Secretaría de Hacienda

RESOLUCIÓN 200 DE 2011 

(Mayo 13)

“Por la cual se modifica la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010”.

La Secretaria Distrital de Hacienda,

En uso de las facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 4º del Decreto 545 de 2006, modificado por el artículo 4º del Decreto 499 de 2009 literales a), n) y q)

CONSIDERANDO:

Que los artículos 149 y 150 del Código Sustantivo del Trabajo y el artículo 12 del Decreto 3135 de 1968, “Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados y trabajadores oficiales”, reglamentado por el Decreto 1848 de 1969, establecen que frente a las deducciones y retenciones, los pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanciones disciplinarias, conforme con los reglamentos.

Que mediante la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010 se estableció el procedimiento para los descuentos por nómina de cooperativas, sindicatos, fondos de empleados, compañías prestadoras de servicios de salud, establecimientos de crédito, entidades aseguradoras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, sociedades que realizan operaciones activas de crédito sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y/o de la Superintendencia Financiera de Colombia y cajas de compensación familiar.

Que la Secretaría Distrital de Hacienda en observancia de los principios de moralidad, eficacia, imparcialidad y legalidad estableció unas reglas claras y un procedimiento para que todas las personas jurídicas interesadas obtuvieran un identificador de descuento por nómina, de los servidores de la administración central distrital, veeduría, personería, Concejo de Bogotá y unidad administrativa especial de bomberos, por concepto de aportes, ahorros y créditos otorgados mediante libranza, previa autorización de los servidores públicos.

Que para efectos de dar aplicación a los principios de la función pública y de manera especial del principio de eficiencia se hace necesario ampliar el término de vigencia de los identificadores de descuento, autorizados por la Secretaría Distrital de Hacienda, a través de la subdirección de operación financiera y la oficina de gestión de pagos de la Dirección Distrital de Tesorería.

Que con el fin de optimizar el procedimiento administrativo para otorgar un Identificador de descuento por nómina, se expide el presente acto administrativo.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Se eliminan los siguientes requisitos que deben cumplir las personas jurídicas interesadas en que la Dirección Distrital de Tesorería les otorgue un identificador de descuento, contenidos en: los literales h) y k) del numeral 1º; literales f), h), i) del numeral 2º, literal e) numeral 3º; literales e), h), i) del numeral 4º del artículo 2º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010.

ART. 2º—Modificar el artículo 3º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010 el cual quedará así:

“ART. 3º—Vigencia del identificador de descuento. El identificador de descuento otorgado por la Secretaría Distrital de Hacienda, a través de la Dirección Distrital de Tesorería tendrá una vigencia de dos (2) años contados a partir de la fecha de expedición de la circular informativa emitida por el tesorero distrital, comunicando las personas jurídicas a las cuales se les asignó el identificador de descuento a todas las entidades distritales sujetas a la presente resolución. Vencido este término tramitarán la solicitud de asignación de uno nuevo, conforme con los términos de la misma.

PAR. 1º—Las personas jurídicas que cuenten con identificador de descuento para mantenerlo vigente deberán sujetarse a la presente resolución”.

PAR. 2º—Los sindicatos que no cuentan aún con identificador de descuento deberán tramitar la solicitud en las fechas y con el lleno de los requisitos establecidos en la presente resolución, quedando exentos del trámite de renovación, siempre y cuando conserven vigente la personería jurídica, para lo cual la Dirección Distrital de Tesorería podrá solicitar los documentos que lo acrediten”.

ART. 3º—Modificar el artículo 4º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010 el cual quedará así:

“ART. 4º—Trámite para obtener el identificador de descuento.

1. Fechas para la radicación de solicitudes. A partir de la vigencia 2012 existirán dos fechas al año para radicar la solicitudes nuevas o de renovación del identificador de descuento:

a. Primera radicación: Dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de marzo de cada año.

b. Segunda radicación: Dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de octubre de cada año.

PAR. TRANS—Para la vigencia 2011 la segunda radicación se hará dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de julio del presente año y deberá renovarse en octubre de 2013.

