

Anexo técnico

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 721 de 2011 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 4712 de 2010 artículo 2° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Sustituido por la Resolución 4140 de 2010 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

Base de datos única de afiliados, BDUA

El presente anexo técnico está dividido en 6 partes:

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados.

2. Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al administrador fiduciario del Fosyga las entidades obligadas a su reporte.

3. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPS, EOC del régimen contributivo.

4. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS del régimen subsidiado.

5. Glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de afiliados y aportantes.

6. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la base de datos única de afiliados la siguiente tabla:

Tabla 1. Tipos y número de documentos para población especial.

Aplica para los afiliados de población especial que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).

CondiciónTipo de documentoLongitud máximaComposición del número de identificación
Personas de la tercera edad en protección de ancianatos.AS10Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (alfanumérico). Ej: 08001S8125
Indígenas mayores de edad que no están identificados por la RNEC. AS10Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad que no están identificados por la RNEC.AS10Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad que no están identificados por la RNEC.MS10Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001D0008
Menores de edad no identificados por la RNEC a cargo del ICBF.MS10Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009
Menores de edad desvinculados del conflicto armado. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF.MS10Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009
Indígenas menores de edad no identificados por la RNEC.MS10Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 080014I8125.Solo aplica para régimen subsidiado.
Menor de edad recién nacido vivo sin identificar por RNEC con edad menor o igual a un (1) año.MS12Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1).
*Este tipo y número de documento lo puede utilizar únicamente el régimen subsidiado. Las entidades territoriales y las EPSS deben procurar la plena identificación del menor y reportar la actualización antes que cumpla el año.

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada vigente, ya sea: registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. Tipos y números de documentos para población especial”.

2. Estructura y especificaciones técnicas de los archivos maestros y de novedades.

2.1. Datos que las entidades deben suministrar al administrador fiduciario del Fosyga para la actualización de la base de datos única de afiliados.

Las entidades deberán enviar al administrador fiduciario del Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:

Tabla 2. Siglas para nombres de archivos.

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

SiglaDescripciónLongitud
MCMaestro contributivo - archivo maestro de afiliados al régimen contributivo.2
MAMaestro aportante - archivo maestro de aportantes de régimen contributivo y regímenes de excepción. 2
NCNovedades contributivo - archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al régimen contributivo.2
R1, R2, R3, R4, R5, R6Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPS del contributivo. 2
S1, S2, S3, S4, S5, S6Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPSS del subsidiado.2
MSMaestro subsidiado - archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado. 2
NSNovedades subsidiado - archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al régimen subsidiado.2
MEMaestro excepción - archivo maestro de afiliados a los regímenes de excepción.2
NENovedades excepción - archivo de novedades de actualización de datos de afiliados a los regímenes de excepción.2
MPMaestro de medicina prepagadas y planes adicionales de salud.2
CODENTIDADCódigo de la entidad de salud que reporta la información.6
DDMMAAAAFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. 8
DPTOCódigo del departamento según codificación DANE.2
MPIOCódigo del municipio según codificación DANE.3

Tabla 3. Nombres de archivos de datos.

RégimenTipo de archivoNombre de archivoLongitud
Contributivo Maestro de afiliados.MCCODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de aportantes.MACODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NCCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario).R1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado por el administrador fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado). R2CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1.R3CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.R4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo enviado por el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad que solicitó el traslado para informar su aceptación o negación.R5CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1.R6CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado por el administrador fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado). La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado.S2CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
SubsidiadoMaestro de afiliados de EPSS.MSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización enviado por las EPSS al Fosyga.NSCODENTIDADDDMMAAAA12
Archivo de novedades de retiro del municipio al Fosyga. NSDPTOMPIODDMMAAAA21
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario).S1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado por el administrador fiduciario a la EPSS a la que se solicita el afiliado). S2CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de inconsistencias enviado a la EPSS que solicitó los afiliados a través del archivo S1.S3CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo enviado por el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad que solicitó el traslado para informar su aceptación o negación.S5CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de inconsistencias enviado a la EPSS que solicitó los afiliados a través del archivo S1.S6CODENTIDADDDMMAAAA16
ExcepciónMaestro de afiliados.MECODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de aportantes.MACODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NECODENTIDADDDMMAAAA16
Medicina prepagada y seguros de saludMaestro de afiliados.MPCODENTIDADDDMMAAAA16

