RESOLUCIÓN 1986 DE 2003 

(Junio 20)

“Por la cual se reglamenta el reparto de minutas de escrituras públicas”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en los artículos 15 de la Ley 29 de 1973 y 2º ordinal 8º del Decreto 2158 de 1992, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 15 de la Ley 29 de 1973, establece: “Los actos de la Nación, los departamentos, intendencias, comisarías y municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento de reparto, de modo que la administración no establezca privilegios a favor de ningún notario;

PAR.—Los establecimientos bancarios, oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz, quedan sometidos al régimen de reparto y de sanciones de que tratan los anteriores incisos”;

La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en su artículo 62, ordinal 2º preceptúa que: “Es deber de los notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría”;

Como expresó el señor Superintendente Bancario en concepto del 16 de junio de 2003, “(...) es propio del objeto social del establecimiento bancario financiar planes de vivienda y negocios de finca raíz, toda vez que dichas operaciones se encuentran contenidas en la actividad del crédito o la colocación de recursos; pero no es propio del objeto de dichas entidades participar directamente en el desarrollo de planes de vivienda o negocios de finca raíz. Por lo tanto, la financiación que se presta para los mismos no es identificable como desarrollo de actividades de construcción o finca raíz ya que la ejecución de la actividad de financiación y el desarrollo propiamente dicho de la construcción no son comparables”;

Teniendo en cuenta el anterior concepto y que el Código Disciplinario Único reafirmó la vigencia de la Ley 29 de 1973 y del Decreto Reglamentario 2148 de 1983 (Código Disciplinario Único, art. 62, inc. 4º), “las normas sobre reparto sólo son aplicables a los establecimientos bancarios oficiales o semioficiales que tengan por objeto principal desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz”;

Los efectos a que se refiere el artículo 62 citado, de la Ley 734 de 2002, se contraen a una previsión futura cuyo sentido consiste en declarar anticipadamente que “(...) Las demás entidades administrativas nacionales con personería jurídica que cree, organice o autorice la ley (...)”, integrarán la rama ejecutiva del poder público en el sector descentralizado por servicios;

Las anteriores normas, con la excepción del parágrafo de la Ley 29 de 1973, para establecer la obligación del reparto acuden a la naturaleza jurídica del sujeto obligado;

La Superintendencia de Notariado y Registro al establecer los procedimientos y las modalidades del reparto debe evitar que la administración pública establezca privilegios a favor de algún notario y desarrollar principios de equidad que cubran a las diversas notarías,

RESUELVE:

ART. 1º— El reparto. El reparto es un reglamento administrativo que, mediante el cumplimiento de los procedimientos y modalidades que él mismo establece, asigna a una notaría una minuta determinada dentro de las clases establecidas por esta providencia.

ART. 2º— Entidades sometidas al reparto. Cuando en el círculo notarial de que se trate exista más de una notaría, están obligadas al reparto entre otras:

a) Los actos que deban celebrarse por escritura pública de la Nación, los departamentos, los distritos y los municipios;

b) Los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública de los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios;

c) Los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública de los establecimientos bancarios oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz;

d) Los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública de las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios;

e) Los actos que deban celebrarse por medio de escritura pública de los organismos estatales en desarrollo de un proceso de intervención o liquidación de personas naturales o jurídicas, mientras se encuentren bajo la administración del ente estatal o sea nombrado el liquidador.

ART. 3º— Competencia y lugar del reparto. La diligencia de reparto de minutas será administrada y efectuada por la Superintendencia de Notariado y Registro, por medio del grupo de actividades notariales, para las notarías del círculo de Bogotá y por las oficinas de registro de instrumentos públicos respectivas para las demás ciudades del país, cuyo círculo notarial comprenda más de una notaría.

En los círculos notariales donde no haya oficina de registro de instrumentos públicos, el reparto se realizará en el círculo registral dentro de cuya comprensión se ubiquen las notarías de que se trate.

PAR.—En la ciudad de Medellín, el reparto continuará efectuándose bajo la responsabilidad de la oficina principal de registro de instrumentos públicos de la zona norte.

ART. 4º— Responsables del reparto. La diligencia de reparto de minutas en el Distrito Capital estará a cargo del coordinador del grupo de actividades notariales de la Superintendencia de Notariado y Registro. En los demás casos, el responsable será el respectivo registrador de instrumentos públicos.

ART. 5º— (Modificado).* Oportunidad y sitio de entrega de las minutas. Para efectos de su radicación, estudio y clasificación, las entidades, cuyas minutas estén sujetas al reparto, las entregarán los días lunes, miércoles y viernes, dentro del horario laboral y hasta las 2:00 p.m. En los mismos días, proceden las devoluciones de aquellas cuyos errores impidan la clasificación, y la entrega oportuna de las asignadas. En caso de que uno de tales días fuere festivo, se recibirán al día siguiente hasta el medio día. En Bogotá, se radicarán ante el grupo de actividades notariales, y fuera del Distrito Capital en las oficinas de registro de instrumentos públicos, en el despacho del registrador.