2. Radicación de solicitudes para obtener y/o renovar el identificador de descuento.

Los documentos de que trata el artículo 2º de la presente resolución deben ser radicados dentro de las fechas estipuladas en el numeral anterior, en la ventanilla de recepción de correspondencia de la Secretaría Distrital de Hacienda, con destino a la oficina de gestión de pagos de la Dirección Distrital de Tesorería, debidamente organizados y foliados en una carpeta, preservando el orden establecido en el formulario distrital de solicitud de identificador de descuento por nómina, el cual deberá ser anexado a la carátula de la carpeta.

PAR.—La radicación de la documentación por parte de las personas jurídicas interesadas, no da derecho a la asignación de un identificador de descuento por nómina. Se entenderá que ha sido aprobado con el lleno de los requisitos y con la comunicación que efectúa de este hecho la Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Dirección Distrital de Tesorería, mediante circular.

3. Estudio de la documentación. El análisis y estudio de las solicitudes radicadas será efectuado por un delegado de cada una de las siguientes áreas: despacho de la Dirección Distrital de Tesorería, subdirección de operación financiera, oficina de gestión de pagos y subdirección de talento humano; quienes verificarán que la documentación exigida cumpla con los requisitos establecidos y para ello contarán con un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del último día de radicación de la documentación.

Al finalizar este término los delegados entregarán al jefe de la oficina de gestión de pagos un informe consolidado de las solicitudes con la relación de cumplimiento o no de cada uno de los mencionados requisitos. El área de control interno será invitado en esta etapa del proceso.

4. Asignación del identificador de descuento y comunicación a las entidades distritales y a los interesados.

El subdirector de operación financiera y el jefe de la oficina de gestión de pagos de la Dirección Distrital de Tesorería, con base en el informe mencionado en el numeral anterior, asignarán los identificadores de descuento a quienes hayan cumplido con todos los requisitos y procedimientos señalados en la presente resolución; y rendirán informe al tesorero distrital quien expedirá una circular con el fin de informar el listado definitivo de destinatarios del identificador de descuento de nómina a todas las entidades distritales que hacen parte del ámbito de aplicación.

Adicionalmente, esta circular será publicada en la página web de la Secretaría Distrital de Hacienda www.shd.gov.co/Tesorería.

Una vez expedida la circular el jefe de la oficina de gestión de pagos le informará por escrito la decisión adoptada, al representante legal de cada una de las entidades solicitantes”.

ART. 4º—Se adiciona un parágrafo al artículo 5º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010, el cual quedará así:

“PAR.—Si las personas jurídicas con identificador de descuento presentan por fuera del tiempo o en horarios diferentes a los establecidos por cada entidad distrital, las novedades para incorporarlas al sistema, los jefes de las oficinas encargadas de la nómina o quien haga sus veces se abstendrá de recibirlas y darles trámite”.

ART. 5º—Modificar el artículo 7º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010, el cual quedará así:

“ART. 7º—Reglamento de crédito y plan de amortización. Las personas jurídicas destinatarias del identificador de descuento, cuando otorguen un crédito a un funcionario público, le deberán hacer entrega inmediata de una proyección de pagos donde se especifique la tasa pactada, la cual en ningún caso podrá exceder la tasa de usura, para efectos de establecer con claridad la forma como se amortizará el crédito, en cada una de sus cuotas discriminando capital e intereses, y el reglamento del crédito. Este último deberá estar a disposición de los servidores públicos en un lugar visible de su domicilio social o en la página web de la misma.

Así mismo, cuando el funcionario público haga uso de otro tipo de servicios se le deberá entregar el reglamento respectivo de manera inmediata. En caso de no proporcionar dicho reglamento, ni el plan de amortización el funcionario deberá informar a la Dirección Distrital de Tesorería para proceder a la suspensión provisional del identificador de descuento”.