2.2. Diseño de los archivos maestros de datos.

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada unos de los regímenes: contributivo, subsidiado, exceptuados y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de campos” de este anexo técnico.

Se entiende por Ingreso la información del afiliado que por primera vez se carga a la base de datos única de afiliados, BDUA, que administra el consorcio fiduciario del Fosyga, estos afiliados subirán con estado Activo. Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

2.2.1. Régimen contributivo.

Aplica para las EPS y EOC.

Tabla 4. Estructura del archivo maestro de afiliados del régimen contributivo.

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoCotizanteBeneficiario adicional
12Código de la entidad 6Código de la EPS o EOCXX
15Tipo de documento del cotizante principal 2RC, TI, CC, CE, PA, CD
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
1
Vacío
X
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX
Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, RC, TI, CE, PAXVacío
22Número de identificación del aportante3-16 X Vacío
28Actividad económica del afiliado 4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución).
X
Vacío
Vacío

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar solo un registro por cualquiera de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).

Si un cotizante es independiente, él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de identificación del aportante” y “Número de identificación del aportante” en el archivo maestro de afiliados.

Tabla 5. Estructura del archivo maestro de aportantes.

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoObligatorio
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, RC, TI, CE, PAX
22Número de identificación del aportante3-16 X
23Dígito de verificación1Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”, de lo contrario debe ir vacío.X
Vacío
24Nombre o razón social del aportante150Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores.X
25Tipo de aportante11, 2, 3
Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser empleador (1).
X
26Sector del aportante11, 2, 3X
28Actividad económica del aportante4Tabla CIIU revisión 3 DANEX

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

2.2.2. Régimen subsidiado.

Aplica para las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPSS) y las direcciones municipales de salud.

La información de esta tabla corresponde a los datos que las entidades, deben remitir al administrador fiduciario del Fosyga, independientemente de todos los datos necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a sus afiliados en la entidad, así como para atender los requerimientos especiales de las entidades de control para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control.

Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado.

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoObligatorio
12Código de la entidad6Código de la EPSSX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Genero del afiliado1M, FX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U,R,CX
13Fecha de afiliación a la entidad 10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población beneficiaria del subsidio 21,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19X
31Nivel Sisbén11,2,3,NX
34Modalidad del subsidio 2ST, SPX

2.2.3. Regímenes de excepción.

Aplica para Ecopetrol, el Fondo Prestacional del Magisterio y universidades con servicio de salud.

Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados a los regímenes de excepción.

CódigoNombre del campoLongitud PermitidaValor permitidoCotizanteBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del régimen de excepciónXX
15Tipo de documento del cotizante2CC, RC, TI, CE, PAVacíoX
16Número de identificación del cotizante3-16 VacíoX
1Tipo de documento del afiliado2CC, RC, TI, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X


Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X

Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
18Tipo de afiliado1C, BXX
19Parentesco con cotizante11, 2, 3, 4, 5, 6, 7VacíoX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NIXVacío
22Número de identificación del aportante8-10Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el dígito de verificación, para el tipo de documento NIXVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X
Vacío
Vacío
38Prioridad sobre el régimen contributivo 10, 1VacíoX

2.2.4. Medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud.

Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados a medicina prepagada, seguros de salud o planes complementarios.