PAR.—El día en que se efectúe el reparto ordinario no se recibirán minutas, a menos de que se trate de un reparto extraordinario.

*(Nota: Modificado por la Resolución 3828 de 2005 artículo 1° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 6º— Examen de la minuta. De la minuta sometida a reparto se verificarán los siguientes aspectos:

— Que no presente borrones, repisados o enmendaduras y si los tuviere que se encuentren salvados, de modo que su lectura no dé lugar a confusiones.

— Que en su texto conste el nombre y la naturaleza de las entidades otorgantes.

— Que aparezca estipulado el nombre del negocio jurídico y el valor del acto.

De no cumplirse con estos requisitos, la minuta se devolverá con escrito que señale el motivo.

ART. 7º— Día y hora para realizar el reparto. La diligencia de reparto se llevará a cabo los días martes y jueves a las 3:00 p.m. en la oficina del grupo de actividades notariales de la Superintendencia de Notariado y Registro y en las oficinas de registro de instrumentos públicos, una hora antes de culminar la jornada laboral.

A dicha diligencia podrán asistir los representantes de las entidades públicas otorgantes, los notarios y los delegados de sus agremiaciones.

PAR.—(Modificado)* En caso de urgencia manifiesta a petición de la entidad interesada, el Superintendente de Notariado y Registro o el registrador de instrumentos públicos, según corresponda, autorizará el reparto y se elaborará el acta de asignación respectiva.

*(Nota: El presente paràgrafo fue modificado por la Resolución 1343 de 2004 artículo 1º de la Superintendencia de Notariado y Registro).

(Nota: Modificado el inciso 1º del presente artículo por la Resolución 3828 de 2005 artículo 2° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 8º— Procedimiento del reparto. Para la asignación de las minutas a las notarías se procederá así:

a) Radicación. Las minutas se radicarán en orden consecutivo anual. Constancia de su recibo se entregará al interesado, en el que se consigne la fecha, hora y número de su recepción, la denominación del acto y su cuantía si la tuviere, los nombres de los otorgantes y el usuario del sistema responsable de la radicación;

b) Asignación. Organizadas las minutas presentadas para reparto en las clases a las que corresponden, se irán asignando en el mismo orden de llegada a cada una de las notarías existentes en el círculo del cual se trate, empezando por aquella de número mayor y continuando hacia los números anteriores hasta llegar a la primera.

La distribución de minutas se efectuará en cada una de las clases establecidas en esta resolución, excluyendo las notarías que recibieron, hasta el momento en que a todas se les haya asignado minuta en la respectiva clase.

Agotada cada clase, se iniciará una nueva ronda de asignación de minutas con la totalidad de las notarías en el mismo orden y así sucesivamente;

c) Medios de ejecución. El reparto se realizará en la forma y los términos previstos en esta resolución, por medio del aplicativo que para el efecto implemente la Superintendencia de Notariado y Registro.

Cuando por circunstancias de fuerza mayor no pueda utilizarse este medio, el reparto se verificará en forma manual, siguiendo el procedimiento previsto en este artículo. Con fundamento en el acta levantada con ocasión de esta diligencia, se actualizará la información contenida en el sistema, de suerte que para el siguiente reparto, a quienes se les haya asignado minuta se excluyan de la respectiva clase;

d) Constancia de entrega. Efectuada la entrega de la minuta al interesado, se dejará constancia en el sistema de la fecha de su recibo, así como en la copia del formato de reparto.

ART. 9º— Acta de reparto y su divulgación. De cada diligencia de reparto se levantará un acta que será foliada y legajada en orden cronológico. Tal documento será firmado por el coordinador del grupo de actividades notariales o el registrador de instrumentos públicos y en la misma se dejará constancia de quienes asistieron.

El día hábil siguiente al reparto de las minutas, la Superintendencia de Notariado y registro o las oficinas de registro de instrumentos públicos, según el caso, comunicarán a las notarías que resultaron favorecidas en el reparto, para que retiren o reciban las minutas adjudicadas, de lo cual se dejará constancia en la copia del formato que reposará en el archivo de la oficina donde se realizó la diligencia.

El resultado del reparto se publicará en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro. Las oficinas de registro informarán vía e-mail a la oficina de planeación e informática de la superintendencia, para lo concerniente a la publicación prevista.

ART. 10.— Remisión de copia del acta al grupo cuenta especial del notariado. Copia del acta de la diligencia de reparto se enviará, cada vez, al coordinador del grupo cuenta especial del notariado, para efectos del control relacionado con el aporte especial al Gobierno Nacional.

ART. 11.— Clases de minutas. Se establecen las siguientes clases de minutas para el reparto:

Primera. Actos de cuantía igual o superior a seiscientos cincuenta millones de pesos ($ 650.000.000) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan más de quinientas una (501) unidades inmobiliarias.