ART. 6º—Modificar el artículo 8º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010 el cual quedará así:

“ART. 8º—Causales de suspensión provisional del identificador de descuento. Serán causales de suspensión provisional las siguientes:

a. Incurrir en conductas que afecten a los servidores públicos, respecto de los productos y servicios pactados, tales como cambio en las condiciones del reglamento de los créditos, tasas de interés que superen las autorizadas por los organismos competentes, cambios en el plan de pagos y amortización de los mismos, entre otros.

b. Realizar actividades de refinanciación o ajuste de los créditos otorgados a los servidores públicos sin que se firme una nueva libranza y sin contar con el aval del codeudor en caso de que lo haya.

PAR.—La prueba de estos hechos estará a cargo del servidor público”.

ART. 7º—Modificar el artículo 9º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010 el cual quedará así:

“ART. 9º—Causales de cancelación definitiva del identificador de descuento. Serán causales de cancelación definitiva las siguientes:

a. Alterar la información de las libranzas.

b. Transferir o utilizar el identificador de descuento en beneficio de terceras personas, por cuanto el mismo es individual e intransferible.

c. Registrar en los pagarés, libranzas o autorizaciones que respalden los créditos, valores superiores a los realmente entregados al servidor público, o número de cuotas superiores como mecanismo para encubrir sobrecostos e intereses superiores a los permitidos por la ley.

d. La entrada en estado de liquidación o disolución de la persona jurídica.

e. Ceder a terceros el descuento sin contar con la autorización del servidor público.

f. Trasladar a los servidores públicos costos que no correspondan, cobros adicionales u otros cargos.

g. La pérdida de la personería jurídica de los sindicatos que cuenten con identificador de descuento.

h. Presentar sanción vigente por alguno de los organismos de control.

PAR.—La prueba de estos hechos estará a cargo del servidor público”.

ART. 8º—Se adiciona el siguiente artículo:

“ART. 9.1.—Procedimiento para suspender provisionalmente o cancelar definitivamente el identificador de descuento.

a. Los servidores públicos afectados presentarán sus quejas ante el jefe de la oficina de nómina de la entidad distrital a la que pertenezcan, quien las remitirá a la persona jurídica correspondiente para que en un término no superior a ocho (8) días hábiles contados a partir del recibo de la misma, le de respuesta al quejoso con copia a la oficina de nómina respectiva.

b. En caso de no ser atendido este requerimiento, el jefe de la oficina de nómina enviará comunicación gestión de pagos de la Dirección Distrital de Tesorería quien procederá a suspender el identificador de descuento por el término de seis (6) meses, determinación que será comunicada a través de oficio y se informará a la superintendencia respectiva para lo de su competencia.

c. Si se presenta alguna causal de las señaladas anteriormente, para cancelar definitivamente el identificador de descuento, será el jefe de la oficina de nómina o quien haga sus veces, de la entidad distrital respectiva, quien adelante los trámites necesarios para allegar la documentación que soporte la solicitud de cancelación. El jefe de la oficina de gestión de pagos de la Dirección Distrital de Tesorería, amparado en la solicitud y soportes enviados procederá a cancelar definitivamente el Identificador y comunicará a la Superintendencia respectiva para lo de su competencia.

PAR.—Una vez se realice la cancelación definitiva del identificador de descuento no se seguirán aplicando los descuentos que tenga autorizados a la fecha”.

ART. 9º—Modificar el artículo 11º de la Resolución SDH-000478 del 25 de noviembre de 2010, el cual quedará así:

“ART. 11.—Calidad y envío de información a la Dirección Distrital de Tesorería. Los jefes de nómina de las entidades distritales, deberán verificar la calidad y consistencia de la información. Con el propósito de facilitar y agilizar los reportes de novedades para los descuentos por nómina y disminuir los tiempos de captura, verificaciones y correcciones, esta deberá recopilarse y reportarse en medio magnético.

Los reportes de los descuentos de nómina, que efectúen las entidades distritales, deberán estar soportados bien sea por libranza con autorización expresa del servidor público, debidamente autorizada por la oficina responsable del trámite de la nómina en cada una de ellas, o en el pagaré o título valor debidamente firmado por el servidor público.

PAR.—La Dirección Distrital de Tesorería no será responsable de las inconsistencias que se presenten en el proceso de unificación, cruces de información o descuentos rechazados por el sistema”.

ART. 10.—Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de mayo de 2011.