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoAsegurado principalAsegurado
Beneficiario
23Código de la entidad6Código de la aseguradora o entidad de medicina prepagadaXX
67Tipo de documento del asegurado principal2CC, RC, TI, CE, PA, CDVacíoX
68Número de identificación del asegurado principal 3-16 VacíoX
1Tipo de documento del asegurado2CC, RC, TI, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del asegurado3-16 XX
3Primer apellido del asegurado20 XX
4Segundo apellido del asegurado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del asegurado20 XX
6Segundo nombre del asegurado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del asegurado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
9Código departamento de afiliación 2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la entidad 10Formato DD/MM/AAAAXX
18Tipo de afiliado1S, BXX
19Parentesco con asegurado principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8VacíoX
35Número de póliza o contrato plan adicional de salud, PAS15 XX
36Fecha de inicio de póliza o contrato plan adicional de salud10Formato DD/MM/AAAAXX
37Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud11, 2, 3, 4XX

2.3. Estructura del archivo de novedades.

Aplica para todos los regímenes: contributivo, subsidiado, exceptuados, medicina prepagada y seguros de salud.

Novedades de actualización de datos

Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la tabla 9. “Estructura del archivo de novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la tabla 10. “Códigos de novedades”).

Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información.

Tabla 9. Estructura del archivo de novedades.

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoContributivoSubsidiadoExcepción
 Consecutivo de la novedad8Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1)XXX
12Código de entidad6 XXX
1Tipo de documento afiliado 2MS, RC, TI, CC, CE, CD, PA, ASXXX
2Número de identificación del afiliado 20 XXX
3Primer apellido del afiliado20 XXX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XXX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X


Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXXX
20Código departamento de afiliación2Codificación del DANEX
Vacío
XX
Vacío
21Código municipio de afiliación3Codificación del DANEX
Vacío
XX
Vacío
 Código de la novedad3Tabla 10 “Código de Novedad”XXX
30Fecha inicio de novedad10Formato
DD/MM/AAAA
Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
XXX
 Nuevo valor 1 Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “Códigos de novedades”.X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 2 X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 3 X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 4 X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 5 X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 6  X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 7  X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío

Tabla 10. Códigos de novedades.

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.