Segunda. Actos de cuantía igual o superior a cuatrocientos cincuenta millones de pesos ($ 450.000.000) y hasta seiscientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 649.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan entre trescientas una (301) hasta quinientas (500) unidades inmobiliarias.

Tercera. Actos de cuantía igual o superior a doscientos cincuenta millones de pesos ($ 250.000.000) y hasta cuatrocientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 449.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan entre ciento una (101) hasta trescientas (300) unidades inmobiliarias.

Cuarta. Actos de cuantía hasta doscientos cuarenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos ($ 249.999.999) o, la constitución de reglamentos de propiedad horizontal que contengan hasta cien (100) unidades inmobiliarias.

Quinta. Actos sin cuantía.

Sexta. Actos a los cuales concurran únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales.

ART. 12.— Reparto para urbanizaciones o parcelaciones. El régimen de reparto de las minutas referidas a la constitución de urbanizaciones o parcelaciones seguirán el procedimiento previsto en el artículo 11.

ART. 13.— Actos accesorios. Al asignar la minuta del acto constitutivo o principal en los que intervenga una cualquiera de las entidades sujetas al procedimiento del reparto, se entenderán repartidos en la misma diligencia los actos accesorios que de ella se deriven, tales como cancelaciones, modificaciones, adiciones, aclaraciones o declaraciones referidas al contenido de la escritura pública ya repartida.

PAR.—Los actos de enajenación de las unidades inmobiliarias resultantes de la constitución de la propiedad horizontal, urbanizaciones o parcelaciones se otorgarán en la misma notaría donde se haya autorizado el acto de su constitución, ya repartido.

ART. 14.— Formato de la diligencia de reparto y su protocolización. Para la diligencia de reparto se tendrá una hoja de clasificación en la cual se anotará: la clase de acto, la cuantía, los nombres de los otorgantes, la clase en que fue clasificada, la fecha del reparto, la notaría a la que correspondió la minuta, el nombre del funcionario responsable del reparto y del que haga la entrega, con imposición de sus firmas.

Este formato deberá protocolizarse con la respectiva escritura pública. Copia o fotocopia autenticada del mismo se anexará a la primera copia del instrumento y a la copia de la escritura con destino a la oficinas de registro de instrumentos públicos. En uno y otro caso, sin costo alguno para las partes.

ART. 15.— Restitución de turno. Habrá lugar a la restitución del turno en la clase correspondiente y el notario comunicará lo pertinente por escrito a la Superintendencia de Notariado y Registro o a la oficina de registro de instrumentos públicos competente, cuando se presente una cualquiera de las siguientes circunstancias:

— Que los interesados no otorguen la escritura pública.

— Que transcurridos dos (2) meses no se hubiere autorizado la escritura.

— Que la minuta de que se trate no era objeto de reparto.

— Que el notario competente para autorizar la escritura pública, comparezca como otorgante del acto contenido en la minuta repartida.

— Que la minuta fue erróneamente clasificada.

ART. 16.— (Modificado)* Corrección de errores en el reparto. Los errores en que se incurra en la diligencia de reparto se subsanarán mediante la expedición de acto administrativo motivado, suscrito por el superintendente delegado para el notariado o por el correspondiente registrador de instrumentos públicos.

Igual procedimiento se aplicará para la restitución de turno en la respectiva clase.

*(Nota: Modificado por la Resolución 1343 de 2004 artículo 2º de la Superintendencia de Notariado y Registro).

ART. 17.— Deberes del registrador de instrumentos públicos y de los funcionarios calificadores de las oficinas de registro. Los funcionarios calificadores de las oficinas de registro de instrumentos públicos deberán verificar que los documentos contentivos de los actos sujetos a reparto, hayan sido sometidos al mismo. Cuando se advierta que tal diligencia se pretermitió, se informará al registrador, quien a su vez comunicará lo pertinente a la Superintendencia Delegada para el notariado.

ART. 18.— La vigilancia. El superintendente delegado para el notariado y el superintendente delegado para el registro de instrumentos públicos velarán por el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución, cada uno según su competencia.

ART. 19.— Divulgación y publicación. Copia del presente acto administrativo deberá ser fijado en lugar visible de las notarías y de las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, se publicará en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 20.— Vigencia. Esta resolución rige a partir del 14 de julio de 2003, para los círculos notariales de Bogotá, Chía y Soacha; para el resto del país el 8 de agosto de 2003.

ART. 21.— Transitorio. Mientras se adecuan las aplicaciones al nuevo sistema y entra en vigencia esta resolución, el reparto continuará efectuándose en la forma establecida en las resoluciones 643 y 725 del 7 y 14 de marzo de 2003, respectivamente.

ART. 22.— Derogatoria. La presente resolución deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 20 de junio de 2003.

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