Código de novedadDescripción de la novedadOrden de variablesContributivoSubsidiadoExcepciónObservaciones
N01Actualiza tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento.1,2,7,33XXXPara actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado, se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
Si el tipo de actualización obedece a una corrección la novedad puede aplicar también para identificaciones que no están vigentes.
1 = Tipo de documento del afiliado
2 = Número de identificación del afiliado
7 = Fecha de nacimiento del afiliado
33 = Tipo de actualización del documento
N02Actualización o corrección de nombres del afiliado.5,6XXX5 = Primer nombre
6 = Segundo nombre
N03Actualización o corrección de apellidos del afiliado.3,4XXX3 = Primer apellido
4 = Segundo apellido
N04Reporta actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de salud9,10XXX9 = Departamento de afiliación
10 = Municipio de afiliación
N05Actualización o cambio de segundo cotizante a cotizante principal.15,16X  15 y 16 = Tipo y número de identificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar.
N06Adición de relación con un aportante o reactivación del afiliado en la misma entidad.17, 21, 22, 28X  Aplica únicamente para cotizantes.
17 = Tipo de cotizante
21= Tipo de documento del aportante
22 = Número de identificación del aportante
28 = Actividad Económica del afiliado.
N07Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario.15, 16, 18, 19, 20X XAplica cuando:
• Un cotizante pasa a ser beneficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad.
• Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma entidad de salud.
Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigente, esta novedad se glosará.
15, 16 = Tipo y número de documento del cotizante en estado Activo al que se va a unir el afiliado.
18 = Tipo de afiliado: contributivo (A, B y C), excepción (B)
19 = Parentesco con el cotizante o cabeza de familia
20 = Solo para régimen contributivo, exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 años. (Estudiantes o discapacitados).
N08Actualización o cambio de beneficiario o adicional a cotizante principal.
Actualización o cambio de beneficiario cónyuge a segundo cotizante dentro del mismo grupo familiar.
17, 21, 22, 28X X17 = Tipo de cotizante. Para regímenes de excepción este campo va vacío.
21= Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
28 = Actividad económica del afiliado.
N09Retiro por muerte. XXXSi el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedarán en estado Retirado.
Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante este pasa a ser cotizante principal sin grupo familiar.
N10Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante. 21, 22, 17, 29, 28,17X X21 = Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
17 = Tipo de cotizante actual
29 = Nueva fecha de vinculación al aportante
28 = Nueva actividad económica
17 = Nuevo tipo de cotizante.
N11Finalización de relación con un aportante.21, 22, 17X  21 = Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
17 = Tipo de cotizante
Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y solo tiene esta relación con este aportante, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario esta novedad se glosará.
N12Actualización o cambio de condición de beneficiario mayor de 18 años20X  20 = Condición de beneficiario mayor de 18 años
N14Actualización o cambio de estado de afiliación14XXX14 = Estado de afiliación
Cambios permitidos
De AC a SU (solo se reporta para cotizantes).
De cualquier estado a RE de la entidad.
De cualquier estado a DE.
De AC a RX (solo se reporta para cotizantes)
Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
Para el régimen subsidiado el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado Retirado.
Los afiliados que actualmente están en estado fallecido (AF) no se les permitirán modificar su estado de afiliación.
N15Anulación de ingresos.1, 2 X Esta novedad solamente la reportarán los municipios y departamentos con corregimientos, en el tercer proceso de actualización de BDUA.
La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados de manera incorrecta en el municipio o departamento con corregimientos por las EPSS en el primero y segundo proceso del mismo mes.
1 = Tipo de documento del afiliado
2 = Número de identificación del afiliado
N16Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RX X XSi la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
N17Actualización de género del afiliado8XXX8 = Género del afiliado.
Solo se podrá realizar dos veces.
N19Actualización de zona de afiliación11XXX11 = Zona de afiliación
N20Actualización de nivel Sisbén 31 X 31 = Nivel Sisbén
N21Actualización tipo de población beneficiaria del subsidio.30 X 30 = Tipo de población beneficiaria del subsidio.
N22Actualización modalidad del subsidio 34 X 34 = Modalidad del subsidio

Cuando una entidad le presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte de acuerdo con el campo “consecutivo de la novedad”.

3. Solicitud y autorización de traslado afiliados en BDUA por parte del régimen contributivo.

A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.

En ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la base de datos única de afiliados, BDUA, de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.

3.1. Glosario de términos del módulo de traslados.

Solicitud de traslado en BDUA: Es la petición que realiza una entidad para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la base de batos.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud.

Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad1, a través del administrador fiduciario del Fosyga, en el archivo R1.

R1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad1 a través del administrador fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

Para el caso que el afiliado que se pretenda trasladar pertenezca al régimen subsidiado, la entidad2 también deberá realizar el archivo R1 solamente que estos afiliados se trasladarán automáticamente sin surtir el resto del proceso de los Rs.

R2: Archivo con la información de los afiliados que envía el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

R3: Archivo con inconsistencias, enviado por el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.

R4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la entidad2, enviado por la entidad1 al administrador fiduciario del Fosyga.

R5: Es el resultado que entrega el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros que no, por contestación negativa por parte de la entidad1.

R6: Es el resultado que entrega el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la entidad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el R1 y el R4.

Fecha de afiliación a la EPS o EOC: Corresponde a la fecha en que se suscribió el formulario de afiliación en la entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios al afiliado por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente.

3.2. Proceso de autorización de traslado de afiliados en la BDUA.

3.2.1. Solicitud de traslado en la BDUA de la entidad2 a la entidad1.

Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al administrador fiduciario del Fosyga, el archivo R1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3er) día hábil del mes.

3.2.2. Actividades a realizar por el administrador fiduciario con el archivo R1.

El administrador fiduciario del Fosyga debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo R1, remitir a la entidad2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta información se enviará en la estructura de archivo R3 definida más adelante en el presente anexo.

El administrador fiduciario, enviará el archivo R2 a la entidad1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5º) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el administrador fiduciario del Fosyga al archivo R1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los procesos normales de la BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado. Igualmente, las EPS no podrán compensar los afiliados que actualmente están en el proceso de traslados.

3.2.3. Actividades a realizar por la entidad1 con el archivo R2.

En el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10º) día hábil del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la entidad1 enviará al administrados del Fosyga la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la entidad2 en el archivo R4 (cuya estructura se define más adelante en el presente anexo), que incluye la respuesta y la causal, de acuerdo con los códigos asignados.

3.2.4. Actividades del administrador fiduciario con el archivo R4.

El administrador fiduciario del Fosyga en el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10º) día hábil, procederá a validar y realizar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la información recibida en el archivo R1, e informará a la entidad2 en el archivo R5 la respuesta a la solicitud recibida en el archivo R4 enviada por la entidad1.

Los registros aprobados por la entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad2 en el archivo R6. Este envío se realizará el décimo segundo (12º) día hábil del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.

Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del Decreto 1703 de 2002 que dice:

ART. 31.—Consulta base de datos. Las entidades promotoras de salud, EPS, y las de regímenes de excepción, al momento de recibir toda nueva solicitud de afiliación o traslado, bien sea en calidad de beneficiario o cotizante, deberán consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al Sistema.

De encontrarse registradas otras afiliaciones, la entidad receptora de la solicitud de afiliación o traslado informará sobre esta solicitud a las demás entidades que lo reporten como afiliado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, identificando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) días hagan sus observaciones frente a la eventual múltiple afiliación o trasgresión a normas sobre movilidad dentro del sistema. Si dentro de este término no hiciere ninguna observación se tendrá como válida la nueva afiliación o traslado y cesará de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros o apropiaciones de UPC.

El administrador fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 pero que la entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 y por tanto procederá a realizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad1 en el archivo R4 y que resulten glosados.

3.3. Estructura de los archivos para el proceso de traslado.

3.3.1. Archivo R1.

CódigoNombre del CampoLongitudValor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
CotizanteBeneficiario o adicional
72Código entidad que solicita el traslado 6Cómo está actualmente en BDUAXX
1Tipo de documento del afiliado2Cómo está actualmente en BDUAXX
2Número de identificación del afiliado20Cómo está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Cómo está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Cómo está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20Cómo está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Cómo está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Cómo está actualmente en BDUAXX
8Género del afiliado1Cómo está actualmente en BDUAXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidadXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo de traslado10, 1, 2XX
67Tipo de identificación del cotizante principal 2RC, TI, CC, CE, PA, CD
(Vacío para cotizante principal)
X
Vacío
X
68Número de identificación del cotizante principal 16(Vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Genero del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, A XX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7
(Vacío para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1 VacíoX
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX
Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del Aportante2NI, CC, TI, CE, PAXVacío
22Número de identificación del Aportante16 XVacío
28Actividad económica del afiliado 4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X
Vacío
Vacío

3.3.2. Archivo R2.

Código de campoNombre del campoLongitudValor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
CotizanteBeneficiario o adicional
82Serial    
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado20 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
77Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAXX

3.3.3. Archivo R3 y R6.

CódigoNombre del campoLongitudValor permitido (ver tabla 11. “Glosario de campos”)CotizanteBeneficiario o adicional
23Código entidad que solicita el traslado 6Código de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado20 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X VacíoX Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X VacíoX Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
73Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidadXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo de traslado10, 1, 2XX
15Tipo de documento del cotizante principal 2RC, TI, CC, CE, PA, CD
(Vacío para cotizante principal)
X VacíoX
16Número de identificación del cotizante principal 16(Vacío para cotizante principal)X VacíoX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X VacíoX Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X VacíoX Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7
(Vacío para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1 VacíoX
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, CE, PAXVacío
22Número de identificación del aportante16Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el dígito de verificación, para el tipo de documento NI.XVacío
28Actividad económica del afiliado 4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución )
X VacíoVacío
80Código de glosa 6 XX

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o R6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas, el afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.

3.3.4. Archivo R4.

CódigoNombre del campoLongitudValor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
CotizanteBeneficiario o adicional
82Serial    
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de documento del afiliado20 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación11, 0XX
78 o 79Causal de aprobación o negación21, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12XX
84Fecha factible de aprobación del traslado10Formato DD/MM/AAAAXX

3.3.5. Archivo R5.

CódigoNombre del campoLongitudValor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
CotizanteBeneficiario o adicional
82Serial    
72Código entidad que solicita el traslado 6Código de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de documento del afiliado20 XX
73Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidadXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de documento del afiliado16 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX

4. Solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS régimen subsidiado.

A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.

En ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la base de datos única de afiliados BDUA de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.

4.1. Glosario de términos del módulo de traslados.

Solicitud de traslado en BDUA: Es la petición que realiza una EPS subsidiada para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la base de datos única de afiliados, BDUA.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación de la solicitud.

Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad1, a través del administrador fiduciario del Fosyga, en el archivo S1.

S1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad1 a través del administrador fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo. Para el caso que el afiliado que se pretende trasladar pertenezca al régimen contributivo, la entidad2 también deberá realizar el archivo S1.

Cuando el afiliado se encuentre “retirado” o “desafiliado” en cualquiera de los regímenes, el traslado se efectuará de forma automática sin surtir el resto del proceso de los Ss. Los registros que no puedan ser trasladados por cualquier inconveniente también harán parte del S3.

S2: Archivo con la información de los afiliados que envía el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

S3: Archivo con inconsistencias, enviado por el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.

S4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la entidad2, enviado por la entidad1 al administrador fiduciario del Fosyga.

S5: Es el resultado que entrega el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los que no, por contestación negativa por parte de la entidad1.

S6: Es el resultado que entrega el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la entidad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el S1 y el S4.

Fecha de afiliación a la EPSS: Corresponde a la fecha en que se suscribió el formulario de afiliación en la entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios al afiliado por parte de dicha entidad conforme con la normativa vigente.

4.2. Proceso de autorización de traslado de afiliados en la BDUA.

4.2.1. Solicitud de traslado en la BDUA de la entidad2 a la entidad1.

Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al administrador fiduciario del Fosyga, el archivo S1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3er) día hábil del mes.

4.2.2. Actividades a realizar por el administrador fiduciario con el archivo S1.

El administrador fiduciario del Fosyga debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo S1, emitir a la entidad2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta información se enviará en la estructura de archivo S3 definida más adelante en el presente anexo.

El administrador fiduciario, enviará el archivo S2 a la entidad1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5º) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el administrador fiduciario al archivo S1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los procesos normales de BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado.

4.2.3. Actividades a realizar por la entidad1 con el archivo S2.

En el segundo proceso de actualización de BDUA del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la entidad1 enviará la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la entidad2 en el archivo S4, que incluye la respuesta y la causal, de acuerdo con los códigos asignados.

4.2.4. Actividades del administrador fiduciario con el archivo S4.

El administrador fiduciario del Fosyga en el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10º) día hábil, procederá a validar y actualizar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la información recibida en el archivo S1, e informará a la entidad2 en el archivo S5 la respuesta a la solicitud recibida en el archivo S4 enviada por la entidad1.

Los registros aprobados por la entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad2 en el archivo S6. Este envío se realizará el décimo segundo (12º) día hábil del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.

Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del Decreto 1703 de 2002 que dice:

ART. 31.—Consulta base de datos. Las entidades promotoras de salud, EPS, y las de regímenes de excepción, al momento de recibir toda nueva solicitud de afiliación o traslado, bien sea en calidad de beneficiario o cotizante, deberán consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al sistema.

De encontrarse registradas otras afiliaciones, la entidad receptora de la solicitud de afiliación o traslado informará sobre esta solicitud a las demás entidades que lo reporten como afiliado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, identificando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) días hagan sus observaciones frente a la eventual múltiple afiliación o trasgresión a normas sobre movilidad dentro del sistema. Si dentro de este término no hiciere ninguna observación se tendrá como válida la nueva afiliación o traslado y cesará de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros o apropiaciones de UPC.

El administrador fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo S2 pero que la entidad1 no les dio respuesta en el archivo S4 y por tanto procederá a realizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad1 en el archivo S4 y que resulten glosados.

4.3. Estructura de los archivos para el proceso de traslado.

4.3.1. Archivo S1.

CódigoNombre del campoLongitud PermitidaValor Permitido
(Ver tabla 2. “Glosario de campos”)
Afiliado al subsidiado
72Código entidad que solicita el traslado Código de la entidadX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAX
2Número de documento del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAX
8Género del afiliado1Como está actualmente en BDUAX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA
*Dato actualizado del afiliado
X
2Número de documento del afiliado16*Dato actualizado del afiliadoX
3Primer apellido del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoX
4Segundo apellido del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX
Vacío
5Primer nombre del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoX
6Segundo nombre del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10*Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1*M, FX
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
13Fecha de afiliación a la entidad (EPSS)10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población beneficiaria del subsidio 21, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19X
31Nivel Sisbén 11, 2, 3, NX

*La EPS Subsidiado podrá actualizar los datos del afiliado, de acuerdo con el documento de identificación que soporta el formulario de afiliación.

4.3.2. Archivo S2.

Código de CampoNombre del CampoLongitudValor Permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
Requerido
82Serial  X
72Código entidad que solicita el traslado6 X
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de documento del afiliado20 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEX
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAX
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAX

4.3.3. Archivo S3 y S6.

Código de campoNombre del campoLongitudValor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
Requerido
72Código entidad que solicita el traslado 6Código de la entidadX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de documento del afiliado20 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1M, FX
73Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidadX
76Tipo de traslado10, 1, 2X
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de documento del afiliado16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30  
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30  
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1M, FX
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEX
11Zona de afiliación1U, R, CX
13Fecha de afiliación a la EPSS10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población beneficiaria del subsidio 21, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15,16, 17, 18, 19X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
80Código de glosa traslado 6 X

Los afiliados que sean devueltos en el archivo S3 o S6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas el afiliado quedará tal cual se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que solicita el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.

4.3.4. Archivo S4.

Código de campoNombre del campoLongitudValor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
Requerido
82Serial   
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidadX
1Tipo de documento del afiliado2 X
2Número de documento del afiliado20 X
81Aprobación o negación11, 0X
78 ó 79Causal de aprobación o negación21, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12X
84Fecha factible de aprobación del traslado 10Formato DD/MM/AAAA 

4.3.5. Archivo 5.

Código de campoNombre del campoLongitudValor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
Requerido
82Serial   
72Código entidad que solicita el traslado 6Código de la entidadX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de documento del afiliado20 X
73Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidadX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de documento del afiliado16  

5. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario del Fosyga para la actualización de la base de datos única de afiliados, BDUA.

En la columna Código se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable, en la columna Nombre del campo la descripción de la variable, en la columna Longitud del campo el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo, en la columna Valores permitidos se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción y en Régimen se indica a qué régimen (contributivo —C—, subsidiado —S—, excepción —E—, prepagadas o pólizas de salud —P—) es aplicable.

La segunda tabla de este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas en la parte 3 y 4 del presente anexo que están relacionados con el reporte de información para la actualización de los traslados de afiliados ante la BDUA.

Tabla 11. Glosario de campos archivos maestros y de novedades.

(Nota: Véase Resolución 4712 de 2010 artículo 2° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 721 de 2011 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)